Inhaltsverzeichnis
Einführung in den Workflow
Workflow-Dashboard
Manuelles Anmelden von Teilnehmenden
Workflow-Einstellungen
Workflows in den Profilen von Mitarbeitenden
Einen Schritt im Namen der Mitarbeitenden abschließen
Einführung in den Workflow
Mit Leapsome’s Workflows-Funktion kannst du Prozesse optimieren und verschiedene Aktionen automatisieren, wie zum Beispiel das Onboarding neuer Mitarbeitender, das Kündigen von Mitarbeitenden, Erinnerungen an Einstellungsdaten, Geburtstage, Jubiläen und vieles mehr. Diese Aktionen können basierend auf einem Datum, einer Attributänderung oder durch manuelle Anmeldung von Mitarbeitenden ausgelöst werden.
Wenn ein Workflow erstellt wird, hat er ein eigenes Dashboard, auf dem du überwachen kannst, wer an einem Workflow beteiligt ist und wie weit der Fortschritt ist.
Workflow-Dashboard
Im Dashboard deines bereits erstellten Workflows kannst du Folgendes einsehen:
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Aktuelle Teilnehmende – hier wird die Gesamtzahl der einbezogenen Mitarbeitenden angezeigt. Die Anzahl der Teilnehmenden wird unterteilt in:
- Nicht gestartet
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
- Durchschnittlicher Fortschritt
- Durchschnittliche Tage bis zur Fertigstellung
Um einen aktiven Workflow zu deaktivieren, klicke auf „...“ > „Deaktivieren“. Dadurch wird der Status des Workflows von „Aktiv“ auf „Deaktiviert“ geändert. Um den Workflow wieder zu aktivieren, klicke erneut auf „...“ und dann auf „Aktivieren“.
Teilnehmende
Im Abschnitt „Teilnehmende“ werden alle Teilnehmenden des Workflows aufgelistet. Wenn du auf eine teilnehmende Person klickst, kannst du deren genauen Fortschritt einsehen und sehen, bei welchem Schritt sie sich aktuell befinden.
Neben den Namen der Teilnehmenden wird das Datum angezeigt, an dem sie sich im Workflow angemeldet haben, ihr Fortschritt in Prozent und der Name des nächsten Schrittes, den sie abschließen müssen. Auf der rechten Seite befindet sich ein Label, das den Status der Person innerhalb des Workflows angibt, z. B. aktiv, abgeschlossen oder abgemeldet.
Durch Klicken auf die drei vertikalen Punkte kannst du den Teilnehmenden „Abmelden“.
Wenn du auf eine teilnehmende Person klickst, um den Fortschritt zu überwachen, und über einen aktiven Schritt fährst, werden zusätzliche Aktionen angezeigt:
- Schritt überspringen – wenn mehrere Schritte im Workflow erstellt wurden, kannst du mit diesem Button den nächsten Schritt überspringen. Wenn nur ein Schritt erstellt wurde, ändert sich der Status der Person sofort auf „Abgeschlossen“, und die Person wird als fertiggestellt im Workflow gezählt.
- Erneut versuchen
- Aufgabenverantwortliche bearbeiten – jede Aufgabe kann eine oder mehrere verantwortliche Personen haben. Wenn du Änderungen daran vornehmen möchtest, kannst du das hier tun.
Interaktion mit Workflow-Schritten
Super-(Admins) und Nutzende mit Zugriffsrechten auf die „Workflows“-Funktion von Leapsome können mit den Aufgaben der Workflows interagieren. Dies ist besonders nützlich, wenn einige Aufgaben „offline“ abgeschlossen wurden und nicht in Leapsome dokumentiert sind. Um den Mitarbeitenden zu erlauben, mit dem Workflow fortzufahren, möchte ein Admin möglicherweise einige Schritte überspringen oder als erledigt markieren. Super-(Admins) und Nutzende mit Zugriff auf die Workflow-Übersicht können Aufgaben direkt aus der Teilnehmendenliste des Workflows oder dem Profil eines Mitarbeitenden anzeigen, überspringen und abschließen. Aktionen, die durchgeführt werden können:
- Schritt überspringen – markiert den Workflow-Schritt als übersprungen.
- Aufgabenverantwortliche bearbeiten – wenn einem Schritt eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen ist, kannst du diese Option nutzen, um Änderungen vorzunehmen.
- Als erledigt markieren – wenn ein Schritt als „Checkliste“ angelegt ist, kannst du bestimmte Aufgaben innerhalb dieses Schritts als abgeschlossen markieren, wenn sie „offline“ durchgeführt wurden. Zum Beispiel: Eine Aufgabe innerhalb einer Checkliste könnte sein „Teilnahme an einer Präsenzschulung“ -> Durch das Markieren dieses Schritts als erledigt kannst du der Person erlauben, mit dem Workflow fortzufahren, während du sicherstellst, dass die Daten online nachverfolgt werden.
Manuelles Anmelden von Teilnehmenden
Um eine teilnehmende Person manuell anzumelden, klicke auf „+ Nutzende anmelden“.
Workflow-Einstellungen
Um die Einstellungen zu öffnen und Anpassungen an deinem bestehenden Workflow vorzunehmen, klicke auf das Zahnrad-Symbol „Bearbeiten“.
Workflows in den Profilen von Mitarbeitenden
Du kannst auch sehen, in welchen Workflows eine Person enthalten ist, indem du zu ihrem Profil gehst und auf den Tab „Workflows“ klickst. Jeder hier angezeigte Workflow bedeutet, dass die Person, deren Profil du dir ansiehst, in den angezeigten Workflows war oder derzeit enthalten ist.
Auf dieser Seite kannst du die Person von einem Workflow abmelden, indem du auf die drei vertikalen Punkte des jeweiligen Workflows klickst und „Teilnehmende abmelden“ auswählst.
Einen Schritt im Namen der Mitarbeitenden abschließen
Als Super-Admin kannst du einen Schritt in einem Workflow einsehen und abschließen, auch wenn du nicht die verantwortliche Person bist, oder du möchtest einen Schritt im Namen deiner Kollegin oder deines Kollegen als „Abgeschlossen“ markieren.
Um dies zu tun, navigiere zum Profil einer Person und wähle den Tab „Workflows“. Fahre über einen Schritt und klicke auf das Häkchen – dies markiert den Schritt als abgeschlossen.
Bitte beachte:
Der Schritt wird anzeigen, dass er von einer anderen Person abgeschlossen wurde. Zum Beispiel: Wenn du einen Schritt im Namen deiner Kollegin Amy abgeschlossen hast, wird angezeigt, dass der Schritt von dir abgeschlossen wurde und nicht von Amy.