Plattform-Rollen verwalten

Unsere Plattform verwendet einen detaillierten Ansatz für die Verwaltung von Zugriffsrechten: Damit kannst du steuern, wer bestimmte Dinge auf der Plattform sehen und machen kann.

Wir unterscheiden sieben verschiedene Rollen:

1. Super-Admins
2. Admins
3. Mitarbeitende mit Adminrechten für spezifische Module
4. Führungskräfte
5. Teamleitung
6. Teammitglieder
7. HRBPs - HR Business Partners

❗️Als Super-Admin kannst du die Zugriffsrechte jeder Rolle unter 'Einstellungen' > 'Funktionszugriffs-Matrix' konfigurieren.

Super Administrator (Super-Admin)

Dies ist normalerweise die erste Person, die das Konto nutzt. Zusätzliche Super-Admins können in 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams' → Account 'bearbeiten' → 'Rolle' → 'Plattform-Rolle'  hinzugefügt werden. Super Admins können:

• Anderen Mitarbeitenden (Super-) Admin-Status zuweisen
• Module aktivieren oder deaktivieren für alle oder bestimmte Mitarbeitende
• Optionale Berechtigungen aktivieren, wie beispielsweise
  • Vollständiger Zugriff zu allen Reviews für Admins
  • Vollständiger Zugriff zu allen verwalteten Zielen für Admins
  • Kaskadierender Zugriff zu Reviews und verwalteten Ziele für Führungskräfte (entlang der Berichtskette im Unternehmen)
  • Das Recht, Review Prozesse zu erstellen, für Führungskräfte
  • Das Recht, Umfragen zu erstellen, für Führungskräfte
    
  • Das Recht vordefinierte Zugriffsrechte zu definieren
• Super Admins haben außerdem die gleichen Rechte wie Admins (siehe unten)
• Wird die Sichtbarkeit von Review Ergebnissen für Admins eingeschränkt, betrifft dies auch Super-Admins

Grundsätzlich wird dir beim ersten Aufsetzen des Accounts die Super-Admin Rolle gegeben. Sollte dies bei dir nicht der Fall sein, wende dich gern an unseren Support über unser Kontaktformular. Wir sind dir gern behilflich.

Sobald du Super-Admin Rechte hast, kannst du diese Rolle auch anderen Mitarbeitenden zuteilen. Dazu gehst du zunächst zu 'Dein Unternehmen', wählst dort 'Mitarbeitende & Teams' aus. Suche nach der Person, der du Super-Admin für die gesamte Plattform geben möchtest.
Wenn Du auf 'Bearbeiten' klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Unter dem Tab 'Rolle' kannst du die jeweilige Plattform-Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat das Teammitglied die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich das Teammitglied ausloggt und wieder einloggt.

Administrator (Admin)

Admin-Rechte können von Super-Admins vergeben werden.Bitte konfiguriere die Zugriffsrechte der 'Admin'-Rolle unter 'Einstellungen' > 'Funktionszugriffs-Matrix'.

Sobald eingestellt können Admins:

• Teams verwalten
  • Neue Teams erstellen
  • Team Leads benennen
  • Alle Team-Ergebnisse auf der Seite 'Analysen' einsehen
• Accounts verwalten
  • Neue Accounts erstellen und Einladungen erneut senden
  • Teammitgliedern direkt unterstellte Mitarbeitende und Teammitgliedschaften zuweisen
  • Vorhandene Accounts deaktivieren / löschen
  • Accounts reaktivieren
• Kompetenzen verwalten
  • Unternehmenskompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
  • Teamkompetenzen festlegen, aktualisieren und löschen
• Levels verwalten
  • Levels erstellen und entfernen
  • Mitarbeitenden Level zuweisen
• (360°) Reviews verwalten
  • Review Prozesse aufsetzen
  • Die Standardskala für Reviews verwalten
  • Optional auf alle Review Ergebnisse zugreifen (auch wenn sie den Review Prozess nicht selbst verwalten)
• Ziele verwalten
  • Ziel-Tags verwalten
  • Optional auf alle individuellen Ziele zugreifen (auch wenn sie das Ziel nicht selbst verwalten)
• Umfragen verwalten
  • Umfragen aufsetzen
• Meetings verwalten
  • Zugriff auf Meeting-Analysen
• Plattform-Setup verwalten
  • Integrationen verwalten (z.B. Slack, Personio, BambooHR, ...)

Wichtig: Admins können die privaten Feedback Nachrichten zwischen Mitarbeitenden (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.

Du kannst die Admin Rolle für die gesamte Plattform vergeben. Dazu navigierst du zu 'Dein Unternehmen' und wählst 'Mitarbeitende & Teams' aus. Suche nach der Person, der du Admin Rechte für die gesamte Plattform geben möchtest. Wenn du auf 'Bearbeiten' klickst, kannst du unter dem Tab 'Rolle' im Dropdown Menü die jeweilige Rolle auswählen. Einfach die Änderungen speichern und schon hat das Teammitglied die gewählten Rechte. Wir empfehlen, dass sich das Teammitglied ausloggt und wieder einloggt.

