Leapsome Workflows ermöglichen es dir, HR-Prozesse von A bis Z zu automatisieren. Mit Webhook-Unterstützung kannst du diese Automatisierungen über Leapsome hinaus auf andere Tools ausweiten, die dein Team täglich nutzt. Webhooks ermöglichen es, Daten aus Leapsome an ein externes System zu senden, einen Workflow anzuhalten, bis eine externe Aufgabe abgeschlossen ist, oder sogar einen Leapsome Workflow durch ein Ereignis in einem anderen Tool zu starten.
Das bedeutet: Deine HR-Prozesse sind nicht länger isoliert – sie lassen sich in Echtzeit mit Tools wie Okta, Jira, Zapier oder jeder anderen webfähigen Plattform verbinden, ganz ohne manuelle Übergaben oder doppelte Dateneingabe.
Statt Updates manuell abzufragen, arbeiten Webhooks proaktiv: Sobald ein definiertes Ereignis eintritt, werden Daten automatisch gesendet oder eine Aktion ausgelöst – kein Polling, kein Warten.
Inhaltsverzeichnis
- Wann Webhooks in Workflows sinnvoll sind
- Die drei Webhook-Anwendungsfälle
- Wie Webhooks funktionieren
- Authentifizierung
- Einen Webhook-Schritt in einem Workflow einrichten
Wann Webhooks in Workflows sinnvoll sind
Webhooks in Leapsome Workflows eignen sich besonders, wenn:
- Leapsome Mitarbeitendedaten automatisch an ein Drittanbieter-Tool senden soll, sobald sich etwas ändert (z.B. eine neue Person wird angelegt oder eine Führungskraft aktualisiert)
- ein Workflow-Schritt davon abhängt, dass eine Aufgabe in einem externen Tool abgeschlossen wird, und der Workflow solange pausieren soll
- ein Ereignis in einem externen Tool (z.B. der Abschluss eines Trainings in deinem LMS) automatisch einen Leapsome Workflow für die betreffende Person auslösen soll
Bitte beachten: Webhooks in Leapsome existieren innerhalb des Workflows Moduls. Die Anwendungsfälle sind daher an die Workflow-Logik gebunden – sie sind keine eigenständigen API-Endpunkte. Für vollständig individuelle Webhook-Integrationen ist je nach Setup möglicherweise Unterstützung durch dein IT-Team / deine Entwicklenden erforderlich.
Die drei Webhook-Anwendungsfälle
Ausgehend: Webhook aufrufen
Ziel: Ein Ereignis in Leapsome löst aus, dass Daten an ein Drittanbieter-Tool gesendet werden.
Wenn ein Workflow-Schritt vom Typ 'Einen Webhook aufrufen' erreicht wird, sendet Leapsome die definierten Mitarbeitenden-Attribute an die Webhook-URL des externen Tools.
Beispiel: Eine neue Person wird in Leapsome angelegt. Ein Workflow wird gestartet und ruft als einen seiner Schritte Oktas Webhook auf – dabei werden Name, E-Mail-Adresse und Team übermittelt. Okta nutzt diese Daten, um die Person automatisch anzulegen und die richtigen Berechtigungen zuzuweisen. Dieser Schritt ist besonders nützlich, wenn Leapsome deine zentrale Datenquelle für Personaldaten ist und du nachgelagerte Tools synchron halten möchtest.
Eingehend: Auf einen Webhook-Aufruf warten
Ziel: Ein Leapsome Workflow hält an, bis ein externes Tool signalisiert, dass ein bestimmter Schritt abgeschlossen wurde.
Wenn der Schritt 'Warten auf den Webhook-Aufruf' erreicht wird, pausiert der Workflow an dieser Stelle. Sobald das externe Tool den Webhook für diesen Schritt aufruft, läuft der Workflow weiter zum nächsten Schritt.
Beispiel: Beim Onboarding erhält das IT-Team eine Jira-Aufgabe, um einen Laptop für eine neue Person einzurichten. Der Leapsome Workflow wartet an diesem Schritt. Sobald die Jira-Aufgabe als erledigt markiert wird, ruft Jira den Leapsome Webhook auf – und der Workflow geht zum nächsten Schritt über, z.B. einer Benachrichtigung an HR, Systemzugänge einzurichten.
