Inhaltsverzeichnis:
Grundlagen
Pausen
Arbeitszeiten
Überstunden
Abwesenheiten
Wenn du Richtlinien für die Zeiterfassung erstellst, ist es wichtig, dass sie auf die Bedürfnisse deines Unternehmens und die rechtlichen Anforderungen abgestimmt sind. Daher ist die Richtlinienerstellung auf Super-Admins und Admins der Plattform beschränkt. Super-Admins können mit der Erstellung von Richtlinien beginnen, indem sie zu „Zeiterfassung“ > „Richtlinien“ > „Aktionen“ > „Neue Richtlinie“ navigieren.
Grundlagen
Die erste Registerkarte zur Richtlinienerstellung heißt „Grundlagen“. Hier legst du die grundlegenden Definitionen und Regeln für die Richtlinie fest. Felder, die mit einem Sternchen versehen sind, sind obligatorisch:
- Name der Richtlinie– Definiere den Namen dieser Richtlinie für eine klare Struktur und Organisation deiner Richtlinien.
- Beschreibung hinzufügen – Dies ist optional, aber nützlich, um ein kurzes Verständnis darüber zu geben, was die Richtlinie beinhaltet.
- Zyklusfrequenz– Die verfügbaren Optionen sind wöchentlich, alles zwei wochen, halbmonatlich oder monatlich. Die Zyklusfrequenz definiert, wie oft Arbeitszeitnachweise eingereicht werden müssen.
- Zyklusstart– Der Zyklusstart bestimmt, wann der neue Arbeitszeitnachweis erstellt wird. Der Zyklus wiederholt sich dann jede Woche, alle zwei Wochen oder jeden Monat an diesem ausgewählten Tag (die Wiederholungsfrequenz hängt von der in „Zyklusfrequenz“ gewählten Option ab). Das Startdatum des Zyklus kann auch ein Datum in der Vergangenheit sein.
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Abgabefrist für die Zeiterfassung – Bestimme die Anzahl der Tage nach Ende des Zyklus, in denen der Arbeitszeitnachweis eingereicht werden muss.
- Zum Beispiel: Angenommen, es handelt sich um einen wöchentlichen Zyklus, der am Montag beginnt und am Sonntag endet. Die Frist zur Einreichung beträgt 3 Tage. Das bedeutet, dass die Arbeitszeitnachweise bis spätestens Mittwoch der darauffolgenden Woche eingereicht werden können.
- Tage vor Ablauf der Einreichungsfrist für Benachrichtigung: Eine automatische Benachrichtigung wird an den Mitarbeitenden und die Genehmigenden gesendet, damit die Stundenzettel rechtzeitig eingereicht und freigegeben werden.
Pausen
Standardmäßig ist der Schalter für die Einbeziehung von Pausen bei der Erstellung der Zeiterfassungsrichtlinie deaktiviert. Wenn du jedoch Pausenregeln für dein Unternehmen festlegen möchtest, klicke einfach auf den Schalter, damit er lila wird. Bei der Einrichtung der Pausenregeln musst du Folgendes definieren:
- Minimale Pausendauer– Diese wird in Minuten berechnet. Jede Pause, die Mitarbeitende aufzeichnen, muss die Mindestanforderung an die Pausendauer erfüllen. In den unten stehenden Einstellungen kannst du auswählen, ob Mitarbeitende Arbeitszeitnachweise einreichen dürfen oder nicht, wenn ihre Pausen kürzer als die hier definierte Mindestdauer sind.
Pausenregeln
Dies sind Richtlinien, die von Super-Admins festgelegt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende während ihrer Arbeitstage die notwendigen Ruhezeiten einhalten. Es können mehrere Regeln hinzugefügt werden. Um mit der Erstellung zu beginnen, klicke auf „Neue Pausenregel“:
- Arbeitsdauer– Dies ist die an einem bestimmten Tag geleistete Arbeitszeit. Lege die Anzahl der Stunden fest, die erfasst werden müssen, bevor die Pausendauerregel greift.
- Pausendauer– Die hier angegebene Zahl sollte größer oder gleich der oben festgelegten minimalen Pausendauer sein.
Beispiel für Pausenregel-Formate: Angenommen, wir erstellen zwei Pausenregeln:
- Die erste Regel legt die Arbeitsdauer auf 6 Stunden und die Pause auf 30 Minuten fest. Mitarbeitende, die 6 Stunden oder mehr arbeiten, müssen mindestens eine 30-minütige Pause einlegen. Wenn weniger als 6 Stunden gearbeitet werden, gibt es keine vorgeschriebene Pausendauer.
