Slack Integration

Funktionen der Integration

Einrichten der Slack-Integration

Häufig gestellte Fragen

Funktionen der Integration 

Leapsome lässt sich nahtlos mit Slack integrieren und führt so zu einer deutlich höheren Engagement-Rate deines Teams bei Leapsome. Die Integration funktioniert in beide Richtungen. Nach der Integration mit Slack sendet Leapsome gelegentlich Benachrichtigungen:

Private Benachrichtigungen

Private Benachrichtigungen werden an einzelne Mitarbeitende über den Slackbot verschickt. Diese Benachrichtigungen sind nur für die entsprechenden Mitarbeitenden sichtbar. Jedes Teammitglied kann in den Leapsome-Profileinstellungen wählen, ob es Slack-Benachrichtigungen erhalten möchte. Private Benachrichtigungen werden in den folgenden Fällen verschickt: 

• Instant Feedback - Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn dir jemand Feedback gegeben hat oder Feedback von dir anfragt.
• Performance Reviews - Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald du einen Review für dich, eines deiner Teammitglieder, deine Führungskraft oder Peers schreiben sollst.
• Anstehende Meetings - Vor einem anstehenden Meeting erinnert dich der Slackbot daran,  die Gesprächspunkte zu lesen und ggf. zu ergänzen.
• Personalumfragen - Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn du zur Teilnahme an einer Mitarbeitenden-Umfrage eingeladen wurdest.
• Ziel-Überblick - Du erhältst Benachrichtigungen, die dich über den aktuellen Stand und Fortschritt der Ziele und OKRs informiert, an denen du mitarbeitest.

Benachrichtigungen in einem öffentlichen Slack Channel

Öffentliches Feedback wird über einen Slack-Channel an das gesamte Team verschickt. Diesen Channel kannst du während der Einrichtung der Slack Integration auswählen.

Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen werden in den gleichen Slack Channel versendet wie das öffentliche Feedback. In den 'Admin-Einstellungen' in Leapsome findest du bei den Basis-Einstellungen die Option Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen via Slack zu aktivieren. Leapsome verwendet die in 'Mitarbeitende & Teams' hinterlegten Geburtstage und Startdaten von Personen. 

Wichtig: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle Mitarbeitenden einbezogen. Es ist nicht möglich, einzelne Mitarbeitende auszuschließen.

Slack Shortcuts für Leapsome

Innerhalb von Slack können Teammitglieder über die Shortcut Funktion einige der Leapsome-Kernfunktionen ausführen. Dazu kannst du einfach die Taste „/“ drücken, und die verfügbaren Shortcuts werden angezeigt.

Wichtig: Die Module müssen für alle Mitarbeitenden aktiviert sein, damit du die Slack-Shortcuts für diese Module nutzen kannst.

• Um Feedback anzufragen, wähle einfach 'Request feedback' in der Liste aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem du eine Nachricht einfügen kannst, wie z.B "Kannst du mir bitte Feedback zu unserem Workshop geben?" Unser Bot kümmert sich um die Anfrage und versendet sie. Du kannst auch Feedback von mehreren Personen gleichzeitig anfordern.

• Um privates Feedback zu geben, wähle 'Give instant feedback' in der Liste der Shortcuts aus. Im nächsten Schritt kannst du deine Feedback-Nachricht hinzufügen, z.B “Großartige Arbeit beim Sales Pitch!”. Unser Bot sendet diese Nachricht als privates Feedback an das entsprechende Teammitglied.

• Danke einer Person, indem du 'Give Praise' auswählst und eine Notiz hinzufügst, z.B. "Tolle Präsentation heute!". Dies wird als öffentliches Feedback behandelt, welches das gesamte Team sehen kann.

• Sollte dir spontan ein Gesprächspunkt für ein Meeting einfallen, während du in Slack bist, kannst du diesen einfach aus Slack heraus hinzufügen, ohne Leapsome im Browser öffnen zu müssen - wähle einfach 'Add talking point'.

• Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du das entsprechende Meeting auswählen kannst. Nun kannst du in dem Feld darunter einen Gesprächspunkt hinzufügen, welcher automatisch in das Meeting eingetragen wird.

  

Einrichten der Slack-Integration

Bevor du los legst:

• Um die Integration einrichten zu können, musst du sowohl Admin-Rechte in Leapsome sowie die Workspace Owner Rolle in Slack besitzen. Sollte eine andere Person die Admin-Rechte in Slack haben, kannst du sie in Leapsome unter 'Mitarbeitende & Teams' für die Zeit der Einrichtung zum Leasome-Admin machen.
• Bedenke, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen kann, bis die Synchronisation abgeschlossen ist und alle Slack Accounts synchronisiert sind. Plane also ausreichend Zeit ein, bevor du deinem Team von der neuen Integration berichtest

So richtest du die Integration ein:

• Navigiere in Leapsome zu 'Einstellungen' > klicke  'Integrationen' > 'Slack' > 'Add to Slack' 
  
   
• Danach wirst du zu einer Slack-Seite weitergeleitet, auf der du Leapsome bestimmte Berechtigungen erteilen musst und einen Slack Channel wählen kannst, in den unser Bot posten kann (z.B. #general). Leapsome benötigt diese Berechtigungen, um Benachrichtigungen an die Slack-Teammitglieder senden und auf Befehle in Slack reagieren zu können. Eure Daten sind dabei stets sicher und werden vertraulich behandelt.
  
