Workflows erstellen

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Workflow-Builder?
Grundlagen
Schritte
Was passiert, wenn ein Workflow ausgelöst wird?

Was ist ein Workflow-Builder?

Leapsomes Workflow-Builder ermöglicht es dir, viele Aktionen zu automatisieren, wie zum Beispiel:

• Onboarding und Preboarding
• Reboarding von Mitarbeitenden nach einer längeren Abwesenheit
• Automatisierung von Prozessen basierend auf Änderungen der Führungskraft oder der Ebene
• Umzug von Mitarbeitenden
• und viele weitere Ereignisse und Termine

Mit dem Erstellen von personalisierbaren Workflows werden all diese Aktionen ermöglicht. Die Schritte umfassen das Versenden von Benachrichtigungen und Aufgaben an Mitarbeitende und andere Beteiligte, das Aktualisieren von Daten, das Festlegen von Nutzenden-Attributen und mehr.

Um mit dem Erstellen eines Workflows zu beginnen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Automatisierungen“ > „Workflows“ > „+ Neue Workflow erstellen“.

Du kannst entscheiden, ob du den Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine der Best-Practice-Vorlagen verwenden möchtest, die ebenfalls anpassbar sind.

Grundlagen

Im Reiter „Grundlagen“ definierst du, um welche Art von Workflow es sich handelt und was die Auslöser sind:

• Titel – Dies ist ein Pflichtfeld. Gib deinem Workflow einen Titel, der die Art des automatisierten Prozesses beschreibt, um den es in diesem Workflow geht. Zum Beispiel: „Geburtstagsfeier“. Bitte beachten: Der Workflow-Titel wird für Nutzende in allen durch den Workflow erstellten Aufgaben sichtbar sein.
• Beschreibung – optional. Nutze dieses Feld, um eine Beschreibung hinzuzufügen, die mehr Kontext zum Workflow liefert.
• Kategorie – Dies ist ein Pflichtfeld. Stelle sicher, dass dein Workflow einer Kategorie zugewiesen wird. Alle deine Kategorien werden in einer geordneten Reihenfolge angezeigt.

Im Abschnitt Auslöser konfigurierst du den Workflow-Prozess und seine Auslöser. Im Drop-down-Menü „Auslöser basiert auf“ wählst du aus, ob dieser Workflow durch ein bestimmtes Ereignis, eine manuelle Anmeldung oder relativ zu einem Datum ausgelöst wird.

1) Wenn die Option „Manuelle Anmeldung“ ausgewählt wird, bedeutet dies, dass die Schritte dieses Workflows nur für Mitarbeitende gelten, die manuell in das Dashboard dieses Workflows aufgenommen werden. Bitte beachten: Eine manuelle Anmeldung ist immer zusätzlich möglich, auch wenn der Workflow automatisch durch einen anderen Auslöser gestartet wurde.

2) Wenn die Option „Ereignis“ ausgewählt wird, erscheint ein neues Feld namens „Ereignis“. Im Drop-down-Menü „Ereignis“ wählst du die Art des Ereignisses aus, durch das dieser Workflow ausgelöst wird. Die verfügbaren Optionen sind:

