Welche Daten werden übertragen?
Weitere Anpassungsmöglichkeiten der Integration
Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen
Über die Integration
Unsere Personio Integration ermöglicht es, die User-Accounts in Leapsome auf dem aktuellen Stand zu halten - und das völlig automatisch!
- Sie erstellt ein Leapsome Konto für alle neuen Mitarbeitenden, die als 'aktiv' in Personio gelistet sind.
- Sie versendet eine Einladung zu Leapsome an diese Mitarbeitenden (falls gewünscht). Alternativ können neue Mitarbeitende manuell eingeladen werden, indem noch offene Einladungen auf der 'Mitarbeitende & Teams' Seite erneut versendet werden.
- Sie erstellt für jede 'Abteilung' ('Department'), die in Personio erstellt wurde, ein 'Team' in Leapsome. Mitarbeitende der Abteilung werden automatisch dem entsprechenden Team zugewiesen.
- Basierend auf den Rollen in Personio werden durch die Integration Führungskraft-berechtigungen in Leapsome zugewiesen. So müssen die Berichtslinien nicht neu eingerichtet werden.
- Sie aktualisiert all diese Informationen basierend auf den jeweiligen Änderungen in Personio. Achtung: Teilweise kann es bis zu 6 Stunden dauern, bis Änderungen in Leapsome angezeigt werden.
Welche Daten werden übertragen?
Durch die Integration werden verschiedenste Attribute eurer Mitarbeitenden von Personio an den Leapsome Account übergeben. Achtung: Bitte stelle beim Einrichten der Integration sicher, dass Leapsome auch auf diese Attribute zugreifen darf.
Bitte beachte, dass, solange die Integration aktiviert ist, fast alle manuell in Leapsome vorgenommenen Änderungen von der Personio Integration überschrieben werden. Das gilt jedoch nicht für Teams. Teams, die manuell in Leapsome hinzufügt wurden, werden nicht durch die Integration überschrieben. Wird hingegen ein Team in Personio geändert, wird auch das 'alte' Team in Leapsome überschrieben.
Die folgenden Attribute werden standardmäßig mit Personio synchronisiert:
| Personio Attribut | Leapsome Attribut | Standardmäßig zugewiesen? |
| ID | External ID | ja |
| Vorname/First Name | Vorname | ja |
| Nachname/Last Name | Nachname | ja |
| ja | ||
| Status | (Genutzt zur (De-) Aktivierung von Nutzern) | ja |
| Position | Jobtitel | ja |
| Vorgesetzte:r/Supervisor | Führungskraft | ja |
| Anstelldatum/Hire date | Eintrittsdatum | ja |
| Ende des Arbeitsverhätnisses/Termination Date | Austrittsdatum | ja |
| Standort/Office | Standort | ja |
| Abteilung/Department | Abteilung (bis Juli 2024: Team) | ja |
| Geschlecht/Gender | Geschlecht | ja |
Zusätzlich zu den oben aufgeführten Attributen hast du die Möglichkeit, auch weiter Attribute zwischen Personio und Leapsome zu synchronisiern. Dieser Artikel beschreibt die dafür notwendigen Schritte.
Die folgenden Attribute können, falls gewünscht, ebenfalls in die Synchronisierung aufgenommen werden:
| Personio Attribut | Leapsome Attribut (Empfehlung) | Standardmäßig zugewiesen? |
| Level (oder ähnlich) | Level | nein |
| Team | Team | nein |
| Additional manager (oder ähnlich) | Additional manager | nein |
| Subcompany | Team / Custom Attribute | nein |
| Weitere Attribute | Eigenes Attribut, Level oder Team | nein |
Bitte beachte, dass das 'Geburtsdatum' aus Personio aktuell nicht mit dem Leapsome-Feld 'Geburtsdatum' synchronisiert werden kann. Es besteht die Option, das Geburtsdatum mit einem benutzerdefinierten Attribut in Leapsome zu synchronisieren, in dem Fall kann man dann jedoch z.B. die Daten in den Review oder Survey Analytics nicht nach Altersgruppen segmentieren, da Leapsome für diese Art von Berechnungen standardmäßig nur auf das Feld 'Geburtsdatum' zugreift.
