⚠️ Wichtig: Umstellung der Review-Automatisierungen
Seit April 2026 ist es nicht mehr möglich, neue Review-Automatisierungen im Review-Modul zu erstellen. Bestehende Review-Automatisierungen funktionieren weiterhin wie konfiguriert.
Für neue automatisierte Review-Prozesse nutze bitte den Workflow-Schritt 'In einen Review-Zyklus aufnehmen'. Workflows bieten mehr Flexibilität, bessere Übersichtlichkeit und nahtlose Integration mit anderen HR-Prozessen.
- Um neue Review-Automatisierungen einzurichten, besuche bitte: Review Automatisierungen in Workflows
Aktualisiere deine bestehenden bisherigen Automatisierungen
Zeitplanung
- Du kannst die Automatisierung einmalig für jede Person ausführen, eine bestimmte Anzahl von Wochen nachdem sie dem Unternehmen beigetreten ist. Dies ist das Szenario für Probezeit-Bewertungen.
- Du kannst auch wiederkehrende Automatisierungen erstellen. Jede Person wird zum ersten Mal eine bestimmte Anzahl von Wochen nach ihrem Eintritt eingeschlossen und dann wieder (und wieder) nach Ablauf deines Wiederholungsintervalls. Im folgenden Beispiel wird eine Person, die am 1. Januar eingetreten ist, zum ersten Mal am 1. Februar bewertet und dann alle 12 Wochen danach.
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Wenn du wiederkehrende Reviews für das gesamte Team oder Unternehmen durchführen möchtest (z.B. jedes Jahr im Dezember), kannst du eine Automatisierung basierend auf einem vordefinierten Tag einrichten, die sich alle x Wochen wiederholt. Im folgenden Beispiel werden alle ausgewählten Mitarbeitenden oder Teams zum ersten Mal am 31. Dezember eingeschlossen und durchlaufen dann alle 52 Wochen (1 Jahr) denselben Review wieder.
Hinweis: Änderungen, die du in der Zwischenzeit an der Vorlage vornimmst, wirken sich nur auf automatisierte Reviews aus, die noch gestartet werden müssen.
Wer soll evaluiert werden
Wähle aus, für welche Mitarbeitenden diese Regel angewendet werden soll. Du kannst Automatisierungen für alle erstellen oder basierend auf Teams, Standorten, Ebenen, Beitragstypen und personalisierbaren Attributen. Du kannst auch eine Mindest-Betriebszugehörigkeit in Wochen innerhalb der Einschlusskriterien festlegen. Die Automatisierung stellt sicher, dass Nutzende, die innerhalb der Mindest-Betriebszugehörigkeit und der Filter qualifiziert sind, in die automatisierten Zyklen eingeschlossen werden.
Navigiere zu 'Wer soll evaluiert werden' > 'Ausgewählte Mitarbeitende' > 'Mindest-Betriebszugehörigkeit in Wochen'.
Du kannst auch bestimmte Mitarbeitende basierend auf Nutzenden, Teams, Standorten, Ebenen, Beitragstypen und personalisierbaren Attributen ausschließen.
Vorlage
Vorlagenauswahl: Jedes Mal, wenn ein neuer Zyklus basierend auf deiner Automatisierung erstellt wird, verwenden wir die aktuelle Version dieser Vorlage, sodass du zwischendurch Änderungen vornehmen kannst. Du kannst die Vorlage jederzeit wechseln, aber bitte beachte, dass dies nur neue Zyklen betrifft und nicht Zyklen, die bereits erstellt wurden (Entwurf & aktiv).
Bitte beachten: Abgesehen von zusätzlichen Berechtigungen zur Ansicht von Analysen erhalten Personen, die als Vorlagenverantwortliche markiert sind, nur Zugriff auf die Analysen von Zyklen, die nach dem Zeitpunkt erstellt wurden, an dem sie zu Verantwortlichen gemacht wurden.
