Nachdem Admins Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitspläne und Urlaubskalender für Mitarbeitende erstellt haben, müssen sie diese den entsprechenden Mitarbeitenden zuweisen. Dadurch werden bei der Einreichung von Abwesenheiten die Richtlinien, Pläne und Kalender der jeweiligen Mitarbeitenden in die Berechnung des Kontostands einbezogen.
Einzeln zuweisen
Um eine Richtlinie individuell einem Mitarbeitenden zuzuweisen, gehe zu ihrem Profil und klicke auf „Aktionen“ > „Richtlinien zuweisen“ und wähle die Art der Richtlinie aus, die du zuweisen möchtest.
In Gruppen zuweisen
Um Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitspläne und Urlaubskalender zuzuweisen, gehe zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende“ und wähle die Mitarbeitenden aus, denen du die Richtlinie zuweisen möchtest, indem du das Kästchen neben ihren Namen anklickst > „Richtlinie zuweisen“ auswählen.
Für Abwesenheitsrichtlinien
- Wähle „Abwesenheitsrichtlinie“ als Richtlinientyp aus
- Wähle die Abwesenheitsart, die du den Mitarbeitenden zuweisen möchtest
- Wähle die Abwesenheitsrichtlinie, die du den Mitarbeitenden zuweisen möchtest
- Wähle, ab wann die Richtlinie in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Ansparjahr
- Nächstes Ansparjahr
Für Arbeitspläne
- Wähle „Arbeitsplan“ als Richtlinientyp aus
- Wähle den Arbeitsplan (z. B. Werktage 9-17 Uhr)
- Wähle, ab wann der Plan in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Datum
- Individuelles Datum
Für Urlaubskalender
- Wähle „Urlaubskalender“ als Richtlinientyp aus
- Wähle den Urlaubskalender (z. B. Deutsche Feiertage)
- Wähle, ab wann der Kalender in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Datum
- Individuelles Datum
Standard-Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitspläne und Kalender zuweisen
Admins können außerdem Standard-Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitspläne und Kalender für Mitarbeitende an den entsprechenden Arbeitsstandorten zuweisen.
Um dies zu tun, navigiere zu „Admin-Einstellungen“ > „Arbeitsstandorte“.
Erstelle/bearbeite einen Arbeitsstandort. Innerhalb des Arbeitsstandorts kannst du neben den geografischen Kennungen die folgenden Eigenschaften festlegen, die basierend auf der Zuordnung der Nutzenden zu diesem Arbeitsstandort automatisch zugewiesen werden (sofern die entsprechenden Module aktiviert sind):
- Währung
- Urlaubskalender
- Arbeitsplan
- Krankheit
- Urlaub (bezahlt)
- Elternzeit
- Bildungsurlaub
- Quarantäne
- Langzeitkrankheit
- Freistellung
- Gehaltsrichtlinien
Abwesenheitsrichtlinien aufheben
Ähnlich wie bei anderen Richtlinienzuweisungen kannst du Abwesenheitsrichtlinien aufheben, indem du zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende“ gehst > das Kästchen neben den Profilen der Nutzenden auswählst, für die du die Zuweisung ändern möchtest > „Richtlinie zuweisen“ > „Abwesenheitsrichtlinie“ > Abwesenheitsart auswählen > „Keine (bestehende Abwesenheitsrichtlinie aufheben)“ auswählen. Dadurch wird die aktuelle Zuweisung entfernt, und du kannst bei Bedarf eine andere Richtlinie zuweisen.
Abwesenheitsrichtlinie neu zuweisen
Falls eine Person ihren Vertrag geändert hat und nun eine andere Abwesenheitsrichtlinie benötigt, um ihren aktuellen Vertrag widerzuspiegeln (z. B. von Gehalt auf Stundenlohn), kannst du die Abwesenheitsrichtlinie für dieselbe Abwesenheitsart neu zuweisen, indem du die gleichen Schritte ausführst, aber die neue Abwesenheitsrichtlinie auswählst, die du den Nutzenden zuweisen möchtest.