Workflows erstellen

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Workflow-Builder?
• Einen neuen Workflow erstellen
• Workflow-Einstellungen bearbeiten
• Deinen Workflow auf der Übersicht erstellen
• Schritte hinzufügen und bearbeiten
• Zeitbereiche verwalten
• Bedingte Workflow-Schritte
• Nutzende manuell in einen Workflow aufnehmen

Was ist ein Workflow-Builder?

• Onboarding und Pre-Boarding
• Reboarding von Mitarbeitenden nach längerer Abwesenheit
• Prozesse basierend auf Führungskraft- oder Level-Änderungen automatisieren
• Umzug von Mitarbeitenden
• und viele andere Ereignisse und Daten

Einen neuen Workflow erstellen

• Titel: Gib deinem Workflow einen Titel, der die Art des automatisierten Prozesses erfasst. Zum Beispiel: 'Geburtstagsfeier'. Bitte beachten: Der Workflow-Titel wird Nutzenden in allen Aufgaben, die vom Workflow erstellt werden, angezeigt.
• Kategorie: Weise deinem Workflow eine Kategorie zu. Alle deine Kategorien werden in einer klassifizierten Reihenfolge angezeigt.
• Trigger: Wähle aus, was diesen Workflow aktivieren soll:

1. Manuelle Anmeldung - Schritte gelten nur für Mitarbeitende, die manuell in das Dashboard dieses Workflows aufgenommen werden. Bitte beachten: Eine manuelle Anmeldung ist zusätzlich immer möglich, wenn der Workflow automatisch durch einen anderen Trigger ausgelöst wird.
2. Selbstständige Anmeldung - ermöglicht es Mitarbeitenden und Führungskräften, Workflows direkt zu initiieren, ohne dass Admin-Beteiligung erforderlich ist. Bitte beachten: Dies ist nur für Nutzende relevant, die Leapsome als ihr HRIS verwenden.

• Mitarbeitende selbst
• Führungskraft der Mitarbeitenden
• Indirekte Führungskräfte der Mitarbeitenden
• HRBP der Mitarbeitenden

• Ihr Profil oder Teammitglieder-Profile, indem sie auf die 3 vertikalen Punkte klicken > Option 'Am Workflow teilnehmen' auswählen

3. Ereignis - Wähle die Art des Ereignisses aus, durch das dieser Workflow ausgelöst wird. Einige Event-Kategorien sind:

• Mitarbeitenden Ereignisse
• Abwesenheiten Ereignisse
• Review Ereignisse
• Feedback Ereignisse
• Lernen Ereignisse
• Ziel Ereignisse
• Formular Ereignisse

4. Bezogen auf ein Datum - Richte ein beliebiges Mitarbeitenden-Datumsattribut ein, das du in Leapsome hast:

• Wähle ein Datumsattribut aus (Startdatum, Kündigungsdatum, Kündigungsfristdatum usw.)
• Wähle aus, ob sich dies am Jahrestag des Datums wiederholt oder nicht wiederholt

5. Webhook - Wenn die Webanfrage empfangen wird, werden Nutzende mit den angegebenen E-Mail-Adressen, die auch Mitglieder der Zielgruppe sind, in den Workflow aufgenommen.

• Datumsbasierte Trigger generieren Zeitbereiche für "vor", "am" und "nach" dem Trigger
• Event-basierte, Webhook-, manuelle und Self-Service-Enrollment-Trigger generieren Zeitbereiche für "am" und "nach" dem Trigger

Workflow-Einstellungen bearbeiten

1. Öffne den Workflow
2. Klicke auf 'Bearbeiten'
3. Klicke auf 'Workflow settings' auf der Übersicht (Zahnrad-Symbol)
4. Passe eine der fünf konfigurierbaren Einstellungen an:

• Titel
• Beschreibung
• Kategorie
• Auslöser basiert auf
• Ereignis

5. Klicke auf 'Save changes', um die Änderungen anzuwenden

Deinen Workflow in der Übersicht (Canvas) erstellen

• Zeitbereiche: Jede Spalte repräsentiert einen bestimmten Zeitpunkt relativ zu deinem Trigger-Datum (z.B. "7 Tage vor Startdatum", "Am Startdatum", "14 Tage nach Startdatum").
• Schritt-Karten: Innerhalb jedes Zeitbereichs siehst du einzelne Schritt-Karten, die das Schritt-Typ-Icon und den Schritt-Namen anzeigen.
• Schritt-Sequenzen: Wenn Schritte so konfiguriert sind, dass sie sequenziell ablaufen (wobei ein Schritt abgeschlossen sein muss, bevor der nächste beginnt), erscheinen sie gruppiert in einem Container mit "dann"-Indikatoren dazwischen, um die Abhängigkeitsbeziehung zu verdeutlichen.

