Die tägliche Abwesenheitsübersicht postet automatisch eine Zusammenfassung darüber, wer nicht im Büro ist, in einem MS Teams-Kanal deiner Wahl. Dies hält dein Team über die Verfügbarkeit der Teammitglieder auf dem Laufenden, ohne dass diese Leapsome überprüfen oder die Abwesenheit manuell ankündigen müssen.
Bitte beachten: Diese Funktion ist nur für Unternehmen verfügbar, die das Abwesenheits-Modul von Leapsome nutzen.
Inhaltsverzeichnis
- So richtest du deine Abwesenheitsübersicht ein und passt sie an
- Bestehende Übersichten verwalten und bearbeiten
- FAQs
So richtest du deine Abwesenheitsübersicht ein und passt sie an
Bevor du beginnst
Stelle sicher, dass:
- Du Super Admin in Leapsome bist
- Dein Unternehmen das HRIS von Leapsome mit Abwesenheits-Management nutzt
- Du Admin-Berechtigungen für MS Teams hast
- Du MS Teams bereits mit Leapsome verbunden hast (falls nicht, besuche bitte diesen Artikel, um zu erfahren, wie du die MS Teams-Integration aktivierst)
- Dein Unternehmen Abwesenheitsrichtlinien in Leapsome mit entsprechenden Sichtbarkeitseinstellungen konfiguriert hat
Bitte beachten: Nur Abwesenheiten mit der Sichtbarkeit 'Alle' zeigen den spezifischen Abwesenheitstyp in der Übersicht an. Wenn eine Abwesenheitsrichtlinie die Sichtbarkeit einschränkt, erscheinen diese Abwesenheiten in einer 'OOO'-Gruppe, ohne den spezifischen Abwesenheitstyp anzuzeigen.
Abwesenheitsübersicht aktivieren
Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'MS Teams'. Scrolle nach unten zum Abschnitt 'Abwesenheits-Übersichten'. Klicke auf '+ Neue Zusammenfassung', um deine erste Übersicht zu erstellen. Du kannst mehrere Übersichten für verschiedene Teams, Abteilungen oder Kanäle erstellen. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Übersicht stehen dir mehrere Anpassungsoptionen zur Verfügung, um die Übersicht an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.
Zielgruppe
MS Teams-Kanal zum Posten Wähle aus, welcher öffentliche MS Teams-Kanal die Übersicht erhalten soll. Gängige Optionen sind:
- Allgemein (für unternehmensweite Sichtbarkeit)
- Team-Updates (für teamspezifische Abwesenheiten)
- People-Ops (für HR-Sichtbarkeit)
Zielgruppen Wende Filter an, um zu steuern, welche Abwesenheiten von Mitarbeitenden in der Übersicht erscheinen:
- Nach Team filtern (z.B. nur Abwesenheiten des Engineering-Teams anzeigen)
- Nach Standort filtern (z.B. nur Abwesenheiten des New Yorker Büros anzeigen)
- Nach Beschäftigungsart filtern (z.B. nur Vollzeitmitarbeitende anzeigen)
Wenn keine Filter angewendet werden, enthält die Übersicht alle Mitarbeitenden in deinem Unternehmen.
Lieferung
Wochentage Wähle aus, an welchen Tagen die Übersicht gesendet werden soll. Standardmäßig ist Montag bis Freitag eingestellt, aber du kannst dies anpassen. Zum Beispiel:
- Montag bis Freitag (Wochenenden auslassen)
- Montag, Mittwoch, Freitag (wenn du weniger häufige Updates bevorzugst)
- Alle sieben Tage (wenn du Wochenendschichten hast)
Posting-Zeit Wähle aus, wann die Übersicht jeden Tag gepostet werden soll. Du kannst jede Zeit zwischen 1 Uhr und 11 Uhr wählen. Der Standardwert ist 8 Uhr, aber du möchtest dies möglicherweise basierend auf dem Arbeitsplan deines Teams anpassen:
- 7 Uhr für Frühstarter
- 9 Uhr, wenn die meisten später kommen
- Berücksichtige die Zeitzonen deines Teams bei der Auswahl
Zeitzone Wähle die Zeitzone für das Posten. Diese ist standardmäßig auf die primäre Zeitzone deines Unternehmens eingestellt, aber du kannst sie bei Bedarf anpassen. Dies ist besonders wichtig für verteilte Teams.
