Ein Stundenzettel ist eine Tabelle, die die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden über einen festgelegten Zeitraum darstellt. Um eine Übersicht der Stundenzettel aller Mitarbeitenden zu erhalten, navigiere in der linken Menüleiste zum Modul 'Zeiterfassung' und wähle den Tab 'Mitarbeitenden-Stundenzettel'.
Hier siehst du alle vergangenen und aktuellen Stundenzettel aller Mitarbeitenden und kannst alle Stundenzettel unter verschiedenen Richtlinien einsehen. Um auf verschiedene Richtlinien zuzugreifen, öffne das Dropdown-Menü unter 'Richtlinie'. Um vergangene Stundenzettel der Mitarbeitenden für eine bestimmte Richtlinie einzusehen, öffne das Dropdown-Menü unter 'Zyklus' und wähle den gewünschten Zeitraum. Wenn du das Modul 'Zeiterfassung' öffnest, siehst du immer die neueste Tabelle.
Navigation im Stundenzettel
Wenn du nach einer bestimmten Richtlinie und einem bestimmten Zeitraum für den Stundenzettel filterst, wird eine Übersicht deiner Wahl angezeigt. Der Übersichtsbereich gibt einen allgemeinen Überblick über den Stundenzettel mit den wichtigsten Kennzahlen und aggregierten Daten.
Die Übersichtstabelle zeigt:
- Hinweise
- Den Vornamen und Nachnamen des Mitarbeitenden
- Vergütbare Stunden
- Geleistete Stunden – dies ist die Gesamtanzahl der im Stundenzettel erfassten Stunden. Sie wird aktualisiert, sobald ein neuer Eintrag gespeichert wird.
- Überstunden – Überstunden werden berechnet nach 'Arbeitsplan - Vergütete Stunden'
- Arbeitsplan – geplante Stunden für die Häufigkeit des Stundenzettels (z.B. wenn Mitarbeitende einer Zeiterfassungs-Richtlinie mit einer Frequenz von 2 Wochen zugewiesen sind und ihr Arbeitsplan 8 Stunden pro Tag und 5 Tage pro Woche beträgt, ergibt das 8 * 5 * 2 = 80 Stunden)
- Genehmigungsstatus
- Drei senkrechte Punkte, die weitere Aktionen öffnen:
- Stundenzettel anzeigen
- Bestätigen
- Reaktivieren
- Im Auftrag einreichen
- Mitarbeitende anstoßen
- Arbeitszeittabelle exportieren
- Ablehnen
Bitte beachten: Unvollständige Stundenzettel können dennoch eingereicht werden.
Stundenzettel-Zusammenfassung
Admins und Führungskräfte haben Zugriff auf eine KI-gestützte Stundenzettel-Zusammenfassung oben auf der Seite Zeiterfassung > Stundenzettel der Mitarbeitenden, die unter 'Änderungen in diesem Zyklus' angezeigt wird. Die Zusammenfassung bietet einen prägnanten Überblick über den aktuellen Stundenzettel-Zyklus, hebt automatisch wichtige Änderungen hervor und kennzeichnet Einträge, die möglicherweise Aufmerksamkeit benötigen, damit du deine Überprüfung priorisieren kannst, bevor du Stundenzettel genehmigst oder die Gehaltsabrechnung durchführst.
Die Zusammenfassung bezieht sich auf den aktuell ausgewählten Stundenzettel-Zyklus und die Zeiterfassungs-Richtlinie.
Zusammenfassungs-Kacheln
Die Zusammenfassung zeigt eine Reihe von Kacheln, die jeweils eine Anzahl und eine Bezeichnung enthalten. Folgende Kacheln werden unterstützt:
- Nicht eingereicht: Mitarbeitende, die ihren Stundenzettel für den aktuellen Zyklus noch nicht eingereicht haben.
- Überstunden: Mitarbeitende, deren erfasste Stunden die Überstundenschwelle überschreiten.
- Unterstunden: Mitarbeitende, deren erfasste Stunden unter ihren geplanten Stunden liegen.
- Fehlende Zeit: Mitarbeitende mit Lücken in ihren Zeiteinträgen für den aktuellen Zyklus.
- Ausstehende Genehmigung: Stundenzettel, die eingereicht wurden und auf Überprüfung warten.
- Markiert: Mitarbeitende, deren Einträge von der KI als ungewöhnlich oder möglicherweise fehlerhaft markiert wurden. (Siehe unten).
Bitte beachten: Kacheln werden nur angezeigt, wenn betroffene Mitarbeitende vorhanden sind. Jede Kachel ist anklickbar – ein Klick auf eine Kachel öffnet eine Liste aller betroffenen Mitarbeitenden. Ein Klick auf einzelne Mitarbeitende in dieser Liste öffnet deren vollständigen Stundenzettel für den aktuellen Zyklus direkt.
