Inhaltsverzeichnis
Vorlage erstellen
Benutzerdefinierte Textblöcke erstellen
Signaturvariablen zu einer Dokumentvorlage hinzufügen
Variablen für Datum und Ort der Unterschrift hinzufügen
Signatur-Datumsvariablen
Signatur-Ortsvariablen
Inline-Formatierung
Variablen zur manuellen Bearbeitung hinzufügen
Vorlage hochladen
Dokument zuweisen
Alle mit einer Vorlage erstellten Dokumente anzeigen
Vorlage erstellen
Als Super-Admin kannst du eine Vorlage für ein Unternehmensdokument (wie Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Empfehlungsschreiben usw.) auf der Leapsome-Plattform hochladen. Die hochgeladene Vorlage kann verwendet werden, um Dokumente basierend auf nutzerspezifischen Informationen zu erstellen.
Die Vorlage muss in einer Dokumenten-App wie Google Docs oder Microsoft Word erstellt werden und die auf Leapsome verwendeten Variablen nutzen.
Die Variablen umfassen:
- Mitarbeitendenattribute, die in Leapsome verfügbar sind
- Personalisierbare Attribute in Leapsome
- Freitextfelder, die beim Erstellen eines Dokuments eingegeben werden: Dies gibt Admins die Möglichkeit, einzigartige nutzerspezifische Informationen (die nicht durch ein Attribut in Leapsome dargestellt werden) während der Dokumentenerstellung hinzuzufügen.
- E-Signatur-Variablen: Vorlagenersteller können Signaturanfragen in bestimmten Bereichen des Dokuments hinzufügen.
Du findest eine Liste der Variablen unter „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Variablen für die Massen-Erstellung“, die du in deinem Vorlagendokument verwenden kannst. Kopiere die Variablen und füge sie in dein Vorlagendokument ein. Auf der Seite gibt es eine Suchleiste, mit der du spezifische Variablen oder Textblöcke schnell finden kannst.
Benutzerdefinierte Textblöcke erstellen
Dokumentvorlagen enthalten oft personalisierbare Textblöcke, die für jedes Dokument variieren können. Als Admin kannst du diese Blöcke erstellen und (wieder-)verwenden, indem du sie zusammen mit den Variablen in deinen Vorlagen einfügst. Es ist wichtig zu beachten, dass Textblöcke sich von Variablen unterscheiden. Textblöcke sind wiederverwendbare, aber statische Textinhalte; Variablen hingegen hängen von den Datensätzen im Profil der Mitarbeitenden ab.
Um einen Textblock zu erstellen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Variablen für die Massen-Erstellung“ > klicke unten auf der Seite auf „Einen neuen Textblock erstellen“.
Gib deinem Textblock einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung, gefolgt von den Inhalten des Textblocks: Name und Wert (Text) des Textblocks.
Um einen Textblock in eine Vorlage einzufügen, gilt die gleiche Logik wie beim Hinzufügen von Variablen. Kopiere einfach die Variable des Textblocks und füge sie in das Dokument ein.
Signaturvariablen zu einer Dokumentvorlage hinzufügen
Wenn du möchtest, dass es einen Bereich gibt, in dem bestimmte Parteien das Dokument unterzeichnen können, müssen Variablen vor dem Hochladen in die Dokumentvorlage eingefügt werden. Um diese Variablen für Signaturen hinzuzufügen, füge [[WhoShouldSignHere]] ein. Du kannst mehrere Signaturvariablen in derselben Zeile hinzufügen, wenn du unterschiedliche Zuweisungen möchtest (z. B. Kandidat und Führungskraft). Stelle sicher, dass du genügend Platz zwischen den Signaturvariablen innerhalb der hochgeladenen Vorlage lässt. Wenn du beispielsweise möchtest, dass ein Kandidat eine Zeile zum Unterschreiben im Dokument hat, kannst du [[Signer]] oder [[Candidate]] in die Dokumentvorlage einfügen, bevor du sie hochlädst. Sobald du ein Dokument für eine Person erstellen möchtest, musst du im Signaturfeld die entsprechende Person filtern, entweder mit dem dynamischen Filter (Zugewiesene Person/Führungskraft der zugewiesenen Person) oder direkt mit der spezifischen Person, um das Dokument für diese Person zu generieren.
Im Dokument, das die zugewiesene Person zum Unterschreiben erhält, kann die Person wählen, welche Art von Signatur sie verwenden möchte, sei es ein Text oder eine angepasste Signatur, wenn sie auf den vorgesehenen Signaturbereich klickt.
