Die tägliche Abwesenheitsübersicht postet automatisch eine Zusammenfassung darüber, wer nicht im Büro ist, in einen Slack-Kanal deiner Wahl. So bleibt dein Team über die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden informiert, ohne Leapsome überprüfen oder Abwesenheiten manuell ankündigen zu müssen.
Bitte beachten: Diese Funktion ist nur für Unternehmen verfügbar, die das Abwesenheits-Modul von Leapsome nutzen.
Inhaltsverzeichnis
- So richtest du deine Abwesenheitsübersicht ein und passt sie an
- Bestehende Übersichten verwalten und bearbeiten
- FAQs
So richtest du deine Abwesenheitsübersicht ein und passt sie an
Bevor du startest, stelle sicher, dass:
- Du Super Admin in Leapsome bist
- Dein Unternehmen das HRIS von Leapsome mit Abwesenheits-Management nutzt
- Du Admin-Berechtigungen für Slack hast
- Du Slack bereits mit Leapsome verbunden hast (falls nicht, besuche bitte diesen Artikel, um zu erfahren, wie du die Slack-Integration aktivierst)
- Dein Unternehmen Abwesenheitsrichtlinien in Leapsome mit entsprechenden Sichtbarkeitseinstellungen konfiguriert hat
Bitte beachten: Nur Abwesenheiten mit der Sichtbarkeit 'Alle' zeigen den spezifischen Abwesenheitstyp in der Übersicht. Wenn eine Abwesenheitsrichtlinie die Sichtbarkeit einschränkt, erscheinen diese Abwesenheiten in einer 'OOO'-Gruppe, ohne den spezifischen Abwesenheitstyp anzuzeigen.
Abwesenheitsübersicht aktivieren
Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Slack'. Scrolle zum Abschnitt 'Abwesenheitsübersicht'. Klicke auf '+ Neue Zusammenfassung', um deine erste Übersicht zu erstellen. Du kannst mehrere Übersichten für verschiedene Teams, Abteilungen oder Kanäle erstellen. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Übersicht hast du verschiedene Anpassungsoptionen, um die Übersicht an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.
Zielgruppenauswahl
Slack-Kanal zum Posten
Wähle aus, welcher öffentliche Slack-Kanal die Übersicht erhalten soll. Häufige Optionen sind:
- #general (für unternehmensweite Sichtbarkeit)
- #team-updates (für teamspezifische Abwesenheiten)
- #people-ops (für HR-Sichtbarkeit)
Zielgruppen
Wende Filter an, um zu steuern, welche Abwesenheiten der Mitarbeitenden in der Übersicht erscheinen:
- Filter nach Team (z.B. nur Abwesenheiten des Engineering-Teams anzeigen)
- Filter nach Standort (z.B. nur Abwesenheiten des Büros in New York anzeigen)
- Filter nach Beschäftigungsart (z.B. nur Vollzeit-Mitarbeitende anzeigen)
Wenn keine Filter angewendet werden, enthält die Übersicht alle Mitarbeitenden deines Unternehmens.
Lieferung
Wochentage
Wähle aus, an welchen Tagen die Übersicht gesendet werden soll. Standardmäßig ist sie auf Montag bis Freitag eingestellt, du kannst dies aber anpassen. Zum Beispiel:
- Montag bis Freitag (Wochenenden überspringen)
- Montag, Mittwoch, Freitag (wenn du weniger häufige Updates bevorzugst)
- Alle sieben Tage (wenn es Wochenendschichten gibt)
Zeitpunkt
Wähle aus, wann die Übersicht jeden Tag gepostet werden soll. Du kannst eine beliebige Zeit zwischen 1 Uhr und 11 Uhr wählen. Die Standardzeit ist 8 Uhr, du kannst sie aber basierend auf dem Arbeitsplan deines Teams anpassen:
- 7 Uhr für Frühstarter
- 9 Uhr, wenn die meisten Personen später kommen
- Berücksichtige die Zeitzonen deines Teams bei der Auswahl
Zeitzone
Wähle die Zeitzone für das Posting. Diese ist standardmäßig auf die primäre Zeitzone deines Unternehmens eingestellt, du kannst sie aber bei Bedarf anpassen. Dies ist besonders wichtig für verteilte Teams.