Markierte Einträge
Die Kachel Markiert zeigt Mitarbeitende mit verdächtigen oder ungewöhnlichen Zeiteinträgen. Jeder markierte Eintrag enthält einen kurzen, leicht verständlichen Grund. Aktuelle Markierungstypen umfassen:
- Große Abweichung von den erwarteten Stunden: die insgesamt erfassten Stunden weichen erheblich von den für diese Mitarbeitenden erwarteten Stunden ab (z.B. 80 erfasste Stunden bei einer Erwartung von 160 Stunden).
- Außerhalb des Arbeitsplans erfasste Zeit: Stunden wurden zu Zeiten eingetragen, zu denen die Mitarbeitenden nicht eingeplant sind (z.B. Zeiterfassung an Wochenenden oder außerhalb der definierten Arbeitszeiten).
- Null Stunden im gesamten Zyklus: für die Mitarbeitenden wurde im gesamten Zyklus keine Zeit erfasst.
Wenn keine Mitarbeitenden einem Markierungstyp entsprechen, wird diese Markierung nicht angezeigt.
Bitte beachten: Die Stundenzettel-Zusammenfassung steht Super-Admins und Zeiterfassungs-Admins zur Verfügung. Die KI-generierten Markierungen sollen die Überprüfung unterstützen und ersetzen nicht die manuelle Prüfung einzelner Stundenzettel.
Stundenzettel-Massenaktionen
Um Massenaktionen zu aktivieren, setze zunächst die Häkchen neben den Stundenzetteln der Mitarbeitenden. Wenn mindestens ein Stundenzettel ausgewählt ist, werden folgende Massenaktionen oberhalb der Stundenzettelliste angezeigt:
- Zeit in großen Mengen erfassen
- Bestätigen
- Reaktivieren
- Im Auftrag einreichen
- Mitarbeitende anstoßen
- Ablehnen
Überstunden verwalten
Super-Admins und Zeiterfassungs-Admins können auf die Funktion 'Überstunden verwalten' zugreifen und den Überstundensaldo manuell erhöhen oder verringern. Dies kann beim Anzeigen des Stundenzettels von Mitarbeitenden durch Klicken auf die drei Punkte > 'Überstunden verwalten' erfolgen.
Das Pop-up-Fenster wird mit dem aktuellen Gesamt-Überstundensaldo vorausgefüllt.
Bitte beachten: Der Saldo kann nicht negativ sein – der Wert muss 0 oder größer sein und muss keine ganze Zahl sein. Das Gültigkeitsdatum ist standardmäßig der heutige Tag.
Stundenzettel exportieren
Exportiere Stundenzettel, indem du zu 'Zeiterfassung' > 'Mitarbeitenden-Stundenzettel' > 'Stundenzettel exportieren' navigierst. Die Exporte enthalten tägliche Zeiteinträge für die ausgewählten Mitarbeitenden, sortiert nach Datum, und werden unabhängig von ihrem Genehmigungsstatus berücksichtigt. Mitarbeitende ohne Einträge werden im Export ohne Datensätze aufgenommen.
Du kannst auch einen benutzerdefinierten Zeitraum für den Export von Stundenzetteln auswählen, wenn du mehrere Stundenzettel exportieren möchtest.
FAQs
1. Was passiert, wenn ich eine Zeiterfassungs-Richtlinienzuweisung mitten in einem Zyklus aktualisiere?
Wenn die Zeiterfassungs-Richtlinie von Mitarbeitenden mitten im Zyklus aktualisiert wird, wirkt sich die Zuweisung erst im nächsten Zyklus auf die Stundenzettel aus, wenn der Schalter 'Live-Neuzuweisung' deaktiviert bleibt.
Wenn du alle erfassten Zeiten aus nicht eingereichten Stundenzetteln der alten Richtlinie in einen neuen Stundenzettel der neuen Richtlinie übertragen möchtest, aktiviere den Schalter 'Live-Neuzuweisung'.
2. Warum wird mein genehmigter Stundenzettel nicht in meinem Gehaltsabrechnungs-Zyklus angezeigt?
Stundenzettel müssen vor dem Ende des Gehaltsabrechnungs-Zyklus eingereicht werden, um in diesen Zyklus aufgenommen zu werden. In der Regel gibt es ein Einreichungsdatum für Stundenzettel, um sicherzustellen, dass alle genehmigten Stundenzettel im Gehaltsabrechnungs-Zyklus berücksichtigt werden. Die Einreichungsdaten der Stundenzettel müssen innerhalb des Gehaltszeitraums liegen, um im Zyklus berücksichtigt zu werden.