Abwesenheitsanfrage
Als Admin kannst du einen Genehmigungs-Prozess für Abwesenheitsanfragen erstellen, die von deinen Mitarbeitenden gestellt werden. Dies ermöglicht es dir, Abwesenheitsanfragen deiner Organisation zu überwachen und basierend auf Kapazität in Absprache mit den Genehmigenden über verschiedene Abteilungen hinweg zu genehmigen.
Genehmigungs-Prozess einrichten
Um einen Genehmigungs-Prozess einzurichten, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Genehmigungs-Prozesse' > 'Aktionen' > 'Neuer Genehmigungs-Prozess'. Du kannst auch zu den entsprechenden Bereichen (Abwesenheitsanfragen) gehen und 'Neuer Genehmigungs-Prozess' auswählen, um nachfolgende Genehmigungs-Prozesse für Abwesenheitsanfragen hinzuzufügen.
Im Pop-up-Fenster kannst du Folgendes für den neuen Genehmigungs-Prozess auswählen:
- Name
- Prozess (in diesem Fall wähle 'Abwesenheitsanfrage')
- Abwesenheitstypen (dies definiert, welche Abwesenheitstypen eine Genehmigung erfordern)
- Relevante Mitarbeitende (wähle, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungs-Prozess gelten soll)
- Zusätzlich kannst du die Einstellung 'Implizite Genehmigung aktivieren' aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person, die die Genehmigung anfragt, genehmigt werden können, automatisch genehmigt.
- Abschließend definiere die Genehmigungsschritte. Dies kann nur ein Schritt sein (z. B. wenn der Genehmigende ein Super-Admin ist) oder mehrere Schritte umfassen. Die Genehmigenden können eine bestimmte Person, eine Führungskraft, die Führungskraft der Führungskraft, ein Teammitglied oder ein Admin sein.
Bitte beachte:
- Wenn mehrere Genehmigungs-Prozesse auf eine bestimmte Person zutreffen, wird die Konfiguration, die in der Liste am höchsten steht, verwendet. Bitte ziehe die Einträge, um die Priorität der Genehmigungs-Prozesse zu ändern.
- Wenn eine Genehmigungsanfrage für einen bestimmten Abwesenheitstyp erforderlich ist, dann gilt Folgendes:
- Wenn Mitarbeitende Änderungen an einer vergangenen, laufenden oder zukünftigen Abwesenheitsanfrage dieses Abwesenheitstyps vornehmen oder diese löschen, dann lösen diese Änderungen den Genehmigungsprozess erneut aus.
- Wenn kein Genehmigungs-Prozess zugewiesen ist, werden die eingereichten Anfragen/Änderungen automatisch genehmigt.
Details zur Abwesenheitsgenehmigung
Sobald eingereicht, sieht die genehmigende Person die Abwesenheitsanfrage folgendermaßen:
- Um die Abwesenheitsanfrage zu bearbeiten, klicke auf das Stift-Symbol unten.
- Um die Abwesenheitsanfrage zu löschen, klicke auf das Papierkorb-Symbol.
- Um den Änderungsverlauf der Abwesenheit zu sehen, klicke auf das Uhr-Symbol.
Abwesenheiten in Bulk genehmigen
Wenn ein Genehmigungs-Prozess für Abwesenheiten aktiviert ist, werden die eingereichten Anfragen unter dem Tab „Genehmigungen“ auf der Startseite der Genehmigenden angezeigt. Um diese Anfragen in Bulk zu genehmigen, markiere einfach die Kästchen auf der linken Seite der Anfrage und wähle „Genehmigen“. Dies kann hilfreich sein, wenn Anfragen von kleinen Teams oder mehrere eintägige Abwesenheitsanfragen von Teammitgliedern verwaltet werden sollen, ohne die Kalenderansicht überprüfen zu müssen.
Übersicht der Abwesenheiten, die auf Genehmigung warten
Durch die Nutzung der Listenansicht im Abwesenheitskalender können Super-Admins und Führungskräfte schnell alle Abwesenheiten einsehen, die auf Genehmigung warten, indem sie den Filter "Genehmigungsstatus: ausstehend" verwenden. Darüber hinaus können sie Abwesenheitsanträge (genehmigt oder ausstehend) durch die Nutzung des Zeitraumfilters weiter eingrenzen.