Inhaltsverzeichnis
- Wann du die automatisierte Review-Anmeldung verwenden solltest
- Einrichtung deines ersten automatisierten Review-Zyklus
- Überwachung von Anmeldung und Abschluss
- Migration von bisherigen Review-Automatisierungen
- FAQs
Der Workflow-Schritt 'Für einen Review-Zyklus anmelden' automatisiert die Anmeldung von Mitarbeitenden für Performance-Reviewzyklen und ersetzt die bisherigen Review-Automatisierungen, die zuvor im Review-Modul zu finden waren. Diese leistungsstarke Automatisierungsfunktion bietet verbesserte Flexibilität und Transparenz und ermöglicht es dir, die Review-Anmeldung nahtlos mit anderen Workflow-Aktionen zu integrieren.
Wenn ausgelöst, wird die angemeldete Person als Teilnehmende entweder zu einem neuen Review-Zyklus hinzugefügt, der aus einer Vorlage erstellt wurde, oder zu einem bestehenden, aktiven Review-Zyklus. Dies eliminiert die manuelle Review-Einrichtung und stellt konsistente, zeitnahe Review-Prozesse in deinem Unternehmen sicher, während es bessere Transparenz darüber bietet, wer wann und warum angemeldet wird.
Bitte beachten: Bisherige Review-Automatisierungen im Review-Modul funktionieren weiterhin für bestehende Konfigurationen. Das Erstellen neuer Review-Automatisierungen ist jedoch nicht mehr möglich. Alle neuen automatisierten Review-Prozesse sollten mithilfe von Workflows eingerichtet werden.
Hauptvorteile:
- Automatisiere die Review-Anmeldung basierend auf beliebigen Datumsattributen oder Mitarbeitenden-Ereignissen
- Löse Reviews relativ zu Probezeit-Enddaten, Projektabschluss oder Rollenwechseln aus
- Integriere Review-Zyklen mit Onboarding, Offboarding und anderen HR-Prozessen
- Erhalte klare Transparenz über Anmeldungsentscheidungen, Zeitpläne und Review-Status
- Verfolge alle Workflow-Schritte und den Review-Fortschritt in einem einheitlichen Dashboard
- Verbinde die Review-Anmeldung mit personalisierten Benachrichtigungen, Formularen, Kalenderereignis-Planung, Ziel-Erstellung, Dokumentenerstellung und anderen Aktionen in und außerhalb von Leapsome
- Verkette mehrere Review-Zyklen für sequenzielle Prozesse wie PIPs
Wann du die automatisierte Review-Anmeldung verwenden solltest
Verwende den Workflow-Schritt 'Für einen Review-Zyklus anmelden', um Folgendes zu automatisieren:
Onboarding-Reviews: Plane 30-, 60- und 90-Tage-Check-in-Reviews während des Onboardings neuer Mitarbeitender, alles kombiniert in einem Onboarding-Workflow, um den Fortschritt zentral zu verfolgen. Verbinde Lernpfade, automatische Entwicklungszielsetzung und Instant-Feedback-Anfragen zwischen den Review-Check-ins, um ausführliches, kontinuierliches Feedback zu fördern.
Probezeit-Reviews: Melde Mitarbeitende automatisch für Review-Zyklen basierend auf ihrem Probezeit-Enddatum anstatt auf dem Startdatum an und eliminiere so die Notwendigkeit für manuelle Anmeldung oder doppelte monatliche Zyklen. Kombiniere dies mit Formular-Ausfüllung oder Aufgaben zum Setzen von Attributen, um den Probezeit-Status zu verfolgen, Genehmigungen zu sammeln und bei Bedarf Verlängerungen auszulösen.
Rollenbasierte Reviews: Starte Reviews, wenn Mitarbeitende die Rolle, Abteilung oder Führungskraft wechseln, ohne die Organisationshierarchien neu zu konfigurieren.
Leistungsverbesserungspläne: Erstelle aufeinander aufbauende Review-Zyklen wie z.B. 30-Tage-, 60-Tage- und 90-Tage-Check-ins als Teil eines Leistungsverbesserungsplan-Workflows.