• Mitarbeitende erstellt
• Mitarbeitende aktualisiert. Wenn du diese Option auswählst, öffnet sich ein neues Feld, in dem du auswählen kannst, welches Attribut aktualisiert werden muss, damit der Workflow ausgelöst wird. Beispiel: Du könntest ein Attribut „Teams“ auswählen – das bedeutet, dass jedes Mal, wenn das Attribut „Team“ für die jeweiligen Mitarbeitenden aktualisiert wird, sie (basierend auf der „Zielgruppe“) in diesen Workflow aufgenommen werden.
• Dokument von Mitarbeitenden hochgeladen. Wenn du diese Option auswählst, öffnet sich ein neues Feld, in dem du die Dokumentenkategorie auswählen kannst. So kannst du die Art der Dokumente eingrenzen, die für den Auslöser verwendet werden, z. B. ist die Dokumentenkategorie „Zahlungsdetails“. Das bedeutet, dass der Workflow nur ausgelöst wird, wenn Mitarbeitende ein Dokument hochladen, das in die Kategorie „Zahlungsdetails“ fällt. Hierzu zählen auch massenhaft hochgeladene Dokumente.
• Abwesenheitsanfrage von Mitarbeitenden erstellt
• Abwesenheitsanfrage des Mitarbeiters aktualisiert
• Kommentar in Umfrage erstellt
• Lernpfad abgeschlossen
• Sofortiges Feedback nicht gegeben. Du kannst einen "Rückblickzeitraum (Tage)" auswählen, in dem das System prüft, ob Nutzende kein Feedback gegeben haben, um ihre Einschreibung auszulösen.
• Kein sofortiges Feedback erhalten. Du kannst einen "Rückblickzeitraum (Tage)" auswählen, in dem das System prüft, ob Nutzende Feedback erhalten haben, um ihre Einschreibung auszulösen.
• Kein Instant-Feedback angefordert. Du kannst einen "Rückblickzeitraum (Tage)" auswählen, in dem das System prüft, ob Nutzende kein Feedback angefordert haben, um ihre Einschreibung auszulösen.
• Kein Lob gegeben. Du kannst einen "Rückblickzeitraum (Tage)" auswählen, in dem das System prüft, ob Nutzende keine Anerkennung gegeben haben, um ihre Einschreibung auszulösen.
• Kein Lob erhalten. Du kannst einen "Rückblickzeitraum (Tage)" auswählen, in dem das System prüft, ob Nutzende keine Anerkennung erhalten haben, um ihre Einschreibung auszulösen.
• Individuelles Ziel erstellt
• Individuelles Ziel nicht erstellt
• Fortschritt des individuellen Ziels aktualisiert
• Fortschritt des individuellen Ziels nicht aktualisiert

3) Wenn die Option „Relativ zu einem Datum“ gewählt wird, erscheinen mehrere neue Felder, die es dir ermöglichen, jedes Mitarbeitenden-Datum-Attribut einzurichten, das du in     Leapsome hast.

• Relativ zu einem Datum – Du kannst hier ein Datumsattribut auswählen, das auf die Profile deiner Mitarbeitenden angewendet werden kann. Jedes Mitarbeiterattribut, das ein Datumsfeld ist, kann als Auslöserdatum ausgewählt werden (z. B. Startdatum, Kündigungsdatum, Benachrichtigungsdatum usw.). Du kannst auch ein festes Datum auswählen, wenn du möchtest, dass dieses Workflow an einem bestimmten Datum für eingeschriebene Nutzende ausgelöst wird. Wenn du „festes Datum“ als Typ auswählst, kannst du anschließend das entsprechende zukünftige Datum auswählen.
• Einmalig oder jährlich – wähle, ob dieser Workflow nur einmal relativ zum ausgewählten Datum stattfindet oder ob er jährlich am Jahrestag des Datums ausgelöst wird.
  
  Bitte beachten: Du kannst im Abschnitt „Schritte“ entscheiden, wann die Schritte basierend auf diesem Datum ausgelöst werden sollen.

Wenn "Relativ zum Datum" als Auslöseereignis ausgewählt wird und es sich nicht wiederholt, gibt es eine Option, ein verspätetes Anmeldefenster zu aktivieren, in dem Mitarbeitende, deren Daten später als das angegebene Fenster hinzugefügt wurden, trotzdem automatisch in den Workflow eingeschrieben werden. Du kannst entscheiden, ob diese verspäteten Teilnehmenden überfällige Schritte auslösen oder überspringen.

4) Bei der Option „Webhook“ – wenn die Webanfrage eingeht, werden Nutzende mit den bereitgestellten E-Mail-Adressen, die auch Mitglieder der Zielgruppe sind, im Workflow angemeldet. 

Zielgruppe

Hier legst du fest, ob dieser Workflow für alle deine Mitarbeitenden oder nur für eine ausgewählte Gruppe gilt. Diese Gruppe definiert, wer in den Workflow eingeschrieben wird. Die Empfänger, die über bestimmte Schritte benachrichtigt werden, werden im Abschnitt „Schritte“ eingeschlossen.

