Dieser Artikel beschreibt, wie du die Integration zwischen Leapsome und TriNet einrichtest und verwaltest, wenn Leapsome dein führendes System für Mitarbeitendedaten ist.
Mit dieser Integration kannst du den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus – einschließlich Neueinstellungen und Profilaktualisierungen – direkt in Leapsome verwalten und diese Änderungen automatisch in deinem TriNet-Account spiegeln. Das eliminiert doppelte Dateneingabe und stellt sicher, dass deine Gehaltsabrechnungs- und Benefits-Plattform stets mit deiner People-Enablement-Plattform synchron ist.
Inhaltsverzeichnis
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Häufig gestellte Fragen
- 1. Wie oft wird der Sync durchgeführt?
- 2. Was passiert, wenn ich die Abteilung einer Person in Leapsome ändere?
- 3. Übernimmt die Integration die Gehaltsabrechnung?
- 4. Wie gehe ich mit Neueinstellungen um, die noch nicht begonnen haben?
- 5. Was passiert, wenn eine Person in Leapsome gekündigt wird?
- 6. Kann ich bestimmte Personen vom Sync ausschließen?
- 7. Wo werden Fehler beim Sync angezeigt?
Was die Integration leistet
Wenn Leapsome als führendes System für TriNet konfiguriert ist, übernimmt die Integration folgende Aufgaben:
- Neueinstellungen anlegen: Erstellt in TriNet einen Mitarbeitendeneintrag, sobald eine neue Person in Leapsome hinzugefügt wird.
- Profilaktualisierungen synchronisieren: Überträgt Änderungen aus Leapsome (z.B. rechtlicher Name, Standort, Telefonnummer) in den entsprechenden TriNet-Eintrag.
- Datenfluss automatisieren: Synchronisiert Daten in regelmäßigen Abständen oder per manuellem Auslöser.
Voraussetzungen
Bitte stelle vor der Einrichtung sicher, dass Folgendes erfüllt ist:
- Admin-Zugriff: Du benötigst 'Super-Admin'-Berechtigungen in Leapsome sowie 'Full Admin'- (oder API-spezifischen) Zugriff in TriNet.
- Du musst eine API-Anwendung in der TriNet-Plattform erstellen, um eine Client-ID, ein Client-Secret sowie deine TriNet-Unternehmens-ID zu erhalten.
- Eindeutige Kennzeichen: Stelle sicher, dass bestehende Mitarbeitende in beiden Systemen übereinstimmende E-Mail-Adressen haben, um doppelte Einträge zu vermeiden.
- Feldzuordnung: Überprüfe, welche Attribute du synchronisieren möchtest.
Integration einrichten
1. Integration aktivieren und authentifizieren
- Melde dich zunächst in der TriNet-Plattform an und navigiere zum Marketplace.
- Gehe dann zu "All Apps" und klicke auf "TriNet API".
- Beim Verbinden wird dir eine Dropdown-Liste mit Drittanbieter-Integrationen angezeigt. Wähle dort LeapsomeHRIS aus.
- Nach der Installation der Integration im TriNet-Marketplace findest du auf dem TriNet-Dashboard die Zugangsdaten, die du anschließend in Leapsome eingeben musst. Siehe unten:
Navigiere zu Einstellungen > Integrationen und Imports > HRIS-Integrationen > Ausgehende Bereitsstellung
- Wähle den TriNet-Tab aus.
- Gib deine TriNet-Unternehmens-ID, Client-ID und dein Client-Geheimnis ein.
- Klicke anschließend auf 'Autorisieren'.
- Nach erfolgreicher Autorisierung aktualisiert sich der Status in Leapsome auf 'Verbunden'.
Bitte beachten: Wenn du Daten stattdessen aus TriNet in Leapsome übertragen möchtest, lies bitte diesen Artikel.
2. Attribute zuordnen
In den Integrationseinstellungen kannst du festlegen, welche Leapsome-Felder welchen TriNet-Feldern zugeordnet werden.
- Pflichtfelder: 'Vorname' und 'Nachname' sind obligatorische, gesperrte Felder.
- Optionale Felder: Alle weiteren Felder können optional synchronisiert / zwischen Leapsome und TriNet korrekt zugeordnet werden.
- Benutzerdefinierte Attribute: Wenn du benutzerdefinierte Felder in Leapsome hast, die in TriNet übernommen werden sollen, stelle sicher, dass diese hier zugeordnet sind.
3. Ersten Sync ausführen
Klicke nach Abschluss der Zuordnung auf 'Aktualisieren' und anschließend auf 'Sync auslösen', um die erste Synchronisation durchzuführen.
Leapsome identifiziert Personen, die in Leapsome, aber nicht in TriNet vorhanden sind, und schlägt deren Anlage vor. Es werden außerdem bestehende Personen in beiden Systemen erkannt und zur Verknüpfung für zukünftige Aktualisierungen vorgeschlagen.
