Inhaltsverzeichnis:
Gehaltsabrechnung verstehen
1. Verarbeitet Leapsome die Gehaltsabrechnung oder bereitet es nur Daten vor?
2. Was ist der Zweck des Gehaltsabrechnungs-Moduls?
3. Was ist in einem Gehaltsabrechnung-Export enthalten?
Einrichtung & Konfiguration
4. Wie richtet man verschiedene Vergütungsarten ein?
5. Wie definiert man Gehaltsabrechnung-Richtlinien und -Zyklen?
7. Welche Abwesenheitsarten sind in der Gehaltsabrechnung enthalten?
Integration mit anderen Modulen
8. Wie ist die Gehaltsabrechnung mit der Zeiterfassung verbunden?
9. Wie werden Abwesenheiten in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt?
10. Kann man Performance oder Ziele mit der Vergütung verknüpfen?
Datenverwaltung & Exporte
11. Wie exportiert man Gehaltsabrechnung-Daten?
12. Wie importiert man Vergütungsdaten in großen Mengen?
13. Welche Hervorhebungen oder Benachrichtigungen gibt es für Gehaltsabrechnung-Änderungen?
14. Kann man historische Gehaltsänderungen nachverfolgen?
15. Gibt es Massen-Update-Optionen für Gehalts- und Vergütungsdaten?
Zusammenarbeit mit externen Anbietern
16. Lässt sich Leapsome mit Gehaltsabrechnung-Systemen wie DATEV, Xero oder ADP integrieren?
17. Können wir Leapsome mit einem PEO wie Justworks oder TriNet verwenden?
18. Werden Steuererklärungs-Services unterstützt?
Fehlerbehebung
19. Wie werden Änderungen in der Gehaltsabrechnung im Zyklus reflektiert?
22. Was passiert, wenn sich Mitarbeitendendaten mitten im Gehaltsabrechnung-Zyklus ändern?
Gehaltsabrechnung verstehen
1. Verarbeitet Leapsome die Gehaltsabrechnung oder bereitet es nur Daten vor?
Leapsome dient der Vorbereitung und Nachverfolgung der Gehaltsabrechnung, nicht der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung. Dies ist einer der häufigsten Punkte, der zu Verwirrung führt. Leapsome fungiert als zentrale Informationsquelle für Vergütungsdaten, Vertragsänderungen, Abwesenheiten und Zeiterfassung. Es bereitet saubere, präzise Daten vor, die exportiert und mit deinem Gehaltsabrechnung-Dienstleister, Buchhalter oder externen Gehaltsabrechnung-Anbieter geteilt werden können. Wenn du einen PEO (Professional Employer Organization) nutzt, kannst du Leapsome trotzdem zur Nachverfolgung der Vergütung und zum Empfang von Änderungsbenachrichtigungen verwenden, während der PEO die tatsächliche Gehaltsabrechnung durchführt.
2. Was ist der Zweck des Gehaltsabrechnung-Moduls?
Das Gehaltsabrechnung-Modul optimiert die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, indem es alle relevanten Mitarbeitendendaten – einschließlich Vergütung, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Vertragsänderungen – an einem Ort zentralisiert. Es automatisiert die Datenkonsolidierung, reduziert manuelle Fehler, bietet strukturierte Exporte und führt ein Audit-Protokoll aller Änderungen. Dies spart der Personalabteilung erheblich Zeit vor Gehaltsabrechnung-Fristen und gewährleistet Genauigkeit bei den Zahlungen an Mitarbeitende.
3. Was ist in einem Gehaltsabrechnung-Export enthalten?
Ein Gehaltsabrechnung-Export enthält das Grundgehalt, Boni, zusätzliche Vergütung (z.B. Zulagen, Home-Office-Budgets), Abwesenheitsabzüge (bezahlte vs. unbezahlte Freizeit), protokollierte Stunden (für Stundenlohn-Mitarbeitende), Überstundenberechnungen, Vertragsänderungen (z.B. Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Neueinstellungen, Kündigungen) und Bankverbindungen. Der Export kann personalisiert werden, um die spezifischen Felder einzuschließen, die dein Gehaltsabrechnung-System oder -Anbieter benötigt, und kann im Excel- oder CSV-Format generiert werden.
