Die Migration zu einer neuen HRIS-Plattform erfordert Planung und gezielte Vorbereitung, aber wir sind da, um zu helfen. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur HRIS-Migration deckt alles ab, was du berücksichtigen musst—von der Vorbereitung über die einzelnen Schritte der Datenmigration bis hin zu Best Practices für eine reibungslosen Start.
Bedenke, dass keine zwei HRIS-Plattformen gleich sind. Bei der Vorbereitung der Migration musst du möglicherweise einige Daten neu formatieren, entscheiden, wie deine Richtlinien und Dokumente organisiert werden sollen, wichtige Workflows neu erstellen und mehr.
Leapsome bietet umfangreiche Ressourcen in unserem Success Center, um dich während des gesamten Migrationsprozesses zu unterstützen. Wir möchten es dir und deinem HR-Team so einfach wie möglich machen, sich in unserem HRIS wohlzufühlen.
Plane deinen Übergang zu Leapsome's HRIS
Um dir bei der Planung deines HRIS-Migrations-Zeitplans zu helfen, berücksichtige diese drei Fragen:
- Wann endet dein aktueller Anbietervertrag?
- Wie viele Daten migrierst du?
- Wie komplex sind deine Richtlinien-Konfigurationen?
Arbeite rückwärts von deinem Vertragsende. Berücksichtige deine Unternehmensgröße (10 Mitarbeitende oder 500?), die Anzahl der Dokumente (100 oder 20.000?) und die Jahre historischer Daten (2 oder 10 Jahre?). Organisationen mit weniger Mitarbeitenden oder weniger historischen Daten benötigen möglicherweise weniger Zeit als größere, etabliertere Unternehmen. Plane entsprechend und zögere nicht, deinen bisherigen Anbieter um Unterstützung zu bitten, falls du auf Schwierigkeiten beim Zugriff auf deine Daten stößt.
Informiere deinen vorherigen Anbieter so früh wie möglich über deinen Plattformwechsel. Das macht es einfacher, Unterstützung beim Download deiner Daten zu erhalten und stellt sicher, dass du ausreichend Zeit hast, den Prozess abzuschließen.
Lade deine Unternehmensdaten von deinem bisherigen HRIS herunter
Das Herunterladen deiner Daten ist ein entscheidender Schritt—das stellt sicher, dass du alles hast, was du brauchst, um deinen Leapsome Account einzurichten, ohne etwas Wichtiges zu verpassen.
Wenn du von Personio oder BambooHR migrierst, kannst du Mitarbeiterdaten direkt mit Leapsome synchronisieren, bevor dein Vertrag endet, was dir Zeit sparen kann. Dennoch ist es wichtig, deine Daten vorher zu sichern—das hilft dir zu überprüfen, dass alles korrekt zugeordnet ist und gibt dir ein Sicherheitsnetz, falls etwas Unerwartetes auftritt.
So beginnst du:
- Informiere deinen aktuellen Anbieter und frage nach Offboarding-Unterstützung.
- Aktualisiere deine bestehenden Datensätze, um redundante Arbeit zu vermeiden.
- Lade Mitarbeiterdaten herunter und bereinige sie: formatiere alle Zellen als Text und entferne veraltete oder doppelte Einträge.
- Lade Mitarbeiter- und Unternehmensdokumente herunter, die in deinem HRIS gespeichert sind.
- Exportiere Abwesenheitsdatensätze, Richtlinien, Gehaltsabrechnungsdaten, Stundenzettel und Zeiterfassungsdatensätze.
- Dokumentiere Workflows, auf die du später zurückgreifen möchtest.
Fühlst du dich überfordert oder arbeitest mit einem knappen Zeitplan? Priorisiere das Herunterladen von allem, was du möglicherweise benötigen könntest. Du musst nicht sofort alles zu Leapsome hochladen, aber es ist wichtig, es extern gespeichert zu haben, bevor dein Vertrag endet.
Bereite deinen Leapsome Account für Importe vor
Sobald deine Daten bereit sind, ist es Zeit, deinen Leapsome Account einzurichten, damit er vollständig für deine Migration vorbereitet ist. Diese Schritte stellen sicher, dass alles für einen reibungslosen Übergang vorhanden ist:
- Melde dich bei Leapsome an und weise deine Admins zu.