Details zur Neueinstellung und Einschränkungen
Du kannst wählen, ob Neueinstellungen in TriNet automatisch angelegt werden sollen:
- Ist dies aktiviert, werden Personen in Leapsome, für die kein übereinstimmender Eintrag in TriNet existiert, als Neueinstellungen angelegt.
- Ist dies deaktiviert, werden nur bestehende Mitarbeitende abgeglichen und aktualisiert. Die in TriNet zugewiesene HR-Autorisierungsperson muss Neueinstellungen genehmigen. Das angegebene Startdatum darf nicht mehr als drei Tage in der Vergangenheit liegen (Anforderung der TriNet-API).
- Neueinstellungen werden in TriNet mit dem Genehmigungsstatus "Unvollständig" angelegt – ein TriNet-Admin muss sie vor der Aktivierung genehmigen.
Bitte beachten – bekannte Einschränkungen:
- Aufgrund einer aktuellen TriNet-Einschränkung können für den ausgehenden Sync nur die Geschlechtercodes "Männlich" und "Weiblich" auf die von TriNet unterstützten Codes gemappt werden. Bei Personen mit anderen Geschlechtsangaben tritt beim Sync ein Fehler für die jeweilige Person auf.
- Wohnadressen können nur bei der Neuanlage von Mitarbeitenden gesetzt werden. Für bestehende Mitarbeitende müssen Adressänderungen direkt in TriNet vorgenommen werden.
- Benutzerdefinierte Attribute aus Leapsome können TriNet-eigenen benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden. Diese benutzerdefinierten Felder werden jedoch nur für bestehende Mitarbeitende (Updates) synchronisiert, nicht bei der Neuanlage.
Feldsynchronisierungs-Tabelle
Einige Felder können nur bei der Neuanlage gesetzt und danach nicht mehr per API aktualisiert werden. Dies wird in der Oberfläche durch Bezeichnungen pro Feld angezeigt ("Jeder Sync", "Nur Neueinstellung", "Nur Profilaktualisierung").
Jeder Sync (Anlage und Aktualisierung)
- Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Stellenbezeichnung, Abteilung, Land, Standort, Telefonnummer, Ethnizität
Nur Neueinstellung (kann nicht per API aktualisiert werden)
- Geschäftliche E-Mail, Einstellungsdatum, Führungskraft, Regelarbeitszeit, Beschäftigungsart, Adresse (alle Felder), Sozialversicherungsnummer (SSN), Postleitzahl, FLSA-Code
Nur Aktualisierung
- Familienstand
Integration widerrufen
Wenn du die Integration deaktivieren möchtest, klicke auf die Schaltfläche 'Autorisierung widerrufen', um die Integration zu trennen, alle gespeicherten TriNet-Zugangsdaten und -Konfigurationen zu entfernen und die automatische Datensynchronisation für deine Mitarbeitenden zu beenden.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie oft wird der Sync durchgeführt?
Die Integration führt alle 10 Minuten automatisch eine Synchronisation durch. Du kannst jederzeit eine sofortige Aktualisierung auslösen, indem du in den TriNet-Integrationseinstellungen auf 'Manuellen Sync auslösen' klickst.
2. Was passiert, wenn ich die Abteilung einer Person in Leapsome ändere?
Die Änderung wird beim nächsten Sync an TriNet übertragen. Da Leapsome das führende System ist, können manuelle Änderungen am Abteilungsfeld innerhalb von TriNet beim nächsten Sync durch die Daten aus Leapsome überschrieben werden.
3. Übernimmt die Integration die Gehaltsabrechnung?
Nein. Diese Integration verwaltet Identitäts- und Profildaten. Gehaltsabrechnungen, Steuereinbehalte und Benefits-Wahlen müssen weiterhin innerhalb der TriNet-Plattform verwaltet werden.
4. Wie gehe ich mit Neueinstellungen um, die noch nicht begonnen haben?
Wenn die automatische Anlage aktiviert ist und du eine neue Person mit einem zukünftigen Startdatum in Leapsome hinzufügst, erstellt die Integration den Eintrag in TriNet. Je nach TriNet-Konfiguration erscheint diese Person bis zu ihrem Startdatum als "Ausstehend" oder "Vor-Einstellung".
5. Was passiert, wenn eine Person in Leapsome gekündigt wird?
Ausgeschiedene Mitarbeitende in Leapsome werden nicht mehr mit TriNet synchronisiert. Ihre Einträge in TriNet müssen manuell deaktiviert werden.
6. Kann ich bestimmte Personen vom Sync ausschließen?
Der Sync verarbeitet derzeit alle aktiven Mitarbeitenden in Leapsome und legt deren Daten in TriNet an bzw. aktualisiert sie.
7. Wo werden Fehler beim Sync angezeigt?
Wenn beim Mitarbeitenden-Sync Fehler oder Warnungen auftreten, werden diese im TriNet-Einstellungsfenster aufgelistet. Dabei wird jeweils angegeben, welche Person vom Fehler betroffen ist.