Wann immer Mitarbeitende ihre Stundenzettel einreichen, sehen Super-Admins oder eine konfigurierte Genehmigungsperson diese im Genehmigungs-Dashboard in ihrem Home-Dashboard. Alle Genehmigenden sehen eine Liste aller Mitarbeitenden, deren Stundenzettel genehmigt werden müssen. Standardmäßig sehen Genehmigende alle Stundenzettel, die auf Genehmigung warten, über alle Richtlinien hinweg.
Einrichten des Genehmigungsprozesses
Um die Genehmigenden für die Zeiterfassung einzurichten, navigiere zu "Einstellungen" > "Automatisierungen" > "Genehmigungs-Prozesse" > "Zeiterfassung" > "+Neue Genehmigung" oder "Aktionen" > "Neue Genehmigung". Beim Erstellen einer Genehmigung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Der Name des Genehmigungsprozesses
- Prozess – Stelle hier sicher, dass der Prozess "Zeiterfassung" gewählt wird
- Relevante Mitarbeitende – Definiere hier, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungsschritt relevant ist.
- Schließlich definiere die Schritte. Schritte werden für die Gruppen verwendet, die für die Genehmigung der Zeiterfassungseinträge verantwortlich sind. Du kannst entweder nur einen Schritt oder mehrere konfigurieren. Zum Beispiel möchtest du vielleicht, dass die Zeiterfassungs-Stundenzettel von der Führungskraft der Führungskraft überprüft werden. In diesem Fall wäre der Genehmigende des ersten Schrittes die "Führungskraft der Führungskraft".
Filtern der Stundenzettel
Als Genehmigende möchtest du sicherstellen, dass du die richtigen Stundenzettel überwachst und genehmigst/ablehnst. Du kannst die Stundenzettel nach Richtlinie und Zyklus filtern.
Unter "Richtlinie" wähle den Titel der Richtlinie aus. Dies zeigt die Stundenzettel aller Mitarbeitenden, die dieser Richtlinie zugeordnet sind.
Unter "Zyklus" wähle den gewünschten Zeitraum für deine ausgewählte Richtlinie aus. Du wirst auch schnell den Status aller Zyklen überwachen können. Jeder Zyklus wird einen der drei Status in Klammern enthalten:
- Offen – Ein Zyklus hat die Einreichungsfrist für den Stundenzettel noch nicht erreicht.
- Genehmigung ausstehend – Ein Zyklus, der die Einreichungsfrist für den Stundenzettel erreicht hat und Stundenzettel mit ausstehenden Genehmigungen hat.
- Geschlossen – Ein Zyklus, der die Einreichungsfrist für den Stundenzettel erreicht hat und alle Stundenzettel genehmigt wurden.
Unter "Zeiterfassung" > "Stundenzettel der Mitarbeitenden" siehst du Zusammenfassungen der Zeiteinträge der Mitarbeitenden für diesen Zyklus. Die zusammengefasste Tabelle enthält:
- Hinweise – Eine Übersicht über alle Fehlermeldungen im Stundenzettel; Die Zahl hier repräsentiert die Gesamtanzahl der Fehler im Stundenzettel. Die möglichen Fehler, die hier angezeigt werden, entstehen durch: Anzahl der Tage mit aufgezeichneter Überzeit, Anzahl der Tage mit aufgezeichneter Unterzeit und Anzahl der Pausenfehler.
- Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden
- Vergütungsfähige Stunden
- Gearbeitete Stunden
- Überstunden
- Arbeitsplan
- Genehmigungsstatus
- Aktionen – Schnellauswahl-Buttons ermöglichen dir: den Stundenzettel anzusehen, ihn zu genehmigen oder abzulehnen, ihn im Namen der Mitarbeitenden einzureichen oder die Mitarbeitenden aufzufordern, ihren Stundenzettel einzureichen.
Bitte beachte: Die Genehmigung erfolgt für den gesamten Stundenzettel.
Genehmigte Stundenzettel erneut öffnen
Admins für die Zeiterfassung und Super-Admins können genehmigte Stundenzettel erneut öffnen, falls Änderungen vorgenommen werden müssen. Um dies zu tun, navigiere zu Zeiterfassung > Stundenzettel der Mitarbeitenden > Wähle die richtige Richtlinie und den Zyklus aus > Wähle die drei Punkte neben der Person, deren genehmigten Stundenzettel du erneut öffnen möchtest > Wähle "Erneut öffnen".