Zeiterfassung: Richtlinien erstellen

• Grundlagen
• Pausen
• Arbeitszeiten
• Überstunden
• Abwesenheiten
• Richtlinie aus einer Vorlage erstellen
• Den KI-Richtlinien-Assistenten verwenden

• Von Grund auf: Konfiguriere alle Einstellungen manuell über die folgenden Tabs.
• Aus Vorlage: Starte mit einer vorkonfigurierten Best-Practice-Einrichtung. Siehe Richtlinie aus einer Vorlage erstellen.
• Richtlinien-Assistent: Erstelle einen Richtlinien-Entwurf aus einer Textbeschreibung oder einem hochgeladenen Dokument. Siehe Den KI-Richtlinien-Assistenten verwenden.

Grundlagen

• Richtlinienname: der Name dieser Richtlinie, der für eine klare Struktur und Organisation in deiner Richtlinienliste sorgt.
• Beschreibung hinzufügen: optional, aber hilfreich, um eine kurze Zusammenfassung zu geben, was die Richtlinie abdeckt und für wen sie gilt.
• Zyklusfrequenz: wähle zwischen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Dies legt fest, wie oft Stundenzettel eingereicht werden müssen.
• Zyklusstart: bestimmt, wann ein neuer Stundenzettel erstellt wird. Der Zyklus wiederholt sich in der oben gewählten Frequenz, beginnend ab diesem Tag. Das Zyklusstartdatum kann auf ein Datum in der Vergangenheit gesetzt werden.
• Abgabefrist: lege die Anzahl der Tage nach dem Zyklusende fest, bis zu der Mitarbeitende ihren Stundenzettel einreichen müssen.
  • Beispiel: Bei einem wöchentlichen Zyklus, der montags beginnt und sonntags endet, mit einer 3-tägigen Einreichungsfrist können Mitarbeitende ihren Stundenzettel bis zum darauffolgenden Mittwoch einreichen.
• Abgabe-Erinnerung: eine automatische Erinnerung wird so viele Tage vor der oben definierten Abgabefrist an die Mitarbeitenden und Genehmigenden gesendet, um sicherzustellen, dass Stundenzettel rechtzeitig eingereicht und genehmigt werden.

Pausen

• Mindestdauer – diese wird in Minuten berechnet. Jede Pause, die Mitarbeitende erfassen, muss die Mindestpausendauer erfüllen. In den folgenden Einstellungen kannst du festlegen, ob Mitarbeitende einen Stundenzettel mit einer kürzeren Pause als hier definiert einreichen dürfen oder nicht.

Pausenregeln

• Arbeitsdauer – dies ist die an einem bestimmten Tag geleistete Arbeitszeit. Lege die Anzahl der Stunden fest, die erfasst werden müssen, bevor die Pausendauerregel gilt.
• Dauer der Pause – der hier eingegebene Wert muss größer oder gleich der oben festgelegten Mindestpausendauer sein.

1. Die erste Regel legt die Arbeitsdauer auf 6 Stunden und die Pause auf 30 Minuten fest. Mitarbeitende, die 6 Stunden oder mehr arbeiten, müssen mindestens eine 30-minütige Pause erfassen. Wenn Mitarbeitende weniger als 6 Stunden arbeiten, gibt es keine vorgeschriebenen Pausenanforderungen.
2. Die zweite Regel hat eine Arbeitsdauer von 9 Stunden und eine Pause von 45 Minuten. Die zweite Pausenregel gilt nur, wenn Mitarbeitende an diesem Tag mehr als 9 Arbeitsstunden erfassen. In diesem Fall müssen sie eine zusätzliche 45-minütige Pause einlegen. Die Gesamtpausenzeit beträgt daher 45 Minuten + 30 Minuten, wenn die Arbeitszeit 9 Stunden überschreitet. Diese kann in mehrere Pausen aufgeteilt werden, solange jede die Mindestpausendauer erfüllt.

• Wenn jemand beispielsweise seinen Arbeitstag um 8 Uhr beginnt, muss er spätestens um 14 Uhr eine Pause einlegen und damit die Anforderung erfüllen, nicht mehr als 6 Stunden ohne Ruhepause zu arbeiten.

Einstellungen für Pausenregeln

• Erlaube Mitarbeitenden, Zeiteinträge zu übermitteln, auch wenn Pausenregeln nicht eingehalten werden – auch wenn die definierten Pausenregeln nicht erfüllt sind, können Mitarbeitende ihren Zeiteintrag einreichen, sofern diese Einstellung aktiviert ist. Mitarbeitende werden jedoch darüber informiert, dass die Pausenregeln nicht erfüllt wurden, und bei der Einreichung des Stundenzettels wird eine Warnung angezeigt, damit Genehmigende informiert sind.
• Verhindere, dass Mitarbeitende Zeiteinträge übermitteln, wenn die Pausenregeln nicht eingehalten werden – wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Mitarbeitende ihren Zeiteintrag nicht erfolgreich einreichen, da sie die Pausenregeln nicht erfüllt haben. Mitarbeitende werden darüber informiert.
• Füge automatisch Pausen hinzu, wenn sie fehlen oder die Pausenregeln nicht erfüllen – wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die erforderliche Pause automatisch von der erfassten Arbeitszeit abgezogen, um die Pausenregeln zu erfüllen. In diesem Fall sehen Mitarbeitende eine Warnung, dass eine kürzere Pausenzeit als erwartet eingereicht wurde. Sie können diese Einträge speichern sowie den Eintrag und die automatisch angewendete Pause bearbeiten.