Vergütungsbezogene Eigenschaften wie Boni und Aktien werden nicht populiert. Um solche Daten (z.B. Boni oder Aktien) zu populieren, verwende bitte einen Excel-Massen-User-Upload.
Gehaltsinformationen können manuell über die Integrationseinstellungen synchronisiert werden.
Profilbilder können ebenfalls nicht mit Personio synchronisiert werden. Mitarbeitende können die Bilder im Leapsome-Profil jedoch ganz einfach auch manuell hochladen.
Aufsetzen der Integration (Video-Anleitung auf Englisch)
Bevor du beginnst
Bitte stelle sicher, dass du sowohl in Leapsome als auch in Personio als Admin eingerichtet bist, oder bitte deinen Personio-Admin, dir bei der Einrichtung zu helfen.
Erstellen der notwendigen Zugangsdaten in Personio
Zuerst musst du eine Personio Client ID und ein Personio Client Secret erstellen, die es Leapsome ermöglichen, auf deine Mitarbeitendendaten in Personio zuzugreifen.
- Gehe in Personio zu 'Marketplace'
- Gib 'Leapsome' in die Suchleiste ein und klicke auf die Leapsome-App
- Klicke oben rechts auf 'Connect', wodurch du zu den API-Zugangsdaten weitergeleitet wirst
- Klicke auf die Schaltfläche 'Generate new credential'
Abschluss der Einrichtung in Leapsome
- Navigiere nach dem Erstellen deiner Zugangsdaten zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'HRIS-Integrationen' > 'Personio', klicke auf 'Integration aktivieren', kopiere und füge deine Personio Client ID und dein Personio Client Secret in die entsprechenden Felder ein und klicke auf 'Aktualisieren & Synchronisieren'.
Optionale Einstellungen
- Wenn du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' aktivierst, erhalten alle Nutzenden, die (neu) aus Personio synchronisiert werden, automatisch eine Einladung, Leapsome beizutreten. Wenn du diese Option deaktivierst, werden die Mitarbeitendendaten synchronisiert, jedoch keine Einladung versendet. Du kannst die Einladung dann manuell über 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams' versenden.
- Wenn du die Option 'Accounts von Mitarbeitenden, die zuvor deaktiviert waren, automatisch reaktivieren' aktivierst, reaktiviert Leapsome automatisch einen Account, sobald der Status in Personio für diese Person wieder auf 'Aktiv' gesetzt wurde. Dies kann hilfreich sein, wenn Teammitglieder ein Sabbatical oder eine Elternzeit nehmen.
Das war's – unsere Plattform synchronisiert deine Mitarbeitendendaten nun automatisch aus Personio.
📌 Bitte beachten: Ab Juli 2026 müssen alle neuen Personio-Verbindungen über den Personio Marketplace eingerichtet werden. Wenn du bereits über die bisherige API-Zugangsdaten-Methode verbunden bist, funktioniert deine Integration weiterhin wie gewohnt – es ist kein Handlungsbedarf erforderlich. Solltest du deine Integration jedoch aus einem beliebigen Grund trennen, musst du die Verbindung über die Personio Marketplace-App neu herstellen, wie oben beschrieben.
Weitere Anpassungsmöglichkeiten der Integration
Synchronisierung benutzerdefinierter Attribute
Sobald deine erste Synchronisierung erfolgreich eingerichtet wurde, hast du die Möglichkeit, benutzerdefinierte Attribute aus Personio (z.B. Kostenstelle, Ausbildung, Tochterunternehmen, ...) in die Synchronisierung einzubeziehen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du das einrichtest.
Mitarbeitende von der Synchronisierung ausschließen
Es ist auch möglich, nur einen Teil deiner Nutzendenbasis in Personio mit Leapsome zu synchronisieren. So kannst du bestimmte Personen vom automatischen Import in Leapsome ausschließen, basierend auf einem benutzerdefinierten Attribut (z.B. bestimmte Länder oder Abteilungen). Bitte stelle vor der Einrichtung sicher, dass du die allgemeine Synchronisierung erfolgreich konfiguriert und (falls erforderlich) auch die Synchronisierung benutzerdefinierter Attribute aktiviert hast sowie für jedes benutzerdefinierte Attribut, das du ggf. verwenden möchtest, ein Zielattribut in Leapsome festgelegt hast.
