Um das HRIS effektiv zu nutzen und die Gehaltsabrechnung einzurichten, müssen Admins zunächst Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitspläne und Urlaubskalender konfigurieren und zuweisen. Dadurch können zugewiesene Stunden und Abwesenheitskontingente berechnet werden, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Abwesenheitsrichtlinien konfigurieren und aktualisieren
Admins müssen Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese Richtlinien Mitarbeitenden zuweisen, damit diese bei Anfragen die spezifische Abwesenheitsart auswählen können. Abwesenheitsrichtlinien können bearbeitet werden, und jede Änderung führt zu einer Neuberechnung der Abwesenheitskontingente für alle Mitarbeitenden, denen diese Abwesenheitsrichtlinie derzeit zugewiesen ist. Weitere Informationen zur Erstellung von Abwesenheitsrichtlinien findest du in diesem Artikel.
Nachdem alle relevanten Abwesenheitsrichtlinien erstellt wurden, musst du diese den Nutzenden zuweisen, um sicherzustellen, dass die korrekte Berechnung der Abwesenheiten verfügbar ist. Weitere Informationen zur Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien findest du in diesem Artikel.
Abwesenheitsrichtlinien archivieren
Einmal erstellte Abwesenheitsrichtlinien können nicht gelöscht, aber archiviert werden, wenn sie für keine Mitarbeitenden mehr relevant sind. Um eine Abwesenheitsrichtlinie zu archivieren, navigiere zu „Abwesenheit“ > „Abwesenheitsrichtlinien“ > wähle die Richtlinie aus, die du archivieren möchtest > wähle die drei vertikalen Punkte rechts von der Richtlinie > „Abwesenheitsrichtlinie archivieren“.
Bitte beachte:
Nur Richtlinien, die keinem Nutzenden zugewiesen sind, können in den Einstellungen archiviert werden.
Abwesenheitsrichtlinien-Zuweisungsslots verwalten
Standardmäßig stellt Leapsome einen Zuweisungsslot für jede Abwesenheitsart bereit. Wenn du mehr als eine Richtlinie pro Abwesenheitsart zuweisen möchtest, kannst du unten zusätzliche Zuweisungsslots erstellen. Um dies zu tun, navigiere zu „Abwesenheit“ > „Abwesenheitsrichtlinien“ > „Aktionen“ > „Abwesenheitsrichtlinien-Zuweisungsslots verwalten“.
Arbeitspläne konfigurieren und aktualisieren
Admins müssen Arbeitspläne erstellen und diese den Mitarbeitenden zuweisen. Arbeitspläne können bearbeitet werden, und jede Änderung wird eine Neuberechnung des Abwesenheitskontingents für alle Mitarbeitenden auslösen, denen dieser Arbeitsplan derzeit zugewiesen ist. Weitere Informationen zur Erstellung von Arbeitsplänen findest du in diesem Artikel.
Nachdem alle relevanten Arbeitspläne erstellt wurden, musst du diese den Nutzenden zuweisen, um sicherzustellen, dass die korrekte Berechnung der Abwesenheiten verfügbar ist. Weitere Informationen zur Zuweisung von Arbeitsplänen findest du in diesem Artikel.
Arbeitspläne archivieren
Einmal erstellte Arbeitspläne können nicht gelöscht, aber archiviert werden, wenn sie für keine Mitarbeitenden mehr relevant sind. Um einen Arbeitsplan zu archivieren, navigiere zu „Zeiterfassung“ > „Richtlinien“ > wähle den Plan aus, den du archivieren möchtest > wähle die drei Punkte rechts des Plans > „Richtlinie archivieren“.
Bitte beachte: Nur Richtlinien, die keinem Nutzenden zugewiesen sind, können in den Einstellungen archiviert werden.
Urlaubskalender konfigurieren und aktualisieren
Admins haben die Möglichkeit, verschiedene Urlaubskalender zu erstellen, die Mitarbeitenden in unterschiedlichen Ländern/Regionen mit unterschiedlichen Feiertagen zugewiesen werden können. Du kannst eine Region auswählen und die in dieser Region befindlichen Mitarbeitenden zuweisen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Feiertage in ihren Arbeitszeitplänen und Kalendern haben. Admins können auch benutzerdefinierte Feiertage zu jedem Kalender hinzufügen.
Für Unternehmen außerhalb Deutschlands können Admins benutzerdefinierte Feiertage für jedes Land in jedem Kalender erstellen und die Nutzenden in diesen Ländern dem jeweiligen Urlaubskalender zuweisen.
Falls bestimmte voreingestellte Feiertage nicht in der Konfiguration enthalten sein sollen, klicke rechts auf den Schalter mit der Bezeichnung „Deaktiviert“.
Um Urlaubskalender zu erstellen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dein Unternehmen“ > „Urlaubskalender“ > „Aktionen“ > „Kalender erstellen“. Admins müssen diese Kalender dann den entsprechenden Mitarbeitenden zuweisen. Um Urlaubskalender zuzuweisen, navigiere zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende“ > wähle die relevanten Mitarbeitenden in der Übersicht aus > „Richtlinie zuweisen“ > wähle Urlaubskalender als Richtlinientyp > wähle den relevanten Urlaubskalender > wähle aus, ab wann die Änderung wirksam sein soll > „Speichern“.
Während der Zuweisung kannst du auswählen, ob der Kalender ab dem Startdatum der Mitarbeitenden, ab Beginn des aktuellen Gutschriftjahres der Richtlinie oder ab Beginn des nächsten Gutschriftjahres zugewiesen werden soll. Jede Zuweisung löst eine Neuberechnung der Abwesenheitskontingente für alle betroffenen Mitarbeitenden über einen Agenda-Job aus.
Der Abwesenheitskalender zeigt oder definiert Feiertage für Nutzende basierend auf dem ihnen zugewiesenen Feiertagskalender und ihrem Standort an.