Was ist ein Ziel-Zyklus?
Ziel-Zyklen helfen dir, den Entwurfs-, Aktualisierungs- und Archivierungsprozess für Ziele und OKRs effektiv zu verwalten. In einem Ziel-Zyklus legst du den Zeitrahmen fest, in dem die einzelnen Phasen der Zielsetzung und -umsetzung stattfinden sollen. Daraufhin werden automatisch Benachrichtigungen versendet, Tags vergeben und Ziele können automatisch archiviert werden.
Diese Zyklen bieten die Flexibilität, Ziele und OKRs automatisch vordefinierten Prozessen zuzuweisen – wie z.B. quartalsweisen (Q1 2020) oder jährlichen Zyklen – und bieten Teams, die eine bessere Orientierung und optimierte Prozesse wünschen, eine zusätzliche Strukturebene.
Einen Ziel-Zyklus erstellen
Nur (Super-)Admins können Ziel-Zyklen erstellen. Navigiere dazu zu 'Ziele' > 'Zyklen' > klicke auf die lila Schaltfläche '+ Neuer Zyklus' in der oberen rechten Ecke.
Im Entwurfsbereich musst du folgende Schritte durchführen, um den Zyklus einzurichten:
- Lege den Namen des Zyklus fest (z.B. Q4 2022).
- Aktualisiere die Zyklus-Beschreibung (falls erforderlich).
- Füge die Teilnehmenden hinzu, die Ziele im Zyklus erstellen – du kannst entweder alle Mitarbeitenden der Plattform oder bestimmte Personen, Teams, Standorte oder Ebenen auswählen.
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Lege den Zeitplan fest, indem du folgende Phasen definierst:
Planungsphase: In dieser Phase können Mitarbeitende Ziele erstellen, die dem aktuellen Zyklus zugewiesen sind. Ziele können bearbeitet und Fortschrittsaktualisierungen vorgenommen werden.
Aktive Phase: In dieser Phase können dem Zyklus keine neuen Ziele mehr zugewiesen werden (dies kann durch eine weitere Einstellung überschrieben werden). Mitarbeitende können Ziele bearbeiten und aktualisieren.
Ende: Damit endet der Zyklus. Admins können eine Einstellung wählen, um Ziele des Zyklus automatisch zu archivieren und weitere Aktualisierungen zu unterbinden.
- Konfiguriere weitere Einstellungen: ob Ziele am Ende des Zyklus automatisch archiviert werden sollen, ob Mitarbeitende während der aktiven Phase daran gehindert werden sollen, neue Ziele zu erstellen, und ob bestimmte Tags automatisch vergeben werden sollen.
Benachrichtigungen
Teilnehmende erhalten automatische Benachrichtigungen zu folgenden Zeitpunkten und unter folgenden Bedingungen:
Zu Beginn der Planungsphase:
- Alle Teilnehmenden werden darüber informiert, dass sie jetzt Ziele für diesen Zyklus erstellen können.
7 Tage vor Ende der Planungsphase:
- Alle Mitarbeitenden ohne Ziele werden benachrichtigt.
- Führungskräfte werden gebeten, die Ziele ihrer Teammitglieder zu genehmigen.
7 Tage vor Ende der aktiven Phase:
- Admins werden benachrichtigt.
- Alle teilnehmenden Mitarbeitenden werden aufgefordert, ihre Ziele zu aktualisieren.
Bitte beachten: Ziele, die noch auf Genehmigung warten, erscheinen im Ziel-Dashboard der Führungskraft (oranger Hinweis) sowie im individuellen Ziel der direkt unterstellten Person.
Bitte beachten: Admins können Ziele unabhängig von den Einstellungen des Zyklus jederzeit bearbeiten.
Ein Ziel innerhalb eines Ziel-Zyklus erstellen
Wenn ein Ziel-Zyklus aktiv ist und eine teilnehmende Person ein Ziel erstellt, wird dieses Ziel automatisch dem Zyklus zugewiesen – außer in folgenden Fällen:
- Private persönliche Ziele ohne übergeordnetes Ziel oder mit ausschließlich einem anderen privaten persönlichen Ziel als übergeordnetem Ziel.
