Leapsomes Zeiterfassungsmodul ermöglicht es, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen, auch wenn die Erfassung extern und außerhalb der Plattform erfolgt. Dies ist eine großartige Alternative und eine einfache Lösung, um das Zeiterfassungsmodul mit externen Tools zu integrieren.
Inhaltsverzeichnis
Wie funktioniert das?
Ausfüllen der Excel-Datei mit Arbeitszeiten
Hochladen der Datei mit den Arbeitszeiten
Häufige Gründe für Fehler nach dem Hochladen einer Datei
Anzeigen der importierten Ergebnisse
Wie funktioniert das?
Deine Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten möglicherweise extern (außerhalb von Leapsome), aber du möchtest dennoch, dass diese Zeiten in Leapsome angezeigt werden. Dies kann durch den folgenden Ablauf erreicht werden:
- Mitarbeitende sammeln ihre Arbeitszeiten in einer Excel-Datei und teilen diese mit den Super-Admins und/oder den Zeiterfassungs-Admins von Leapsome.
- Super-Admins und/oder Zeiterfassungs-Admins erhalten die Excel-Datei und laden sie in Leapsome hoch.
- Die eingetragenen Arbeitszeiten können anschließend von den Mitarbeitenden überprüft werden, um sicherzustellen, dass diese korrekt in Leapsome angezeigt werden.
Ausfüllen der Excel-Datei mit Arbeitszeiten
Um die entsprechende Excel-Datei in Leapsome hochzuladen, können Super-Admins oder Admins des Zeiterfassungsmoduls zu ‚Einstellungen‘ > ‚Integrationen und Importe‘ > ‚Excel-Importe‘ navigieren, bei der Art des Imports ‚Erfasste Zeit‘ auswählen und auf ‚Vorlage herunterladen‘ klicken. Die Vorlage enthält folgende Spalten:
- E-Mail – E-Mail-Adresse der Person (muss ein Leapsome-Nutzender sein).
- Datum – Halte dich an das Format TT-MM-JJJJ (z. B. 01-11-2024).
- Check-in – Die Zeit sollte im Format hh:mm (z. B. 08:00) eingetragen werden. Füge eine Uhrzeit für den Beginn der Arbeitszeit ein.
- Check-out – Die Zeit sollte im Format hh:mm (z. B. 17:00) eingetragen werden. Füge eine Uhrzeit für das Ende der Arbeitszeit ein.
- Pausenzeit – Pausenzeit während der Arbeitszeit. Wenn es keine Pause gab, trage 0 ein oder lasse das Feld leer.
- Kommentar (optional) – Kann verwendet werden, um eine kurze Notiz zu der Arbeitszeit hinzuzufügen (zum Beispiel: „früher gegangen wegen Zahnarzttermin“).
Jede Zeile in der Vorlage entspricht einem Eintrag pro Mitarbeitendem. Um mehrere Zeiteinträge für eine Person hinzuzufügen (auch für denselben Tag), verwende bitte mehrere Zeilen. Lücken zwischen Einträgen für dieselbe Person an einem Tag werden als Pausen behandelt.
Bitte beachten: Arbeitszeiten werden nur für Mitarbeitende importiert, die über eine aktive Zeiterfassungspolitik und ein Arbeitszeitenblatt für den entsprechenden Zeitraum verfügen. Arbeitszeiten werden nicht importiert, wenn die Arbeitszeitenblätter bereits genehmigt wurden.
Sobald die Excel-Datei korrekt ausgefüllt ist, lade sie in Leapsome hoch, indem du auf ‚Datei hochladen‘ klickst.
Hochladen der Datei mit den Arbeitszeiten
Wenn die Datei hochgeladen wurde, hast du vor der Bestätigung des Imports die Möglichkeit, den Import in der Vorschau zu überprüfen. Sollten Fehler oder ungültige Details in der hochgeladenen Datei enthalten sein, werden die entsprechenden Warnmeldungen neben den betroffenen Zellen in den Vorschautabellen angezeigt. Alternativ kannst du die Vorschau einfach nach den Status ‚Gültig‘, ‚Warnung‘ oder ‚Fehler‘ filtern. Wenn keine Fehler angezeigt werden, kannst du den Import sicher bestätigen.
Häufige Gründe für Fehler nach dem Hochladen einer Datei
- Es wird versucht, erfasste Zeiten für Mitarbeitende ohne aktive Zeiterfassungspolitik zu importieren (erfasste Zeiten können nur für Mitarbeitende mit aktiver Zeiterfassungspolitik importiert werden).
- Es wird versucht, erfasste Zeiten für Mitarbeitende mit einem eingereichten oder genehmigten Arbeitszeitenblatt für dieses Datum zu importieren.
- Es wird versucht, erfasste Zeiten zu importieren, die gegen Pausenregelungen der Zeiterfassungspolitik verstoßen.
Anzeigen der importierten Ergebnisse
Die Arbeitszeitenblätter der Zeiterfassung werden mit den importierten Daten gefüllt. Du kannst diese einsehen, indem du zu ‚Zeiterfassung‘ > ‚Arbeitszeitenblätter der Mitarbeitenden‘ oder ‚Meine Arbeitszeitenblätter‘ navigierst, falls du deine eigenen Arbeitszeiten hochgeladen hast. Manuell hochgeladene Arbeitszeiten werden identisch zu denen angezeigt, die direkt in Leapsome erfasst wurden.