Zeiterfassung-Richtlinien helfen Mitarbeitenden, ihre Zeit effektiv zu verwalten, die Verantwortung zu erhöhen und eine faire Vergütung für ihre Arbeit sicherzustellen. Sobald Zeiterfassung-Richtlinien erstellt wurden, können sie den Mitarbeitenden zugewiesen werden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeits- oder Pausenzeiten erfassen, hängen die Verfügbarkeit, Anforderungen und Benachrichtigungen der Einreichung von der zugewiesenen Richtlinie ab.
Richtlinien in großen Mengen zuweisen
Um Richtlinien in großen Mengen Mitarbeitenden zuzuweisen, navigiere zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende“ und beginne, Mitarbeitende auszuwählen, indem du das Kästchen neben ihren Profilbildern markierst. Du kannst alle oder nur eine ausgewählte Gruppe auswählen.
Wenn du beginnst, Mitarbeitende in großen Mengen auszuwählen, erscheint oben die zusätzliche Aktion „Richtlinie zuweisen“. Klicke darauf und wähle die „Zeiterfassung-Richtlinie“. Im Feld darunter wähle eine Richtlinie aus dem Dropdown-Menü aus, die auf alle ausgewählten Mitarbeitenden angewendet werden soll.
Live-Ubertragung
Du kannst auswählen, ob die Policen-Zuordnung für den aktuellen Zyklus oder für den nächsten Zyklus relevant ist. Wenn sie für den aktuellen Zyklus relevant ist, aktiviere die Funktion „Live-Ubertragung“, um alle erfassten Zeiten aus den erneut eingereichten Zeiterfassungsbögen der alten Police in einen neuen Zeiterfassungsbogen der neuen Police zu verschieben. Falls die neue Police noch nicht begonnen hat, bleibt die nutzende Person in der alten Police, bis die neue beginnt.
Richtlinien individuell zuweisen
Um einer einzelnen Person eine Zeiterfassung-Richtlinie zuzuweisen, navigiere zu ihrem Profil und klicke auf „Aktionen“ > „Richtlinien zuweisen“ und wähle „Zeiterfassung“ als die Art der Richtlinie, die du zuweisen möchtest.
Arbeitszeitpläne und Feiertagskalender über Standort zuweisen
Wenn du Arbeitsorte in Leapsome erstellst, übernimmt jeder Standort automatisch die damit verbundenen Attribute. Das bedeutet, dass allen Mitarbeitenden, die diesem Standort zugeordnet sind, standardmäßige Arbeitszeitpläne und Feiertagskalender zugewiesen werden können. Diese Attribute sind wichtig, wenn Zeiterfassung-Richtlinien erstellt werden.
Um Arbeitsorte zu erstellen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dein Unternehmen“ > „Arbeitsorte“. Weise diese Orte dann individuell in den Mitarbeitendenprofilen oder in großen Mengen in der Liste „Mitarbeitende“ oder per Excel-Upload zu.
Zeiterfassung-Richtlinien entfernen
Admins können Mitarbeitende einfach von Zeiterfassung-Richtlinien entfernen, indem sie die Dropdown-Option 'Keine (bestehende Zeiterfassung-Richtlinie entfernen)' beim Zuweisen von Richtlinien verwenden. Diese Funktion funktioniert ähnlich wie das Entfernen von Gehaltsabrechnung- und Abwesenheits-Richtlinien.
So entfernst du eine Zeiterfassung-Richtlinie
Um eine Zeiterfassung-Richtlinie von Mitarbeitenden zu entfernen:
Navigiere zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' > wähle das Kontrollkästchen neben den Profilen der Mitarbeitenden aus, die du ändern möchtest > 'Richtlinie zuweisen' > 'Zeiterfassung-Richtlinie' > wähle 'Keine (bestehende Zeiterfassung-Richtlinie entfernen)' aus dem Dropdown.
Das Verhalten beim Entfernen hängt von deinen Live-Neuzuweisung-Einstellungen ab:
Live-Neuzuweisung AUS: Die Mitarbeitenden bleiben in ihrer alten Richtlinie, bis der nächste Zyklus beginnt, wenn sie keine Richtlinie zugewiesen haben. Das System entfernt die Richtlinie, um die Generierung neuer Zeiterfassungsbögen zu stoppen, lässt aber den aktuellen Zeiterfassungsbogen für das Hinzufügen von Einträgen, das Einreichen und die Genehmigung verfügbar.
Live-Neuzuweisung AN:
-
Zeiterfassungsbogen nicht eingereicht: Der aktuelle Zeiterfassungsbogen wird sofort geschlossen
-
Zeiterfassungsbogen bereits eingereicht: Der bestehende Zeiterfassungsbogen bleibt sichtbar, aber für den nächsten Zyklus werden keine neuen Zeiterfassungsbögen erstellt
Beim Entfernen mit aktivierter Live-Neuzuweisung erscheint ein Bestätigungs-Modal mit der Frage: "Bist du sicher, dass du die Zeiterfassung-Richtlinie entfernen möchtest?" Das Modal erklärt, dass wenn die Live-Neuzuweisung aktiviert ist und die Mitarbeitenden einen aktiven Zeiterfassungsbogen haben, dieser sofort geschlossen werden kann, falls er noch nicht eingereicht wurde. Eingereichte Zeiterfassungsbögen bleiben unverändert und zukünftige Zeiterfassungsbögen werden nicht mehr erstellt.
Alle vorherigen Zeiterfassungsbögen bleiben unverändert, um eine vollständige Aufzeichnung zu gewährleisten.
Änderungen können einige Minuten dauern, bis sie wirksam werden.