Berechne und gewähre automatisch bezahlte Freizeit (PTO) basierend auf den Stunden, die Mitarbeitende arbeiten und in Leapsome erfassen. Diese Funktion ermöglicht eine faire und transparente PTO-Ansammlung für Teilzeitbeschäftigte, Vertragsbeschäftigte und flexible Arbeitsmodelle und stellt gleichzeitig die Einhaltung regionaler Gesetze sicher, die stundenbasierte Ansammlungsmethoden vorschreiben.
Wann du diese Funktion nutzen solltest
Nutze diese Funktion, um:
- Regionale Arbeitsgesetze einzuhalten, die eine stundenbasierte PTO-Ansammlung erfordern (z.B. Kalifornien, Washington State)
- Eine faire PTO-Zuteilung für Teilzeitbeschäftigte basierend auf tatsächlich gearbeiteten Stunden bereitzustellen
- Flexible Arbeitsmodelle zu unterstützen, bei denen Mitarbeitende variable Stunden arbeiten
- PTO für Werkstudierenden, Vertragsbeschäftigte oder Stundenlöhner automatisch zu berechnen
- Manuelle PTO-Berechnungen zu eliminieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren
- Transparenz darüber sicherzustellen, wie PTO basierend auf gearbeiteter Zeit angesammelt wird
Gesetzliche Anforderungen:
- Kalifornien: 1 Stunde bezahlter Krankheitsurlaub für alle 30 gearbeiteten Stunden
- Washington State: 1 Stunde bezahlter Krankheitsurlaub für alle 40 gearbeiteten Stunden
- Deutschland: Werkstudierenden erhalten in der Regel 9% der gearbeiteten Stunden als PTO
- Andere Regionen können ähnliche Anforderungen für stundenbasierte Ansammlung haben
So richtest du die stundenbasierte PTO-Ansammlung ein
Voraussetzungen
Bevor du die stundenbasierte PTO-Ansammlung einrichtest, stelle sicher:
- Das Zeiterfassungsmodul ist für dein Unternehmen aktiviert
- Mitarbeitende haben eine aktive Zeiterfassungsrichtlinie zugewiesen
- Die Einheit der Abwesenheitsrichtlinie ist auf Stunden (nicht Tage) eingestellt
Erstelle eine Abwesenheitsrichtlinie mit Verhältnis der gearbeiteten Stunden
- Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Abwesenheiten' > 'Abwesenheitsrichtlinien'
- Klicke auf 'Abwesenheitsrichtlinie erstellen' oder bearbeite eine bestehende Richtlinie
- Konfiguriere die Grundeinstellungen:
- Richtlinienname (z.B. "PTO für Werkstudierenden" oder "Stundenlohn-PTO")
- Abwesenheitstyp
- Einheit: Wähle 'Stunden' (erforderlich für diese Funktion)
- Sichtbarkeitseinstellungen
- Gehe zum Tab 'Anspruch'
- Wähle im Dropdown-Menü für den Anspruchstyp 'Verhältnis der gearbeiteten Stunden'
- Konfiguriere das Ansammlungsverhältnis:
- Basierend auf: Wähle zwischen 'Gearbeitete Stunden' oder 'Vergütbare Stunden' (Standard)
- 'Gearbeitete Stunden': Beinhaltet alle erfassten Stunden
- 'Vergütbare Stunden': Schließt Pausenzeit von der Berechnung aus
- Gearbeitete Stunden pro 1 Stunde Anspruch: Gib das Verhältnis ein (z.B. 16 für 1 Stunde PTO pro 16 gearbeiteten Stunden oder 11,11 für 9% Ansammlung)
- Akzeptiert Dezimalzahlen in 0,25-Schritten (z.B. 16, 16,25, 9,5, 11,11)
- Konfiguriere optionale Einstellungen:
- Mitarbeitende daran hindern, den Anspruch zu überschreiten: Aktiviere dies, um negative Salden zu verhindern
- Maximales Saldo erzwingen: Aktiviere dies, um das maximale PTO-Saldo zu begrenzen
Bitte beachten: Wenn 'Verhältnis der gearbeiteten Stunden' ausgewählt ist, sind die folgenden Einstellungen voreingestellt und können nicht geändert werden:
- Anspruchsjahr beginnt am: 1. Januar
- Zuweisungsrhythmus: Jährlich
Einstellungen, die für stundenbasierte Ansammlung nicht verfügbar sind
Die folgenden Tabs sind deaktiviert, wenn 'Verhältnis der gearbeiteten Stunden' ausgewählt ist:
- Anteilige Berechnung-Tab
- Übertrag-Tab
- Betriebszugehörigkeitsanpassungen-Tab
Diese Einstellungen sind nicht erforderlich, da PTO kontinuierlich basierend auf gearbeiteten Stunden angesammelt wird, anstatt jährlich gewährt zu werden.
