Fülle Timesheets für eine oder mehrere Mitarbeitende schnell aus, indem du ihren Arbeitszeitplan oder ein personalisiertes Muster verwendest. Diese Funktion eliminiert wiederholende Dateneingaben, reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt genaue Zeitaufzeichnungen für die Einhaltung von Prüfungsanforderungen sicher—besonders wertvoll, wenn Zeit hauptsächlich zu Aufzeichnungszwecken erfasst wird.
So bearbeitest du Timesheets im Stapel
Berechtigungen
Die Stapelbearbeitungsfunktion ist verfügbar für:
- Mitarbeitende: Können ihre eigenen Timesheets über 'Mein Timesheet' im Stapel bearbeiten
- Super-Admins: Können Timesheets von Mitarbeitenden im Namen der Mitarbeitenden über 'Mitarbeitenden-Timesheets' im Stapel bearbeiten
- Zeiterfassungs-Admins: Können Timesheets von Mitarbeitenden im Namen der Mitarbeitenden über 'Mitarbeitenden-Timesheets' im Stapel bearbeiten
Bearbeite dein eigenes Timesheet im Stapel
- Navigiere zu 'Zeiterfassung' > 'Mein Timesheet'
- Klicke auf 'Zeit im Stapel erfassen'
- Wähle im Modal, das erscheint, deine Ausfüllmethode:
- Arbeitszeitplan verwenden (empfohlen)
- Personalisiertes Muster
- Konfiguriere deine Auswahl (siehe detaillierte Optionen unten)
- Klicke auf 'Änderungen anwenden', um das aktuelle Timesheet auszufüllen
- Überprüfe und nimm bei Bedarf Anpassungen an einzelnen Einträgen vor
Bearbeite Mitarbeitenden-Timesheets im Stapel
- Navigiere zu 'Zeiterfassung' > 'Mitarbeitenden-Timesheets'
- Wähle eine oder mehrere Mitarbeitende mithilfe der Kontrollkästchen aus
- Klicke auf 'Zeit im Stapel erfassen' (Button erscheint, wenn Mitarbeitende ausgewählt sind)
- Wähle im Modal, das erscheint, deine Ausfüllmethode
- Konfiguriere deine Auswahl
- Klicke auf 'Änderungen anwenden', um Timesheets für alle ausgewählten Mitarbeitenden auszufüllen
Alternativ:
- Wenn du das Timesheet einer bestimmten Person über 'Timesheet anzeigen' ansiehst, kannst du auch auf die Stapelbearbeitungsoption zugreifen, um dieses individuelle Timesheet auszufüllen
Methoden zum Ausfüllen im Stapel
Arbeitszeitplan verwenden
Diese Option füllt Stunden automatisch basierend auf dem zugewiesenen Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden aus.
So funktioniert es:
- Das System berücksichtigt den Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden und fügt Stunden für alle Arbeitstage hinzu
- Pausen werden automatisch in der Mitte des Arbeitstages hinzugefügt
- Die Pausendauer wird gleichmäßig auf die Arbeitsblöcke aufgeteilt
Beispiele für die Pausenberechnung:
Beispiel 1:
- Eingabe: Arbeitszeitplan Montag, 9-18 Uhr mit 1 Stunde Pause
- Ausgabe: 9-13 Uhr (Arbeit), 13-14 Uhr (Pause), 14-18 Uhr (Arbeit)
- Berechnung: [(18 Uhr - 9 Uhr) - 1 Std.] / 2 = 4 Stunden pro Arbeitsblock
Beispiel 2:
- Eingabe: Arbeitszeitplan Montag, 9-13 Uhr mit 30 Minuten Pause
- Ausgabe: 9-10:45 Uhr (Arbeit), 10:45-11:15 Uhr (Pause), 11:15-13 Uhr (Arbeit)
- Berechnung: [(13 Uhr - 9 Uhr) - 30 Min.] / 2 = 1 Stunde 45 Minuten pro Arbeitsblock
Funktionen:
- Zeitplan-Vorschau: Sieh dir an, wie Arbeits- und Pausenblöcke erscheinen werden, bevor du sie anwendest
- Pausenregel-Validierung: Das System zeigt an, ob Pausenregeln basierend auf deiner Zeiterfassungsrichtlinie eingehalten werden
- Kommentar: Füge einen optionalen Kommentar hinzu, der für alle Einträge gilt
- Mehrere Arbeitszeitpläne: Wenn unterschiedliche Arbeitszeitpläne für ausgewählte Mitarbeitende gelten, zeigt das System eine Benachrichtigung an
Bitte beachten: Wenn Pausenregeln nicht eingehalten werden, wird der Button 'Änderungen anwenden' deaktiviert, bis du die Einstellungen anpasst.
