Gehaltsabrechnung: Erstellung von Gehaltsabrechnungsrichtlinien

Gehaltsabrechungsrichtlinien stellen sicher, dass Mitarbeitende zu den im Vertrag festgelegten Zeiten bezahlt werden, um die vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten.

Super Admins und Gehaltsabrechungs-Admins können Richtlinien für ihre Mitarbeitende erstellen. Gehaltsabrechungsrichtlinien definieren die Regeln für Gehaltsabrechungszyklen. Jeder Zyklus generiert einen Export relevanter Mitarbeitenden-, Gehalts- und Abwesenheitsdaten, die mit Deinem Gehaltsabrechungsanbieter synchronisiert werden können, um Deine Mitarbeitende zu bezahlen.

Inhaltsverzeichnis

Grundlagen
Zeitplanung
Export: Mitarbeitendendaten
Export: Gehalt und Abwesenheiten

Richtlinie erstellen

Um eine Richtlinie zu erstellen, navigieren Sie zu „Gehaltsabrechnung“ > „Richtlinien“ > „Aktionen“ > „Neue Richtlinie“.

Grundlagen

Innerhalb der Richtlinie kannst Du einen Namen und eine Beschreibung der spezifischen Richtlinienregeln festlegen. Verschiedene Richtlinien können sich auf unterschiedliche Vertragsarten (z. B. befristet, Vollzeit, usw.) beziehen, um sicherzustellen, dass spezifische Regeln in der Gehaltsabrechung für jede Vertragsart eingehalten werden.

Zeitplanung

• Zyklusfrequenz auswählen: Die Zyklusfrequenz definiert, wie oft Deine Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Beispielsweise wird ein Mitarbeitender, der einem monatlichen Gehaltsabrechnungszyklus zugeordnet ist, einmal im Monat bezahlt. Mitarbeitendenprofile sollten die richtige Zahlungsfrequenz haben, welche der zugewiesenen Gehaltsabrechungsrichtlinie entspricht.
• Datumsauswahl: Admins können ein Datum auswählen, an dem der Zyklus beginnt. Das Startdatum des Zyklus ist der erste Tag des Zahlungszyklus, an dem der neue Zyklus erstellt wird.

• Enddatum des Zyklus: Das Enddatum des Zyklus wird basierend auf dem Startdatum des Zyklus und der zuvor ausgewählten Zyklusfrequenz automatisch hinzugefügt (monatlich, usw.).

  Bitte beachten: Die Daten 29-31 können im Datumswähler nicht ausgewählt werden, da diese Daten nicht jeden Monat konsistent auftreten.

  Bitte beachten: In Deutschland sind nur Kalendermonats-Gehaltsabrechnungs-Zyklen zulässig, und Richtlinien sollten mit diesem Aspekt im Hinterkopf erstellt werden, um mit DATEV und deutschen Standards übereinzustimmen.

• Review-Tag: Sendet eine Benachrichtigung an alle Gehaltsabrechungs-Admins am Review-Tag. Der Review-Tag sollte am oder vor dem Genehmigungsdatum liegen. Gib eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Enddatum des Zyklus ein, um den Zyklus zu überprüfen.
• Genehmigungstag: Sendet eine Benachrichtigung an alle Gehaltsabrechungs-Admins am Genehmigungstag. Der Genehmigungstag sollte am oder nach dem Review-Tag und am oder vor dem Enddatum des Zyklus liegen. Gib eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Enddatum des Zyklus ein, um den Zyklus zu genehmigen.

• Prorationsberechnung: Relevant für Änderungen während des Monats (z. B. Eintritt oder Austritt eines Mitarbeitenden nach dem ersten Tag des Monats). Du müsstest definieren, ob die anteilige Gehaltsberechnung auf einem 30-Tage-Monat oder allen Tagen des Monats basieren soll, über das Dropdown-Menü.

  Bitte beachten: Wenn Du unsicher bist, welche Prorationsmethode verwendet werden soll, wende Dich bitte an Deinen Buchhalter.