- Entferne Dummy-Daten, bevor du echte Nutzerdaten hinzufügst.
- Richte grundlegende Account-Einstellungen ein, einschließlich deines Logos, der Zeitzone und Sprache, und deaktiviere nicht verwendete Module.
- Erstelle personalisierbare Attribute, um sie in deinen Datenimport einzubeziehen.
-
Erstelle Dokumentkategorien für einfache Massen-Dokumentuploads.
Migriere deine Daten zu Leapsome
Wenn deine Vorbereitung abgeschlossen ist, bist du bereit, mit der Migration deiner Daten zu Leapsome zu beginnen. Denke daran, du musst nicht alles auf einmal machen—du kannst Modul für Modul arbeiten und deine Einrichtung in einem Tempo aufbauen, das für dich funktioniert.
Nutzerdaten
Sobald deine Daten bereinigt und bereit sind, folge diesem Leitfaden für den Schritt-für-Schritt-Prozess der Migration deiner Nutzerdaten. Wenn du von Personio oder BambooHR migrierst, aber deine Nutzerdaten noch nicht mit Leapsome synchronisiert hast, findest du Anweisungen hier für Personio und hier für BambooHR.
Der erste Schritt nach dem Export der Vorlage wird sein, deine Nutzerdaten neu zu formatieren, um der Datei zu entsprechen, die Leapsome lesen kann. Hier sind einige Überlegungen für einen fehlerfreien Import:
- Lass die Spaltenformatierung unverändert. Jede Änderung, wie das Löschen von Spalten oder das Entfernen von Text daraus, verursacht Fehler.
- Schalte "Einladungen zum Anmelden direkt nach der Erstellung senden" aus. Erlaube Zeit für Anpassungen vor der Einführung.
- Überprüfe auf Fehler in der Vorschau nach dem Upload deiner Vorlage.
-
Nimm Änderungen direkt in der Vorlage vor, um Duplikate zu vermeiden.
Dokumente
Leapsome macht es einfach, Dateien in großen Mengen mit vorkonfigurierten Zugriffseinstellungen hochzuladen. Du kannst diese Anweisungen befolgen, um zu beginnen, und beachte bitte die folgenden Dateigrößenbeschränkungen:
- Max. Dateigröße pro Zip-Upload: 2,5 GB
- Max. Dateien pro Zip: 2.500
Der Dokumentzugriff ist nach Kategorien organisiert. Falls du es noch nicht getan hast, konfiguriere die Sichtbarkeitseinstellungen unter Einstellungen > Dokumente > Dokumentkategorien.
Weitere Informationen dazu, wie du Dokumente in Masse für Datenmigration hochlädst, findest du in diesem Artikel.
Abwesenheiten
Das Übertragen der historischen Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass dein Team reibungslos zwischen HRIS-Plattformen wechseln kann, ohne die Urlaubserfahrung zu beeinträchtigen. Um das richtig zu machen, solltest du drei einfache Schritte befolgen:
- Erstelle Abwesenheitsrichtlinien.
- Importiere Abwesenheiten.
- Falls nötig, importiere Abwesenheitssalden.
Beginne mit einem Test mit einem Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass alles richtig aussieht, bevor du zum vollständigen Upload übergehst. Schaue hier eine Videoübersicht.
Importieren von Abwesenheiten:
- Navigiere zu Einstellungen > Excel-Importe > Art des Imports: Abwesenheiten.
- Lade die Vorlage herunter.
- Fülle das Blatt mit Abwesenheitsdaten aus (Hinweis: dieses Blatt wird wahrscheinlich Mitarbeitende mit mehreren Abwesenheiten enthalten, die verschiedenen Richtlinien zugeordnet sind).
- Formatiere alle Zellen als einfachen Text.
- Lade das Blatt zu Leapsome hoch, überprüfe auf Fehler und bestätige den Import.
Importieren von Abwesenheitssalden:
Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn du Salden manuell überschreiben musst, die falsch sind, oder wenn du das Importieren von Abwesenheiten überspringen und die korrekten Salden importieren und von dort starten möchtest.
- Navigiere zu Einstellungen > Excel-Importe > Art des Imports: Abwesenheitssalden.
- Lade die Vorlage herunter und füge Abwesenheitssalden hinzu.
