Die Seite 'Mein Profil' ist ein zentraler Ort für alle mitarbeiterbezogenen Informationen.
Wenn du diese Seite aufrufst, indem du auf 'Mein Profil' in der Menüleiste auf der linken Seite klickst, enthält sie Informationen, die für dich relevant sind und über dich. Wenn du auf eine andere Person klickst, siehst du deren Profil, und die dort aufgelisteten Informationen beziehen sich auf deine Kollegin oder deinen Kollegen.
Bitte beachte: Diese Seite und ihr Inhalt werden Nutzenden entsprechend ihrer relevanten Berechtigungen angezeigt. Wenn Nutzende nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, sehen sie nur das Feld 'Kurzinfo' mit der entsprechenden Datenebene. Attribute wie Geburtstage, Geschlecht, personalisierbare Attribute, Ebenen usw. werden basierend auf Zugriffsrechten angezeigt.
Inhaltsverzeichnis:
Übersicht
Info
Geplante Updates
Dokumente
Workflows in einem Mitarbeiterprofil
Änderungsprotokoll
Übersicht
Im Tab 'Übersicht' findest du zusammengefasste mitarbeiterbezogene Informationen. Dazu gehören kurze Informationen über deine oder die Beschäftigung einer anderen Person (Team, Startdatum usw.), anstehende Meetings, deine neuesten Reviews, Instant Feedback, Ziele, Lernpfade und ein Kompetenz-Radar-Diagramm.
Der Bereich 'Kurzinfo' zeigt die wichtigsten Attribute und eine kurze Biografie von Mitarbeitenden an. Das Feld 'Biografie' ist das einzige bearbeitbare Feld im Bereich 'Kurzinfo'; der Rest wird mit den Feldern im Tab 'Info' synchronisiert.
Wenn du das Profil einer anderen Person betrachtest, siehst du einen zusätzlichen Bereich 'Meine privaten Notizen'. Mehr über das Erstellen privater Notizen zu Kolleginnen und Kollegen oder direkten Untergebenen findest du hier.
Info
Der Tab 'Info' listet detailliertere Informationen auf, die in 'Kurzinfo' zu sehen sind. Nur Super-Admins und Admins können die Informationen über andere Nutzende bearbeiten. Mitarbeitende können nur ihre Vor- und Nachnamen, ihr rechtliches Geschlecht, ihre Pronomen und ihren Geburtstag aktualisieren.
Wenn die Sichtbarkeit personalisierbare Attribute für Mitarbeitende aktiviert ist, sehen sie diese auch im Tab 'Info'. Sie können diese personalisierbaren Attribute nicht aktualisieren.
Die Führungskraft, HRBP und der Profilinhaber haben Zugang zum Tab 'Info', aber nur zum grundlegenden Bereich 'Persönlich'. Der Admin und Super-Admin haben Zugang zu den verbleibenden Bereichen.
Die Liste der Attribute im Tab 'Info' kann ziemlich lang werden, daher kann das Suchfeld ein mächtiges und effizientes Tool sein, um schnell die gewünschte Information einzugrenzen. Ein Suchfeld findest du unter der Überschrift 'Info' und über allen Attributen.
Die Sichtbarkeit der Attribute im Tab 'Info' der Seite 'Mein Profil' kann basierend auf den Bedürfnissen deines Unternehmens angepasst werden. Du kannst entscheiden, welche Felder erforderlich/optional sein sollen und ihren Schreib- und/oder Lesezugriff, indem du zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Attribute und Profilbereiche' navigierst.
Bevorzugter Name
Als Mitarbeitende kannst du einen bevorzugten Namen für dich in deinem Profil festlegen. Wenn ein bevorzugter Name festgelegt ist, sehen deine Kolleginnen und Kollegen deinen bevorzugten Namen beim Geben von Feedback und in den breiteren Plattformfunktionen.
Da der rechtliche vollständige Name aus Berichts- und Compliance-Gründen weiterhin erforderlich ist, enthalten Exporte weiterhin den rechtlichen Namen sowie einige ausgewählte Teile der Plattform, wie 'Vergütung' und 'Gehaltsabrechnung', um die Compliance sicherzustellen. Wenn du keinen bevorzugten Namen festlegst, werden standardmäßig deine rechtlichen Vor- und Nachnamen angezeigt.
Um deinen bevorzugten Namen hinzuzufügen, navigiere zu 'Mein Profil' in der Menüleiste auf der linken Seite und öffne den Tab 'Info'. Klicke auf 'Bearbeiten' und füge deinen Namen im Feld 'Bevorzugter vollständiger Name' hinzu.
Geplante Updates
Beim Aktualisieren der Informationen deiner Mitarbeitenden hast du die Option, die Änderungen sofort zu speichern oder sie für ein zukünftiges Datum zu planen.