Schritte

Im Tab 'Schritte' richtest du Aktionen ein, die ausgeführt werden, sobald Mitarbeitende den Workflow basierend auf dem definierten Datum oder Ereignis auslösen. Die Schritttypen sind nach Kategorien gruppiert, und verfügbare Schritttypen sind:

• Checkliste - dieser Schritt ermöglicht es, eine oder mehrere einzelne Aufgaben zu erstellen. Du kannst die Aufgabe unter 'Aufgabenbeschreibung' definieren und die Aufgabe bei Bedarf mit einem URL-Link verknüpfen. Du kannst mehrere Aufgaben innerhalb des Schritts 'Checkliste' erstellen. Beispielsweise erstellst du möglicherweise einen Onboarding-Workflow. Ein Checklisten-Schritt kann Aufgaben enthalten wie: 'Adresse von privat auf Arbeit aktualisieren' und direkt danach 'Zu Team-Meetings einladen' usw. Aufgaben werden dann relevanten Nutzenden auf ihrem Home-Dashboard angezeigt.
• Benachrichtigung senden - ausgewählte Empfangende erhalten eine personalisierte Benachrichtigung per E-Mail und in der App, sobald der Workflow ausgelöst wird. Diese Benachrichtigung wird an Mitarbeitende mit den Status 'Aktiv' und 'Eingeladen, nicht aktiv' gesendet. Sie kann auch an Mitarbeitende mit dem Status 'Neu, nicht eingeladen' gesendet werden, z.B. um neuen Mitarbeitenden Informationen vor ihrem ersten Arbeitstag zu senden.
  • Bitte beachten: Wenn keine Nutzenden mit den im Empfängerfilter definierten Nutzenden übereinstimmen, wird der Schritt übersprungen.
• Nutzerattribut(e) festlegen - sendet eine Leapsome-Aufgabe an die Aufgabenverantwortlichen, um die ausgewählten Nutzerattribute auszufüllen. Diese Aufgabe wird nur gesendet, wenn die Attribute noch nicht ausgefüllt sind. Die Aufgabe kann übersprungen werden oder, falls als erforderlich markiert, wird sie als abgeschlossen markiert, sobald das Attribut ausgefüllt ist. Eingeschriebene Nutzende können den Workflow-Schritt nicht abschließen, es sei denn, Pflichtattribute sind ausgefüllt. Du kannst mehrere Attribute auswählen, die innerhalb des Schritts aktualisiert werden sollen. Du kannst deine Attribute verwalten, überwachen und ändern, indem du zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Attribute und Profilbereiche' navigierst. Du kannst auch die Verantwortlichen für diese Aufgabe festlegen. Bitte beachten: Die Aufgabenverantwortlichen können nur Attribute aktualisieren, für die sie Lese- und Schreibzugriff haben. Die Angabe von Aufgabenverantwortlichen, die diesen Zugriff für eingeschriebene Nutzende nicht haben, kann dazu führen, dass dieser Schritt nicht abgeschlossen werden kann. Du kannst die Option aktivieren, den Schritt zu überspringen, wenn alle angegebenen Attribute bereits Werte haben, oder die Option deaktivieren, wenn der Schritt dennoch in der Aufgabenliste angezeigt werden soll, damit Nutzende die Werte aktualisieren können. Zuletzt kannst du wählen, ob dieser Schritt erforderlich oder optional ist.
• Dokument hochladen - wähle in diesem Schritt die Dokumentenkategorie und die Dokumentenbeschreibung aus, auf deren Grundlage die ausgewählten Empfangenden handeln müssen. Du kannst optional eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen, um Nutzenden zu helfen zu wissen, welche Datei hochgeladen werden soll. Dieser Schritt gilt als abgeschlossen, sobald ein neues Dokument in der zugewiesenen Kategorie hochgeladen wurde.
