Admins und Führungskräfte können den Abwesenheitskalender verwalten, indem sie Filter verwenden, um spezifischere Gruppen von Mitarbeitenden anzuzeigen.
Die Filter umfassen:
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Vordefiniert (deine direkten Mitarbeitenden und Führungskraft, deine direkten Mitarbeitenden, Führungskraft und Kolleginnen und Kollegen, deine direkten und indirekten Mitarbeitenden)
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Mitarbeitende
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Teams
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Standorte
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Direkte Mitarbeitende von
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Abwesenheitstyp
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Status
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Lifecycle-Status
Abwesenheitsguthaben einsehen
Als Mitarbeitende ist es wichtig, die Guthaben deiner verbleibenden Abwesenheiten basierend auf den dir zugewiesenen Richtlinien im Blick zu behalten. Um diese verbleibenden Guthaben einfach einzusehen, klicke auf „Mein Profil“ > Abwesenheiten. Hier findest du alle Richtlinien, die dir zugewiesen wurden. Innerhalb jeder Richtlinie siehst du abhängig von der Art der Richtlinie die folgenden Eigenschaften:
- Übertragene Tage/genutzte Tage
- Hauptguthaben genutzt/gewährt
- Geplante zukünftige Tage
- Verbleibendes Guthaben
Wenn du mehr Details zu den Aktivitäten innerhalb dieser Richtlinien sehen möchtest, klicke einfach auf die Richtlinie, um detailliertere Informationen zu erhalten, einschließlich Guthaben, Aktivitäten und Richtlinienzuweisungen.
Mitarbeitende können außerdem einen Überblick über die gesamten Abwesenheitsinformationen innerhalb des Abwesenheitsmoduls sehen. Gehe zu Abwesenheit > klicke auf deinen Namen im Kalender, und ein Pop-up zeigt alle Eigenschaften für jeden Abwesenheitstyp an. Wenn du verschiedene Guthaben einsehen möchtest, ändere die Abwesenheitstyp-Auswahl, um die Berechnungen und Guthaben für verschiedene Abwesenheitsrichtlinien zu sehen.
Um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen und die Kapazitätsplanung zu ermöglichen, ist es wichtig, dass Admins und Führungskräfte Zugriff auf die Abwesenheitsguthaben für spezifische Mitarbeitende haben. Admins und Admins des Abwesenheitsmoduls können die Guthaben aller Mitarbeitenden einsehen, während Führungskräfte die Guthaben ihrer direkten Teammitglieder über die Kalenderansicht des Abwesenheitsmoduls einsehen können.
Wenn Admins die Abwesenheiten über die Kalenderansicht eines bestimmten Mitarbeitenden einsehen möchten, können sie „Kalender öffnen“ im Abwesenheits-Tab im Profil des Mitarbeitenden auswählen, um eine gefilterte Liste der Kalenderansicht dieser Person anzuzeigen.
Abwesenheitsguthaben anpassen und neu berechnen
Admins haben außerdem die Möglichkeit, das Abwesenheitsguthaben von Mitarbeitenden anzupassen und neu zu berechnen. Wenn Änderungen an der Abwesenheitsrichtlinie eines Mitarbeitenden vorgenommen wurden und deren Guthaben neu berechnet werden müssen, um den neuen aktuellen Stand widerzuspiegeln, können Admins diese Änderungen vornehmen, indem sie zum Abwesenheitsmodul navigieren > den Namen des Mitarbeitenden in der Kalenderansicht anklicken > „Neu berechnen“ auswählen. Wenn Änderungen an mehreren Richtlinien für Nutzende vorgenommen wurden, wird diese Neuberechnung die Guthaben für alle betroffenen Nutzenden aktualisieren.
Ebenso können Admins manuelle Anpassungen am Abwesenheitsguthaben eines Mitarbeitenden vornehmen, indem sie den Namen des Mitarbeitenden in der Kalenderansicht anklicken > „Guthaben anpassen“ auswählen > den Betrag (in Tagen) ändern, ein Wirksamkeitsdatum eingeben und einen Kommentar hinterlassen. Der Kommentar wird für die Gruppe von Nutzenden sichtbar sein, die Berechtigungen zur Guthabenanpassung haben; reguläre Mitarbeitende werden die Kommentare nicht sehen.
Anpassungen können unter besonderen Umständen vorgenommen werden, wie z. B. bei einer Erhöhung des Urlaubsanspruchs als Anerkennung. Anpassungen können positiv oder negativ sein und werden am angegebenen Datum hinzugefügt. Anpassungen lösen automatisch eine vollständige Neuberechnung des Guthabens aus.