Arbeitszeiten

• Maximale Arbeitsdauer: lege die maximale Anzahl an Stunden fest, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Dieser Wert darf 24 Stunden nicht überschreiten.
• Erlaube Mitarbeitenden, Arbeitsstunden über dem Limit einzureichen: Mitarbeitende können Stundenzettel, die das Maximum überschreiten, erfolgreich einreichen.
• Beschränke Mitarbeitende daran, Arbeitsstunden über dem Limit einzureichen: Mitarbeitende können nur eine Stundenanzahl einreichen, die gleich oder kleiner als das Maximum ist.

Überstunden

• Reguläre Stunden: 40 Stunden / Woche
• Überstunden-Freigrenze: 5 Stunden
• Wenn Mitarbeitende 44 Stunden arbeiten: kein Überstundensaldo (44 - 40 = 4, was innerhalb der 5-Stunden-Klippe liegt).
• Wenn Mitarbeitende 46 Stunden arbeiten: 1 Stunde Überstundensaldo (46 - 40 - 5 = 1).

Überstundengrenze

• Basierend auf dem Arbeitsplan der Mitarbeitenden: Überstunden beginnen sich anzusammeln, sobald Mitarbeitende über ihren in Leapsome festgelegten Arbeitsplan hinaus gearbeitet haben. Dies ist die empfohlene Option für Mitarbeitende mit einem definierten Arbeitsplan.
• Nach festgelegtem Schwellenwert: Admins definieren eine feste Stundenanzahl pro Tag. Jede darüber hinausgehende Zeit wird als Überstunden gezählt (z.B. alles über 8 Stunden pro Tag).

• Reguläre Stunden: 40 Stunden / Woche (Grenze)
• 44 gearbeitete Stunden: 4 Stunden Überstunden (44 - 40)
• 50 gearbeitete Stunden: 10 Stunden Überstunden (50 - 40)

Überstundenguthaben

• Unbegrenztes Überstundenguthaben: Überstunden sammeln sich ohne Obergrenze an.
• Begrenztes Überstundenguthaben: Überstunden sind auf eine von dir definierte maximale Anzahl von Stunden und Minuten begrenzt. Sobald Mitarbeitende diese Obergrenze erreichen, werden zusätzliche Überstunden nicht mehr dem Saldo angerechnet.

• Bisheriges Überstundenguthaben: 10 Stunden
• Überstunden dieser Woche: 8 Stunden
• Neues Überstundenguthaben: 10 + 8 = 18 Stunden

Unterzeit

Abwesenheiten

• Bezahlter Urlaub: wird basierend auf dem Aktivitätstyp (Arbeit oder Nicht-Arbeit (bezahlt)) der jeweiligen Abwesenheitsrichtlinie berücksichtigt.
• Feiertage: werden gemäß dem zugewiesenen Feiertagskalender berücksichtigt.

Richtlinie aus einer Vorlage erstellen

So verwendest du die Vorlagenbibliothek

1. Navigiere zu Zeiterfassung > Richtlinien und klicke auf '+ Neue Richtlinie'.
2. Wähle 'Aus Vorlage'.
3. Durchsuche die verfügbaren Vorlagen. Du kannst nach Name suchen oder nach Kategorie filtern.
4. Klicke auf eine Vorlage, um eine Vorschau zu öffnen. Die Beschreibung gibt einen kurzen Überblick darüber, was die Vorlage abdeckt, und alle Konfigurations-Tabs sind mit vorausgefüllten Einstellungen sichtbar. Klicke auf 'Richtlinie aus Vorlage erstellen', um fortzufahren.
5. Überprüfe alle Einstellungen und passe sie bei Bedarf an, bevor du speicherst.

Den KI-Richtlinien-Assistenten verwenden

So verwendest du den KI-Richtlinien-Assistenten

1. Stelle sicher, dass du die Funktion 'Zeiterfassung - Assistent zum Konfigurieren von Richtlinien mit KI' in der 'Funktionszugriffsmatrix' aktiviert hast.
2. Navigiere zu Zeiterfassung > Richtlinien und klicke auf '+ Neue Richtlinie'.
3. Das Assistenten-Panel erscheint oben im Modal. Du kannst auch während des Einrichtungsassistenten darauf zugreifen, wenn du die Zeiterfassung zum ersten Mal einrichtest.
4. Beschreibe deine Richtlinie in Klartext, lade ein Dokument hoch (PDF, DOCX oder Screenshot) oder beides.
   • Beispieleingabe: 'Vollzeitbeschäftigte arbeiten 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. 30-minütige unbezahlte Pause nach 6 Stunden. Überstunden ab 10 Stunden pro Tag für Stundenlohnbeschäftigte in Deutschland.'
5. Reiche deine Eingabe ein. Der Assistent erstellt einen Richtlinien-Entwurf, der in allen Konfigurations-Tabs vorausgefüllt wird. Felder, die die KI nicht bestimmen konnte, bleiben leer und mit einem Hinweis versehen, diese manuell zu vervollständigen.
6. Überprüfe alle Felder. Du kannst den Assistenten erneut auffordern, den Entwurf vor der Übernahme anzupassen.
7. Klicke auf 'Übernehmen', um den Entwurf als aktive Richtlinie zu speichern, oder auf 'Ablehnen', um von vorne zu beginnen.