• Dokument für eingeschriebene Nutzende erstellen - dieser Schritt erstellt ein Dokument für Nutzende im Tab 'Dokumente' ihres Profils. Das Dokument kann entweder einfach sein oder einen E-Signatur-Prozess enthalten. Wenn Variablen oder Unterzeichnende fehlen, erhalten Admins eine Benachrichtigung, dass das Dokument für die jeweiligen Nutzenden nicht erstellt werden konnte und dass sie die Dokumenterstellung manuell auslösen müssen. Du kannst auch erzwingen, dass auf alle Signaturen gewartet wird, bevor der Workflow fortgesetzt wird - dies bedeutet, dass der Workflow pausiert wird, bis das E-Signatur-Dokument von allen relevanten Parteien unterzeichnet wurde. Ein Workflow-Status zeigt 'Blockiert' an, wenn:
  • Die unterzeichnende Person die Signatur ablehnt
  • Der Prozess zur Erstellung des Dokuments aufgrund fehlender Attribute fehlgeschlagen ist oder die Vorlage keine Filter für die erforderlichen Unterzeichnenden enthielt
• In Lernpfad einschreiben - Wenn du diesen Schritt auswählst, hast du die Möglichkeit, einen aktiven, einmaligen Lernpfad aus einem Dropdown-Menü auszuwählen, um Nutzende darin einzuschreiben. Bitte beachten: Wiederkehrende Lernpfade können nicht über diesen Workflow-Schritt ausgewählt werden.
• In Umfrage einschreiben - In den Umfrage-Zeiteinstellungen gibt es eine Option, eine Umfrage so einzustellen, dass sie dynamisch basierend auf einem Workflow gestartet wird. Für Umfragen mit dieser aktivierten Zeiteinstellung wird eine Person, die in einem Workflow mit dem Schritt 'In Umfrage einschreiben' eingeschrieben ist und diesen Schritt erreicht, dynamisch zur Umfrage hinzugefügt. Dies ist besonders nützlich für Onboarding- / Offboarding-Prozesse.
• Einladungs-E-Mail für Pre-Boarding-Paket senden
• Leapsome-Einladungs-E-Mail senden - bitte beachte, dass dieser Schritt übersprungen wird, wenn Nutzende bereits eine Einladung zu Leapsome akzeptiert und ein Account erstellt haben.
• Webhook aufrufen - wenn dieser Schritt erreicht wird, wird ein Webhook-Aufruf gemäß dem Schema (das in der Plattform beim Erstellen eines Schritts angezeigt wird) durchgeführt.
• Account in Entra ID erstellen / aktualisieren - Wenn die Integration eingerichtet ist, kann dieser Workflow-Schritt Informationen von Leapsome an Entra ID über Kombo übertragen, um die Nutzerinformationen zu aktualisieren, wenn er in Kombination mit dem Auslöseereignis 'Mitarbeitende aktualisiert' verwendet wird. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.
• Nachricht in Slack posten - Wenn eine Slack-Integration aktiviert ist, kannst du einen Beitrag erstellen, der direkt in einem bestimmten Kanal in Slack (öffentlich oder privat) gepostet wird.
• Kalenderereignis erstellen - Wenn ausgelöst, wird ein Ereignis direkt im verbundenen Google- oder Outlook-Kalender der Nutzenden erstellt.
• Auf Webhook-Aufruf warten - der Workflow wird bei diesem Schritt pausiert, bis der Webhook-Aufruf empfangen wird.
• Verzögerung - erzwingt eine Pause für eine bestimmte Anzahl von Tagen zwischen Schritten. Im Allgemeinen sind Workflows sequenziell und immer in Bezug auf den vorherigen Schritt. Wenn du jedoch möchtest, dass die einzelnen Schritte auch relativ zum Auslösedatum sind, kannst du dies tun, indem du einen separaten Workflow erstellst.
• Profilbild hochladen

