Beim Erstellen von Dokumenten ist es wichtig, diese effizient und übersichtlich zu organisieren.
Das lässt sich ganz einfach erreichen, indem man Kategorien für die jeweiligen Dokumente erstellt und deren Sichtbarkeit entsprechend definiert.
So können nur die Rollen (Super-Admin, Administrator, Führungskraft, Mitarbeitende) die Dokumentkategorie und die dieser Kategorie zugeordneten Dokumente sehen.
Jedes erstellte Dokument kann dann den erstellten Kategorien zugeordnet werden und wird entsprechend organisiert und gruppiert angezeigt.
Um zu beginnen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Dokumentkategorien“. Die auf dieser Seite aufgeführten Kategorien werden verwendet, um Dokumente von Mitarbeitenden zu gruppieren. Sie sind auch auf der Profilseite der Mitarbeitenden in derselben Reihenfolge sichtbar, wie sie hier definiert wurden. Standardmäßig werden drei Kategorien angezeigt:
- Vergangene Reviews
- Gehaltsabrechnungen
- Andere Dateien
Vordefinierte Kategorien können nicht gelöscht werden. Um neue Kategorien zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche „Neue Kategorie“ unten und definiere:
- Den Titel der Kategorie
- Rollen, die Dokumente in dieser Kategorie anzeigen können
- Rollen, die Dokumente in dieser Kategorie hochladen können
- Rollen, die Dokumente in dieser Kategorie löschen können
Wenn Mitarbeitende keinen Zugriff auf Kategorien haben, können sie keine Dokumente hochladen, und es wird ein Hinweis angezeigt: „Du hast derzeit nicht die Berechtigung, Dokumente hochzuladen“. Wenn eine Person jedoch eine Unterschrift leisten soll, hat sie immer Zugriff auf die Dokumente, die ihre Unterschrift erfordern.
Admins können die Reihenfolge der Dokumentkategorien ändern, indem sie auf das Sechspunkt-Symbol klicken und die Kategorien per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle ziehen.
Löschen von Kategorien
Um eine Dokumentkategorie zu löschen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Dokumentkategorien“ und klicke auf die drei vertikalen Punkte neben der Kategorie > „Löschen“.
Bitte beachten: Kategorien, die derzeit Dokumenten zugewiesen sind, können nicht gelöscht werden.
Kategorien bearbeiten
Um eine Dokumentenkategorie zu bearbeiten, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Dokumente' > 'Dokumentenkategorien'. Du kannst dann entweder:
- Auf den Namen der Dokumentenkategorie klicken
- Auf die drei vertikalen Punkte neben der Kategorie klicken > 'Bearbeiten'
Von dort aus kannst du den Namen der Kategorie bearbeiten und die Sichtbarkeitseinstellungen anpassen.