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Anpassungen basierend auf Betriebszugehörigkeit
Admins haben die Möglichkeit, detaillierte Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Länder entsprechen. Diese Richtlinien können anschließend Mitarbeitenden in der jeweiligen Region zugeordnet werden. Admins können für jede Art von Abwesenheit unterschiedliche Richtlinien erstellen und pro Abwesenheitstyp eine Richtlinie pro Mitarbeitenden zuweisen. Sobald eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen ist, berechnet das System automatisch die Abwesenheitskontingente mit jeder genehmigten Abwesenheitsanfrage.
Um eine Abwesenheitsrichtlinie zu erstellen, navigiere zum Abwesenheitsmodul > Abwesenheitsrichtlinien > + Neue Richtlinie
Du wirst aufgefordert, die folgenden Einstellungen zu definieren, um eine Abwesenheitsrichtlinie zu erstellen, die dann Mitarbeitenden zugewiesen werden kann.
Art der Richtlinie
- Name
- Typ: Wir bieten derzeit die folgenden Abwesenheitstypen zur Richtlinienerstellung an:
- Urlaub (bezahlt)
- Krankheitsurlaub
- Elternzeit
- Urlaub (unbezahlt)
- Familienpflege
- Kinderbetreuung
- Kurzarbeitergeld
- Quarantäne
- Aussperrung
- Unwiderrufliche Freistellung
- Freiwilliger Wehrdienst
- Unrechtmäßiger Streik
- Rechtmäßiger Streik
- Remote-Arbeit
- Andere bezahlte Abwesenheit
- Bildungsurlaub
- Gartenurlaub
- Langzeit-Krankheitsurlaub
- Beschreibung
- Land: Basierend auf dem ausgewählten Land werden bestimmte Standardwerte zur Richtlinie hinzugefügt.
Grundlagen
- Zeiteinheit
- Tage
- Stunden
- Aktivitätstyp
- Arbeitend
- Nicht arbeitend (bezahlt)
- Nicht arbeitend (unbezahlt)
- Zertifikatspflicht
- Nicht erforderlich
- Erforderlich nach einer bestimmten Anzahl von Tagen
- Optional
- Anforderung für Vertretung
- Optional
- Erforderlich
- Nicht erforderlich
- Halbtagsanfragen zulassen
- Aktivieren/deaktivieren
- Anwendbarkeit
- Alle Tage im Arbeitsplan, außer Feiertage
- Alle Tage, außer Feiertage
- Alle Tage, einschließlich Feiertage
- Kalenderfarbe
Sichtbarkeit
Definiere, welche Nutzungsrollen die folgenden Sichtbarkeitsregeln sehen/bearbeiten dürfen:
- Wer kann sehen, ob die Person abwesend ist?
- Mitarbeitende (eigenes Profil)*
- Führungskraft der Person
- HRBP der Person
- Gehaltsabrechnung
- Admin*
- Superadmin*
- Alle
- Indirekte Führungskräfte der Person
- Mitglieder des gleichen Teams
- Personalisierte Zugriffsrolle(n)
- Wer kann die Art der Abwesenheit sehen?
- Mitarbeitende (eigenes Profil)*
- Führungskraft der Person
- HRBP der Person
- Gehaltsabrechnung
- Admin*
- Superadmin*
- Alle
- Indirekte Führungskräfte der Person
- Mitglieder des gleichen Teams
- Personalisierte Zugriffsrolle(n)
- Wer kann die Abwesenheit erstellen, anzeigen und bearbeiten?
- Mitarbeitende (eigenes Profil)*
- Führungskraft der Person*
- HRBP der Person
- Gehaltsabrechnung
- Admin*
- Superadmin*
- Alle
- Indirekte Führungskräfte der Person
- Mitglieder des gleichen Teams
- Personalisierte Zugriffsrolle(n)
- Rollen, die mit einem (*) gekennzeichnet sind, sind Standardrollen für die angegebenen Sichtbarkeitseinstellungen. Alle Rollen außer Superadmins können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Anspruch
- Begrenze den jährlichen Abwesenheitsanspruch unter dieser Richtlinie
- Aktivieren/deaktivieren
- Jährlicher Anspruch (Tage)
- Verhindere, dass Mitarbeitende den Anspruch überschreiten – aktiviere diese Option, um alle Nutzenden mit Bearbeitungsrechten für die Abwesenheit daran zu hindern, Abwesenheitsanfragen zu stellen, die ihren verfügbaren Anspruch überschreiten. Lasse das Kontrollkästchen deaktiviert, um Flexibilität zu ermöglichen und negative Konten zuzulassen.