Bitte beachten: Verwende diesen Schritttyp nur, wenn du sicher bist, dass die externe Aktion irgendwann abgeschlossen wird. Geht der Webhook-Aufruf nie ein, bleibt der Workflow dauerhaft pausiert. Eine adminberechtigte Person kann den Schritt bei Bedarf manuell überspringen.
Eingehend: Nutzende per Webhook einschreiben
Ziel: Ein Ereignis in einem externen Tool löst aus, dass eine Person in einen Leapsome Workflow eingeschrieben wird.
Statt eines datums- oder ereignisbasierten Triggers innerhalb von Leapsome ist der Auslöser für die Einschreibung ein Webhook-Aufruf aus einem externen Tool. Das externe Tool sendet die E-Mail-Adresse(n) der betreffenden Person(en), und Leapsome schreibt sie in den Workflow ein.
Beispiel: Eine Person schließt einen Kurs in deinem LMS ab und erhält ein Zertifikat. Das LMS ruft Leapsomes Webhook auf, der die Person in einen Workflow einschreibt, der sie auffordert, das Zertifikat über den Schritt 'Upload document' hochzuladen.
Wie Webhooks funktionieren
Webhooks funktionieren ähnlich wie ein API-Aufruf: Sie senden Daten oder lösen eine Aktion per HTTP POST Request aus. Der entscheidende Unterschied ist, dass sie ereignisgesteuert sind – anstatt dass dein System aktiv ein anderes System nach Updates fragt, wird das Update automatisch gesendet, sobald ein Ereignis eintritt.
In Leapsome generiert jeder Webhook-Schritt eine eindeutige Webhook-URL und einen Bearer Token. Je nach Richtung gilt:
- Ausgehend (Leapsome → Externes Tool): Kopiere die Webhook-URL aus dem externen Tool und füge sie in die Leapsome Schritteinstellungen ein. Leapsome ruft diese URL auf, sobald der Schritt ausgelöst wird.
- Eingehend (Externes Tool → Leapsome): Kopiere die von Leapsome generierte Webhook-URL und stelle sie dem externen Tool zur Verfügung. Das externe Tool ruft diese URL auf, sobald das entsprechende Ereignis eintritt.
Authentifizierung
Alle Webhook-Aufrufe müssen aus Sicherheitsgründen einen Bearer Token im HTTP-Request-Header enthalten. Dieser Token wird:
- automatisch vom empfangenden Tool generiert (d.h. Leapsome generiert den Token für eingehende Webhooks; das externe Tool generiert ihn für ausgehende)
- in der Webhook-URL mitgeliefert, die zwischen den Tools kopiert und eingefügt wird
Für die häufigste Einrichtung ist keine weitere Authentifizierungskonfiguration erforderlich – das Kopieren und Einfügen der URL mit dem Token ist ausreichend.
Einen Webhook-Schritt in einem Workflow einrichten
- Gehe zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' und klicke auf 'Workflows'
- Öffne einen bestehenden Workflow oder erstelle einen neuen
- Füge einen Schritt hinzu und wähle den entsprechenden Webhook-Schritttyp:
- 'Einen Webhook aufrufen' (ausgehend)
- 'Warten auf den Webhook-Aufruf' (eingehend)
- 'Benutzer registrieren, wenn ein Webhook aufgerufen wird' (als Workflow-Auslöser)
- Für 'Einen Webhook aufrufen': Füge die Webhook-URL (einschließlich Bearer Token) aus dem externen Tool in die Schritteinstellungen ein und wähle die Mitarbeitenden-Attribute, die im Payload enthalten sein sollen
- Für eingehende Webhook-Schritte: Kopiere die von Leapsome generierte Webhook-URL und den Bearer Token und stelle diese dem externen Tool zur Verfügung
- Speichere den Workflow und aktiviere ihn
Die meisten Einrichtungen erfordern nur das Kopieren und Einfügen einer URL – kein Code und keine Entwicklungsunterstützung notwendig. Komplexere Konfigurationen (z.B. individuelle Payloads, skriptgesteuerte Aufrufe) erfordern möglicherweise Unterstützung durch dein IT-Team.