Projektbasierte Reviews: Löse Reviews aus, wenn Projekte abgeschlossen werden, indem du Webhooks oder andere externe Signale verwendest, und weise Projektmanager als Reviewer zu. Stelle sicher, dass du eine Vorlage auswählst, bei der 'Projekt-Manager' in den professionellen Einstellungen aktiviert ist.
Wiederkehrende Reviews: Löse Reviews periodisch basierend auf einem festen Datum aus, um eine Kadenz für das gesamte Team festzulegen, oder basierend auf individuellen Beschäftigungsdaten für wiederkehrende Reviews, die alle 6 oder 12 Monate pro Mitarbeitende stattfinden.
Integrierte Review-Prozesse: Kombiniere die Review-Anmeldung mit anderen Workflow-Aktionen wie Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen, automatischer Ziel-Erstellung, Instant-Feedback-Anfragen, Formularen, Lernpfad-Zuweisungen oder Meeting-Planung, alle ausgelöst durch dasselbe Ereignis.
Einrichtung deines ersten automatisierten Review-Zyklus
Schritt 1: Erstelle eine Review-Vorlage
Bevor du den Workflow einrichtest, stelle sicher, dass du eine aktive Review-Vorlage hast, die die Basiseinstellungen und den Zeitplan für deinen Review-Zyklus definiert. Navigiere zu 'Reviews' > 'Vorlagen', um eine Vorlage zu erstellen oder auszuwählen.
Bitte beachte: Wenn du eine Vorlage löschst, die einem aktiven Workflow zugewiesen ist, hat dies denselben Effekt wie das Entfernen einer Vorlage, die einer aktiven Review-Automatisierung zugewiesen ist. Die Schritt-Konfiguration muss aktualisiert werden.
Schritt 2: Erstelle oder bearbeite einen Workflow
Navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Workflows' und wähle dann entweder einen bestehenden Workflow aus oder erstelle einen neuen, indem du auf 'Neuer Workflow' klickst.
Schritt 3: Konfiguriere den Workflow-Auslöser
Lege den Auslöser fest, der deine Review-Anmeldung initiiert. Empfohlene Auslöser-Optionen beinhalten:
Datumsbasierte Auslöser:
- Startdatum oder Probezeit-Enddatum
- Jahrestag des Startdatums
- Festes Datum kombiniert mit der Option 'wiederholt' auf alle 'x Wochen' gesetzt, um eine Kadenz für das gesamte Unternehmen oder eine bestimmte Gruppe festzulegen und damit die vorherige Review-Automatisierung-Option 'basierend auf festem Zeitplan' widerzuspiegeln
- Personalisierbare Datumsattribute wie 'Projekt-Enddatum' oder 'Rollenwechsel-Datum'
Ereignisbasierte Auslöser:
- Mitarbeitende aktualisiert (für Rollenwechsel, Versetzungen usw.)
- Webhook-Aufrufe (für Projektabschluss oder externe System-Ereignisse)
Schritt 4: Füge den Schritt 'In Review-Zyklus einschreiben' hinzu und konfiguriere ihn
Klicke auf 'Schritt hinzufügen' und wähle 'In Review-Zyklus einschreiben' aus den verfügbaren Schritt-Typen aus.
Lege das Timing für den Zyklus-Start fest
Verwende die Standard-Schritt-Timing-Optionen, um festzulegen, wann der Review-Zyklus beginnen soll. Dies definiert den 'Zyklus-Start' im Zeitplan der Review-Vorlage, die du im nächsten Schritt auswählst. Du kannst den Zyklus so einstellen, dass er startet:
- Am Auslöser-Datum/-Ereignis
- Vor dem Auslöser-Datum/ Ereignis, z.B. 1 Woche vor dem Probezeit-Enddatum
- Nach dem Auslöser-Datum/-Ereignis, z.B. 2 Wochen nach dem Startdatum oder Führungskraft-Wechsel
Das System zeigt eine Vorschau des Zyklus-Zeitplans basierend auf deiner ausgewählten Vorlage an: 'Basierend auf dieser Vorlage wird der Zyklus-Zeitplan sein: Auslöser + N Tage nach Auslöser Peer-Deadline, Auslöser + N Tage nach Auslöser Manager-Deadline, usw.' Diese Vorschau hilft dir zu verstehen, wann wichtige Review-Meilensteine relativ zum Zeitpunkt der Workflow-Schritt-Auslösung stattfinden werden.