Einrichtung & Konfiguration
4. Wie richtet man verschiedene Vergütungsarten ein?
Admins können verschiedene Vergütungsarten definieren, darunter:
- Gehalt: Grundvergütungsbetrag
- Boni: Können vierteljährlich, monatlich, leistungsbasiert oder einmalig sein
- Zusätzliche Vergütung: Wie Home-Office-Budgets, Zulagen oder Stipendien
Jede Vergütungsart kann als fest oder variabel, einmalig oder wiederkehrend (mit definierter Wiederholungshäufigkeit) konfiguriert werden. Du kannst auch festlegen, ob sie steuerpflichtig oder nicht steuerpflichtig ist, und Genehmigungs-Prozesse für Vergütungsänderungen einrichten.
5. Wie definiert man Gehaltsabrechnung-Richtlinien und -Zyklen?
Admins können Gehaltsabrechnung-Richtlinien definieren, die beinhalten, wann der Gehaltsabrechnung-Zyklus beginnt, wie häufig Mitarbeitende bezahlt werden (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich), das Genehmigungs-Datum für die Gehaltsabrechnung und die Einreichungsfrist. Du kannst diese Richtlinien dann verschiedenen Mitarbeitendengruppen zuweisen. Das System generiert automatisch Gehaltsabrechnung-Zyklen basierend auf diesen Einstellungen und eliminiert die manuelle Zyklus-Erstellung.
6. Kann man unterschiedliche Gehaltsabrechnung-Frequenzen für verschiedene Mitarbeitendengruppen einrichten?
Ja, du kannst mehrere Gehaltsabrechnung-Richtlinien mit unterschiedlichen Frequenzen erstellen und sie verschiedenen Mitarbeitendengruppen zuweisen. Beispielsweise könnten Stundenlohn-Mitarbeitende wöchentlich bezahlt werden, während Gehaltsmitarbeitende monatlich bezahlt werden. Für jede Gruppe werden automatisch Gehaltsabrechnung-Zyklen gemäß der zugewiesenen Richtlinie generiert.
7. Welche Abwesenheitsarten sind in der Gehaltsabrechnung enthalten?
Du kannst festlegen, welche Abwesenheitsarten in Gehaltsabrechnung-Berechnungen und -Exporten enthalten sein sollen. Beispielsweise würde bezahlter Urlaub normalerweise eingeschlossen werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende während ihrer Freizeit ihre reguläre Vergütung erhalten, während unbezahlte Abwesenheiten möglicherweise zu Abzügen führen. Diese Konfiguration stellt sicher, dass der Gehaltsabrechnung-Export genau widerspiegelt, wie sich jede Abwesenheitsart auf die Bezahlung der Mitarbeitenden auswirken sollte.
Integration mit anderen Modulen
8. Wie ist die Gehaltsabrechnung mit der Zeiterfassung verbunden?
Geleistete Stunden aus dem Zeiterfassungs-Modul können automatisch in Gehaltsabrechnung-Berechnungen und -Exporte einfließen. Dies ist besonders nützlich für Stundenlohn-Mitarbeitende, bei denen die vergütungsfähige Zeit (tatsächliche Arbeitsstunden minus Pausen) genau erfasst werden muss. Wenn du einen Gehaltsabrechnung-Zyklus generierst, werden die erfassten Stunden aus dem Zeiterfassungs-Modul einbezogen, wodurch die Notwendigkeit manueller Dateneingabe entfällt und Genauigkeit gewährleistet wird.
9. Wie werden Abwesenheiten in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt?
Abwesenheitsdaten werden basierend auf deiner Konfiguration automatisch in Gehaltsabrechnung-Berichten aufgefüllt. Das System unterscheidet zwischen bezahlter Freizeit (bei der Mitarbeitende weiterhin Vergütung erhalten) und unbezahlter Freizeit (die zu Abzügen führen kann). Wenn du Gehaltsabrechnung-Daten exportierst, siehst du eine klare Aufschlüsselung, wie Abwesenheiten die Vergütung jeder Person für diesen Zyklus beeinflusst haben.