Zugriff- und Administratorenrechte für spezifische Module

Super-Admins können einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder Standorten Zugriffs- und / oder Adminrechte für bestimmte Module geben. Dies kann in folgenden Fällen sinnvoll sein:

• Pilot eines neuen Moduls mit nur einem Team im Unternehmen
• Ein verantwortliches Team für das OKR-Modul an die 'OKR-Champions'
• Beschränkung der Plattform auf 'Umfragen' oder 'Reviews' für externe Benutzer.

Um Admin-Rechte für ein bestimmtes Modul zuzuweisen, gehe zum 'Profil des Nutzenden' → 'Rolle' → 'Zusätzliche Rollen' und wähle das Modul, für das du einem Nutzenden Admin-Rechte geben möchtest.

Um die Zugriffsrechte dieser spezifischen Rollen zu konfigurieren, nutze die 'Funktionszugriffs-Matrix' in den 'Einstellungen'.

Führungskräfte

Jede Person mit mindestens einem direkt unterstellten Teammitglied wird automatisch zur 'Führungskraft' (dieses Teammitglieds).

Führungskräfte können:

• Ziele verwalten
  • Ziele ihrer Mitarbeitenden verwalten
  • Ziele von Mitarbeitenden ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden anzeigen lassen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• 360° und Performance Reviews verwalten
  • Reviews für ihre Mitarbeitenden schreiben
  • Review Ergebnisse ihrer Mitarbeitenden einsehen
  • Review Ergebnisse der Mitarbeiter ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
  • Review Prozesse aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• Zugriff auf Analysen
  • Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings ihrer Mitarbeitenden einsehen
  • Analysen aus aggregiertem Feedback und Meetings der Mitarbeitenden ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden einsehen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert wurde)
• Umfragen verwalten
  • Umfragen aufsetzen (sofern diese Einstellung durch einen Super Admin aktiviert
    wurde)

Wichtig: Führungskräfte können die privaten Feedback-Nachrichten ihrer Mitarbeitenden (aus dem Modul 'Instant Feedback') nicht einsehen.

Die Führungskraft Eigenschaft wird automatisch durch das System erkannt, wenn dieser Person mindestens ein direktes Teammitglied zugeordnet ist. Dies geschieht bei der Integration mit einem HRIS System automatisch. Du kannst die Beziehung zur Führungskraft ebenfalls durch einen Excel Upload zuordnen oder manuell im Profil des Teammitglieds ändern. Für das manuelle Update navigierst du zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams' und wählst die Person, deren du eine Führungskraft zuordnen möchtest. Wenn du auf 'Bearbeiten' klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du in dem Feld 'Führungskraft' Änderungen vornehmen kannst. 

Teamleitung

Teamleitung kann von (Super-)Admins zugewiesen werden, indem du zu 'Dein Unternehmen' → 'Mitarbeitende & Teams' gehst und auf die drei vertikalen Punkte klickst und auf 'Teams verwalten' klickst. Auf der Seite, die sich öffnet, klicke auf die drei horizontalen Punkte neben dem gewünschten Team und gib die Namen der Teams ein, für die dieser Nutzende eine Teamleitung werden soll. Alternativ gehe zu 'Einstellungen' > 'Unternehmen' > 'Abteilungen, Geschäftsbereiche, Divisionen, Teams'.

Teamleitung kann:

• Die Umfrageergebnisse ihres Teams in den Analysen einsehen
  
• Ziele für ihr Team erstellen (auch wenn Super-Admins deaktiviert haben, dass Mitarbeitende Ziele für ihr Team erstellen und updaten können)

'Normal' Employees (Mitarbeitende)

Alle anderen Mitarbeitenden haben keine spezifischen Benutzerrechte. Standardmäßig sind sie als einzige befugt, ihr privat empfangenes Feedback einzusehen.

HRBPs - HR Business Partners

Wenn du individuelle Rechte zuweisen möchtest, um Ziel-Fortschritte, Instant Feedback, Meeting-Analysen und Review-Ergebnisse einzusehen, kannst du zum Account eines Mitarbeitenden gehen ('Dein Unternehmen' → 'Mitarbeitende & Teams' → klicke auf 'Bearbeiten' neben dem Namen der Person > 'Rolle') und gib diesem HRBP-Rechte entweder für andere Nutzende oder ganze Teams unter 'Zusätzliche Rollen'. Wie im Artikel 'HRBP Rolle' erklärt, gehe bitte zu 'Einstellungen' > 'Funktionszugriffs-Matrix', um die Zugriffsrechte von HRBPs zu konfigurieren.