Über die Integration
Unsere Integration mit ADP Workforce Now ermöglicht es dir, Single Sign-On (SSO) für eure Mitarbeitenden zu aktivieren und eure Accountbasis in Leapsome auf dem neuesten Stand zu halten - ganz automatisch!
Einmal aktiviert, wird die Integration automatisiert:
- ein neues Leapsomekonto für neue und bestehende Mitarbeitende erstellen, die zu ADP hinzugefügt wurden.
- für jede in ADP eingerichtete Abteilung neue Teams in Leapsome erstellen.
- Teammitglieder zu Leapsome einladen, sofern automatische Einladungen in den Integrationseinstellungen aktiviert wurden. Alternativ können ausstehende Einladungen auch manuell in der 'Mitarbeitende & Teams' Übersicht versandt werden.
- Rechte für direkte Vorgesetzte in Leapsome vergeben, ohne dass du die Führungskräfterollen aus ADP manuell übertragen musst.
- Änderungen der zuvorgenannten Punkte innerhalb ADPs zu Leapsome übertragen - Veränderungen werden innerhalb 24 Stunden in Leapsome aktiv.
- Single-Sign-On aktivieren, sodass eure Mitarbeitenden sich ohne zusätzliches Passwort einladen können.
Welche Daten werden übertragen?
Einmal aufgesetzt, erlaubt die Integration Leapsome die folgenden Attribute in ADP zu lesen:
- Name
- Arbeits-Email Adresse
- Führungskraft
- Titel
- Abteilung
- Home Department
- Business Unit
- Startdatum
- Austrittsdatum (sofern vorhanden)
- Worker number (wird nicht in Leapsome angezeigt)
- Accountstatus (wird verwendet, um Accounts zu (de-)aktivieren)
Bitte beachte: Sobald die Integration aktiv ist, wird ADP als Quelle der Wahrheit behandelt. Ab dann überschreiben Änderungen in ADP alle Änderungen, die manuell in Leapsome vorgenommen werden. Hiervon ausgenommen sind Teams: Teams, die manuell in Leapsome hinzugefügt wurden, bleiben aktiv und werden durch die Integration nicht verändert. Ausschließlich Abteilungen, die innerhalb des ADPs erstellt wurden, synchronisieren den jeweils in ADP aktuellen Wert als Team und überschreiben etwaige diesbezügliche manuelle Änderungen innerhalb Leapsome.
Außerdem gut zu wissen: Die 'worker number' wird von Leapsome nur als eindeutige ID verwendet und ist nicht im Nutzerprofil sichtbar. Außerdem ist es aktuell nicht möglich, das Geburtsdatum aus ADP zu synchronisieren.
Aufsetzen der Integration
Kaufen und Einrichten des Connectors
Um die ADP Integration zu Leapsome aufsetzen zu können, ist es notwendig den Leapsome Connector for ADP Workforce Now im ADP Marketplace zu erwerben. Dieser Link führt dich direkt zum ADP Marketplace. Für diesen Connector berechnet ADP eine zusätzliche monatliche Gebühr von 30$ auf den bestehenden Vertrag. Diese Gebühr ist unabhängig von der Nutzeranzahl, die synchronisiert werden soll. Kontaktiere bitte deinen Ansprechpartner bei ADP für etwaige Rabatte.
Nach dem Erwerb kannst du nun den Connector aufsetzen und so die Integration aktivieren. Hierbei wirst du nach der Leapsome Account ID gefragt. Diese findest du in den Admin-Einstellungen unter Basis Einstellungen.
Aktiviere die Integration in Leapsome
Nachdem du den Connector aufgesetzt hast, kannst du nun die Integration in Leapsome aktivieren. Hierzu navigierst du auf Einstellungen > Integrationen und Importe > HRIS-Integrationen > ADP oder klickst hier. Setze den Haken bei "Integration aktivieren" und klicke "Speichern & Synchronisieren".
Während der ersten Synchronisierung wirst du zu ADP weitergeleitet und aufgefordert, den Datenaustausch zu autorisieren. Sobald dies bestätigt ist, wirst du zurück zu Leapsome geführt und die Synchronisierung gestartet. Bitte beachte, dass die erste Synchronisierung bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen kann.
Optionale Einstellungen
- Wenn du die Option 'Automatisch Einladungen zu Leapsome an alle synchronisierten Mitarbeitenden senden' wählst, erhält jeder (neu) synchronisierte Account automatisiert eine Einladung zu Leapsome. Deaktivierst du diese Option - beispielsweise während der Implementierung - werden Accounts zwar synchronisiert, aber noch nicht eingeladen. Die Einladung kannst du dann manuell in der "Mitarbeitende & Teams" Liste versenden.
- Wählst du 'Accounts von Mitarbeitenden, die zuvor deaktiviert waren, automatisch reaktivieren', werden Teammitglieder in Leapsome automatisch reaktiviert, wenn sich ihr Status in ADP von inaktiv zu aktiv ändert. Dies könnte zum Beispiel im Falle von Elternzeit zur Anwendung kommen.
Häufig gestellte Fragen
Ist es möglich, für Teammitglieder den gewählten Namen anstelle des rechtlichen Namens in Leapsome anzuzeigen?
Da alle manuellen Änderungen des Namens in Leapsome durch die Integration überschrieben werden, besteht die einzige Möglichkeit, den bevorzugten Namen einer Person in Leapsome zu übernehmen, darin, den bevorzugten (und nicht den gesetzlichen) Namen auch in ADP zu verwenden.