Um anschließend bestimmte Nutzungsgruppen von der Synchronisierung auszuschließen, befolge diese Schritte:
- Gehe zu den Integrationseinstellungen in Leapsome und rufe den HRIS-Tab für Personio auf
- Öffne die Zuordnung der benutzerdefinierten Attribute
- Suche in der Liste das Attribut, auf dessen Basis der Ausschluss erfolgen soll (z.B. Beschäftigungsart)
- Gib den Wert des Attributs ein, der zur Identifizierung der auszuschließenden Nutzenden verwendet werden soll – Bitte beachten: Dieser Wert muss exakt mit dem Wert übereinstimmen, wie er in Personio hinterlegt ist
- Bestätige deine Eingabe durch Drücken der Eingabetaste
- Wiederhole diesen Vorgang für so viele Attribute wie nötig
Bitte beachten, dass das Einrichten eines Ausschlussattributs lediglich die Verbindung zwischen Leapsome und Personio für die betroffenen Nutzenden trennt. Die Accounts der ausgeschlossenen Nutzenden werden dadurch nicht automatisch deaktiviert. Um diese Nutzenden zu deaktivieren, musst du ihre Accounts einmalig manuell im Bereich 'Mitarbeitende' in Leapsome deaktivieren. Aufgrund der von dir eingerichteten Ausschlussregel werden ihre Profile bei der nächsten Synchronisierung nicht erneut aktiviert.
Bitte beachten, dass Ausschlusskriterien, die für das Attribut 'Status' definiert wurden, von Leapsome ignoriert werden. Dies liegt daran, dass Leapsome standardmäßig Nutzende automatisch deaktiviert, die in Personio einen anderen Status als 'Aktiv' haben. Daher ist es nicht notwendig, Ausschlusskriterien für den Status wie 'Im Urlaub' oder 'Inaktiv' festzulegen.
Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen
Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Versuch, die Integration einzurichten.
Bitte stelle sicher, dass du in Personio innerhalb der API-Zugangsdaten im Bereich 'Lesbare Mitarbeitendenattribute' die Felder 'E-Mail' und 'Status' aktiviert hast. Wenn diese Attribute für Leapsome nicht als lesbar markiert sind, funktioniert die Integration nicht.
Stelle anschließend sicher, dass du die API-Zugangsdaten korrekt in Leapsome übertragen hast. Jedes versehentlich hinzugefügte Zeichen macht deine Zugangsdaten ungültig. Sobald du beides geprüft hast, starte die Synchronisierung erneut, indem du in Leapsome auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst.
Im Menü 'Eigene Attribute synchronisieren' in Leapsome fehlt mir ein Attribut.
Wenn nach dem Klicken auf 'Eigene Attribute synchronisieren' das gewünschte Attribut auf der linken Seite nicht angezeigt wird, ist es wahrscheinlich, dass Leapsome nicht berechtigt ist, diese Informationen aus Personio zu lesen. Um dies in Personio zu prüfen, navigiere zu 'Einstellungen' > 'API-Zugangsdaten' und klicke auf Leapsome. Überprüfe auf der Seite, ob das betreffende Attribut als lesbar markiert ist, und prüfe unten im Bereich 'Attribute auswählen', ob dein gewünschtes Attribut dort ebenfalls als 'lesbar' markiert ist. Passe dies bei Bedarf an, speichere deine Einstellungen und starte die Synchronisierung in Leapsome erneut, indem du auf 'Speichern & Synchronisieren' klickst. Das Attribut aus Personio sollte dann auf der linken Seite des Popup-Fensters 'Eigene Attribute synchronisieren' erscheinen.
Mein definiertes benutzerdefiniertes Attribut aus Personio wird nicht in den Profilen meiner Nutzenden angezeigt.
Wenn du ein benutzerdefiniertes Attribut aus Personio hinzufügst, stelle sicher, dass du dafür einen Zielwert in Leapsome festlegst, damit Leapsome weiß, wo die aus Personio stammenden Daten angezeigt werden sollen. Navigiere dazu zu 'Einstellungen' > 'HRIS-Integrationen' > 'Personio' > 'Eigene Attribute synchronisieren'. Auf der rechten Seite kannst du die Felder 'Team', 'Level' oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Attribut auswählen, das du als Zielattribut eingerichtet hast. Wenn du dich für ein benutzerdefiniertes Attribut entscheidest, stelle sicher, dass du es zunächst in Leapsome über 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Profilfelder und Zugriff' erstellst. Alternativ über 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' > '...' > 'Eigene Attribute verwalten', damit du es im Dropdown-Menü der Integrationseinstellungen auswählen kannst. Wähle dann das gewünschte Zielattribut aus und speichere deine Änderungen. Ab der nächsten Synchronisierung fügt Leapsome die ausgewählten Informationen zu den Profilen deiner Nutzenden hinzu.