   
• Sobald die Daten übermittelt wurden, gleicht die App die Slack Accounts automatisch mit den Accounts in Leapsome ab. Das kann einige Stunden dauern. Die Synchronisierung erfolgt anhand von E-Mail Adressen. Bitte stelle daher sicher, dass in beiden Diensten die Unternehmens-E-Mail Adressen verwendet werden.

Du möchtest von unserer alten Slack App umrüsten?

1. Deinstalliere die alte Leapsome App von eurem Workspace.
2. Folge danach den Schritten aus der obigen Anleitung für die Neuinstallation.

Die Accounts bleiben beim Wechsel synchronisiert, sodass es nur eine minimale Downtime geben sollte. 

Erweiterte Einstellungen: Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen

Du hast die Möglichkeit einzustellen, dass Leapsome automatisch öffentliche Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen im von dir ausgewählten Channel in Slack postet. Um dies einzurichten, navigiere in Leapsome zu 'Admin-Einstellungen' > 'Grundeinstellungen' und setze einen Haken bei den entsprechenden Optionen. 

Wenn du diese Funktionen aktivierst, kannst du eine dazugehörige Unternehmenssprache angeben, in welcher die Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Arbeitsjubiläen verfasst werden. Indem du eine Primäre Zeitzone angibst, kannst du sicherstellen, dass die Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen nicht außerhalb der Arbeitszeiten verschickt werden. 

Leapsome HRIS und Slack

Als Leapsome Admin kannst du entscheiden, ob du die Funktion aktivieren oder deaktivieren möchtest, die ein Slack-Status-Update auslöst, wenn du das Leapsome-Modul 'Abwesenheit' verwendest.

Um dies zu aktivieren, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Slack' und wähle 'Abwesenheiten' aus. Wenn du es aktivierst, erscheint die zusätzliche Einstellung 'Abwesenheitstyp anzeigen'. Wenn du diese Option aktivierst, werden spezifische Abwesenheitsgründe—wie Urlaub, Krankenstand oder Remote-Arbeit—in Slack angezeigt. Wenn deaktiviert, werden alle Abwesenheiten als allgemeiner Abwesenheitsstatus ohne Angabe des Grundes angezeigt.
Der Status in Slack erscheint nur für genehmigte Abwesenheitsanträge.

Wichtig: Wenn du einen automatischen Status aus Leapsomes 'Abwesenheit' hast, aber den Status mit deinem eigenen gewählten Emoji überschreibst, dann gehst du in die Leapsome Plattform und aktualisierst deine Urlaubsdetails erneut. Dies löst wieder ein Slack-Status-Update aus und überschreibt dein eigenes gewähltes Emoji. Das passiert, weil die Integration einen geänderten Urlaub als neuen Urlaub behandelt. Die Art der Abwesenheitssichtbarkeit mit dem Emoji neben dem Namen hängt von der Sichtbarkeit der Abwesenheitsrichtlinie ab und davon, wer Sichtbarkeit auf diesen Status erhält.

Häufig gestellte Fragen

Ich bin gerade dabei, Leapsome für mein Team aufzusetzen. Kann ich die Slack-Integration direkt benutzen?

Die Slack Integration kann direkt aufgesetzt werden, sofern du Admin für Leapsome und Owner für euren Slack Workspace bist. Die Integration funktioniert jedoch nur für Teammitglieder, die 'aktiv' in Leapsome sind, sich also mindestens einmal in ihren Account eingeloggt haben. Da mit dem Aufsetzen der Integration Benachrichtigungen in Slack versendet werden, empfehlen wir, die Slack-Intergration erst dann zu aktivieren, wenn der Roll-Out von Leapsome in eurem Team kommuniziert wurde.

Warum funktioniert die Integration für einzelne Teammitglieder nicht?

Bitte überprüfe, ob die betreffenden Mitarbeitenden dieselbe Email-Adresse in Slack und Leapsome benutzen. Zusätzlich kann es bei Personen, die erst kürzlich neu in Leapsome angelegt wurden, bis zu 72 Stunden dauern, bis sie erfolgreich mit Slack synchronisiert wurden und die Integration in vollem Umfang nutzen können. 

Wie kann ich die Integration wieder deaktivieren?

Dies kannst du direkt in Slack erledigen - gehe dafür in die App-Einstellungen in Slack und entferne die Leapsome App. 

Ich möchte die Integration gern ausschließlich für private Benachrichtigungen nutzen. Kann ich die Funktion, öffentliches Lob in einen öffentlichen Kanal zu posten, ausschalten?

Die Funktion, öffentliches Lob in einen öffentlichen Kanal zu posten, lässt sich zwar nicht ausschalten - du kannst aber während der Installation einfach einen privaten Kanal, in dem z.B. nur du selbst Mitglied bist, auswählen. Somit siehst nur du die Kanal-Benachrichtigungen, während der gesamte Workspace private Benachrichtigungen durch unseren Slackbot erhält.