Wichtige Hinweise zum Zeitplan für bestehende bisherige Review-Automatisierungen
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Das System überprüft jeden Montagmorgen (MESZ) auf berechtigte Mitarbeitende. Alle Mitarbeitenden, die die Kriterien in der vorherigen Woche erfüllt haben, werden in einen neuen Zyklus aufgenommen. Wenn eine Regel zum ersten Mal angewendet wird, wird jede Person eingeschlossen, die zu irgendeinem Zeitpunkt in den letzten 30 Tagen die Kriterien (basierend auf dem Start-/Eintrittsdatum) erfüllt hat.
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Wann immer eine Automatisierung einen neuen Zyklus erstellt, ist dieser "bereit für den Start". Der tatsächliche Start wird 7 Tage später ausgelöst, sodass du genügend Zeit hast, Änderungen an deinem Zyklus vorzunehmen, falls erforderlich. Natürlich kannst du ihn auch sofort (manuell) starten, indem du im Zyklus-Dashboard auf die Schaltfläche 'Fortfahren' klickst.
- Admins können eine Vorschau anzeigen, wer in den nächsten 6 Wochen in ihre Review-Automatisierung eingeschlossen wird. Die Vorschau verfolgt, ob es Zeit ist, eine Person basierend auf ihrer nächsten Bewertung und ihrer letzten Anmeldung anzumelden. Wenn der letzte automatisierungsbasierte Zyklus für eine Person abgebrochen wird, wird er übersprungen und die Person wird in der nächsten Automatisierungskadenz angemeldet.
Filterung für automatisierte Zyklen
Um Review-Zyklen anzuzeigen, die mit einer Automatisierung erstellt wurden, können Admins zu 'Reviews' > 'Zyklen' navigieren und 'Alle aktiven automatisierungsbasierten Zyklen' aus dem Dropdown-Filtermenü auswählen. Wenn eine Automatisierung gelöscht wird, werden die bereits erstellten Review-Zyklen nicht gelöscht. Diese müssen manuell im Abschnitt 'Zyklen' gelöscht werden.
Um als Super-Admin automatisch erstellte Zyklen aus einer bestimmten Automatisierung zu finden, gehe bitte zu 'Reviews' > 'Zyklen' > wähle 'Erstellt durch eine bestimmte Automatisierung' aus dem Dropdown-Filter. Du kannst dann die Automatisierung auswählen und siehst alle Zyklen, die automatisch durch eine bestimmte Automatisierung erstellt wurden.
Start- / Eintrittsdaten für Mitarbeitende festlegen
Wenn du unsere HRIS-Integrationen verwendest, werden die Eintrittsdaten automatisch aus diesen Systemen importiert. Wenn du unseren Excel-Import verwendest, stelle bitte sicher, dass du das Eintrittsdatum in der entsprechenden Spalte hinzufügst. Du kannst das Start-/Eintrittsdatum auch manuell bearbeiten. Gehe zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' > suche nach der Person, für die du das Startdatum bearbeiten möchtest > klicke unter ihrem Namen auf 'Bearbeiten' > aktualisiere das Feld 'Startdatum'.
Mitarbeitende aus einer bestehenden bisherigen Review-Automatisierung entfernen
Wenn eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team nicht in einen automatisierungsbasierten Zyklus eingeschlossen werden soll, kannst du sie ausschließen, indem du ihren Namen oder Teamnamen in das optionale Feld 'Folgende Mitarbeitende ausschließen' eingibst.
