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Funktionszugriffsmatrix und Zugriffsrollen

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Was ist die Funktionszugriffsmatrix?

Die Funktionszugriffsmatrix ist der zentrale Ort in Leapsome, an dem Admins steuern, auf welche Funktionen und Aktionen jede Nutzerrolle zugreifen kann. Die Matrix bietet eine einzige, konsolidierte Übersicht aller konfigurierbaren Berechtigungen in der gesamten Plattform, geordnet nach Rolle.
 
Jeder Berechtigungs-Toggle in der Matrix entspricht einer bestimmten Funktion: z.B. die Möglichkeit, einen Review-Zyklus zu erstellen, die Mitarbeitendenliste zu exportieren, das Organigramm anzuzeigen oder auf das Vergütungsmodul zuzugreifen. Du kannst jede Funktion unabhängig für jede Rolle aktivieren oder deaktivieren.
 
Die Matrix arbeitet zusammen mit den Zugriffsrollen in Leapsome. Eine Rolle ist ein benanntes Berechtigungsset, das Nutzenden zugewiesen werden kann. Wenn du die Berechtigungen einer Rolle in der Matrix änderst, sind alle Nutzenden, denen diese Rolle zugewiesen ist, sofort davon betroffen.

Standard-Zugriffsrollen

Leapsome enthält eine Reihe von Standard-Zugriffsrollen, die die gängigsten Organisationsstrukturen abbilden. Diese Rollen können nicht gelöscht werden, ihre Berechtigungen können jedoch in der Funktionszugriffsmatrix angepasst werden (mit Ausnahme von Super Admin, der immer vollständigen Zugriff hat).
 
Rolle Beschreibung
Alle Basisberechtigungen für alle aktiven Nutzenden. Gilt für alle Mitarbeitenden, unabhängig von anderen zugewiesenen Rollen.
Führungskraft Nutzende mit direkt unterstellten Mitarbeitenden. Können in der Regel auf Daten ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden in den aktivierten Modulen zugreifen.
Team Lead Nutzende, die in Leapsome als Team Leads zugewiesen sind. Ähnlich wie eine Führungskraft, aber auf ihr Team beschränkt.
HRBP HR Business Partner. Eine eingeschränkte Rolle, bei der der Zugriff der nutzenden Person auf eine definierte Gruppe von Mitarbeitenden begrenzt ist. Der Umfang wird im individuellen Nutzerprofil festgelegt.
Admin Hat umfassenden Zugriff auf Einstellungen und Funktionen. Berechtigungen sind in der Funktionszugriffsmatrix konfigurierbar.
Super Admin Hat vollständigen Zugriff auf alle Einstellungen und Daten. Kann nicht über die Funktionszugriffsmatrix eingeschränkt werden.
 
Bitte beachten: Die HRBP-Rolle erscheint nicht in der Liste der 'Zugriffsrollen' unter den Einstellungen. Sie wird direkt im Nutzerprofil unter 'Rolle' zugewiesen, und der Umfang wird dort festgelegt. Die HRBP-Berechtigungen sind jedoch weiterhin in der Funktionszugriffsmatrix konfigurierbar.

Benutzerdefinierte Zugriffsrollen

Zusätzlich zu den Standardrollen kannst du benutzerdefinierte Zugriffsrollen erstellen, um Anwendungsfälle abzudecken, die die Standardrollen nicht berücksichtigen. Benutzerdefinierte Rollen ermöglichen es dir, einer Gruppe von Nutzenden eine bestimmte Kombination von Berechtigungen zu gewähren – mit oder ohne definierten Nutzerumfang.
 
Häufige Beispiele:
  • Eine HRBP-ähnliche Rolle, die auf einen bestimmten Standort oder ein bestimmtes Land beschränkt ist
  • Eine 'Learning Creator'-Rolle für Mitarbeitende, die Lerninhalte erstellen können, aber keinen weiteren Admin-Zugriff haben
  • Eine 'Vergütungsprüfer'-Rolle für Führungskräfte, die Vergütungsvorschläge innerhalb ihres Teams verwalten können
  • Eine 'Onboarding Manager'-Rolle mit der Berechtigung, neue Mitarbeitende zu erstellen und einzuladen
Benutzerdefinierte Rollen können auch als Genehmigende in Genehmigungs-Prozessen und als Teilnehmende in zugangskontrollierten Funktionen in verschiedenen Modulen verwendet werden.

Wann sollte ich Zugriffsrollen und die Funktionszugriffsmatrix verwenden?