- Die zweite Regel legt die Arbeitsdauer auf 9 Stunden und die Pause auf 45 Minuten fest. Die zweite Pausenregel gilt nur, wenn die Mitarbeitenden an diesem Tag mehr als 9 Stunden arbeiten. In diesem Fall müssen sie an diesem Tag eine zusätzliche 45-minütige Pause einlegen. Die Gesamtdauer beträgt dann 45 Minuten + 30 Minuten, wenn die Arbeitszeit 9 Stunden überschreitet. Diese kann in mehrere Pausen aufgeteilt werden, solange jede die Mindestpausendauer erfüllt.
- Beispiel: Wenn jemand seinen Arbeitstag um 8 Uhr beginnt, muss die Pause spätestens um 14 Uhr eingelegt werden, um die Anforderung zu erfüllen, nicht mehr als 6 Stunden ohne Ruhezeit zu arbeiten.
Hinweis: Die Pausendauer ist kumulativ. Daher können mehrere kleinere Pausen eingelegt werden, solange die gesamte Pausendauer die geforderte Mindestdauer erreicht. Es können mehrere Pausen aufgezeichnet werden, solange jede Pausenzeit gleich oder länger als die minimale Pausendauer ist.
Pauseneinstellungen
- Mitarbeitenden erlauben, Zeitnachweise einzureichen, auch wenn die Pausenregeln nicht erfüllt sind – selbst wenn die definierten Pausenregeln nicht erfüllt sind, können Mitarbeitende ihren Zeiterfassungsnachweis einreichen, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Die Mitarbeitenden werden jedoch darauf hingewiesen, dass die Pausenregeln nicht eingehalten wurden, und eine Warnung wird bei der Einreichung des Nachweises angezeigt, damit Genehmigende darüber informiert sind.
- Mitarbeitenden das Einreichen von Zeitnachweisen untersagen, wenn die Pausenregeln nicht erfüllt sind – Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Mitarbeitende ihren Zeiterfassungsnachweis nicht erfolgreich einreichen, weil sie die Pausenregeln nicht erfüllt haben. Die Mitarbeitenden werden darüber informiert.
- Pausen automatisch hinzufügen, wenn sie fehlen oder die Pausenregeln nicht erfüllen – Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die erforderliche Pausenzeit von der erfassten Arbeitszeit abgezogen, um automatisch die Pausenregeln einzuhalten. In diesem Fall erhalten die Mitarbeitenden eine Warnung, dass kürzere als erwartete Pausenzeiten eingereicht wurden. Sie können diese Einträge speichern sowie den Eintrag und die automatisch angewendete Pause bearbeiten.
Bitte beachte: Die Pausenregeln-Einstellungen sind nur aktiviert, wenn mindestens eine Pausenregel definiert ist.
Arbeitszeiten
- Maximale Arbeitsdauer- Hier kannst du die maximale Anzahl der Stunden pro Tag festlegen. Bitte beachte: Die Stundenanzahl darf 24 nicht überschreiten.
- Erlaube Mitarbeitenden, Arbeitsstunden über das Limit hinaus einzureichen - Wenn diese Option ausgewählt ist, können Mitarbeitende ihre Überstunden erfolgreich einreichen.
- Beschränke Mitarbeitende darauf, nur Arbeitsstunden bis zum Limit einzureichen - Wenn diese Option gewählt wird, können Mitarbeitende nur eine Anzahl von Stunden einreichen, die kleiner oder gleich dem Maximum ist.
Überstunden
Der Umschalter für Überstunden ist in der Zeiterfassungsrichtlinie standardmäßig deaktiviert. Wenn du jedoch Überstundenregeln für dein Unternehmen definieren möchtest, klicke einfach auf den Umschalter, um ihn zu aktivieren.
- Überstundenregel- Dies ist die Anzahl der Überstunden, die durch das Gehalt abgedeckt sind. Diese zählen nicht zum Überstundenkonto. Die Überstundenregel wird auf Basis der in Abschnitt 1 (‚Grundlagen‘) festgelegten Zyklusfrequenz definiert. Wenn es sich also um einen monatlichen Zyklus handelt, wird die Überstundenregel monatlich festgelegt.
Wie wird die Überstundenregel berechnet?
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- Zum Beispiel: Die Standardarbeitszeit beträgt 40 Stunden/Woche:
- Überstundenregel = 5 Stunden
- Wenn du 44 Stunden arbeitest, erhältst du keine Überstunden.