10. Kann man Performance oder Ziele mit der Vergütung verknüpfen?
Ja, du kannst vierteljährliche Leistungsboni mit dem Zielfortschritt oder Review-Ergebnissen verbinden. Dies ermöglicht einen integrierten Ansatz, bei dem Vergütungsentscheidungen durch Performance-Daten informiert werden, die in anderen Leapsome-Modulen erfasst wurden. Die endgültigen Vergütungsbeträge müssen jedoch weiterhin von Admins genehmigt und eingegeben werden, bevor sie in Gehaltsabrechnung-Exporte aufgenommen werden.
Datenverwaltung & Exporte
11. Wie exportiert man Gehaltsabrechnung-Daten?
Navigiere zum Gehaltsabrechnung-Modul und wähle den relevanten Gehaltsabrechnung-Zyklus aus. Du kannst die Daten im Excel-Format mit allen enthaltenen Vergütungskomponenten exportieren. Der Export kann personalisiert werden, um die spezifischen Attribute einzuschließen, die dein Gehaltsabrechnung-System oder -Anbieter benötigt. Der Export enthält typischerweise mehrere Tabs, darunter einen „Gehaltsänderungen"-Tab, der speziell Änderungen an gehaltsbezogenen Informationen nachverfolgt und es einfach macht zu überprüfen, was sich seit dem letzten Gehaltsabrechnung-Zyklus geändert hat.
12. Wie importiert man Vergütungsdaten in großen Mengen?
Du kannst Vergütungszuweisungen in großen Mengen hochladen, um manuelle Einzeleingaben zu vermeiden. Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Excel-Importe' > 'Mitarbeitende' oder 'Andere Vergütungskomponenten'. Lade die Vorlage herunter, fülle sie mit deinen Vergütungsdaten aus und lade sie hoch. Dies ist besonders nützlich, wenn du Gehälter für eine große Gruppe von Mitarbeitenden einrichtest oder Massen-Vergütungsanpassungen vornimmst.
13. Welche Hervorhebungen oder Benachrichtigungen gibt es für Gehaltsabrechnung-Änderungen?
Das System enthält Tags und Hervorhebungen für bedeutende Änderungen wie Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Neueinstellungen, Kündigungen und Änderungen der Bankverbindungen. Diese Benachrichtigungen helfen dir, schnell zu erkennen, was sich seit dem letzten Gehaltsabrechnung-Zyklus geändert hat, und stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Das System kennzeichnet auch Probleme wie Bankverbindungen im falschen Format und hilft so, Zahlungsfehler zu vermeiden.
14. Kann man historische Gehaltsänderungen nachverfolgen?
Ja, du kannst historische Vergütungsdaten importieren und nachverfolgen. Alle Gehaltsänderungen werden mit Zeitstempel versehen und nachverfolgt, wodurch ein Audit-Protokoll erstellt wird. Du kannst den Gehaltsverlauf in Mitarbeitendenprofilen anzeigen, der zeigt, wann Änderungen stattgefunden haben und wer sie genehmigt hat. Dies ist wertvoll für Compliance, Reporting und das Verständnis von Vergütungstrends im Laufe der Zeit.
15. Gibt es Massen-Update-Optionen für Gehalts- und Vergütungsdaten?
Ja, Nutzende mit entsprechenden Berechtigungen können Gehaltsabrechnung-Informationen anpassen und Massendaten importieren, einschließlich Aktualisierungen von Gehalt und zusätzlicher Vergütung. Navigiere zu Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'Excel-Importe' > 'Mitarbeitende' oder 'Andere Vergütungskomponenten'. um die Massen-Update-Funktion zu nutzen.
Zusammenarbeit mit externen Anbietern
16. Lässt sich Leapsome mit Gehaltsabrechnung-Systemen wie DATEV, Xero oder ADP integrieren?
Leapsome verfügt über eine direkte Integration mit DATEV (dem größten Gehaltsabrechnung-Anbieter in Deutschland), die als Add-on verfügbar ist. ADP-Integrationen sind derzeit in Entwicklung, weitere Integrationen sind geplant. Für andere Gehaltsabrechnung-Systeme können Gehaltsabrechnung-Daten im Excel-Format exportiert werden, mit Optionen zur Personalisierung von Berichtsattributen und zur Anpassung für CSV-Datei-Importe in andere Gehaltsabrechnung-Systeme. Die flexible Exportfunktion bedeutet, dass du mit praktisch jedem Gehaltsabrechnung-Anbieter arbeiten kannst.