Die Integration hat kein Benutzerprofil für eine Person erstellt.
Bitte stelle sicher, dass der Status der Person in Personio auf 'Aktiv' gesetzt ist. Wenn sie einen anderen Status haben, erstellt Leapsome keinen Account für sie. Wenn sie aktiv sind, überprüfe bitte, ob du unter 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Eigene Attribute synchronisieren' Ausschlusskriterien definiert hast. Leapsome erstellt kein neues Profil für eine Person, wenn die E-Mail-Adresse, die sie in Personio verwenden, bereits von einer anderen Leapsome-Person belegt ist. Gehe zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' > 'Mitarbeitende exportieren', um schnell zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse bereits von einem anderen Nutzendenprofil verwendet wird.
Wie kann ich sicherstellen, dass Personen, die im Urlaub sind oder das Unternehmen dauerhaft verlassen haben, keinen Zugang zu Leapsome haben?
Standardmäßig aktiviert Leapsome nur Accounts für Personen, die in Personio den Status 'Aktiv' haben. Wenn eine Person einen anderen Status hat, wird ihr Leapsome-Account automatisch deaktiviert.
Wir haben externe Auftragnehmende in unserem Personio-Account. Wie können wir sicherstellen, dass sie keinen Zugang zu Leapsome erhalten?
Du kannst Personengruppen, wie z.B. Auftragnehmende, von der Synchronisierung ausschließen. Befolge dazu die Schritte im Abschnitt 'Mitarbeitende von der Synchronisierung ausschließen' in diesem Artikel. Bitte beachten, dass nach der Einrichtung lediglich die Verbindung zu Personio für diese Nutzenden getrennt wird. Wenn du ihre bestehenden Leapsome-Accounts deaktivieren oder löschen möchtest, musst du dies einmalig manuell in deinen 'Mitarbeitenden'-Einstellungen in Leapsome vornehmen. Für alle neuen Auftragnehmenden, die anschließend zu Personio hinzugefügt werden, wird kein Leapsome-Account erstellt, sobald diese Ausschlussregel aktiv ist.
Kann ich die Profilbilder des Teams aus Personio mit Leapsome synchronisieren?
Nein, das ist nicht möglich. Jede Person muss ihr eigenes Profilbild in den 'Persönlichen Einstellungen' in Leapsome aktualisieren.
Kann ich Nutzendenprofile über die Personio-Integration löschen?
Nein. Leapsome löscht keine Nutzendenprofile automatisch. Stattdessen deaktiviert die Integration alle Profile von Nutzenden, die in Personio nicht 'Aktiv' sind. Wenn du Profile löschen möchtest, musst du dies manuell im Bereich 'Mitarbeitende' in Leapsome vornehmen.
Eine Person wurde in Personio deaktiviert, wird aber in Leapsome noch als aktiv angezeigt.
In diesem Fall hast du höchstwahrscheinlich eine Personengruppe von der Integration ausgeschlossen, zu der diese Person gehört. Deshalb wird diese Person nicht mehr über die Integration mit Personio aktualisiert. Du kannst deine Ausschlusskriterien über 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'HRIS-Integrationen' > 'Personio' > 'Benutzerdefinierte Attribute synchronisieren' überprüfen. Um die Person zu deaktivieren, navigiere zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' und deaktiviere sie manuell.
Wie häufig werden die Benutzerdaten aktualisiert?
Die Integration aktualisiert deine Benutzerdaten automatisch alle 6 Stunden. Zusätzlich kannst du eine zusätzliche Synchronisierung auslösen, indem du zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'HRIS-Integrationen' > 'Personio' navigierst und auf 'Aktualisieren & Synchronisieren' klickst.
Kann ich bestimmte (Standard-)Attribute daran hindern, mit Leapsome synchronisiert zu werden?