- Wenn du 46 Stunden arbeitest, erhältst du Überstunden für 1 Stunde: 46 (gearbeitete Stunden) - 40 (Standardstunden) - 5 (Überstundenregel) = 1.
Überstundenschwelle
Eine Überstundenschwelle ist die Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeitender arbeiten muss, bevor die Zeit als Überstunden zählt. Du kannst zwischen den Optionen „Basierend auf dem Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden“ oder „Basierend auf einer festen Schwelle“ wählen.
Wie wird die Überstundenschwelle berechnet?
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- Zum Beispiel: Die Standardarbeitszeit beträgt 40 Stunden/Woche (dies ist die Schwelle):
- Wenn du 44 Stunden arbeitest, erhältst du Überstunden für 4 Stunden (44 - 40).
- Wenn du 50 Stunden arbeitest, erhältst du Überstunden für 10 Stunden (50 - 40).
Basierend auf dem Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden - In Leapsome kannst du einen Arbeitszeitplan im Profil eines Mitarbeitenden hinterlegen. Der Arbeitszeitplan definiert die Tage und Zeiten, an denen ein Mitarbeitender normalerweise arbeitet. Überstunden beginnen sich anzusammeln, wenn der Mitarbeitende mehr als in seinem festgelegten Arbeitszeitplan gearbeitet hat.
Basierend auf einer festen Schwelle - In dieser Option definieren Admins die Anzahl der Stunden pro Tag, die ein Mitarbeitender arbeiten muss, damit die Arbeitszeit als Überstunden zählt. Zum Beispiel: Wenn die Schwelle auf 8 Stunden gesetzt ist, zählt alles über 8 Stunden als Überstunden.
Überstundenlimits
Dies ist die Gesamtsumme der zusätzlichen Stunden, die du gearbeitet hast und die noch nicht ausgezahlt oder als Freizeit genommen wurden. Sie können sich anhäufen (bis auf Weiteres) und in den nächsten Zyklus übertragen werden. Überstunden entstehen, wenn die Arbeitszeit die regulär geplanten Arbeitsstunden überschreitet, wie in der Richtlinie definiert. Überstundenlimits werden festgelegt, um die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten, Mitarbeitende vor Überlastung zu schützen und Lohnkosten effizient zu verwalten.
Wie wird das Überstundenlimit berechnet? Zum Beispiel:
- Der vorherige Überstundensaldo = 10 Stunden
- Diese Woche’s Überstunden = 8 Stunden
- Neues Überstundenlimit = 10 + 8 = 18 Stunden
Maximales Überstundenkonto* - Überstunden, die das maximale Überstundenkonto überschreiten, werden möglicherweise nicht als Überstunden anerkannt und möglicherweise nicht vergütet. Sie können jedoch weiterhin mit einer Warnung eingereicht werden.
Du kannst auch Unterstunden aktivieren. Diese treten auf, wenn ein Mitarbeitender weniger Stunden arbeitet als die geplanten oder erforderlichen Stunden. Unterstunden können aus verschiedenen Gründen entstehen, z. B. durch frühes Verlassen, spätes Erscheinen oder längere Pausen als vorgesehen. Unterstunden werden berechnet, indem die Differenz zwischen den geplanten Arbeitsstunden und den tatsächlich geleisteten Stunden ermittelt wird, wenn die tatsächlichen Stunden die Standardstunden unterschreiten. Hier ist eine einfache Möglichkeit, dies zu verstehen und zu berechnen:
Wie werden Unterstunden berechnet?
Unterstunden = Stunden, die für den Tag im Arbeitszeitplan festgelegt sind − Gearbeitete Stunden
Abwesenheiten
In diesem Abschnitt können Admins festlegen, welche Abwesenheiten einbezogen werden und welche Auswirkungen sie haben. Beim Erstellen einer Zeiterfassungsrichtlinie kannst du die folgenden Abwesenheiten in bezahlte Stunden einbeziehen:
- Bezahlter Urlaub - basierend auf dem Aktivitätstyp (Arbeitend oder Nicht-Arbeitend (bezahlt)) der jeweiligen Abwesenheitsrichtlinie
- Feiertage - gemäß dem zugewiesenen Feiertagskalender
Bitte beachte: Der Tab „Abwesenheiten“ ist nur anwendbar, wenn dein Unternehmen das Modul „Abwesenheiten“ erworben hat.