- Bitte beachte, dass innerhalb der Signaturvariable keine Leerzeichen enthalten sein sollten.
Variablen für Datum und Ort der Unterschrift hinzufügen
Viele Signaturanforderungen für Dokumente beinhalten die Notwendigkeit, das Datum und/oder den Ort hinzuzufügen, an dem das Dokument relevant ist. In diesem Fall kannst du Variablen zur Vorlage hinzufügen, die einen Platz für die Unterzeichnenden enthalten, um diese Informationen einzufügen.
Bitte beachte: Die Datums- und Ortsvariablen können nur hinzugefügt werden, wenn bereits eine Signatur-Variable im Dokument enthalten ist.
Signatur-Datumsvariablen
Du hast die Möglichkeit, Variablen hinzuzufügen, um automatisch das Datum zu ziehen, an dem das Dokument unterzeichnet wurde, oder eine Zeile einzufügen, die den Unterzeichnenden die Möglichkeit gibt, ein individuelles Datum einzutragen.
Die folgenden Signatur-Datumsvariablen müssen in das Dokument eingefügt werden, um diese beiden Arten von Datumsangaben zu ermöglichen:
[[Signer::date-signed]] --> Diese Variable zieht das Datum, an dem die Signatur automatisch hinzugefügt wurde, basierend darauf, wann das Dokument unterzeichnet wurde.
[[Signer::date-custom]] --> Diese Variable fügt ein Textfeld hinzu, in dem der Unterzeichnende ein individuelles Datum eintragen kann.
Signatur-Ortsvariablen
Wenn du eine Zeile im Dokument einfügen möchtest, die die Unterzeichnenden dazu auffordert, ihren Ort anzugeben, kann die folgende Variable verwendet werden:
[[Signer::location]] --> Diese Variable fügt ein Textfeld hinzu, in das die Unterzeichnenden den Ort/die Stadt eintragen können, von dem/der sie das Dokument unterzeichnen.
Bitte beachten: "Signer" im obigen Beispiel ist ein Platzhalter für die Person, die an diesem Ort unterschreiben wird. Wenn es sich um die HR oder die Kandidatin oder den Kandidaten handelt, kannst du [[HR::date-signed]] oder [[Kanidatin::date-signed]] usw. verwenden. Jede Unterschriftenvariable kann der entsprechenden Person zugewiesen werden, wenn Dokumente erstellt werden.
GDPR: Es gibt eine Einstellung zur Zustimmung der Datenverarbeitung durch Dropbox Sign, um die Dokumentenunterzeichnungs-Funktionalität zu aktivieren, sobald die Vorlage hochgeladen wurde und verwendet wird, um ein Dokument für Mitarbeitende zu generieren. Ohne diese Zustimmung wird die Signatur-Variable nicht an die zugewiesene Person zum Unterzeichnen gesendet.
Inline-Formatierung
Inline-Formatierung ermöglicht es dir, das Datumsformat und die Sprache für einzelne Datumsvariablen in deinen Dokumentvorlagen anzupassen und dabei die Standardeinstellungen zu überschreiben. Dies ist besonders nützlich, wenn du mehrsprachige Dokumente hast oder unterschiedliche Datumsformate innerhalb derselben Vorlage benötigst (z.B. bei einem Arbeitsvertrag mit einer englischen und einer deutschen Version auf einer Seite).
Um Inline-Formatierung zu verwenden, füge die Format- und Sprachspezifikationen direkt zur Datumsvariable hinzu, indem du das Pipe-Symbol (|) verwendest. Die Syntax lautet: {{variablen-name|f=FORMAT|l=SPRACHE}}
Zum Beispiel:
- Wenn die Standardsprache deiner Vorlage Englisch ist und das Standard-Datumsformat MM/DD/YYYY lautet, wird {{start-date}} als "10/14/2025" angezeigt
- Mit Inline-Formatierung {{start-date|f=DD.MM.YYYY|l=de}} wird dasselbe Datum als "14.10.2025" angezeigt
Datumsformat-Optionen:
- DD MM YYYY = 14 10 2025 (2 Ms = Zahl)
- DD MMM YYYY = 14 Okt 2025 (3 Ms = Kurzform)
- DD MMMM YYYY = 14 Oktober 2025 (4 Ms = vollständiger Monatsname)
Sprachspezifikationen: Der Sprachparameter (l=) ist nur relevant, wenn du textuelle Monatsformate (MMM oder MMMM) verwendest. Zum Beispiel:
- {{start-date|f=DD MMMM YYYY|l=de}} → 16 Oktober 2025
- {{start-date|f=DD MMMM YYYY|l=fr}} → 16 octobre 2025
Du kannst die Parameter für Format (f=) und Sprache (l=) unabhängig voneinander verwenden. Wenn du nur das Format ändern möchtest, aber die Standardsprache beibehalten willst, verwende nur f=. Wenn du nur die Sprache ändern möchtest, aber das Standardformat beibehalten willst, verwende nur l=.
