Das Zeiterfassungs-Widget ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten direkt beim Öffnen von Leapsome zu erfassen. So entfällt die Notwendigkeit, sich zu merken, wann und wie lange Arbeitstage oder Pausenzeiten waren – stattdessen ist eine Erfassung in Echtzeit möglich.
Inhaltsverzeichnis:
- Einchecken
- Pause machen
- Projekte wechseln
- Ausstempeln
- Live-Synchronisierung der Zeiterfassung
- Fehlerzustände
- FAQs
Einchecken
Das Zeiterfassungs-Widget befindet sich oben auf der Seite, sobald du Leapsome öffnest. Mit einem Klick darauf kannst du einchecken und deinen Arbeitstag starten. Bei Bedarf kannst du die Erfassung auch pausieren, indem du auf 'Pause machen' klickst. Das Pausieren startet automatisch den Beginn deiner Pause.
Pause machen
Um eine Pause über das Widget zu machen, klicke einfach auf die Zeit oben auf der Seite. Klicke im sich öffnenden Menü auf 'Arbeit pausieren' – dadurch wird deine Arbeitszeit pausiert und die Pause gestartet. Während der Pause kannst du deine Arbeitszeitübersicht anzeigen, indem du auf die Zeile 'Arbeit' klickst. Um deine Pause zu beenden und die Arbeitszeiterfassung fortzusetzen, klicke auf 'Arbeit fortsetzen'.
Projekte wechseln
Du kannst direkt im Widget zwischen Projekten wechseln, ohne auszuchecken oder eine Pause zu machen. Während das Widget läuft, klicke auf den Namen des aktiven Projekts, um die Projektauswahl zu öffnen, und wähle ein anderes Projekt aus. Deine Zeit wird ohne Unterbrechung weitererfasst, und das neue Projekt wird der Sitzung ab diesem Zeitpunkt zugewiesen.
Bitte beachten: 'Arbeit pausieren' und 'Auschecken' dienen unterschiedlichen Zwecken:
- Arbeit pausieren unterbricht deine Arbeitszeit vorübergehend (z.B. für die Mittagspause). Verwende diese Option, wenn du planst, später am Tag weiterzuarbeiten.
- Ausstempeln beendet deine Arbeitssitzung für den Tag und speichert alle erfassten Einträge in der Zeiterfassung. Verwende dies nur am Ende deines Arbeitstages, da das Aus- und Wiedereincchecken alle bestehenden Zeiterfassungseinträge für diesen Tag überschreibt.
Ausstempeln
Am Ende deines Arbeitstages kannst du über das Widget ausstempeln, indem du auf 'Ausstempeln' klickst. Das Ausstempeln erfordert eine Bestätigung und speichert die Zeit als Eintrag in der Zeiterfassung. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer Zusammenfassung deines Arbeitstages sowie den erfassten Arbeits- und Pausenzeiten. Du kannst die Angaben überprüfen und bei Bedarf anpassen. Sobald du mit deinem Eintrag zufrieden bist, klicke auf 'Einträge speichern'.
Ein Eintrag kann auch durch Klicken auf 'Lösche alles' im Widget-Menü gelöscht werden.
Beim Ausstempeln kannst du außerdem einen Kommentar zu diesem Eintrag hinterlassen. Dieser Bereich ist optional und kann genutzt werden, um auf ungewöhnliche Muster oder wichtige Hinweise aufmerksam zu machen.
Bitte beachten: Sobald das Zeiterfassungs-Widget aktiviert ist, erfasst es die Zeit auch über Abmeldungen hinweg und geräteübergreifend. Die Erfassung wird erst gestoppt, wenn du auf 'Ausstempeln' klickst.
Live-Synchronisierung der Zeiterfassung
Das Zeiterfassungs-Widget kann auch live mit deiner Zeiterfassung synchronisiert werden. Sobald du dich eincheckst, spiegelt deine Zeiterfassung für den heutigen Tag die laufende Sitzung nahezu in Echtzeit wider und aktualisiert sich ungefähr alle 60 Sekunden. Ein „Live"-Indikator erscheint neben dem erfassten Eintrag mit einem Tooltip, der bestätigt: „Diese Zeit wird live erfasst und gespeichert, sobald du dich auscheckst".
Das bedeutet, du hast immer einen genauen und aktuellen Überblick über deine Stunden, ohne Einträge nachträglich manuell hinzufügen zu müssen.
Bitte beachten: Während das Widget läuft, sind manuelle Bearbeitungen der heutigen Zeiterfassung deaktiviert. Ein Banner wird angezeigt: „Live Tracking läuft - manuelle Änderungen sind deaktiviert, bis das Zeit-Widget gestoppt wird". Einträge für vergangene Tage können weiterhin wie gewohnt bearbeitet und kommende Tage vorausgefüllt werden.