- Die Person nimmt an mehreren offenen Zyklen teil – in diesem Fall kann sie auswählen, welchem Zyklus das Ziel zugeordnet werden soll.
- Die Entwurfsphase des Zyklus ist beendet und die Ziele sind gesperrt. Neue Ziele werden diesem Zyklus nicht mehr zugewiesen.
Bitte beachten: Admins können Ziele jedem verfügbaren Ziel-Zyklus zuordnen, einschließlich vergangener und aktueller Zyklen. Da Admins diesen erweiterten Zugriff haben, behandelt das System sie so, als wären sie Teil mehrerer offener Zyklen – der Ziel-Zyklus wird beim Erstellen eines neuen Ziels daher nicht automatisch vorausgewählt.
Ziele & KI
In Leapsome kannst du Ziele jetzt mithilfe von künstlicher Intelligenz erstellen. Um die KI in deinem Ziel Modul zu aktivieren, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Funktionszugriffs-Matrix' > 'KI-Funktionen' > aktiviere 'Ziele - Vorschläge für wichtige Ergebnisse erhalten' und klicke auf 'Speichern'.
Gib deinem Ziel mithilfe der KI einen Titel, um Vorschläge für deine Key Results zu erhalten.
Bitte beachten: Der Titel muss mindestens 10 Zeichen enthalten, damit die KI aktiv wird.
Klicke auf die Schaltfläche 'KI-Vorschläge abrufen' neben den Key Results – nach etwa 15 Sekunden erscheint ein Pop-up-Fenster mit automatisch generierten Key-Result-Vorschlägen. Du kannst die passenden Vorschläge per Häkchen auswählen.
Ziel-Zyklus-Dashboard
Du kannst alle laufenden Ziel-Zyklen unter 'Ziele' > 'Zyklen' einsehen. In der Listenansicht siehst du, welche Zyklen 'Aktuell laufen' oder 'Vergangen' sind. Wenn du einen aktiven Zyklus öffnest, siehst du Informationen wie die Anzahl der Personen, die bereits Ziele gesetzt haben, den durchschnittlichen Fortschritt der Ziele in diesem Zyklus, wie viele Ziele sich in welcher Entwicklungsphase befinden und welche Mitarbeitenden noch keine Ziele für diesen Zyklus erstellt haben.
Ziel-Zyklus-Analyse
Du kannst Ergebnisse nach einem bestimmten Zyklus filtern und in den regulären Ziele-Übersichtsseiten anzeigen lassen – für eine zyklusbasierte Analyse. Alle Sichtbarkeitsfilter, die für Ziele gelten, gelten auch für Ziel-Zyklen. Außerdem kannst du in den vordefinierten Filteroptionen nach 'Ziele ohne Zyklus' filtern. Um zur Analyse des Ziel-Zyklus zu gelangen, navigiere zu 'Ziele' > 'Zyklen' > klicke auf einen Zyklus > 'Analyse anzeigen'.
Häufig gestellte Fragen
1. Können mehrere Ziel-Zyklen gleichzeitig laufen?
Ja.
2. Kann eine teilnehmende Person während eines laufenden Zyklus Ziele außerhalb des Zyklus erstellen?
Nein. Bis auf wenige zuvor beschriebene Ausnahmen werden alle nicht-persönlichen Ziele automatisch einem aktiven Ziel-Zyklus zugewiesen. Der Gedanke dahinter: Wenn ein Unternehmen sich für Ziel-Zyklen entscheidet, besteht die klare Absicht, alle Ziele in diesem kompakten Prozess zu bündeln.
3. Meine Ziele aus dem Ziel-Zyklus sind nicht sichtbar – woran liegt das?
Wenn die Admin-Person 'Ziele bei Ende des Ziel-Zyklus automatisch archivieren' aktiviert hat, werden alle Ziele des Zyklus nach Ablauf des Enddatums archiviert. Um diese Ziele zu finden, filtere nach 'Status: Archiviert' – dann werden alle archivierten Ziele angezeigt.