Wähle eine Review-Vorlage aus
Wähle eine aktive Review-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus. Der Review-Zyklus übernimmt die Einstellungen aus der ausgewählten Vorlage, einschließlich Zyklus-Verantwortliche, Umfang und Teilnehmende, Fragebogen, Zeitplan und Deadlines sowie Sichtbarkeitsregeln.
Optional: Projekt-Manager automatisch setzen
Abhängig von deinen Vorlagen-Einstellungen können zusätzliche Optionen zur Anpassung der Teilnehmenden erscheinen:
Projekt-Manager: Wenn die Manager-Auswahl der Vorlage auf 'Manuell ausgewählte Projekt-Manager' eingestellt ist, kannst du den Projekt-Manager dynamisch festlegen mithilfe von:
- Dynamischen Filtern für zusätzliche Führungskräfte
- Bestimmten Nutzenden
- Personen-Feld-Attributen (demnächst verfügbar)
Wähle das Gruppierungsverhalten aus
Wähle aus, wie Mitarbeitende in Review-Zyklen gruppiert werden sollen:
Nach Tag gruppieren (Standard): Mitarbeitende, die am selben Tag ausgelöst werden, treten einem Zyklus bei. Dies ist ideal für unternehmensweite oder teamweite Review-Prozesse, bei denen Mitarbeitende denselben Zyklus teilen sollen. Wenn Mitarbeitende in einem einzigen Zyklus gruppiert werden, teilen sie denselben Zeitplan, dieselben Zyklus-Verantwortlichen und Sichtbarkeitseinstellungen – daher können diese für alle gemeinsam angepasst werden. Dies ermöglicht es uns, das Review-Zyklus-Dashboard für eine einheitliche Statusübersicht zu verwenden.
Keine Gruppierung: Jede Person erhält einen individuellen Zyklus. Dies ermöglicht es, Zeitplan und Sichtbarkeitseinstellungen für jede Person anzupassen, was es ideal für Probezeit-Reviews, rollenbasierte Reviews oder PIPs macht. Für Projekt-Reviews werden Mitarbeitende nur gruppiert, wenn ihr Projekt-Manager übereinstimmt. Du kannst eine einheitliche Statusübersicht über alle Zyklen hinweg in der Workflow-Übersicht und der Liste 'Alle Reviews' erhalten.
Lege die Abschlusskriterien fest
Wähle aus, wann der Workflow-Schritt als abgeschlossen gilt, was Folgeschritte auslösen kann:
- Manager-Bewertung geteilt
- Manager- und Mitarbeitenden-Bewertungen unterzeichnet
- Alle Bewertungen abgeschlossen
- Anmeldung abgeschlossen
- Zyklus-Deadlines erreicht
- Zyklus geschlossen
Dies ermöglicht es dir, Schritt-Sequenzen hinzuzufügen, um Aktionen nach bestimmten Review-Meilensteinen zu verketten, wie z.B. das Senden einer Benachrichtigung, wenn alle Bewertungen abgeschlossen sind, oder das Erstellen eines Folgedokuments nach der Unterzeichnung.
Optional: Schritt 5: Füge weitere Schritte zu deinem Workflow hinzu
Du kannst deinen Review-Workflow verbessern, indem du zusätzliche Schritte vor oder nach der Review-Anmeldung hinzufügst:
Füge eine Benachrichtigung vor dem Zyklus-Start hinzu, um Führungskräfte im Voraus zu informieren
Um sicherzustellen, dass Führungskräfte Zeit reservieren können, um das Review rechtzeitig abzuschließen, kannst du ihnen eine Erinnerung an ein bevorstehendes Review senden. Dies stellt auch sicher, dass die Workflow-Instanz erstellt wird, bevor der Review-Zyklus startet, und ermöglicht es Admins daher, den Zyklus in der Vorschau anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen, wie z.B. die Aufgabe zu überspringen, wenn bereits ein Review stattgefunden hat oder die Person im längeren Urlaub ist.
Plane Kalenderereignisse für die Review-Diskussion
Füge die Review-Diskussion automatisch zu den Kalendern deines Teams hinzu, um sicherzustellen, dass Feedback nicht nur dokumentiert wird, sondern dass Führungskräfte sich auch die Zeit nehmen, die Ergebnisse mit ihren direkten Mitarbeitenden zu besprechen. Die geplanten Ereignisse können von der ausgewählten organisierenden Person verschoben werden.