So funktioniert die PTO-Ansammlung
Automatische Ansammlung bei Timesheet-Genehmigung
PTO sammelt sich automatisch an, wenn Timesheets zum ersten Mal eingereicht und genehmigt werden:
- Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitsstunden über das Zeiterfassungs-Widget
- Mitarbeitende reichen ihr Timesheet ein
- Führungskraft oder Admin genehmigt das Timesheet
- Das System berechnet PTO basierend auf dem konfigurierten Verhältnis
- PTO wird automatisch zum Saldo der Mitarbeitenden hinzugefügt
Ansammlungsbeispiele
Beispiel 1: Einfache monatliche Ansammlung
Konfiguration:
- Verhältnis: 1 Stunde PTO pro 10 gearbeiteten Stunden
- Basierend auf: Vergütbare Stunden
Szenario:
- Mitarbeitende erfassen 160 vergütbare Stunden in Monat 1
- Timesheet wird genehmigt
- Angesammeltes PTO: 160 ÷ 10 = 16 Stunden PTO
Beispiel 2: Ansammlung über mehrere Zyklen
Konfiguration:
- Verhältnis: 1 Stunde PTO pro 10 gearbeiteten Stunden
- Basierend auf: Vergütbare Stunden
Szenario:
- Monat 1: Mitarbeitende erfassen 95 vergütbare Stunden
- Angesammeltes PTO: 90 ÷ 10 = 9 Stunden
- Übrige Stunden: 5 Stunden (werden zur nächsten Berechnung übertragen)
- Monat 2: Mitarbeitende erfassen 105 vergütbare Stunden
- Gesamtstunden für die Berechnung: 105 + 5 (übrig) = 110 Stunden
- Angesammeltes PTO: 110 ÷ 10 = 11 Stunden
- Übrige Stunden: 0
Bitte beachten: Übrige Stunden aus vorherigen Zyklen werden automatisch übertragen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende eine faire PTO-Ansammlung erhalten, auch wenn die Stunden nicht gleichmäßig durch das Verhältnis teilbar sind.
Beispiel 3: Kalifornien Krankheitsurlaub-Compliance
Konfiguration:
- Verhältnis: 1 Stunde PTO pro 30 gearbeiteten Stunden (Kalifornien-Anforderung)
- Basierend auf: Gearbeitete Stunden
Szenario:
- Mitarbeitende erfassen 120 Stunden in einem Monat
- Angesammeltes PTO: 120 ÷ 30 = 4 Stunden Krankheitsurlaub
Beispiel 4: Werkstudierenden (9% Ansammlung)
Konfiguration:
- Verhältnis: 11,11 gearbeitete Stunden pro 1 Stunde PTO (ungefähr 9%)
- Basierend auf: Vergütbare Stunden
Szenario:
- Werkstudierenden erfassen 80 vergütbare Stunden in einem Monat
- Angesammeltes PTO: 80 ÷ 11,11 = 7,2 Stunden PTO
Details zur Zuweisung
Wenn PTO basierend auf gearbeiteten Stunden angesammelt wird:
- Zuweisungstyp: Aktive Zuweisung
- Zuweisungskonto: Hauptkonto
- Zuweisungszeitpunkt: Erstellt, wenn das Timesheet zum ersten Mal genehmigt wird
- Keine vorkalkulierten Zuweisungen: Im Gegensatz zu jährlichen Anspruchsrichtlinien werden Zuweisungen dynamisch basierend auf tatsächlich gearbeiteten Stunden erstellt
Wichtig: Wenn ein Timesheet nach der ersten Genehmigung erneut geöffnet und bearbeitet wird, bleibt die ursprüngliche Zuweisung unverändert. Manuelle Anpassungen können erforderlich sein, wenn Stunden nach der Genehmigung erheblich geändert werden.
PTO-Salden anzeigen
Ansicht für Mitarbeitende
Mitarbeitende können ihr angesammeltes PTO-Saldo anzeigen:
- Navigiere zu 'Mein Profil' > Tab 'Abwesenheiten'
- Zeige das aktuelle Saldo für jede Abwesenheitsrichtlinie an
- Sieh den Ansammlungsverlauf, der zeigt, wann PTO basierend auf genehmigten Timesheets gewährt wurde
Ansicht für Admins und Führungskräfte
Admins und Führungskräfte können die PTO-Salden der Mitarbeitenden anzeigen:
- Navigiere zu 'Abwesenheiten' > 'Kalender'
- Verwende Filter, um bestimmte Mitarbeitende oder Teams anzuzeigen
- Exportiere Abwesenheitssalden, um detaillierte Ansammlungsinformationen zu sehen
Wichtige Informationen
Zeiterfassungs-Abhängigkeit: Diese Funktion funktioniert nur, wenn die Zeiterfassung aktiviert ist und Mitarbeitende eine aktive Zeiterfassungsrichtlinie zugewiesen haben.
Einheiten-Anforderung: Die Einheit der Abwesenheitsrichtlinie muss auf 'Stunden' (nicht Tage) eingestellt sein, um das Verhältnis der gearbeiteten Stunden zu verwenden.
Timesheet-Genehmigung: PTO sammelt sich nur an, wenn Timesheets genehmigt werden. Ausstehende oder nicht genehmigte Timesheets lösen keine PTO-Ansammlung aus.
Nur erste Genehmigung: Zuweisungen werden erstellt, wenn ein Timesheet zum ersten Mal genehmigt wird. Wenn ein Timesheet erneut geöffnet und erneut genehmigt wird, wird keine zusätzliche Zuweisung erstellt.
Übrige Stunden: Stunden, die nicht gleichmäßig durch das Ansammlungsverhältnis teilbar sind, werden automatisch zur nächsten Berechnung übertragen, um eine faire und genaue Ansammlung im Laufe der Zeit sicherzustellen.
Jährlich vs. stundenbasiert: Im Gegensatz zu traditionellen jährlichen Anspruchsrichtlinien unterstützt die stundenbasierte Ansammlung keine anteilige Berechnung, keinen Übertrag und keine Betriebszugehörigkeitsanpassungen, da PTO kontinuierlich basierend auf tatsächlicher Arbeit angesammelt wird.
Compliance: Diese Funktion hilft Unternehmen, regionale Arbeitsgesetze einzuhalten, die eine stundenbasierte PTO-Ansammlung erfordern, insbesondere in den Vereinigten Staaten und für bestimmte Mitarbeitendenkategorien in Deutschland.