- Aktivieren/deaktivieren
- Maximales Guthaben durchsetzen - wenn aktiviert, prüft das System vor jeder Gewährung, ob das kumulierte Guthaben der Mitarbeitenden den maximalen Guthabenbetrag überschreitet. Falls ja, wird die Gewährung angepasst, sodass das Guthaben den maximalen Guthabenbetrag nicht überschreitet.
- Aktivieren/Deaktivieren
- Die Anrechnung ergolgt am
- 1. Januar
- Benutzerdefinierter Tag des Jahres
- Startdatum der Person (und Jahrestage)
- Zuweisungsrhythmus
- Jede Woche (1/52 des Anspruchs)
- Alle 2 Wochen (1/26 des Anspruchs)
- Zweimal monatlich am 1. und 16. (1/24 des Anspruchs)
- Jeden Monat (1/12 des Anspruchs)
- 25% jedes Quartal (25% des Anspruchs)
- 50% jedes Halbjahr (50% des Anspruchs)
- 100% zu Beginn des Anspruchsjahres (100% des Anspruchs)
Das deutsche Gesetz verlangt, dass der Mindestjahresanspruch für bezahlte Urlaubstage 20 Tage beträgt. Diese werden in der Regel am 1. Januar vollständig gewährt. Regeln zur Anteilsberechnung (siehe nächster Schritt) gelten.
Langer Urlaub
Definiere granulare Einstellungen für Mitarbeitende während einer langfristigen Abwesenheit.
- Mache dies zu einer langfristigen Abwesenheitspolitik
- Aktivieren/deaktivieren
Systemstatus der Mitarbeitenden: Du kannst entweder die Zugänge der Mitarbeitenden während ihrer langfristigen Abwesenheit aktiv halten oder das System sie für die Dauer der Abwesenheit automatisch deaktivieren lassen. Bitte beachte, dass aktive Nutzende weiterhin Benachrichtigungen erhalten (es sei denn, dies wird in ihren Profileinstellungen geändert) und weiterhin an Umfragen, Reviews usw. teilnehmen können.
- Halte den Zugriff der Mitarbeitenden auf Leapsome während der Abwesenheit aktiv. Der Status der Nutzenden wird während der Abwesenheit automatisch auf deaktiviert gesetzt und nach Ende der Abwesenheit automatisch auf den ursprünglichen Status zurückgesetzt.
- Aktivieren/deaktivieren
Proration des Abwesenheitsanspruchs (Du kannst die Regeln für die Urlaubsansprüche während der langfristigen Abwesenheit unten anpassen.)
- Regelmäßige Ansammlung fortsetzen
- Ansprüche anteilig gewähren (tägliche Ansammlung)
- Ansprüche anteilig gewähren (nur volle Monate abziehen)
Anteilsberechnung
Regeln zur Anteilsberechnung definieren das Anspruchsverhalten in den ersten und letzten Monaten der Betriebszugehörigkeit einer Person.
- Anspruch bei Beschäftigungsbeginn anteilig berechnen
- Keine Anteilsberechnung
- Tägliche Anteilsberechnung
- Monatliche Anteilsberechnung
- Wartezeit bei Beschäftigungsbeginn aktivieren (aktivieren/deaktivieren)
- Wartezeit in Monaten
- Betrag pro Monat (Tage)
- Anspruch bei Beschäftigungsende anteilig berechnen
- Keine Anteilsberechnung
- Tägliche Anteilsberechnung
- Monatliche Anteilsberechnung
- Besondere Vergaberegeln für das Beschäftigungsende
- Keine besonderen Regeln
- Anspruch auf vollen Jahresurlaub, wenn die Person nach der ersten Jahreshälfte ausscheidet
- Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub, wenn die Person nach der ersten Jahreshälfte ausscheidet (20 Tage in Deutschland). Bitte beachten: In Deutschland erhält eine Person mindestens den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen, wenn sie nach mindestens sechs vollen Monaten und in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet. Andernfalls wird der Anspruch gemäß den Einstellungen anteilig berechnet.
- Tariflicher Urlaub wird nur gewährt, wenn der gesetzliche Urlaub geringer ist als der anteilig berechnete jährliche Urlaubsanspruch.
