Inhaltsverzeichnis
Leapsome ermöglicht es Admins, geplante Berichte zu konfigurieren, die automatisch an externe Ziele per E-Mail oder SFTP übermittelt werden. Nach der Einrichtung wird der Bericht in der von dir definierten Häufigkeit ausgeführt und die Datei direkt an die gewählten Empfangenden oder den Server gesendet – ohne manuelle Schritte. So entfällt die Notwendigkeit, Mitarbeitendendaten wiederholt herunterzuladen, zu formatieren und in externe Tools oder Anbieter hochzuladen. Das spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko bei wiederkehrenden Reporting-Workflows.
Wann diese Funktion genutzt werden sollte
Nutze geplante Berichte immer dann, wenn du regelmäßig wiederkehrende Mitarbeitendendaten an ein externes Ziel senden musst. Typische Anwendungsfälle sind:
- Automatisches Senden gehaltsrelevanter Mitarbeitendendaten an einen PEO oder ein Gehaltsabrechnungssystem in jedem Gehaltsabrechnungszyklus
- Regelmäßiges Teilen von Abwesenheits- oder Headcount-Übersichten mit dem Finanz- oder Operations-Team per E-Mail
- Übermittlung von Organisationsdaten an Tools, die keine direkte Integration mit Leapsome haben
- Automatisierung von Compliance- oder Audit-Berichten in festgelegten Abständen an externe Empfangende
So verwendest du diese Funktion
Einen geplanten Bericht einrichten
- Navigiere über das linke Menü zu 'Analysen'.
- Wähle 'Berichte' aus, um den Report Builder zu öffnen.
- Klicke auf '+ Neuer Bericht', um einen neuen Bericht zu erstellen.
- Gebe dem Bericht einen Titel und eine Beschreibung (optional) und füge bei Bedarf weitere Sichtbarkeitsgruppen hinzu
- Klicke auf 'Weiter'
- Wähle den Berichtstyp aus.
- Lege die Häufigkeit unter 'Zeitplan' fest, z.B. täglich, wöchentlich, monatlich usw.
- Wähle die Mitarbeitendenattribute aus, die als Spalten enthalten sein sollen.
Einen Zustellungskanal auswählen
Wähle in den Berichtseinstellungen unter dem Tab 'Zustellung (optional)' einen oder mehrere Zustellungskanäle aus. Du kannst beide Kanäle bei Bedarf kombinieren.
Versand per E-Mail
- Wähle E-Mail als Übermittlungskanal aus.
- Gib eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen in das Textfeld ein.
- Die Empfangenden erhalten eine E-Mail mit dem Betreff: „[Leapsome] Geplanter Bericht – [Berichtsname]"
- Die E-Mail enthält eine Zusammenfassung mit Berichtsname, Datumsbereich und Berichtsverantwortlichen sowie die Datei als herunterladbaren Anhang.
Versand per SFTP
- Wähle SFTP als Zustellungskanal aus.
-
Konfiguriere das SFTP-Ziel: Gib den Benutzernamen des Anbieter-Accounts ein und folge dann den Anweisungen hier, um die SSH-Schlüsselpaare zu erstellen. Diese ermöglichen eine sichere Kommunikation zwischen den beiden Systemen. (Bitte beachten: Der verlinkte Artikel beschreibt die Einrichtung einer Integration in Leapsome – hier wird diese Richtung umgekehrt.)Für Hostname und Port-Nummer musst du ggf. den technischen Support des Anbieters kontaktieren.
- Die Datei wird zum geplanten Zeitpunkt automatisch an den konfigurierten Server übertragen.
Bitte beachten: SFTP setzt voraus, dass dein externer Anbieter oder das Zielsystem über einen SFTP-Server verfügt, der eingehende Dateiübertragungen akzeptiert. Bestätige dies mit deinem Anbieter, bevor du die Einrichtung vornimmst. Das ist besonders relevant, wenn du Gehaltsabrechnungsdaten an einen PEO sendest – nicht alle PEOs unterstützen automatisierte SFTP-Übertragungen. Prüfe dies daher im Voraus.
Berichtseinstellungen anpassen
Sobald ein Zustellungskanal ausgewählt wurde, stehen folgende Formatierungsoptionen zur Verfügung:
-
Dateiformat:
.csv(Standard) oder.xlsx -
Datumsformat:
YYYY-MM-DD(Standard),DD.MM.YYYYoderMM-DD-YYYY - Umbenennung von Spaltenköpfen: Spaltenbezeichnungen können optional umbenannt werden, um den Namenskonventionen des externen Systems zu entsprechen.
Zustellungsverlauf einsehen
Nachdem ein geplanter Bericht gesendet wurde, kannst du den Zustellungsstatus auf der Berichtsdetailseite überprüfen. Klicke hier auf die drei horizontalen Punkte > Zustellungsverlauf. Dort wird die letzte Zustellung angezeigt mit Datum, Übermittlungskanal und Berichtsdatum, zusammen mit einem Status-Tag: Erfolg, Fehlgeschlagen oder Ausstehend.