Sobald du eine Dokumentvorlage wie beschrieben hier erstellt hast, kannst du sie nutzen, um Dokumente für Mitarbeitende zu erstellen, die dann in ihrem Profil unter dem Reiter „Dokumente“ hinzugefügt werden. Du kannst ein neues Dokument erstellen, indem du zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Vorlagen und Massen-Erstellung“ > „Erstelle Dokumente für Benutzer“ navigierst.
Wähle auf der Seite zur Dokumenterstellung aus, welche Vorlage du aus dem Dropdown-Feld 'Vorlage' verwenden möchtest. Füge dann den Namen dieses Dokuments im Feld 'Dokumentenname' hinzu. Der Name ist für relevante Mitarbeitende sichtbar. Du kannst dynamische Variablen zum Dokumentennamen hinzufügen, um sicherzustellen, dass Dokumente, die in Masse erstellt wurden, beim späteren Herunterladen leicht identifiziert werden können.
Unter „Zuweisen an“ kannst du außerdem die Mitarbeitenden auswählen, für die dieses Dokument erstellt wird.
Variablen & Dokumentgenerierung
Wenn du beginnst, Mitarbeitende dem Dokument zuzuweisen, siehst du eine Vorschau aller für die zugewiesene Person relevanten Variablen im Bereich 'Variablen' unten. Sieh dir den Abschnitt 'Variablen für die Massen-Erstellung' an, um eine vollständige Liste der Systemvariablen zu erhalten. Dort findest du die Variablen im korrekten Format, das für die Vorlagenerstellung erforderlich ist. Zum Beispiel wird die Variable {{document-creation-date}}, wenn sie einer Vorlage hinzugefügt wird, automatisch das „heutige" Datum zum Zeitpunkt der Zuweisung des Dokuments an Nutzende einfügen, oder {{start-date}}, um die dynamischen Werte der zugewiesenen Person darzustellen. Vergiss nicht, auf 'Dokumente erstellen' zu klicken, wenn du bereit bist. Die Dokumentenverarbeitung kann einige Minuten dauern. Die zugewiesene(n) Person(en) werden nach Abschluss benachrichtigt.
Du kannst auch direkt aus dem Profil eines Mitarbeitenden ein Dokument erstellen. Gehe dazu zum Profil der Person und klicke auf die drei vertikalen Punkte > „Dokument erstellen“. Alternativ kannst du, wenn du dich in der „Mitarbeitende & Teams“-Liste befindest und über eine Person schwebst, ebenfalls die Option finden, ein Dokument zu erstellen.
Generierte Dokumente in den Admin-Einstellungen
Die generierten Dokumente sind auf der Seite „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Erstellte Dokumente“ sichtbar. Dort kannst du alle Dokumente und deren spezifische Details einsehen, wie zum Beispiel:
- Die verwendete Vorlage
- Den Namen des Dokuments
- Die Anzahl der zugewiesenen Personen
- Unterschreibende (falls zutreffend)
- Den Status der Dokumenterstellung
- Den Namen der Person, die das Dokument erstellt hat
- Das Erstellungsdatum
Oben auf der Seite erhältst du zudem eine Übersicht über folgende Informationen:
- Gesamtanzahl der Dokumente
- Dokumente mit ausstehenden Unterschriften
- Gesamtanzahl der ausstehenden Unterschriften
- Gesamtanzahl der abgeschlossenen Unterschriften
In dieser Ansicht können Admins das Dokument in der Vorschau anzeigen, insbesondere bevor es gespeichert oder an Nutzende gesendet wird, um sicherzustellen, dass das Dokument die beabsichtigten Informationen enthält. Sie können dies tun, indem sie auf das Augen-Symbol neben dem Dokumentennamen klicken. Wenn es nicht die korrekten Informationen enthält oder Änderungen vorgenommen werden müssen, kann der Admin das Dokument auch aus dieser Ansicht annullieren. Weitere Informationen zum Annullieren von Dokumenten, die Unterschriften erfordern, findest du im Artikel "Dokumente im Signaturprozess annullieren".
Generierte Dokumente in Mitarbeitenden-Profilen
Wenn einem Mitarbeitenden ein Dokument zugewiesen wird, ist es in deren Profil (Dein Profil > „Dokumente“) sichtbar. Dort können sie diese Dokumente einsehen und herunterladen, sofern sie Zugriff auf das erstellte Dokument haben.
Verbinden Sie Ihre Dokumente mit Leapy
Wenn du öffentliche Dokumente in Leapsome hochlädst (unter 'Einstellungen' > 'Dokumente' > 'Öffentliche Dokumente'), kannst du sie als Wissensdatenbanken des Unternehmens verbinden, z. B. interne Wikis, Handbücher oder Richtlinien, mit Leapsomes KI-Copilot Leapy.
Um die Verbindung für bestehende Dokumente herzustellen, gehe auf die Seite 'Öffentliche Dokumente', klicke auf die drei vertikalen Punkte > 'Bearbeiten' und aktiviere im erscheinenden Dialog die Einstellung 'Indem du diese Einstellung aktivierst, stimmst du zu, dass das Dokument über den AI-Copilot (Leapy) zugänglich sein kann, der unseren Subprozessor turbopuffer Inc. nutzt, wie weiter beschrieben hier'.
Sobald diese Einstellung aktiviert ist, kann Leapy AI dieses Dokument lesen und Mitarbeitenden Antworten basierend auf den Informationen im Dokument geben.
Bitte beachte: Leapy berücksichtigt die Sichtbarkeit des Dokuments. Wenn das Dokument nur von einem bestimmten Team eingesehen werden kann, passt Leapy die Antworten entsprechend an, je nachdem, welche Person die Frage stellt, und gibt Informationen basierend auf der Sichtbarkeit des Dokuments weiter.