DATEV-Integration für Gehaltsabrechnung

Konfiguration der DATEV-Integration in Leapsome

Um DATEV zu autorisieren, auf die relevanten Gehaltsabrechnungsinformationen zuzugreifen, für die du Berechtigungen erteilst, navigiere zu Einstellungen > Integrationen und Importe > Gehaltsabrechnung. Hier startest du deine Autorisierung für DATEV. Stelle sicher, dass du den Leitfaden hier liest, um sicherzustellen, dass du die richtigen Schritte während der Autorisierung unternimmst.

• Starte den Autorisierungsprozess und gehe durch die Berechtigungen, die das Aktivieren dieser Integration DATEV geben wird.
   

  

• Wähle ein Zielsystem aus. Es ist sehr wichtig, deine Berater-ID und Mandanten-ID anzugeben (normalerweise etwas, das von deinem Steuerberater bereitgestellt wird).
   

  

• Dann musst du dich bei DATEV anmelden.
   

  

  
   

Sobald die ordnungsgemäße Autorisierung erreicht und erfolgreich ist, kannst du die Daten verwalten, die zu und von DATEV in den Leapsome-Integrationseinstellungen für DATEV importiert und exportiert werden.

Daten exportieren

Admins können wählen, welche Attribute zu DATEV exportiert werden, indem sie diese einzeln aktivieren oder deaktivieren. Dies umfasst wichtige Gehaltsabrechnungsattribute.

• Lohnarten für Gehalt & Vergütung: Für den korrekten Export müssen Lohnarten (Lohnartennummer) sowohl für feste Gehälter als auch für einmalige oder wiederkehrende zusätzliche Vergütungen hinzugefügt werden.

• Du kannst alle Vergütungsarten für die Synchronisation aktivieren oder deaktivieren, aber wenn sie aktiviert sind, dann benötigen sie eine zugewiesene Lohnart (Lohnartennummer).

Import von Dokumenten von DATEV zu Leapsome

• Dokumenttypen: Admins können definieren, welche Dokumente von DATEV importiert werden—wie Mitarbeitendendokumente (z.B. Gehaltsabrechnungen) oder Arbeitgeberdokumente (z.B. Arbeitgeberberichte).

• Elektronische Bescheinigungen: Das System ermöglicht es, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) als Teil der Integration zu aktivieren. Du kannst wählen, dies auch in diesen Einstellungen zu aktivieren.

Gehaltsabrechnungsrichtlinien und Validierungsregeln

Sobald die Integration eingerichtet ist, hast du die Option, die Integration zu spezifischen Gehaltsabrechnungsrichtlinien hinzuzufügen, die sich im Gehaltsabrechnungsmodul befinden. Um diese einzurichten, navigiere zu Gehaltsabrechnung > Richtlinien > wähle eine Richtlinie > Gehaltsabrechnungsintegration > wähle DATEV. Wenn eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie mit DATEV verbunden ist, fügt sie automatisch DATEV-spezifische Attribute hinzu, wie in den Integrationseinstellungen definiert, zu den persönlichen Informationseinstellungen innerhalb der Gehaltsabrechnungsrichtlinie. Diese Attribute werden auch für Super-Admins und Gehaltsabrechnungsadmins (Standard) in den Nutzerprofilen unter dem Abschnitt 'DATEV' verfügbar sein, jedoch kann der Zugang über Einstellungen > Mitarbeitende > Profilfelder und Zugang aktualisiert werden, genau wie alle anderen Attribute in Leapsome.

Validierungsregeln:

• Das System setzt Regeln für die Exportbereitschaft durch, um sicherzustellen, dass die Attribute im korrekten Format für den Export vorliegen:
  • z.B. der Vorname sollte 33 Zeichen nicht überschreiten.
  • Erforderliche Felder wie Personalnummer und Startdatum müssen ausgefüllt sein.
• Fehler-Feedback: Ungeeignete Daten (z.B. zu lange Namen) lösen Validierungsfehler aus, um den Export zu verhindern.
  • Wenn Nutzende, die mit dieser Gehaltsabrechnungsrichtlinie verbunden sind, die mit dem Gehaltsabrechnungsanbieter DATEV verbunden ist, ein Attribut haben, das die Validierungsregel nicht erfüllt, wird ein Fehler in ihrem Nutzerprofil angezeigt, der zeigt, welche Attribute neu formatiert werden müssen, um in den Export einbezogen zu werden.

Export von Daten zu DATEV

Sobald du bestätigt hast, dass der Gehaltsabrechnungszyklus die Informationen enthält, die du möchtest, kannst du diese Daten dann zu DATEV exportieren. Navigiere zur Gehaltsabrechnungsrichtlinie für den relevanten Zyklus, für den du Informationen exportieren möchtest (der mit DATEV verbunden ist) > Aktionen > Stammdaten zu DATEV exportieren.