Verwende die Funktionszugriffsmatrix, wenn du:
  • Eine Funktion für eine bestimmte Gruppe von Nutzenden aktivieren oder deaktivieren möchtest (z.B. Führungskräften erlauben, Review-Analysen für ihr Team einzusehen)
  • Einer nicht-administrativen nutzenden Person Zugriff auf eine bestimmte Admin-Funktion gewähren möchtest, ohne ihr vollständige Admin-Rechte zu geben
  • Eine Standardrolle daran hindern möchtest, auf eine standardmäßig aktivierte Funktion zuzugreifen
  • Eine gezielte Rolle für HR Business Partner, regionale Führungskräfte oder Modulspezialisten erstellen möchtest
Verwende die Seite 'Zugriffsrollen' (Einstellungen > Mitarbeitende > Zugriffsrollen), wenn du:
  • Eine neue benutzerdefinierte Rolle mit einem bestimmten Berechtigungsset erstellen möchtest
  • Überprüfen möchtest, welche Nutzenden einer Rolle zugewiesen sind
  • Den Umfang einer Rolle definieren möchtest (auf welche Mitarbeitenden eine nutzende Person mit dieser Rolle zugreifen und handeln kann)
  • Den Zugriff auf Dokumentkategorien oder Lese- / Schreibzugriff auf Attribute für eine Rolle verwalten möchtest

So navigierst du zur Funktionszugriffsmatrix

  1. Gehe zu 'Einstellungen' in der linken Navigation.
  2. Gehe zu 'Mitarbeitende'.
  3. Wähle 'Funktionszugriffs-Matrix'.
So navigierst du zu den Zugriffsrollen:
  1. Gehe zu 'Einstellungen'.
  2. Gehe zu 'Mitarbeitende'.
  3. Wähle 'Zugriffsrollen'.

So verwendest du die Funktionszugriffsmatrix

Berechtigungen pro Rolle aktivieren und deaktivieren

Die Matrix ist in Abschnitte unterteilt, die die Module und Einstellungsbereiche in Leapsome widerspiegeln (z.B. Mitarbeiterprofile und -liste, Reviews, Umfragen, Vergütung oder Gehaltsabrechnung). Jeder Abschnitt kann erweitert werden, um die enthaltenen einzelnen Berechtigungen anzuzeigen.
 
Jede Berechtigungszeile zeigt die Standardrollen als Spalten. Um zu ändern, ob eine Rolle auf eine bestimmte Funktion zugreifen kann:
  1. Suche die relevante Berechtigung über die Suchleiste oder durch Erweitern des entsprechenden Abschnitts.
  2. Klicke auf den Toggle für die Rolle, die du aktualisieren möchtest.
  3. Speichere deine Änderungen.
Änderungen treten sofort für alle Nutzenden in Kraft, denen diese Rolle zugewiesen ist.
 
Wichtige Einschränkungen:
  • Einige Berechtigungen, die einer Rolle globalen Zugriff auf Daten aller Nutzenden gewähren würden (z.B. das Starten eines Review-Zyklus für alle Mitarbeitenden), können für Rollen wie 'Alle' oder 'Führungskraft' nicht aktiviert werden. Dies ist eine Schutzmaßnahme zur Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance.
  • Super Admins haben immer alle Berechtigungen aktiviert und können nicht über die Matrix eingeschränkt werden.
  • Exportberechtigungen (z.B. 'Mitarbeitendenliste exportieren') sollten sorgfältig geprüft werden, da sie große Datensätze offenlegen können. Für den Exportzugriff muss auch der Lesezugriff auf dieselben Daten aktiviert sein.

Bereichsbezogene Berechtigungen verstehen

Mehrere Berechtigungen in der Matrix funktionieren unterschiedlich, je nachdem, ob für die Rolle ein Nutzerumfang definiert ist. Eine bereichsbezogene Berechtigung bedeutet, dass die nutzende Person diese Aktion nur für die Mitarbeitenden in ihrem definierten Bereich ausführen kann – nicht für alle Mitarbeitenden.
 
Beispiele:
  • Eine Führungskraft mit aktivierter Berechtigung 'Review-Zyklen für Nutzende im eigenen Bereich erstellen' kann einen Review-Zyklus starten, aber nur für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden.
  • Eine HRBP-Person mit aktivierter Berechtigung 'Mitarbeitendenliste anzeigen' kann nur Mitarbeitende in ihrem zugewiesenen Bereich sehen.
  • Eine benutzerdefinierte Rolle mit einem standortbasierten Bereich kann nur auf Daten von Mitarbeitenden an diesem Standort zugreifen.
Bereichsbezogene Berechtigungen sind besonders relevant für HRBP-ähnliche Rollen und benutzerdefinierte Rollen mit einem definierten Nutzerumfang.
 