Füge Instant-Feedback-Anfragen vor oder zwischen Review-Zyklen hinzu
Um echtes kontinuierliches Feedback zu ermöglichen und Teammitglieder und Führungskräfte zu ermutigen, das ganze Jahr über Feedback zu geben, damit sie zum Zeitpunkt des Reviews auf Belege zugreifen können.
Füge Ziele vor oder nach dem Review-Zyklus hinzu
Vorher: Setze Ziele wie Einarbeitungsziele für neue Mitarbeitende oder wiederkehrende Geschäftsziele, die über Mitarbeitende/Abteilungen hinweg standardisiert sind. Diese können dann im Review-Zyklus referenziert werden.
Nachher: Erstelle automatisch Vorschläge/Vorlagen für Entwicklungsziele als Entwurf. Mitarbeitende und Führungskräfte werden dann ermutigt, diese basierend auf dem Review-Zyklus-Feedback anzupassen.
Formulare, z.B. für Probezeit-Reviews
Löse automatisch ein Formular nach Abschluss eines Reviews aus, wie z.B. einen Probezeit-Ende-Fragebogen, an die Führungskraft.
Schritt 6: Aktiviere den Workflow
Sobald du alle Schritte konfiguriert hast, aktiviere den Workflow, um mit der Anmeldung von Mitarbeitenden basierend auf deinen Auslöser-Kriterien zu beginnen.
Überwachung von Anmeldung und Abschluss
Die Workflow-Übersicht zeigt detaillierte Review-Informationen für jede angemeldete Person:
- Zugewiesene Reviewer (Führungskraft, Peers, direkte Mitarbeitende, Selbst)
- Bewertungsstatus pro Reviewer (nicht gestartet, in Bearbeitung, abgeschlossen, geteilt)
- Diskussions- und Unterzeichnungsstatus
- Deadlines und Verspätungs-Indikatoren
- Zyklus-Status (Entwurf, aktiv, geschlossen)
Um auf weitere Details zuzugreifen:
- Klicke auf einen beliebigen Schritt, um auf die Bewertung zuzugreifen (als Reviewer) oder auf das Review-Zyklus-Dashboard (als Admin)
- Bearbeite Teilnehmende, überspringe die Anmeldung oder entferne Teilnehmende direkt über die Workflow-Oberfläche
- Überwache den Abschluss basierend auf deinen ausgewählten Abschlusskriterien
Bitte beachten: Zyklen werden erstellt, wenn der Schritt ausgelöst wird, nicht eine Woche im Voraus wie bei bisherigen Automatisierungen. Die Workflow-Übersicht bietet Transparenz über bevorstehende Anmeldungen nur für bereits laufende Workflow-Instanzen. Wenn der Workflow einen weiteren Schritt vor dem Review-Zyklus-Anmeldungsschritt enthält, wird die Review-Zyklus-Anmeldung sichtbar, sobald der erste Schritt im Workflow fällig ist.
Migration von bisherigen Review-Automatisierungen
Wenn du bestehende Review-Automatisierungen im Review-Modul hast, werden diese weiterhin wie konfiguriert funktionieren. Du kannst jedoch keine neuen Review-Automatisierungen erstellen. Um neue automatisierte Review-Prozesse einzurichten, verwende Workflows.