17. Können wir Leapsome mit einem PEO wie Justworks oder TriNet verwenden?
Ja, viele Organisationen nutzen Leapsome zusammen mit einem PEO. In diesem Setup dient Leapsome als zentrale Informationsquelle für Vergütung, Vertragsänderungen, Abwesenheiten und Zeiterfassung, während der PEO die Gehaltsabrechnung-Durchführung und Compliance übernimmt. Du exportierst die Gehaltsabrechnung-Daten aus Leapsome monatlich (oder in deiner gewählten Frequenz), um den PEO auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies kombiniert die operative Unterstützung eines PEO mit der Kontrolle und Flexibilität deines eigenen vernetzten HRIS.
18. Werden Steuererklärungs-Services unterstützt?
Leapsome reicht keine Steuern direkt bei Behörden ein. Wir können jedoch bei Bedarf Partner-Agenturen empfehlen. Mit der Leapsome Gehaltsabrechnung-Vorbereitung kannst du ein sauberes, genaues Excel-Sheet exportieren, mit dem Steuerbehörden oder externe Gehaltsabrechnung-Anbieter arbeiten können. Dies vereinfacht Übergaben und gewährleistet Datengenauigkeit.
Fehlerbehebung
19. Wie werden Änderungen in der Gehaltsabrechnung im Zyklus reflektiert?
Änderungen in der Gehaltsabrechnung werden im Gehaltsabrechnung-Zyklus und im Excel-Export nachverfolgt und hervorgehoben. Der Export enthält einen „Gehaltsänderungen"-Tab, der speziell Änderungen an gehaltsbezogenen Informationen nachverfolgt und es einfach macht, alle Änderungen zu überprüfen, bevor Daten an andere Systeme übertragen werden. Dies gewährleistet Transparenz und hilft, Fehler zu erkennen, bevor die Gehaltsabrechnung verarbeitet wird.
20. Kann ich sehen, welche Änderungen anstehen, bevor ein Gehaltsabrechnung-Zyklus abgeschlossen ist?
Ja, du kannst alle ausstehenden Änderungen und Genehmigungen überprüfen, bevor ein Gehaltsabrechnung-Zyklus abgeschlossen wird. Das System bietet einen klaren Überblick darüber, was sich seit dem letzten Zyklus geändert hat, einschließlich Gehaltsanpassungen, Neueinstellungen, Kündigungen und anderen Vergütungsänderungen. Nur genehmigte Änderungen werden in den Gehaltsabrechnung-Export aufgenommen, was Genauigkeit und Kontrolle gewährleistet.
21. Warum kann ich die geleisteten Stunden für Stundenlohn-Mitarbeitende nicht aktualisieren, wenn die Zeiterfassung deaktiviert ist?
Wenn das Zeiterfassungs-Modul für deinen Account deaktiviert ist, kannst du geleistete Stunden nicht automatisch in die Gehaltsabrechnung übernehmen. In diesem Fall müsstest du Stunden für Stundenlohn-Mitarbeitende manuell eingeben oder das Zeiterfassungs-Modul aktivieren, um diesen Prozess zu automatisieren. Kontaktiere deinen Admin, um die Aktivierung der Zeiterfassung zu besprechen, wenn du diese Funktion benötigst.
22. Was passiert, wenn sich Mitarbeitendendaten mitten im Gehaltsabrechnung-Zyklus ändern?
Änderungen an Mitarbeitendendaten (wie Gehaltsanpassungen, Titeländerungen oder Vertrags-Updates) können mit einem Wirksamkeitsdatum im Mitarbeitendaten-Modul geplant werden. Diese Änderungen werden automatisch aktualisiert, wenn das Wirksamkeitsdatum erreicht ist. Wenn du einen Gehaltsabrechnung-Export generierst, verwendet das System die Daten, die während dieses Gehaltsabrechnung-Zeitraums gültig waren, und gewährleistet so eine genaue Vergütung basierend auf den korrekten Informationen für diesen Zeitraum.