Ein Stundenzettel ist eine Tabelle, die die Stunden darstellt, die Mitarbeitende über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet haben. Um einen Überblick über die Stundenzettel der Mitarbeitenden zu erhalten, navigiere zum Modul „Zeiterfassung“ in der Menüleiste auf der linken Seite und zum Tab „Stundenzettel der Mitarbeitenden“.
Hier kannst du alle vergangenen und aktuellen Stundenzettel aller Mitarbeitenden einsehen und alle Stundenzettel unter verschiedenen Richtlinien überwachen. Um auf verschiedene Richtlinien zuzugreifen, erweitere das Drop-down-Menü unter „Richtlinie“. Um die vergangenen Stundenzettel der Mitarbeitenden für eine ausgewählte Richtlinie einzusehen, erweitere das Drop-down-Menü unter „Zyklus“ und wähle den gewünschten Zeitraum aus. Wann immer du das Modul „Zeiterfassung“ öffnest, siehst du immer den neuesten Zeitplan.
Navigation der Stundenzettel
Wenn du eine spezifische Richtlinie und einen spezifischen Zeitraum für den Stundenzettel filterst, wird dir eine Übersicht deiner Wahl angezeigt. Der Abschnitt „Übersicht“ bietet eine Übersicht auf hoher Ebene über den Stundenzettel mit den wichtigsten Analysen und den aggregierten Daten.
Die Übersichtstabelle zeigt:
- Hinweise
- Den Vornamen der Mitarbeitenden
- Den Nachnamen der Mitarbeitenden
- Vergütbare Stunden
- Geleistete Stunden – dies ist die Gesamtanzahl der Stunden, die im Stundenzettel erfasst werden. Es wird aktualisiert, wann immer ein neuer Eintrag gespeichert wird.
- Überstunden – Überstunden werden berechnet durch „Arbeitszeitplan - vergütete Stunden“
- Arbeitszeitplan – geplante Stunden für die Frequenz des Stundenzettels (z. B. wenn eine Mitarbeitende einer Zeiterfassungsrichtlinie zugewiesen ist, deren Frequenz zwei Wochen beträgt, und ihr Arbeitszeitplan 8 Stunden pro Tag und 5 Tage pro Woche vorsieht – dies bedeutet 8 * 5 * 2 = 80 Stunden)
- Genehmigungsstatus
- Drei vertikale Punkte, die weitere Aktionen öffnen:
- Stundenzettel ansehen
- Genehmigen
- Im Namen einreichen
- Mitarbeitende erinnern
- Ablehnen
Bitte beachten: Unvollständige Stundenzettel können trotzdem eingereicht werden.
Massenaktionen bei Stundenzetteln
Um Massenaktionen zu ermöglichen, beginne damit, die Kästchen neben den Stundenzetteln der Mitarbeitenden anzukreuzen. Sobald mindestens ein Stundenzettel ausgewählt ist, werden die folgenden Massenaktionen über der Liste der Stundenzettel angezeigt:
- Genehmigen
- Reaktivieren
- Im Namen einreichen
- Mitarbeitende erinnern
- Ablehnen
Überstunden anpassen
Super-(Admins) und Admins der Zeiterfassung können auf die Funktion „Überstunden anpassen“ zugreifen und diese durch manuelles Erhöhen oder Verringern des Überstundenkontos ändern. Dies kann erfolgen, indem du den Stundenzettel einer Mitarbeitenden betrachtest und auf „Aktionen“ > „Überstunden anpassen“ klickst.
Das Pop-up-Fenster wird mit dem aktuellen Gesamtüberstundenkonto vorab ausgefüllt. Bitte beachten: Das Konto kann nicht negativ sein – die Zahl sollte 0 oder höher sein und muss nicht unbedingt eine ganze Zahl sein. Als effektives Datum wird standardmäßig der heutige Tag verwendet.
Arbeitszeittabellen exportieren
Exportiere Zeiterfassungsbögen, indem du zu 'Zeiterfassung' > 'Mitarbeitende Stundenzettel' > 'Stundenzettel exportieren' navigierst. Die Exporte enthalten tägliche Zeiteinträge für die ausgewählten Mitarbeitenden, sortiert nach Datum, und werden unabhängig von ihrem Genehmigungsstatus einbezogen. Mitarbeitende ohne Einträge werden in den Export einbezogen, jedoch ohne Datensätze.
Du kannst auch einen personalisierbaren Zeitraum auswählen, um Zeiterfassungen zu exportieren, wenn du mehrere Zeiterfassungen exportieren möchtest.
FAQ
1. Was passiert, wenn ich eine Zeiterfassungs-Richtlinie mitten in einem Zyklus aktualisiere?
Wenn die Zeiterfassungs-Richtlinie einer Person mitten im Zyklus aktualisiert wird, tritt die Änderung erst im nächsten Zyklus in Kraft und wird dann in den Stundenzetteln reflektiert.
2. Warum wird mein genehmigter Stundenzettel nicht in meinem Gehaltsabrechnungs-Zyklus angezeigt? Stundenzettel müssen vor dem Ende des Gehaltsabrechnungs-Zyklus eingereicht werden, um in diesem Zyklus berücksichtigt zu werden. In der Regel gibt es ein Einsendedatum für Stundenzettel, um sicherzustellen, dass alle genehmigten Stundenzettel im Gehaltsabrechnungs-Zyklus enthalten sind. Die Daten der eingereichten Stundenzettel müssen innerhalb des Gehaltszeitraums liegen, damit sie im Zyklus berücksichtigt werden.