Navigation auf der Übersicht

• Zoom-Steuerung - Verwende die Zoom-In-(+)- und Zoom-Out-(-)-Schaltflächen, um deine Ansicht des Workflow-Übersicht anzupassen. Dein Zoom-Level wird beibehalten, während du verschiedene Teile der Übersicht erkundest.
• Zurück-zur-Mitte-Schaltfläche - Klicke auf die Schaltfläche 'Zurück zur Mitte', um automatisch herauszuzoomen und alle Zeitbereiche in deinem Workflow zu rahmen, was dir einen vollständigen Überblick gibt. Dies ist besonders hilfreich, wenn du hineingezoomt hast, um bestimmte Details zu untersuchen, und zur vollständigen Ansicht zurückkehren möchtest.
• Ziehen zur Navigation - Du kannst die Übersicht in alle Richtungen ziehen, um deinen Workflow zu erkunden.

Schritte hinzufügen und bearbeiten

1. Klicke auf 'Schritt hinzufügen' unterhalb bestehender Schritte in einem Zeitbereich
2. Wähle einen Schritt-Typ aus dem Dropdown-Menü
3. Der Schritt wird zur Übersicht hinzugefügt
4. Klicke auf die Schritt-Karte, um die Konfigurationen des Schritts zu öffnen und nach Wunsch anzupassen

1. Klicke auf eine beliebige Schritt-Karte in der Übersicht
2. Ein Fenster auf der rechten Seite öffnet sich mit allen Schritt-Konfigurationsfeldern
3. Nimm deine Änderungen vor und klicke auf 'Schritt speichern'

• Bearbeiten
• Duplikat
• Löschen

Du kannst im Workflow-Editor bis zu 20 kürzliche Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen. Nutze dazu entweder die Schaltflächen in der Toolbar oder die Tastenkürzel Cmd / Strg + Z (rückgängig machen) und Cmd / Strg + Umschalt + Z bzw. Strg + Y (wiederherstellen). So kannst du versehentliche Änderungen wie einen gelöschten Schritt oder eine unbeabsichtigte Bearbeitung schnell korrigieren, ohne sie manuell neu erstellen zu müssen. Bitte beachte: Eine neue Bearbeitung nach dem Rückgängigmachen löscht den Verlauf der wiederherstellbaren Änderungen, und alle geöffneten Drawer werden beim Anwenden von Rückgängig oder Wiederherstellen geschlossen.

Schritt-Sequenzen erstellen

1. Klicke auf '+ Sequenziellen Schritt hinzufügen' innerhalb dieses Schritts
2. Wähle deinen Schritt-Typ aus
3. Konfiguriere die Schritt-Einstellungen

• Ziehe ganze Schritt-Sequenz-Blöcke per Drag-and-Drop an eine andere Position
• Füge Verzögerungsschritte innerhalb von Sequenzen hinzu, indem du auf '+ Sequenziellen Schritt hinzufügen' > 'Verzögerung' klickst
• Bearbeite das Sequenz-Timing, indem du oben rechts in der Sequenz auf 'Bearbeiten' klickst
• Breche Sequenzen auf, indem du Schritte an parallele Positionen innerhalb desselben oder eines anderen Zeitbereichs ziehst

Zeitbereiche verwalten

Bedingte Workflow-Schritte

1. Wähle 'Bedingungen hinzufügen' beim relevanten Schritt aus
2. Wähle die relevanten Nutzenden, Teams usw. aus, die ein- oder ausgeschlossen werden sollen
3. Speichere die Bedingung

• Beispiel 1: Datumsbasierte Trigger Wenn dein Workflow relativ zu einem Startdatum ausgelöst wird, kannst du einen Schritt so konfigurieren, dass er nur an einem bestimmten Jahrestag dieses Datums startet.
• Beispiel 2: Dokumentaktualisierungs-Trigger Wenn das Trigger-Event die Aktualisierung eines Mitarbeitendendokuments ist, kannst du die Dokumentkategorie in den Bedingungen angeben.

Nutzende manuell in einen Workflow aufnehmen

• Über Workflow-Einstellungen: Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Workflows' > wähle einen Workflow aus > '+ Nutzer anmelden'
• In großen Mengen über die Mitarbeitendenliste: Navigiere zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende & Teams' > wähle die Nutzenden aus > 'In den Workflow einschreiben' > wähle die Workflow-Konfiguration und das Gültigkeitsdatum aus
• Über das Profil einer einzelnen Person: Klicke auf die '...'-Schaltfläche im Nutzerprofil >'Am Workflow teilnehmen' > wähle die Workflow-Konfiguration und das Gültigkeitsdatum aus

• Der Workflow-Status muss 'Aktiv' sein, um verwendet werden zu können
• Die Einschreibungs-Einstellungen bestimmen, wer in einen Workflow aufgenommen wird. Empfangende / Task-Eigentümer, die innerhalb der Schritte ausgewählt werden, sind die Nutzenden, die über die Schritte / Aktionen benachrichtigt werden