Umgang mit bestehenden Zeiteinträgen
Wenn du beim Einchecken bereits Zeiteinträge für heute hast, hängt das Verhalten davon ab, ob diese Einträge mit deiner Widget-Sitzung überschneiden:
- Keine Überschneidung: Wenn deine bestehenden Einträge nicht mit der vom Widget erfassten Zeit in Konflikt stehen (z.B. du hast 8:00–13:00 Uhr manuell erfasst und checkst dich jetzt um 14:00 Uhr ein), werden beide angezeigt und beim Ausstempeln in der Zeiterfassung gespeichert.
- Überschneidung erkannt: Wenn bestehende Einträge mit der aktuellen Widget-Sitzung in Konflikt stehen, erscheint beim Einchecken eine Warnung: „Du hast bereits Einträge für heute. Wenn du jetzt die Erfassung startest, werden diese Einträge ersetzt." Wenn du fortfahren möchtest, werden alle Einträge für heute beim Ausstempeln durch die vom Widget erfasste Sitzung ersetzt. Ein zusätzliches Banner erinnert dich daran, bevor du den Timer stoppst.
Fehlerzustände
Beim Ausstempeln können Fehlermeldungen erscheinen, die auf mögliche Abweichungen bei deinem Zeiterfassungseintrag hinweisen. Folgende Fehlerzustände sind möglich:
- Mindestpausendauer nicht erreicht: Die Pause kann erst beendet werden, wenn die Mindestpausendauer erfüllt ist.
- Pausenregeln nicht eingehalten: Die Pause kann erst beendet werden, wenn die Pausenregeln erfüllt sind.
- Maximale tägliche Arbeitszeit erreicht.
- Überstundengrenze: Eine Überstundengrenze wurde erreicht, und die Arbeitszeit danach wird dem Überstundenguthaben angerechnet.
- Maximales Überstundenguthaben: Das maximale Überstundenguthaben wurde erreicht und Überstunden werden nicht mehr angerechnet.
- Minderstunden: Es wurden weniger Stunden als in der Zeiterfassungsrichtlinie festgelegt erfasst, und Minderstunden werden vermerkt.
FAQs
1. Was passiert, wenn ich vergessen habe, mich rechtzeitig auszuchecken?
Es erscheint eine Warnung, die fragt, ob die Auscheckzeit korrekt ist. Diese kann dann auf die richtige Auscheckzeit angepasst werden.
2. Kann ein Vollzeitmitarbeiter mit Festgehalt seine Zeit erfassen?
Ja, alle Mitarbeitenden mit einer aktiven Zeiterfassungsrichtlinie können ihre Zeit erfassen.
3. Beeinflusst die Zeiterfassung die Gehaltsberechnung für Vollzeitmitarbeitende?
Nein. Die erfasste Zeit wirkt sich nur auf die Gehaltsberechnung von Mitarbeitenden mit Stundenlohn aus. Bei Vollzeitmitarbeitenden dient sie der Aufzeichnung und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
4. Können Mitarbeitende einen Zeiterfassungseintrag für einen Tag außerhalb ihres Arbeitsplans einreichen?
Ja. Wenn der Arbeitstag nicht Teil ihres Arbeitsplans ist, werden die erfassten Stunden als Überstunden gewertet (je nach Einstellungen).
5. Können wir festlegen, ob bezahlter Urlaub und Feiertage auf Überstunden angerechnet werden?
Überstunden werden anhand von vergütungsfähigen Stunden berechnet. Admins können festlegen, ob bezahlter Urlaub und/oder Feiertage in die vergütungsfähigen Stunden einbezogen werden. Das bedeutet, dass Admins indirekt bestimmen können, ob Überstunden bezahlten Urlaub und Feiertage umfassen.
6. Kann ich meine Zeiterfassung bearbeiten, während das Widget läuft?
Nein. Während das Zeiterfassungs-Widget aktiv ist, sind manuelle Bearbeitungen der heutigen Zeiterfassung deaktiviert, um Konflikte und versehentliches Überschreiben zu verhindern. Ein Banner weist darauf hin, dass die Live-Erfassung läuft. Sobald du dich ausstempelst, wird die erfasste Sitzung gespeichert und manuelle Bearbeitungen sind wieder möglich. Einträge für vergangene Tage können jederzeit bearbeitet und Einträge für kommende Tage jederzeit hinzugefügt werden.
7. Wie wechsle ich während meines Arbeitstages zwischen Projekten?
Du kannst Projekte direkt im Widget wechseln, ohne auszustempeln oder eine Pause zu machen. Während das Widget läuft, klicke auf den Namen des aktiven Projekts und wähle ein anderes Projekt aus dem Dropdown aus. Deine Zeit wird ohne Unterbrechung weitererfasst. Verwende 'Ausstempeln' nur am Ende deines Arbeitstages, da das Aus- und Wiedereinchecken alle bestehenden Einträge für diesen Tag überschreibt.