So entsprechen bisherige Review-Automatisierung-Optionen den Workflow-Einstellungen:
-
Bisherig: Einmal nachdem Mitarbeitende gestartet habenWorkflow-Äquivalent: Ein Schritt relativ zum Startdatum ohne Gruppierung
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Bisherig: Wiederholt basierend auf StartdatumWorkflow-Äquivalent: Workflow-Auslöser auf 'Jahrestag des Startdatums' mit wiederkehrender Häufigkeit gesetzt
-
Bisherig: Basierend auf festem Zeitplan, wiederholt alle x WochenWorkflow-Äquivalent: Festes Datums-Auslöser kombiniert mit der Option 'wiederholt' auf alle 'x Wochen' gesetzt
-
Bisherig: Mindest-BetriebszugehörigkeitWorkflow-Äquivalent: Verwende bedingte Schritt-Kriterien, um nur Mitarbeitende einzuschließen, die die Mindest-Betriebszugehörigkeitsanforderungen erfüllen
-
Bisherig: Ein-/AusschlussregelnWorkflow-Äquivalent: Verwende Workflow-Zielgruppen-Einstellungen und bedingte Schritt-Kriterien
-
Bisherig: Vorschau, wer eingeschlossen wirdWorkflow-Äquivalent: Sichtbar in der Workflow-Übersicht für laufende Workflow-Instanzen
Bitte beachten: Die Gruppierungslogik unterscheidet sich leicht. Bisherige Automatisierungen gruppierten Nutzende nach Woche (Montag), während Workflows nach Tag gruppieren. Wenn eine wöchentliche Gruppierung für deinen Prozess entscheidend ist, lege deinen Auslöser so fest, dass er an einem bestimmten Wochentag erfolgt.
FAQs
Kann ich meine bestehenden Review-Automatisierungen weiterhin verwenden?
Ja, bestehende Review-Automatisierungen im Review-Modul werden weiterhin wie konfiguriert funktionieren. Du kannst jedoch keine neuen Review-Automatisierungen erstellen. Alle neuen automatisierten Review-Prozesse sollten mithilfe von Workflows eingerichtet werden.
Wie migriere ich meine bestehende Review-Automatisierung zu Workflows?
Überprüfe deine bestehenden Automatisierung-Einstellungen und erstelle sie in einem Workflow neu, indem du den obenstehenden Zuordnungsleitfaden verwendest. Du kannst sowohl die bisherige Automatisierung als auch den neuen Workflow während des Testens parallel laufen lassen und dann die bisherige Automatisierung deaktivieren, sobald du von der Workflow-Einrichtung überzeugt bist.
Was passiert, wenn ich eine Vorlage lösche, die in einem Workflow verwendet wird?
Wenn du eine Vorlage löschst, die einem aktiven Workflow-Schritt zugewiesen ist, muss die Schritt-Konfiguration aktualisiert werden, ähnlich wie beim Entfernen einer Vorlage aus einer bisherigen Review-Automatisierung. Stelle sicher, dass du den Workflow mit einer neuen Vorlage aktualisierst, bevor du die alte deaktivierst.
Kann ich Reviews basierend auf einem Probezeit-Enddatum auslösen?
Ja, verwende einen Workflow-Auslöser basierend auf dem Attribut 'Probezeit-Enddatum'. Lege das Schritt-Timing so fest, dass es an oder relativ zu diesem Datum ausgelöst wird.
Wie richte ich wiederkehrende Reviews alle 6 Monate für jede Person ein?
Erstelle einen Workflow mit einem Auslöser basierend auf 'Jahrestag des Startdatums' und setze ihn so, dass er alle 26 Wochen (ungefähr 6 Monate) wiederholt wird. Alternativ verwende einen Auslöser relativ zum Startdatum mit einer wiederkehrenden Häufigkeit.
Kann ich die Review-Anmeldung mit anderen Aktionen wie dem Senden von Benachrichtigungen kombinieren?
Ja, Workflows ermöglichen es dir, mehrere Schritte hinzuzufügen, einschließlich Benachrichtigungen, Dokumentenerstellung, Lernpfad-Zuweisungen, Instant Feedback-Anfragen und mehr. Du kannst diese Aktionen vor, während oder nach dem Review-Anmeldungsschritt sequenzieren.
Warum werden Entwurfs-Zyklen nicht eine Woche im Voraus wie bei bisherigen Automatisierungen erstellt?
Workflows erstellen Zyklen, wenn der Schritt ausgelöst wird, um mehr Flexibilität beim Timing zu bieten. Wenn du eine Pufferzeit benötigst, lege dein Schritt-Timing so fest, dass es früher als dein gewünschtes Start-Datum ausgelöst wird.
Wie erfahre ich, wer für bevorstehende Reviews angemeldet wird?
Die Workflow-Übersicht zeigt alle laufenden Workflow-Instanzen und ihre bevorstehenden Schritte, einschließlich Review-Anmeldungen. Du siehst, welche Mitarbeitenden für die Review-Anmeldung geplant sind und wann.