Neueste Ergänzung: Nutzende mit bereichsbezogenen Rollen (HRBPs oder benutzerdefinierte Rollen) können jetzt Review-Zyklen mithilfe bestehender Vorlagen erstellen und Umfragen an Nutzende in ihrem Bereich senden. Diese Berechtigungen sind in den Abschnitten Reviews und Umfragen der Matrix verfügbar.

Abschnitt KI-Funktionen

Der KI-bezogene Funktionszugriff wird in einem eigenen Abschnitt der Matrix namens 'KI-Funktionen' konfiguriert. Dieser Abschnitt umfasst den Zugriff auf Leapsome AI (Leapy), KI-Funktionen innerhalb von Reviews (z.B. Kalibrierungsvorschau und KI-gestütztes Schreiben) sowie alle anderen KI-Funktionen, die für deinen Arbeitsbereich aktiviert sind.
 
Weitere Informationen zu KI in Leapsome findest du hier.

So verwaltest du Zugriffsrollen

Zugriffsrollen anzeigen und bearbeiten

Gehe zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Zugriffsrollen'. Klicke auf eine Rolle, um ihre Detailseite zu öffnen. Die Detailseite ist in folgende Tabs unterteilt:
 
Grundlagen
Gib den Rollennamen ein oder aktualisiere ihn. Dies ist das einzige Pflichtfeld beim Erstellen einer Rolle.
 
Nutzer mit dieser Rolle
Zeigt die Anzahl der Nutzenden an, denen die Rolle zugewiesen ist. Klicke darauf, um ein Fenster mit allen zugewiesenen Nutzenden zu öffnen. Aus demselben Fenster kannst du Nutzende hinzufügen oder entfernen. Änderungen werden in einem Schritt gespeichert, wenn du auf 'Speichern' klickst.
 
Benutzerbereich
Legt fest, auf welche Mitarbeitenden eine nutzende Person mit dieser Rolle zugreifen kann. Die Standardeinstellung ist 'keine', d.h. es gibt keine Bereichseinschränkung und die Berechtigungen der Rolle gelten global. Wenn du die Rolle auf eine bestimmte Gruppe beschränken möchtest (z.B. Mitarbeitende in einem bestimmten Team, Standort oder mit einem bestimmten benutzerdefinierten Attribut), konfiguriere den Umfang hier.
 
Bei nutzerbasierten Umfängen (bei denen die zugängliche Gruppe individuell pro nutzender Person und nicht durch eine feste Regel definiert wird) wird der Umfang im individuellen Nutzerprofil festgelegt, nicht hier.
 
Berechtigungen
Zeigt alle Berechtigungen an, die für die Rolle aktuell aktiviert sind, sowie weitere Berechtigungen, die zugewiesen werden können. Berechtigungen sind nach Kategorie gruppiert. Wenn die Rolle ein empfohlenes Berechtigungsset hat (z.B. für eine Standard-HRBP- oder Führungskraft-Rolle), wird eine Schaltfläche zum Laden der vorgeschlagenen Berechtigungen angezeigt.
 
Wähle Berechtigungen über die Kontrollkästchen aus oder ab und klicke dann auf 'Speichern'. Eine Vorschau zeigt die Änderungen an, bevor du sie bestätigst.
 
Dokumentzugriff
Zeigt die Dokumentkategorien und die der Rolle gewährte Zugriffsebene (anzeigen / hochladen / löschen) für jede Kategorie. Passe die Einstellungen an und speichere. Vor dem Speichern wird eine Vorschau angezeigt. Bitte beachte, dass die Dokumentkategorien selbst über 'Einstellungen' > 'Dokumente' > 'Dokumentkategorien' verwaltet werden.
 
Attributzugriff
Zeigt alle Mitarbeiterprofilattribute und die der Rolle gewährte Lese- / Schreibzugriffsebene. Passe nach Bedarf an und speichere mit einer Vorschau. Bitte beachte, dass Attribute selbst über 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Profilfelder und Zugriff' verwaltet werden.
 

Benutzerdefinierte Zugriffsrolle erstellen

  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Zugriffsrollen'.
  2. Klicke auf 'Neue Zugriffsrolle'.
  3. Gib auf dem Tab 'Grundlagen' einen Rollennamen ein.
  4. Gehe zum Tab 'Berechtigungen' und wähle die Berechtigungen aus, die du aktivieren möchtest.
  5. Optional: Konfiguriere den Dokumenten- und Attributzugriff auf den Tabs 'Dokumente' und 'Attribute'.
  6. Optional: Lege auf dem Tab 'Nutzerumfang' einen Bereich fest.
  7. Speichere deine Änderungen.
  8. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Funktionszugriffs-Matrix', um die Berechtigungen der Rolle in der Matrixansicht zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
  9. Weise die Rolle Nutzenden über den Tab 'Nutzende mit dieser Rolle' oder über individuelle Nutzerprofile zu.