Personalisiertes Muster
Erstelle ein personalisiertes Ausfüllmuster mit deinen eigenen Arbeits- und Pausenblöcken.
So funktioniert es:
- Füge so viele Arbeits- und Pausenblöcke hinzu, wie benötigt (genau wie beim manuellen Ausfüllen eines Timesheets)
- Wähle aus, auf welche Tage das Muster angewendet werden soll
Funktionen:
- Auf alle Arbeitstage anwenden:
- Aktiviert (Standard): Füllt alle Tage gemäß dem Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden aus
- Deaktiviert: Wähle bestimmte Tage aus einer Liste aller Tage (einschließlich Wochenenden) im Timesheet-Zeitraum aus
- Arbeits- und Pausenblöcke: Passe Start- und Endzeiten für jeden Block an
- Pausenregel-Validierung: Das System kennzeichnet es, wenn Pausenregeln nicht eingehalten werden, basierend auf deiner Zeiterfassungsrichtlinie
- Kommentar: Füge einen optionalen Kommentar hinzu, der für alle Einträge gilt
Rechtlicher Hinweis: Ein Hinweis erscheint, der dich daran erinnert, dass die Zeiterfassung korrekt und in Übereinstimmung mit den Arbeitsvorschriften sein muss.
Bitte beachten: Wenn Pausenregeln nicht eingehalten werden, wird der Button 'Änderungen anwenden' deaktiviert und eine Warnung wird angezeigt.
Nach Anwendung der Stapelbearbeitungen
Individuelle Anpassungen
Nach Anwendung der Stapeländerungen kannst du weiterhin einzelne Einträge anpassen:
- Bearbeite bestimmte Tage, wenn die tatsächlichen Stunden vom im Stapel ausgefüllten Muster abweichen
- Füge Kommentare für bestimmte Einträge hinzu oder ändere sie
- Passe Pausenzeiten oder Arbeitsstunden nach Bedarf an
Überschreiben vorhandener Einträge
Wenn bereits Werte im Timesheet vorhanden sind, bevor du die Stapelbearbeitung durchführst:
- Ein Bestätigungsmodal wird erscheinen
- Vorhandene Einträge werden mit den neuen im Stapel ausgefüllten Daten überschrieben
- Du kannst wählen, abzubrechen oder mit dem Überschreiben fortzufahren
Beste Praxis: Überprüfe vorhandene Einträge, bevor du Stapelbearbeitungen anwendest, um ein versehentliches Überschreiben wichtiger Daten zu vermeiden.
Wichtige Informationen
Nur aktuelles Timesheet: Die Stapelbearbeitung gilt nur für den aktuellen Timesheet-Zeitraum. Sie füllt keine zukünftigen oder vergangenen Timesheets aus.
Feiertagskalender: Gesetzliche Feiertage werden basierend auf dem zugewiesenen Feiertagskalender berücksichtigt. Tage, die als Feiertage markiert sind, werden von den Arbeitstagen ausgeschlossen.
Arbeitszeitplan-Änderungen: Wenn sich der Zeitplan von Mitarbeitenden nach dem Ausfüllen im Stapel ändert, werden nachfolgende Änderungen nicht automatisch in vorhandene Einträge übernommen. Du kannst das Ausfüllen im Stapel für die betroffenen Tage erneut ausführen, um sie zu aktualisieren.
Pausenregeln: Pausenregeln aus der zugewiesenen Zeiterfassungsrichtlinie werden automatisch angewendet. Wenn Pausenregeln nicht eingehalten werden, kannst du keine Änderungen anwenden, bis das Problem behoben ist.
Compliance: Obwohl die Stapelbearbeitung den Prozess vereinfacht, musst du sicherstellen, dass die Zeiterfassung korrekt bleibt und den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht. Diese Funktion soll bei der Aufzeichnung unterstützen, nicht die genaue Zeiterfassung ersetzen.
Genehmigungs-Workflow: Nach der Stapelbearbeitung müssen Timesheets weiterhin gemäß dem Genehmigungs-Workflow deines Unternehmens eingereicht und genehmigt werden.
Mehrere Mitarbeitende: Bei der Stapelbearbeitung für mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeitplänen wendet das System den individuellen Arbeitszeitplan jeder Person auf ihr Timesheet an.