Bitte beachte: Wenn du bemerkst, dass eine Person im automatisierten Review-Zyklus fehlt, überprüfe bitte, ob eine der folgenden Ursachen zutrifft:
- Das Startdatum der Person wurde nicht definiert
- Das Startdatum der Person wurde geändert
- Die Automatisierungsregeln wurden geändert
- Die Automatisierungs-Einschluss- oder Ausschlussregeln wurden geändert
- Die Person hat nicht den aktiven Status in Leapsome
Änderungen an einer aktiven Automatisierungsregel vornehmen
Wenn Änderungen an einer einmaligen Automatisierung vorgenommen werden, wird die neue Regel neu bewertet, sobald die Änderung in Leapsome gespeichert wird. Die Nutzenden, die zuvor in der Regel eingeschlossen waren, werden nicht erneut durch die Automatisierung eingeschlossen.
Ebenso wird bei Änderungen an einer wiederkehrenden Automatisierung die neue Regel neu bewertet, sobald die Änderung in Leapsome gespeichert wird. Jede Person, die die Bedingungen in einem bestimmten Zeitfenster erfüllt, wird eingeschlossen (Hinweis: Teilnehmende werden basierend auf der neuen Regel hinzugefügt, selbst wenn sie kurz zuvor basierend auf einem anderen Regelsatz eingeschlossen wurden).
Änderungen an einer in einer Review-Automatisierung verwendeten Vorlage vornehmen
Je nachdem, welche Art von Änderungen an einer Vorlage vorgenommen werden sollen, gibt es zwei Ansätze, wie diese umgesetzt werden können:
- Wenn die Änderung klein ist, wie z.B. Rechtschreibung oder das Hinzufügen einer sehr kleinen Anzahl neuer Fragen, kannst du die bestehende Vorlage aktualisieren, die in einer Automatisierung verwendet wird.
- Wenn du größere Änderungen planst, wie z.B. das Entfernen von Fragen oder die Neuausrichtung des Zwecks der Vorlage auf ein anderes Konzept, empfehlen wir, eine völlig neue Vorlage zu erstellen.
Sobald du bereit bist, die Änderungen vorzunehmen, wird jede Zeit zwischen Dienstag und Sonntag empfohlen, da unsere Automatisierung jeden Montag läuft.
Migration zur workflowbasierten Review-Anmeldung
Während deine bestehenden Review-Automatisierungen weiterhin funktionieren, empfehlen wir den Übergang zur workflowbasierten Review-Anmeldung für neue automatisierte Review-Prozesse.
Workflows bieten:
- Größere Flexibilität bei Auslösebedingungen und Zeitplanung
- Integration mit anderen HR-Prozessen und Aktionen
- Bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgung von Anmeldungen
- Einheitliches Dashboard für alle automatisierten Personalprozesse
- Unterstützung für komplexe Szenarien wie sequenzielle PIPs und projektbasierte Reviews
- Um zu erfahren, wie du automatisierte Reviews mithilfe von Workflows einrichtest, siehe ++Review-Automatisierungen in Workflows++
FAQs für bestehende bisherige Review-Automatisierungen
Wie kann ich einen automatisierten Zyklus starten, sobald eine Person beitritt?
Wenn du ein Review kurz nach dem Eintritt einer Person starten möchtest, kannst du den Start der Automatisierung auf '0' Wochen nach dem Eintritt der Person setzen. Mit dieser Einrichtung würde, wenn eine Person an einem Montag beitritt, der Zyklus an ihrem ersten Tag erstellt und am folgenden Montag (Woche 2 der Person) gestartet werden. Wenn der erste Tag der Person nicht auf einen Montag fällt, wird der Entwurf des Zyklus am folgenden Montag (Woche 2 der Person) erstellt und am folgenden Montag (Woche 3 der Person) gestartet.
Gibt es ein Sicherheitsnetz, um festzulegen, wann die Automatisierung basierend auf dem Eintrittsdatum startet?
Es gibt ein 9-tägiges Sicherheitsnetz rund um Eintrittsdaten, um sicherzustellen, dass Nutzende, die sich qualifizieren sollten, eingeschlossen werden. Wenn du beispielsweise eine neue Automatisierung einrichtest oder eine bestehende änderst und eine Automatisierung basierend auf Nutzenden festlegst, die vor 12 Wochen eingestellt wurden, schließt die Automatisierung Nutzende ein, deren Startdatum vor 12 Wochen war, sowie bis zu 12 Wochen + 9 Tage her.