• Zeiterfassung mit Gehaltsabrechnung verbinden: Für Stundenlohnarbeitende basiert die Gehaltsabrechnung auf genehmigten Stunden, die im Zeiterfassungsmodul erfasst wurden. Es werden nur die Stunden berücksichtigt, die bis zum Stichtag des Gehaltsabrechnungszyklus genehmigt wurden. Wenn Stunden nicht rechtzeitig erfasst oder genehmigt werden, werden sie automatisch in den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus übernommen.

  Um diesen Prozess zu optimieren, empfehlen wir:

  • Zeiterfassungsrichtlinien mit Gehaltsabrechungsrichtlinien abzugleichen.
  • Die gleiche Zeiterfassungsfrequenz wie der Gehaltsabrechnungszeitraum für Stundenlohnarbeitende zu verwenden.
  • Sicherzustellen, dass die Startdaten der Zeiterfassung mit dem Gehaltsabrechnungszeitraum übereinstimmen, um eine genaue Abstimmung zu gewährleisten.

  Bitte beachten: Viele Unternehmen verwenden einen „nachlaufenden Gehaltsabrechnungszeitraum“ für Stundenlohnarbeitende, um sicherzustellen, dass alle Stunden vor der Gehaltsabrechnung genehmigt werden können.

Export: Mitarbeitendendaten

Der Gehaltsabrechnungsexport enthält bestimmte Attribute für jede Mitarbeitende.

Die standardmäßig enthaltenen Attribute sind:

• Vorname
• Nachname
• IBAN
• BIC
• Abweichender Kontoinhaber
• Primärer oder sekundärer Arbeitgeber
• Name der Krankenversicherung
• Art der Krankenversicherung
• Steuerpflichtige Kirchenzugehörigkeit
• Familienstand
• Sozialversicherungsnummer
• Steueridentifikationsnummer
• Einkommenssteuerklasse
• Geburtsdatum
• Adresse (Straße und Hausnummer)
• Adresse (Postleitzahl)
• Adresse (Stadt)
• Adresse (Land)
• Kündigungsdatum
• Jobtitel
• Wöchentliche Stunden
• Eintrittsdatum

Admins können Attribute hinzufügen oder löschen, die sie in den Gehaltsabrechnungsexport aufnehmen möchten. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicke auf „Neues Attribut“ und wähle ein Attribut aus, das in den Export aufgenommen werden soll. Du kannst auch einen benutzerdefinierten Namen für alle aufgenommenen Attribute angeben, der ebenfalls im Export des Gehaltsabrechnungszyklus enthalten sein wird.

Alle den Nutzenden zugewiesenen Attribute sowie benutzerdefinierte Attribute können in den Export der Gehaltsabrechnungsrichtlinie aufgenommen werden.

Export: Gehalt und Abwesenheiten

Die folgenden Eigenschaften sind standardmäßig im Export enthalten und können nicht entfernt werden:

• Gehaltsart
• Grundgehalt
• Stundenlohn
• Vergütungszeit (h)
• Gearbeitete Stunden

• Bezahlte Abwesenheiten (h)

  Hinweis: Alle den Nutzenden in dieser Gehaltsabrechnungsrichtlinie zugewiesenen Vergütungsarten werden ebenfalls automatisch im Dashboard des Gehaltsabrechnungszyklus und im Export enthalten sein.

Alle genehmigten Abwesenheiten für jeden bezahlten Abwesenheitstyp, der mit den Richtlinien erfasst wurde, werden in die Gehaltsabrechnungsexporte aufgenommen. Du kannst die spezifischen Abwesenheitsrichtlinien, die im Export enthalten sein sollen, im Dropdown-Menü auswählen.

Sobald alle relevanten Informationen enthalten sind, kannst Du auf „Speichern“ klicken, um die Richtlinie als Entwurf zu speichern, oder Du kannst auf „Aktivieren“ klicken, um die Richtlinie live zu schalten.

Wenn Du weitere Informationen darüber benötigst, wie eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie zugewiesen wird, findest Du den entsprechenden Artikel hier.