Du kannst der Leapsome-API das Lesen von Attributen verbieten, auch wenn es sich um Standardattribute handelt. Dies erfolgt über 'Einstellungen' > 'API-Zugangsdaten' > 'Leapsome' in Personio. Wenn du bereits bestehende API-Zugangsdaten hast, die mit 'Integration > Leapsome' verknüpft sind, musst du neue API-Zugangsdaten erstellen und dieses Feld dabei bewusst leer lassen. Bitte beachten, dass 'Status' und 'E-Mail' lesbar sein müssen, damit die Integration funktioniert.
Nach dem Aktivieren der Integration wurden 'Levels' dupliziert. Warum?
Die Personio-Integration erkennt keine bereits vorhandenen Levels, die manuell in deinem Account erstellt wurden, auch wenn sie genauso geschrieben sind wie in Personio. Dies wirkt sich zwar nicht auf Nutzendenprofile aus (dort wird immer der aktuelle Wert aus Personio angezeigt), aber du musst möglicherweise dein Kompetenzmodell anpassen, um sicherzustellen, dass deine levelspezifischen Kompetenzbeschreibungen übereinstimmen.
Wie kann ich einer Person, die sich in Elternzeit befindet und in Personio deaktiviert ist, Zugang gewähren?
Wenn eine Person in Elternzeit oder einer ähnlichen Situation in Personio deaktiviert ist, deaktiviert die Integration sie auch in Leapsome. Wenn du möchtest, dass eine Person, die in Personio aufgrund von Elternzeit, Krankheit oder ähnlichem deaktiviert ist, während ihrer Abwesenheit Zugang zu Leapsome und ihren Reviews hat, kannst du diese Person vorübergehend von der Integration ausschließen, damit sie in Leapsome aktiviert werden kann.
- Richte eine Ausschlussregel für eine bestimmte Person ein, damit sie trotz Deaktivierung in Personio aktiv bleibt: Mitarbeitende von der Synchronisierung ausschließen. Alternative: Wenn du in Personio ein bestimmtes Attribut hast, das Nutzende kennzeichnet, die sich in Elternzeit befinden und in Leapsome aktiv bleiben sollen, kannst du die Person auch anhand dieses Attributs ausschließen – falls es sich nicht um ein Standard-Leapsome-Attribut handelt, stelle sicher, dass du das benutzerdefinierte Attribut zuerst in Leapsome synchronisierst.
- Falls die Person ein Austrittsdatum in ihrem Profil in Leapsome hat, entferne dieses Datum unter 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams' > Person bearbeiten > 'Info' > 'Beschäftigungsinformation' > 'Austrittsdatum'
- Reaktiviere die Person in Leapsome
- Entferne die Ausschlussregel, sobald der Zugang nicht mehr benötigt wird oder die Person aus der Abwesenheitt zurückgekehrt ist. Der Status wird dann wieder die Änderungen aus Personio widerspiegeln. Alternative: Wenn du die Ausschlussregel auf Basis eines bestimmten Attributs eingerichtet hast, musst du die Ausschlussregel in Leapsome nicht entfernen, sobald die Person aus der Abwesenheit zurück ist und wieder synchronisiert werden soll. Aktualisiere stattdessen das Attribut in Personio, sodass die Person nicht mehr mit dem in der Regel verwendeten Attribut gekennzeichnet ist.
Die Level-Informationen meiner Nutzenden oder Informationen aus einem benutzerdefinierten Attribut des Typs 'Liste von Optionen' sind veraltet, obwohl ich sie in Personio aktualisiert habe.
Bei der Definition von Levels in Personio hat jedes Level einen sogenannten Datenbankwert und Übersetzungen. Da Personio über seine API nur den Datenbankwert des Levels übermittelt, sind das die einzigen Level-Informationen, die Leapsome erhält. Wenn du nun ein Level in Personio umbenennst, aktualisierst du lediglich die Übersetzungen, nicht jedoch den Datenbankwert. In diesem Fall müsstest du ein komplett neues Level anlegen, um einen neuen Datenbankwert bereitzustellen. Weitere Informationen dazu findest du hier. Dasselbe gilt für alle benutzerdefinierten Attribute des Typs 'Liste von Optionen' in Personio.