-
Lade hoch und überprüfe Änderungen in Mitarbeiterprofilen.
Gehaltsabrechnung
Mit Leapsome's Massen-Import-Funktionalität kannst du sowohl aktuelle als auch historische Gehaltsdaten zusammen mit zusätzlichen Vergütungskomponenten einfach übertragen. Du kannst auch deine Gehaltsabrechnungsrichtlinien einrichten. Schaue dir diese hilfreichen Ressourcen an, die dich durch jeden Schritt führen:
- Erstellen von Gehaltsabrechnungsrichtlinien
- Importieren von Gehalts-, Bonus- und Aktiendaten
- Massen-Import von Vergütungskomponenten
Um historische Gehaltsdaten zu übertragen, füge mehrere Zeilen pro Mitarbeitenden im Gehalts-Massen-Import hinzu—eine für jedes Datum, an dem sich das Gehalt geändert hat. Das gibt dir eine detaillierte, zeitgestempelte Aufzeichnung, die du verwenden kannst, um Mitarbeiterlebenszyklen und Trends über die Zeit besser zu verstehen.
Zeiterfassung
Wenn dein Unternehmen Zeiterfassung verwendet, ist es wichtig, diese Informationen sorgfältig zu übertragen, damit dein Team die Zeit ohne Unterbrechungen weiter erfassen kann. So richtest du es ein:
- Erstelle Zeiterfassungsrichtlinien.
- Weise Richtlinien Mitarbeitenden zu unter Dein Unternehmen > Mitarbeitende.
- Importiere aktuelle Zeiterfassungsdatensätze über Einstellungen > Integrationen und Importe > Excel-Importe.
Empfehlungen:
- Importiere nur Daten für den aktuellen Zeitraum, um das Duplizieren von Genehmigungsprozessen zu vermeiden.
- Speichere vergangene Stundenzettel in Mitarbeiterprofilen mit dem Standard-Dokumentupload-Prozess.
Überlegungen:
- Erfasste Zeit wird nicht für genehmigte Stundenzettel importiert.
- Importe gelten nur für Mitarbeitende mit aktiven Zeiterfassungsrichtlinien.
- Mehrere Zeilen pro Mitarbeitenden pro Tag werden unterstützt.
Workflows
Die Migration zu einem neuen HRIS ist eine großartige Gelegenheit, deine Workflows zu überdenken. Nutze diesen Moment, um deine Prozesse zu erneuern und Verbesserungen vorzunehmen, die den aktuellen Bedürfnissen deines Teams entsprechen. Du kannst deine alten Workflows referenzieren, aber fühle dich nicht an sie gebunden—das ist deine Gelegenheit, etwas noch Besseres zu schaffen.
Hilfreiche Ressourcen:
Offboarding von deinem bisherigen HRIS
Du hast es geschafft! 🎉 Der letzte Schritt ist, dein Team sicher von deinem vorherigen System zu offboarden. Nimm dir einen Moment, um diesen Meilenstein zu feiern—du bist fast vollständig mit Leapsome eingerichtet! Stelle nun nur sicher, dass du einen klaren Zeitplan bereitstellst, wann Mitarbeitende den Zugriff verlieren werden.
Ermutige Mitarbeitende, ihre Accounts zu überprüfen und alle Dokumente herunterzuladen, die sie für persönliche Aufzeichnungen behalten möchten. Sie können diese zu ihren Leapsome-Profilen hochladen.
Mitarbeitende finden es möglicherweise hilfreich, Folgendes zu notieren:
- Erfasste Stunden
- Urlaubssalden
- Vergangene Gehaltsabrechnungen
- Wichtige im System gespeicherte Dokumente
Ermutige Mitarbeitende, aktiv am Übergang teilzunehmen und zu überprüfen, dass ihre Informationen richtig aussehen. Wenn etwas nicht stimmt, wie Abwesenheitssalden, stelle sicher, dass sie genau wissen, wen sie kontaktieren müssen, um es schnell zu klären—wir möchten, dass sich alle während des gesamten Prozesses sicher und gut betreut fühlen.
Wenn du während deiner Migration Fragen hast, melde dich über unseren Support-Chatbot oder kontaktiere unser Support-Team. Wir sind hier, um deine HRIS-Migration so reibungslos wie möglich zu gestalten.