Abwesenheitsarten
Wähle aus, welche Abwesenheitsarten in die Übersicht aufgenommen werden sollen. Standardmäßig sind alle Abwesenheitsarten ausgewählt, aber du kannst dies anpassen. Zum Beispiel:
- Nur Urlaub und Krankheit einbeziehen
- Remote-Arbeitstage ausschließen
- Alle Abwesenheitsarten für volle Transparenz einbeziehen
Inhalt
Datumsformat
Wähle dein bevorzugtes Datumsformat.
Einführungstext
Füge eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, die oben in jeder Übersicht erscheint. Dies hilft, den Ton zu setzen und Kontext zu bieten. Beispiele:
- "📅 Hier ist, wer heute abwesend ist"
- "🌴 Tägliches Abwesenheits-Update"
- "Guten Morgen! Hier ist die heutige Teamverfügbarkeit"
Vorschau der Slack-Nachricht
Bevor du speicherst, kannst du eine Vorschau anzeigen, wie die Übersicht in MS Teams aussehen wird. Dies hilft dir zu bestätigen:
- Die Formatierung sieht korrekt aus
- Die richtigen Mitarbeitenden sind enthalten
- Der Intro-Text wird wie erwartet angezeigt
- Das Datumsformat ist das, was du möchtest
Sobald du zufrieden bist, klicke auf 'Übersicht erstellen', um die Übersicht zu aktivieren.
Bestehende Übersichten verwalten und bearbeiten
Nach dem Erstellen einer oder mehrerer Übersichten kannst du sie alle an einem Ort anzeigen und verwalten.
Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'MS Teams'. Scrolle nach unten zum Abschnitt 'Abwesenheits-Übersichten'.
Eine bestehende Übersicht bearbeiten
Um eine Übersicht zu ändern:
- Fahre mit der Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Bearbeiten'
- Aktualisiere beliebige Einstellungen (Kanal, Zeit, Filter, Inhalt usw.)
- Zeige eine Vorschau deiner Änderungen an
- Klicke auf 'Übersicht aktualisieren', um die Aktualisierungen anzuwenden
Änderungen treten sofort in Kraft und gelten für die nächste geplante Übersicht.
Eine Übersicht löschen
Um eine Übersicht zu entfernen:
- Fahre mit der Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Löschen'
- Ein Bestätigungsmodal erscheint und bittet dich um Bestätigung
- Klicke auf 'Bestätigen', um die Übersicht dauerhaft zu löschen
Die Übersicht wird sofort gestoppt und die Konfiguration wird entfernt.
Eine Übersicht deaktivieren
Um eine Übersicht zu deaktivieren:
- Fahre mit der Maus über deine Übersicht
- Klicke auf 'Deaktivieren'
- Dies entfernt deine Übersicht nicht, aber sie wird pausiert, bis du erneut auf 'Aktivieren' klickst
FAQs
1. Kann ich mehrere Abwesenheitsübersichten für verschiedene Teams erstellen?
Ja. Jede Übersicht kann unabhängig konfiguriert werden, einschließlich:
- Zielgruppenfilter (z.B. Team, Standort, Beschäftigungsart)
- Kanal
- Tage und Zeit des Postings
- Einführungstext und Formatierung
- Einbezogene Abwesenheitstypen
2. Was passiert, wenn eine Abwesenheitsrichtlinie eingeschränkte Sichtbarkeit hat?
- Wenn alle sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist und alle den Abwesenheitstyp sehen können, zeigt die Übersicht den spezifischen Typ (z.B. Urlaub oder Krankmeldung).
- Wenn alle sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist, aber alle den Abwesenheitstyp nicht sehen können, erscheint die Abwesenheit unter einer generischen OOO-Gruppe (ohne den spezifischen Typ).
- Wenn alle nicht sehen können, dass der/die Mitarbeitende abwesend ist, wird die Abwesenheit nicht in die Übersicht aufgenommen.
3. Zeigt die Übersicht Abwesenheiten an, die noch nicht genehmigt wurden?
Nein. Die Übersicht enthält nur genehmigte Abwesenheiten. Ausstehende oder abgelehnte Anträge werden nicht angezeigt.