• Exportmethoden:

  • Daten können entweder direkt zu DATEV gepusht werden (Export zu DATEV), damit Steuerberater sie in ihr System ziehen können. Wenn du zu DATEV exportierst, wird es dorthin gepusht und auch zu deinem Tab für exportierte Dokumente deines Gehaltsabrechnungszyklus hinzugefügt.
  • Als ASCII-Datei exportiert, das von DATEV benötigte Format. Wenn du dies tust, wird es zu deinem Tab für exportierte Dokumente innerhalb deines Gehaltsabrechnungszyklus hinzugefügt.

  

• Stammdaten umfassen: persönliche Informationen, festes Gehalt, feste / wiederkehrende Vergütung.
• Transaktionsdaten sind alles, was sich ändert oder ein einmaliges Ereignis ist, auch variable zusätzliche Vergütung.

Mit diesen beiden Datenexporten kannst du alle Daten in DATEV pushen, um von dem Berater bei DATEV übernommen zu werden.

Bitte beachte: Der DATEV-Export beinhaltet das volle Gehalt für unbezahlten Urlaub.

Import von verarbeiteten Dokumenten in Leapsome

Sobald alle Informationen dem Berater bei DATEV zur Verfügung gestellt wurden (entweder durch direkten Export in Leapsome oder durch manuelles Senden der Datei), geschieht Folgendes:

• Verarbeitung durch Berater: Berater arbeiten in DATEV und laden finale Dokumente dort hoch.
• Abruf in Leapsome: Sobald Dokumente in DATEV bereit sind, können sie in Leapsome abgerufen werden, abhängig davon, was in den Integrationseinstellungen für DATEV ausgewählt wurde (z.B. Gehaltsabrechnungen, Berichte) durch die Aktion > Gehaltsabrechnungsdokumente abrufen, die unter den Aktionen im Gehaltsabrechnungszyklus der Richtlinie aufgeführt ist. Normalerweise hättest du ein festes Datum, bis zu dem diese Dokumente verfügbar wären, oder würdest von deinem Steuerberater informiert werden, um zu wissen, wann du diese Informationen in Leapsome abrufen kannst.
• Dokumentenverwaltung:
  • Dokumente können vor der Verteilung im Tab für wichtige Dokumente des Gehaltsabrechnungszyklus innerhalb der spezifischen Gehaltsabrechnungsrichtlinie in der Vorschau angezeigt werden.

  • Wenn du bereit bist, die Dokumente zu verteilen (z.B. Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende) > wähle "Dokumente verteilen" und sie werden im Profil jeder Mitarbeitenden unter dem Dokumenten-Tab erscheinen.

    

Abwesenheitsvalidierung und Krankenversicherungsintegration (eAU)

Abwesenheitsbehandlung:

• Wenn die elektronische Gesundheitsbescheinigung (eAU) aktiviert ist, prüft DATEV, ob angeforderte Abwesenheiten mit Krankenversicherungsdaten übereinstimmen.
• Dies beinhaltet die Validierung, dass Abwesenheitsdaten mit offiziellen Krankenversicherungsbescheinigungen übereinstimmen.

Voraussetzungen, die eine eAU-Anfrage auslösen

Voraussetzungen

Die elektronische Bescheinigung wird automatisch angefordert, wenn alle folgenden Kriterien erfüllt sind und in der Abwesenheitsrichtlinie und -anfrage enthalten sind. Alle folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Abwesenheitsanfrage eine eAU-Anfrage auslöst.

• Mitarbeitende
  • Hat eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie mit DATEV als Gehaltsabrechnungsanbieter zugewiesen
  • eAUs sind in den DATEV-Integrationseinstellungen aktiviert
  • Hat eine gültige DATEV-Personalnummer
  • Hat den Krankenversicherungstyp auf entweder 'öffentlich' oder 'andere' gesetzt
• Wenn die Abwesenheit
  • Eingegeben wurde UND
  • Als Abwesenheitstyp 'Krankmeldung' in den Abwesenheitseinstellungen kategorisiert ist UND
  • Eine Krankmeldung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen erfordert, wie in den Abwesenheitsrichtlinieneinstellungen definiert
    • Die Bescheinigung sollte in jedem Fall abgerufen werden (auch wenn die Abwesenheit kürzer als die angegebenen Mindesttage ist)
      • Z.B. Krankmeldungsrichtlinie erfordert eine Bescheinigung nach 4 Tagen; Mitarbeitende A beantragt Krankmeldung für 3 Tage → eAU wird trotzdem angefordert

• Beispiele dafür, wann eine eAU-Anfrage ausgelöst wird, wenn Abwesenheiten beantragt werden:
  • Wenn eine Krankmeldungsrichtlinie eine Bescheinigung nach 4 Tagen erfordert, aber Mitarbeitende A Krankmeldung für nur 3 Tage beantragt → keine eAU angefordert.
  • Wenn eine Krankmeldungsrichtlinie eine Bescheinigung nach 4 Tagen erfordert, aber Mitarbeitende A Krankmeldung für nur 4 Tage beantragt → keine eAU angefordert.
  • Wenn eine Krankmeldungsrichtlinie eine Bescheinigung nach 4 Tagen erfordert, aber Mitarbeitende A Krankmeldung für 5 Tage beantragt → eAU wird angefordert.