So lädst du Dateien in Masse zu Mitarbeitenden-Profilen mit Dokumentenordnern hoch
Das Massen-Hochladen von Dateien zu Mitarbeitenden-Profilen mit Dokumentenordnern ermöglicht es dir, mehrere Dokumente effizient von deinem vorherigen System zu Leapsome zu übertragen. Diese Funktion ist besonders nützlich bei der Migration von einer anderen Plattform, wenn du vergangene Dokumente wie Reviews, Angebotsbriefe, Gehaltsabrechnungen oder Zertifikate für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig hochladen musst.
Dokumentenkategorien einrichten
Bevor du Dateien hochlädst, navigiere zu Einstellungen > Dokumente > Dokumentenkategorien, um deine Dokumentenkategorien zu überprüfen und einzurichten. Diese Kategorienamen sind entscheidend, da du deine Unterordner genau so benennen musst, wie sie in Leapsome erscheinen. Du kannst auch Sichtbarkeitseinstellungen für jede Kategorie konfigurieren, um zu kontrollieren, wer Dokumente innerhalb dieser Kategorie anzeigen, hochladen oder löschen kann.
Deine Dateien für den Upload organisieren
Um die Ordnername-Zuordnungsmethode zu verwenden, organisiere deine Dateien in der folgenden Struktur:
- Erstelle einen Hauptordner für jede mitarbeitende Person mit einer eindeutigen Kennung (Name der mitarbeitenden Person, E-Mail, Mitarbeitenden-ID oder externe ID)
- Innerhalb des Ordners jeder mitarbeitenden Person erstelle Unterordner, die genau mit deinen Dokumentenkategorienamen übereinstimmen
- Platziere die relevanten Dokumente in jeden Kategorie-Unterordner
Zum Beispiel, wenn du Dateien für eine mitarbeitende Person namens "Lori Snorlax" hochlädst, würde deine Ordnerstruktur so aussehen:
- Lori Snorlax (Hauptordner)
- Angebotsbriefe (Unterordner passend zur Dokumentenkategorie)
- Vergangene Reviews (Unterordner passend zur Dokumentenkategorie)
- Andere relevante Kategorie-Unterordner
Die Dateien hochladen
Sobald deine Dateien organisiert sind:
- Komprimiere alle Mitarbeitenden-Ordner in eine einzige Zip-Datei
- Navigiere zu Dein Unternehmen > Mitarbeitende > '...' > 'Dateien in Masse hochladen'
- Wähle 'Ordnername' als deine Zuordnungsquelle
- Wähle aus, mit welchem Attribut deine Ordnernamen beginnen oder was sie enthalten (Name der mitarbeitenden Person, E-Mail, Mitarbeitenden-ID oder externe ID)
- Aktiviere 'Unterordner zu Dokumentenkategorien zuordnen', wenn du möchtest, dass die Unterordner automatisch zu deinen Dokumentenkategorien zugeordnet werden
- Lade deine Zip-Datei hoch
Upload überprüfen und bestätigen
Nach dem Hochladen zeigt dir Leapsome, wie die Ordner zu den Nutzenden zugeordnet wurden. Du kannst diese Zuordnung überprüfen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen, bevor du den Upload bestätigst. Das System wird automatisch Dokumente in die richtigen Kategorien basierend auf deinen Unterordnernamen platzieren.
Dokumente ohne entsprechende Kategorie in Leapsome
Wenn es Dokumente innerhalb des Ordners gibt, den du hochlädst, die keiner Dokumentenkategorie zugeordnet sind, kannst du im Bestätigungsfenster die entsprechende Kategorie für die nicht zugeordneten Dokumente auswählen.
Dokumentensichtbarkeit einstellen
Während des Upload-Prozesses kannst du Dokumentensichtbarkeitseinstellungen definieren. Du kannst wählen, ob Führungskräfte und Mitarbeitende Zugang zu diesen Dateien haben sollen, was dir Kontrolle darüber gibt, wer die hochgeladenen Dokumente anzeigen kann.
Dateibeschränkungen und Anforderungen
- Maximale Dateigröße pro Zip-Datei-Upload: 2,5 GB
- Maximale Dateianzahl innerhalb einer Zip-Datei: 2.500
- Die Ordnername-Option ist nur unter Leapsomes HRIS-Funktion verfügbar
- Sonderzeichen werden unterstützt, einschließlich Umlaute, Akzente und spezielle Alphabete