Variablen zur manuellen Bearbeitung hinzufügen
Es kann notwendig sein, dass Admins Attribute hinzufügen, die nicht direkt aus Leapsome gezogen werden können und daher für jede Dokumentnutzung manuell bearbeitet werden müssen. In diesem Fall können Admins ein Attribut oder Attribute zur Dokumentvorlage hinzufügen, die im heruntergeladenen Dokument manuell bearbeitet werden müssen. Um diese Attribute hinzuzufügen, gib eine umschlossene Variable wie {{acceptance-deadline}} ein. Alle hinzugefügten Variablen, die manuell bearbeitet werden müssen, müssen entsprechend eingegeben werden, mit einem Bindestrich (-) anstelle von Leerzeichen.
Zum Beispiel:
{{acceptance-deadline}}
Vorlage hochladen
Um eine Vorlage hochzuladen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Vorlagen und Massen-Erstellung“ > „Vorlage hochladen“.
Sobald das Dokumentvorlage fertiggestellt ist, exportiere sie im Format „.docx“ und nutze diese Vorlage, um sie auf der Leapsome-Plattform hochzuladen.
Nach dem Hochladen der Vorlage kannst du das Dokument umbenennen, eine Sprache auswählen, das Datumsformat festlegen und eine Kategorie für das Dokument zuweisen. Anschließend kannst du mit dieser Vorlage ein Dokument für eine oder mehrere Mitarbeitende generieren. Das System verwendet Informationen aus den Profilen der Mitarbeitenden, um automatisch die Variablen einzufügen. Du kannst die Variablentabelle mit allen Informationen der Mitarbeitenden in der Vorschau sehen, bevor du die Dokumente erstellst. Danach klicke auf „Dokument erstellen“, um die Dokumente für die ausgewählten Mitarbeitenden zu generieren.
Zum Beispiel: Du kannst eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag erstellen, die verwendet werden kann, um neue Arbeitsverträge für Mitarbeitende mit ihren aktuellen Informationen (z. B. nach Beförderungen, Gehaltsänderungen, Abteilungswechseln usw.) zu generieren.
Bitte beachte:
- Das Dropdown-Menü für die Sprache übersetzt die Vorlage nicht. Es wird verwendet, um die Vorlagen zu organisieren und Filter zu nutzen, damit du die relevanten Vorlagen für die Sprachen, in denen die Vorlage erstellt wurde, schnell finden kannst.
- Das Dropdown-Menü für das Datumsformat kann genutzt werden, um sicherzustellen, dass das korrekte Datumsformat in generierten Dokumenten mit Datumsvariablen verwendet wird.
Dokument zuweisen
Als Admin kannst du festlegen, für wen Dokumente generiert werden sollen. Mithilfe der Filterfunktion kannst du die entsprechenden Nutzenden auswählen, denen das generierte Dokument zugewiesen wird. Sobald das Dokument generiert wurde, erscheint es unter „Dokumente“ in den Profilen der ausgewählten Nutzenden.
Dazu gehst du zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Vorlagen und Massen-Erstellung“ > „Erstelle Dokumente für Benutzer“ > Wähle die entsprechende Vorlage aus > Zuweisen an > Wähle die relevanten Nutzenden über die Filterfunktion aus.
Alle mit einer Vorlage erstellten Dokumente anzeigen
Wenn du alle Dokumente sehen möchtest, die mit einer Vorlage erstellt wurden, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Vorlagen und Massen-Erstellung“ > Klicke auf die entsprechende Vorlage. Dies öffnet eine Übersichtsseite mit allen Dokumenten, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, sowie den Zuweisungen, Signierenden (falls zutreffend), Status, Ersteller und Erstellungszeitpunkt. In dieser Ansicht kannst du auch Erinnerungen an die Signierenden senden oder das Dokument ungültig machen.
Weitere Informationen über das Ungültigmachen von Dokumenten findest du in diesem Artikel.