Abwesenheitarten
Wähle aus, welche Abwesenheitsarten in der Übersicht enthalten sein sollen. Standardmäßig sind alle Abwesenheitsarten ausgewählt, du kannst dies aber anpassen. Zum Beispiel:
- Nur Urlaub und Krankmeldungen einbeziehen
- Remote-Arbeitstage ausschließen
- Alle Abwesenheitsarten für vollständige Transparenz einbeziehen
Inhalt
Datumsformat
Wähle dein bevorzugtes Datumsformat.
Einführungstext
Füge eine personalisierte Nachricht hinzu, die oben in jeder Übersicht erscheint. Dies hilft, den Ton zu setzen und Kontext zu bieten. Beispiele:
- "📅 Wer ist heute nicht da"
- "🌴 Tägliches Abwesenheits-Update"
- "Guten Morgen! Hier ist die heutige Team-Verfügbarkeit"
Vorschau der Slack-Nachricht
Bevor du speicherst, kannst du dir eine Vorschau ansehen, wie die Übersicht in Slack aussehen wird. Dies hilft dir zu bestätigen:
- Die Formatierung sieht korrekt aus
- Die richtigen Mitarbeitenden sind enthalten
- Der Intro-Text wird wie erwartet angezeigt
- Das Datumsformat ist wie gewünscht
Sobald du zufrieden bist, klicke auf 'Digest erstellen', um die Übersicht zu aktivieren.
Bestehende Übersichten verwalten und bearbeiten
Eine bestehende Übersicht bearbeiten
Nachdem du eine oder mehrere Übersichten erstellt hast, kannst du sie alle an einem Ort anzeigen und verwalten.
Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Slack' und scrolle zum Abschnitt 'Abwesenheits-Übersichten'.
Um eine Übersicht zu ändern:
- Bewege die Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Bearbeiten'
- Aktualisiere beliebige Einstellungen (Kanal, Zeit, Filter, Inhalt usw.)
- Zeige eine Vorschau deiner Änderungen an
- Klicke auf 'Update-Übersicht', um die Updates anzuwenden
Änderungen werden sofort wirksam und gelten für die nächste geplante Übersicht.
Eine Übersicht löschen
Um eine Übersicht zu entfernen:
- Bewege die Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Löschen'
- Es erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem du bestätigen musst
- Klicke auf 'Bestätigen', um die Übersicht dauerhaft zu löschen
Die Übersicht wird sofort gestoppt und die Konfiguration wird entfernt.
Eine Übersicht deaktivieren
Um eine Übersicht zu deaktivieren:
- Bewege die Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Deaktivieren'
- Dies entfernt deine Übersicht nicht, sie wird aber pausiert, bis du erneut auf 'Aktivieren' klickst
FAQs
1. Kann ich mehrere Abwesenheitsübersichten für verschiedene Teams erstellen?
Ja. Jede Übersicht kann unabhängig konfiguriert werden, einschließlich:
- Zielgruppen-Filter (z.B. Abteilung, Standort, Beschäftigungsart)
- Kanal
- Tage und Zeit des Postings
- Einführungstext und Formatierung
- Enthaltene Abwesenheitsarten
2. Was passiert, wenn eine Abwesenheitsrichtlinie eingeschränkte Sichtbarkeit hat?
- Wenn alle sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist und alle den Abwesenheitstyp sehen können, zeigt die Übersicht den spezifischen Typ (z.B. Urlaub oder Krankmeldung).
- Wenn alle sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist, aber alle den Abwesenheitstyp nicht sehen können, erscheint die Abwesenheit unter einer generischen OOO-Gruppe (ohne den spezifischen Typ).
- Wenn alle nicht sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist, wird die Abwesenheit nicht in die Übersicht aufgenommen.
3. Zeigt die Übersicht Abwesenheiten, die noch nicht genehmigt wurden?
Nein. Die Übersicht enthält nur genehmigte Abwesenheiten. Ausstehende oder abgelehnte Anfragen werden nicht angezeigt.