Was passiert mit deaktivierten Nutzenden?
Review-Automatisierungen fügen deaktivierte Nutzende nicht zu Review-Zyklen hinzu. Wenn eine Person reaktiviert wird, fügt die Automatisierung einen Review-Zyklus für die Person für die Reviews hinzu, die während der Deaktivierungsperiode verpasst wurden.
Werden eingeladene Nutzende in die Automatisierung eingeschlossen?
Ja, eingeladene Nutzende werden in Automatisierungen eingeschlossen, solange sie ein Startdatum haben.
Wie berechnet man, ob eine Person in die Automatisierung eingeschlossen wird:
In diesem Beispiel verwendet unser Unternehmen Review-Automatisierung für Probezeit-Reviews. Gemäß der Einrichtung werden alle Mitarbeitenden 24 Wochen nach ihrem Eintritt in das Unternehmen in die Automatisierung eingeschlossen.
Bitte beachten: Dies ist nur ein Beispiel, alle Review-Automatisierungs-Frequenzen können mit derselben Logik berechnet werden.
Die Vorschau zeigt zwei Mitarbeitende, die innerhalb der nächsten 6 Monate in die Automatisierung eingeschlossen werden. Im Folgenden wird die Berechnung der Automatisierungsregel erklärt:
Gina Linetti, gestartet 18. Okt 2022: 18. Okt 2022 (Startdatum) + 24 Wochen = 4. April 2023 (Dienstag) -> Automatisierungen starten immer am Montag; Review-Zyklus wird am 10. April 2023 (Montag) erstellt + 1 Woche = 17. April 2023 (Start)
Joey Tribbiani, gestartet 06. Nov 2022: 06. Nov 2022 (Startdatum) + 24 Wochen = 23. April 2023 (Sonntag) -> Automatisierungen starten immer am Montag; Review-Zyklus wird am 24. April 2023 (Montag) erstellt + 1 Woche = 01. Mai 2023 (Start)
Was passiert mit den Mitarbeitenden, die aufgrund von Änderungen an einer aktiven Automatisierungsregel nicht mehr den neuen Regeln entsprechen und das Sicherheitsnetz nicht greift?
Wenn die Automatisierungsregel um mehr als 7 Tage (plus / minus) geändert wird, ist es sehr wahrscheinlich, dass Nutzende, auf die die Regel zuvor zutraf, nicht mehr eingeschlossen werden.
Ein Beispiel: Super-Admin ändert die bestehende Automatisierungsregel von 24 Wochen auf 20 Wochen, nachdem Mitarbeitende dem Unternehmen beigetreten sind. Diese Änderung wurde am 29. März 2023 vorgenommen.
Mitarbeitende: Gina Linetti, gestartet am 18. Okt 2022 Basierend auf der alten Einrichtung
- 18. Okt 2022 + 24 Wochen = 10. April 2023 (Zyklus erstellt) + 1 Woche = 17. April 23 (Start)
Neue Einrichtung, alle Mitarbeitenden werden 20 Wochen nach ihrem Eintritt in das Unternehmen in die Automatisierung eingeschlossen.
- Basierend auf der neuen Einrichtung wäre der Zyklus am 10. März 2023 erstellt worden (18. Okt 2022 + 20 Wochen)
In diesem Beispiel erfolgte die Änderung der Automatisierungsregel, bevor der Zyklus für Gina erstellt wurde und nachdem der Zyklus basierend auf der neuen Regel für sie erstellt worden wäre. Daher wird in Zukunft kein Zyklus für Gina erstellt.
In solchen Fällen müssen Super-Admins manuell einen Review-Zyklus für die Person erstellen oder sie manuell zu einem bestehenden Zyklus hinzufügen.