- Rundungsregel
- Keine Rundung
- Auf ganze Zahl runden
- Auf die nächste halbe Zahl aufrunden
- Auf die nächste ganze Zahl aufrunden
- Auf die nächste ganze Zahl aufrunden, wenn 0,5 oder mehr
- Gewähre vollen Anspruch nach 6 Monaten, wenn die Person in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet
- Aktivieren/deaktivieren
Bitte beachten: Teilzeitbeschäftigte haben ihren Anspruch ebenfalls gerundet, basierend auf den Rundungsregeln, die in der ihnen zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinie festgelegt sind.
Übertrag
- Nicht genutzte Urlaubsansprüche können ins nächste Jahr übertragen werden
- Aktivieren/deaktivieren
- Maximale Übertragsmenge (Tage)
- Monate, nach denen der Übertrag verfällt
Wenn Mitarbeitende ihren jährlichen Anspruch auf bezahlte Urlaubstage eines Geschäftsjahres nicht vollständig nutzen, können Unternehmen entscheiden, diese ungenutzten Urlaubstage ins nächste Jahr zu übertragen, damit die Mitarbeitenden sie zusätzlich zu ihrem jährlichen Anspruch im folgenden Jahr nutzen können.
Zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender seinen jährlichen Anspruch an Urlaubstagen am 1. Januar erhält und bis zum 31. Dezember 10 ungenutzte Urlaubstage hat, bedeutet das, dass diese 10 Tage möglicherweise ins nächste Jahr übertragen werden können. Die Admins können die maximale Anzahl an Urlaubstagen begrenzen, die übertragen werden können, und eine Frist festlegen, wann diese übertragenen Tage verfallen. In Deutschland können ungenutzte Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen werden, aber sie verfallen nach 3 Monaten. Andere Länder haben möglicherweise keine solchen Einschränkungen und erlauben es daher, dass die übertragenen Urlaubstage eine andere Gültigkeitsdauer haben.
Dienstalter-Anpassungen
- Zusätzliche Zeit basierend auf der Betriebszugehörigkeit gewähren
- Aktivieren/deaktivieren
- Arten von Zuweisungen
- Einmalige Zuweisungen
- Dynamische grants
- Zeitpunkt der Zuweisungen
- Am Jubiläum
- Für das nächste Ansammlungsjahr
- Regel hinzufügen
- Hinzufügen nach X Jahren
- Hinzuzufügende Tage
Bitte beachten: Teilzeitbeschäftigte erhalten anteilige betriebszugehörigkeitsbasierte Anpassungen.
Unternehmen möchten Mitarbeitende möglicherweise für ihre Betriebszugehörigkeit belohnen, indem sie ihnen mehr freie Tage gewähren. Zum Beispiel: Wenn die Abwesenheitspolitik für eine Urlaubsregelung Dienstalter-Anpassungen enthält, werden alle Mitarbeitenden, denen diese Regelung zugewiesen ist, für eine erhöhte Anzahl an Urlaubstagen berücksichtigt, sobald sie die Anforderungen an die Betriebszugehörigkeit erfüllen. Admins können spezifische Regeln festlegen, um zu bestimmen, wie viele zusätzliche Tage ein Mitarbeitender basierend auf der Dauer seiner Beschäftigung im Unternehmen erhält. Admins können mehrere Regeln hinzufügen, um unterschiedliche Zeiträume abzudecken, die automatisch im Kontostand der Mitarbeitenden berücksichtigt werden, sobald sie die Anforderungen erfüllen.
Für jede Art von Regelung muss eine eigene Richtlinie erstellt werden, damit dieser Typ einer/einem Mitarbeitenden zugewiesen werden kann. Es kann pro Mitarbeitendem nur eine Richtlinie pro Typ zugewiesen werden. Zum Beispiel kann ein Mitarbeitender nicht zwei unterschiedliche Urlaubs-Abwesenheitspolitiken zugewiesen bekommen. Wenn Richtlinien bearbeitet werden, löst jede Bearbeitung eine Neukalkulation der Abwesenheitssalden für alle Mitarbeitenden aus, denen diese Abwesenheitspolitik derzeit zugewiesen ist.
Abwesenheitspolitik duplizieren
Oftmals haben Unternehmen mehrere Abwesenheitspolitiken für jeden Richtlinientyp, die sich nur in kleinen Details unterscheiden. Admins können dann eine zuvor erstellte Richtlinie duplizieren, wodurch eine neue Richtlinie im Entwurfsmodus erstellt wird, in der zusätzliche Änderungen vorgenommen werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Konsistenz zwischen den Richtlinien gewährleistet ist, wo dies erforderlich ist. Navigiere zu 'Abwesenheit' > 'Richtlinien'> klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie, die du duplizieren möchtest > klicke auf 'Abwesenheitspolitik duplizieren'.