- Erforderlich — es gibt keine Option zum Überspringen, es muss erledigt werden und die Aufgabe bleibt im Aufgaben-Dashboard, bis sie erledigt ist. - Nicht als erforderlich markiert — es gibt eine Option, die Aufgabe zu überspringen, und dann verschwindet sie aus der Liste der offenen Aufgaben (diese Aufgaben werden in den kürzlich abgeschlossenen angezeigt, auch wenn sie nicht abgeschlossen wurden).

Mehrere Schritte können innerhalb eines Workflows erstellt werden.

Bitte beachte:

• Der Workflow-Status muss auf „Aktiv“ stehen, damit er genutzt werden kann.
• Zielgruppen bestehen aus den Nutzenden, die in einem Workflow eingeschrieben sind. Empfänger, die innerhalb der Schritte des Workflows ausgewählt werden, sind die Personen, die über die Schritte/Aktionen benachrichtigt werden. Zum Beispiel könntest du einen Workflow einrichten, um eine Benachrichtigung an die Führungskraft einer eingeschriebenen Person zu senden, wenn diese Person Geburtstag hat. Innerhalb des Abschnitts „Schritte“ würdest du dann den Dynamischen Filter: Führungskraft der eingeschriebenen Person auswählen, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte über die Geburtstage ihrer direkten Mitarbeitenden informiert werden.

Bedingte Workflow-Schritte

Du kannst auch wählen, ob bestimmte Schritte für bestimmte Gruppen von Nutzenden bedingt sind, um eingeschlossen oder ausgeschlossen zu werden. Wähle einfach "Bedingungen hinzufügen" zu den relevanten Schritten im Workflow und wähle die relevanten Nutzenden, Teams usw. aus, die in den Workflow-Schritt eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen. Wenn die eingeschriebenen Nutzenden die Einschlusskriterien erfüllen, werden sie in den Schritt des Workflows eingeschlossen, andernfalls wird dieser Schritt übersprungen und sie setzen mit den anderen Schritten im Workflow fort, die für sie relevant sind.

Sequenzielle und nicht-sequenzielle Schritte

Du könntest es notwendig finden, Schritte zu haben, die dynamisch basierend auf der Vollendung des vorherigen Schrittes ausgelöst werden. In diesem Fall sind sequenzielle Schritte nützlich. Um einen sequenziellen Schritt zu erstellen, was bedeutet, dass der folgende Schritt nur stattfindet, sobald der vorherige abgeschlossen ist, erweitere den Schritt und klicke "+neuer sequenzieller Schritt" innerhalb dieses Schrittes. Dies würde eine Sequenz erstellen.

Wenn du verschiedene Schritte in einem Workflow hast, die nicht notwendigerweise mit der Vollendung eines vorherigen Schrittes verknüpft sind, kannst du einfach einen neuen Schritt erstellen. Dann hast du die Option, ein Auslöse-Timing für diesen bestimmten Schritt auszuwählen.

Manuelle Anmeldung von Nutzenden in einem Workflow

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du Nutzende manuell in einen Workflow aufnehmen kannst.

Du kannst Nutzende manuell über die Workflow-Einstellungen anmelden. Navigiere zu Einstellungen > Automatisierungen > Workflows > wähle einen Workflow aus > '+Nutzende anmelden'

Du kannst Nutzende in großen Mengen über die Liste der Mitarbeitenden anmelden, indem du zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende“ navigierst > die Nutzenden auswählst, die du in einen Workflow aufnehmen möchtest > In Workflow aufnehmen > die Workflow-Konfiguration auswählst, in die du die Nutzenden aufnehmen möchtest, sowie das effektive Triggerdatum festlegst.

Außerdem kannst du dies über das individuelle Profil einer Person tun, indem du auf die Schaltfläche „...“ im Profil klickst > in Workflow aufnehmen > die Workflow-Konfiguration auswählst, in die die Nutzenden aufgenommen werden sollen, sowie das effektive Triggerdatum festlegst.

Was passiert, wenn ein Workflow ausgelöst wird?

Wenn ein Workflow ausgelöst wird, werden die entsprechenden Aktionen ausgeführt, wie sie in der Workflow-Konfiguration definiert sind. Zum Beispiel können wir bei einem Workflow zur „Geburtstagsfeier“ Schritte hinzufügen, etwa: „Benachrichtigung senden“ und einen datumsbasierten Auslöser für den Geburtstag von Mitarbeitenden auswählen. Wenn das Leapsome-System einen bevorstehenden Geburtstag von Mitarbeitenden erkennt, wird es den bestehenden Workflow scannen und den festgelegten Richtlinien folgen. Abgeschlossene Workflow-Schritte werden unter den eingeschriebenen Nutzenden im Workflow aufgeführt, um ein Audit-Log zu verwalten.

Bitte beachten: Schritte können in einem Workflow übersprungen werden. Einmal übersprungene Schritte können jedoch nicht erneut für die betroffenen Teilnehmenden ausgelöst werden.