Den Nutzerumfang für eine Rolle festlegen

Ein Nutzerumfang schränkt ein, welche Mitarbeitenden eine nutzende Person mit der Rolle sehen und mit ihnen interagieren kann. Es gibt zwei Typen:
  • Rollenbasierter Umfang: Die Gruppe wird durch eine Regel definiert, z.B. alle Mitarbeitenden an einem bestimmten Standort, in einem bestimmten Team oder mit einem bestimmten benutzerdefinierten Attribut. Dieser wird auf dem Tab 'Nutzerumfang' der Rolle konfiguriert.
  • Nutzerbasierter Umfang: Die Gruppe wird individuell für jede nutzende Person festgelegt, die die Rolle innehat. Dieser wird im individuellen Nutzerprofil unter 'Rolle' > dem benutzerdefinierten Rollennamen konfiguriert. Verwende diesen Typ, wenn verschiedene Nutzende mit derselben Rolle Zugriff auf unterschiedliche Personen benötigen.
Bereichsbezogene Rollen arbeiten zusammen mit den Berechtigungen in der Funktionszugriffsmatrix. Wenn eine Berechtigung für eine bereichsbezogene Rolle aktiviert ist, kann die nutzende Person diese Aktion nur für die Mitarbeitenden in ihrem Bereich ausführen.
 
Für benutzerdefinierte Rollen mit rollenbasiertem Umfang wird 'ODER'-Logik für Umfänge mit mehreren Kriterien unterstützt (z.B. Team A oder Standort B). Nutzende sehen alle Mitarbeitenden, die einem der definierten Kriterien entsprechen.

Dokumenten- und Attributzugriff verwalten

Der Zugriff auf Dokumentkategorien und Mitarbeiterattribute wird separat von den Haupt-Berechtigungs-Toggles verwaltet. Diese werden auf den Tabs 'Dokumente' und 'Attribute' der Detailseite der Zugriffsrolle konfiguriert.
 
Für Dokumentkategorien: Du kannst Anzeige-, Upload- und / oder Löschzugriff pro Kategorie gewähren. Eine nutzende Person kann Dokumente nur in eine Kategorie hochladen, wenn sie auch Lesezugriff hat.
 
Für Mitarbeiterattribute: Du kannst Lese- und / oder Schreibzugriff pro Attribut gewähren. Wenn du Schreibzugriff ohne Lesezugriff aktivierst, wird der Lesezugriff automatisch hinzugefügt.
 
Bitte beachten: Die Berechtigung 'Änderungsprotokoll im Nutzerprofil anzeigen' (unter 'Mitarbeiterprofile und -liste' in der Matrix) steuert, ob Nutzende mit einer bestimmten Rolle den Tab 'Änderungsprotokoll' im Profil einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters sehen können. Dies ist unabhängig vom attributspezifischen Lesezugriff. Super Admins haben dies immer aktiviert.
 

Zugriffsrollen Nutzenden zuweisen

Zugriffsrollen werden im Nutzerprofil zugewiesen:
  1. Gehe zum Profil der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
  2. Klicke auf 'Rolle' oder 'Zusätzliche Rollen'.
  3. Wähle die zuzuweisende Rolle aus.
  4. Speichere.
Modul-Admin-Rollen (z.B. Umfragen-Modul-Admin) werden ebenfalls über das Nutzerprofil unter 'Rolle' zugewiesen.
 
Sobald eine Rolle zugewiesen ist, erhält die nutzende Person sofort alle mit dieser Rolle verbundenen Berechtigungen.
 

Zugriffsrollen in großem Umfang zuweisen

Für große Teams kannst du nutzerbasierten Zugriffsrollen per Massen-Zuweisung über die öffentliche Leapsome API zuweisen. Der Endpunkt ermöglicht es dir:
  • Alle verfügbaren Zugriffsrollen in deinem Account abzurufen
  • Den Zugriffsbereich einer bestimmten nutzenden Person zu aktualisieren, indem du die Rolle und die Liste der Nutzenden angibst, auf die diese Person Zugriff haben soll
Dies ist besonders nützlich bei Onboarding- oder Umstrukturierungsszenarien, bei denen vielen Nutzenden gleichzeitig dieselbe bereichsbezogene Rolle zugewiesen werden muss.
 
Um eine Rolle Nutzenden ohne Bereichsanforderung zuzuweisen, verwende den Tab 'Nutzende mit dieser Rolle' auf der Detailseite der Rolle, um mehrere Nutzende in einem Schritt hinzuzufügen.

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