Wenn beispielsweise Mitarbeitende eine Beförderung erhalten haben, die eine Titeländerung beinhaltet, aber die Änderung in zwei Wochen stattfinden soll, kannst du dies einfach in Leapsome verwalten. Navigiere einfach zum Profil der Person, aktualisiere ihren Jobtitel und klicke auf 'Änderungen anwenden' > 'Wirksamkeitsdatum festlegen'. Von dort aus kannst du das Datum wählen, an dem die Änderung wirksam werden soll. Du kannst ein Datum in der Vergangenheit oder Zukunft planen. Wenn eine Änderung für die Vergangenheit geplant ist, überschreibt dies alle Änderungen nach dem von dir angegebenen Datum.
Du kannst Updates für mehr als ein Attribut planen. Änderungen für die Zukunft werden am Wirksamkeitsdatum in der Zukunft um 00:00 UTC aktiviert. Du kannst auch mehrere Änderungen für dasselbe Attribut planen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten in der Zukunft durchgeführt werden.
Beim Einreichen dieser Änderungen kannst du optional auch die Art der Änderung angeben (Beförderung, Gehaltserhöhung / -senkung, Änderung der Arbeitsstunden, Bonus / Anpassung, Urlaub, Korrektur, Fehler oder Sonstiges) sowie den Grund für die Änderung.
Bitte beachte: Wenn eine geplante Änderung zum Wirksamkeitszeitpunkt nicht möglich ist (z.B. das Team wurde gelöscht oder das personalisierbare Attribut ist nicht mehr aktiv), wird die geplante Änderung am Wirksamkeitsdatum abgebrochen.
Dokumente
Der Bereich 'Dokumente' ermöglicht es dir, Dateien hochzuladen und sie bestimmten Mitarbeitenden oder deinem eigenen Profil zuzuweisen. Weitere Informationen findest du im Artikel 'Dateien in Benutzerprofile hochladen'.
Workflows in einem Mitarbeiterprofil
Mitarbeitende sind wahrscheinlich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einen oder mehrere Workflows eingeschrieben. Um zu übersehen, in welche Workflows Mitarbeitende einbezogen sind und welche Schritte bereits abgeschlossen sind oder noch ausstehen, navigiere zum Profil der Person und wähle den Tab 'Workflows'. Dies bietet Einblicke und ermöglicht es, Aufgaben zu entsperren, nächste Schritte zu besprechen und mehr.
Bitte beachte: Nur Plattform-Admins können Workflows konfigurieren und sehen. Außerdem sehen nur Aufgabenverantwortliche die Aufgaben, die aus einem Workflow für eingeschriebene Nutzende erstellt wurden.
Änderungsprotokoll
Als (Super-)Admin kannst du sehen, ob Mitarbeitende Änderungen an ihren Profileinstellungen vorgenommen haben, einschließlich Änderungen, die von einem anderen Admin vorgenommen wurden. Dies ist hilfreich beim Verfolgen, was sich geändert hat, warum es sich geändert hat und wer die Änderung vorgenommen hat, um sicherzustellen, dass nichts unbemerkt bleibt. Im Tab 'Änderungsprotokoll' siehst du:
- Aktualisiert von - der Name der Person, die eine Änderung vorgenommen hat
- Änderungen - welche Änderung vorgenommen wird
- Erstellt am - das Datum und die Uhrzeit, wann die Änderung geplant wurde
- Wirksam am - das Datum und die Uhrzeit, wann die Änderung wirksam wurde
Im Änderungsprotokoll kannst du nach Änderungen filtern, wie:
- Nach Nutzenden, die die Änderung vorgenommen haben
- Nach dem Feld, das geändert wurde
- Art der Änderungen (alle Änderungen oder vertragliche Änderungen)
- Der Zeitrahmen, in dem die Änderung erstellt wurde
- Der Zeitrahmen, in dem die Änderung wirksam wurde
Mitarbeitende und Führungskräfte haben eingeschränkte Sichtbarkeit auf das Änderungsprotokoll in ihren Benutzerprofilen. Die Änderungen, die für sie sichtbar sind, berücksichtigen die Sichtbarkeit des Attributs selbst. Daher können Führungskräfte und Mitarbeitende nur Änderungen von Attributen sehen, zu denen sie Sichtbarkeit haben, basierend auf den Sichtbarkeitseinstellungen, die in Admin-Einstellungen > Mitarbeitende > Profilfelder und Zugang > Lese-/Schreibzugriff für jedes Attribut festgelegt sind.
Wenn ein Super-Admin Einträge aus dem Änderungsprotokoll entfernen muss, um das Protokoll zu "bereinigen", kannst du auf das Papierkorb-Symbol neben dem Eintrag klicken, um diesen Eintrag zu archivieren. Diese archivierten Änderungen können danach nicht wiederhergestellt werden.