A. Eine Vergütungs-Vorlage erstellen
1. Basis Einstellungen
2. Rollen
3. Empfehlungsregeln
4. Zeitplan
5. Benachrichtigungen
B. Einen Vergütungs-Zyklus basierend auf einer Vorlage starten
1. Auswahl der Teilnehmer
2. Anpassen des Zeitplans
3. Fertigstellung der Einrichtung
Was sind Vergütungs-Zyklen?
Vergütungs-Zyklen ermöglichen es dir, eine faire und konsistente Mitarbeitendenerfahrung mit flexiblen Workflows für Vergütung, Gehalt und Beförderung zu schaffen. Sie ermöglichen es Fürhungskräften, Entscheidungen auf der Grundlage relevanter Performance- und Zielerreichungsdaten zu treffen, die auf Empfehlungsregeln basieren, die in Vorlagen definiert sind.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie du einen Vergütungszyklus einrichtest, von der Erstellung der Vorlage bis zum Start und der Verwendung des Zyklus, um einen rationalisierten Vergütungs- und Beförderungsprozess zu führen.
A. Eine Vergütungs-Vorlage erstellen
1. Basis Einstellungen
Um eine neue Vergütungs-Vorlage zu erstellen (die jederzeit zum Starten eines Zyklus verwendet werden kann), gehe zu 'Vergütungs' > 'Vorlagen' > 'Aktionen' > 'Vorlage erstellen'.
Vorlageart
Zunächst muss entscheiden werden, für welchen Prozess die Vorlage bestimmt ist: Gehalt, Bonus oder Beförderung. Es kann auch eine Kombination gewählt werden.
Name und Beschreibung
Die Beschreibung ist optional und kann Kontext oder allgemeine Richtlinien enthalten. Super Admins, Vergütungs-Admins und Zyklus Eigentümer können diese Beschreibung sehen und bearbeiten, wenn sie die Zyklen unter Grundeinstellungen bearbeiten.
Vorlageadministratoren
Dies sind die Personen, die Zugriff auf die Vorlagen haben, deren Eigentümer sie sind. Standardmäßig ist die Person, die den Zyklus erstellt, der erste Eigentümer, und es können beliebig viele Eigentümer hinzufügt werden.
2. Rollen
Die Rollen umfassen alle relevanten und erforderlichen Beteiligten für den jeweiligen Gehalts-, Bonus- oder Beförderungsprozess.
Einreichen eines Vorschlags
Standardmäßig prüft die direkte Führungskraft eines Mitarbeitenden den Vorschlag und leitet ihn an den ausgewählten Genehmiger weiter.
Genehmigen eines Vorschlags
Derzeit kann eine Person ausgewählt werden, der/die für die Genehmigung der von der Führungskraft eingereichten Vorschläge zuständig ist (in zukünftigen Produkt Updates können mehrere Nutzende als Genehmiger zugelassen werden).
Abzeichnen eines Vorschlags
Standardmäßig ist es der/die direkte Vorgesetzte der Mitarbeitenden, der den genehmigten Vorschlag abzeichnet, nachdem er/sie ihn mit dem Mitarbeitenden besprochen hat.
Wiedereröffnung eines Vorschlags zulassen
Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Der Vorlagen- und Zykluseigentümer kann sie aktivieren, damit ein Vorschlag erneut geöffnet werden kann, wenn der/die Mitarbeitenden und der/die Führungskraft keine Einigung über die Unterzeichnung des Vorschlags erzielen können.
3. Empfehlungsregeln & Budget
Empfehlungsregeln bieten Orientierung bei der Einreichung und Genehmigung von Vorschlägen. Diese Regeln können für Gehalts-, Bonus- oder Beförderungsvorschläge definiert werden und können personalsiert oder teamspezifisch gestaltet werden. Empfehlungsregeln können auf bestimmten Faktoren basieren, z. B. auf Review Ergebnissen, bestimmten Kompetenzen oder der Erreichung von Zielen. Jedem Faktor kann eine Gewichtung zugewiesen werden sowie Zeiträume und Bedingungen festlegen, unter denen die Regeln angewendet werden sollen.
Empfehlungsregeln sind optional, falls das Reviews oder Ziele Modul in Leapsome noch nicht verwendet wird. Wenn keine Empfehlungsregeln definiert sind, zeigen wir in einem aktiven Vorschlag trotzdem das Profil des Mitarbeitenden an, das relevante Informationen wie Betriebszugehörigkeit, Level, Titel, Gehalt usw. liefert, damit die Führungskraft Entscheidungen treffen kann.
Vergütungszyklen in verschiedenen Währungen
Bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Vorlage für einen Vergütungszyklus kannst du auch die Zykluswährung festlegen. Wenn die Mitarbeitenden deines Teams in verschiedenen geografischen Regionen verteilt sind und in verschiedenen Währungen bezahlt werden (z. B. Euro und US-Dollar), berücksichtigt diese Funktion diese Unterschiede.
Nachdem die Zykluswährung ausgewählt wurde, kannst du Umrechnungskurse für andere Währungen festlegen, wie zum Beispiel US-Dollar. Dies ermöglicht individualisierte Empfehlungen in der jeweiligen Heimatwährung jedes Teammitglieds.
Bitte beachte, dass zur Aufrechterhaltung von Konsistenz in plattformübergreifenden und zyklusübergreifenden Analysen alle Daten innerhalb des Vergütungsmoduls in eine einzige Währung konsolidiert werden - die Unternehmenswährung.
Ausführlichere Informationen zu den Empfehlungsregeln findest du in diesem Artikel.
4. Zeitplan
In den letzten Schritten definierst du einen Zeitplan für die Vorlage. Anhand dieses Zeitplans legt die Plattform die Termine für die einzelnen Schritte im Zyklus fest, die der Zykluseigentümer während der Erstellung des Zyklus bearbeiten und bestätigen kann.
Die tatsächlichen Schritte und Daten hängen von der Einrichtung des Zyklus ab (z. B. die Frist für die Einreichung und Genehmigung von Vorschlägen sowie die Unterzeichnung von Vorschlägen). Diese Schritte können während des Prozesses bearbeitet werden, also mache dir keine Sorgen, wenn du dir nicht sofort über die besten Intervalle im Klaren bist.
Der Kickoff kann manuell unter 'Aktionen' ausgelöst werden, wenn du mit dem Zyklusentwurf zufrieden bist. Derzeit sind die Deadlines für die einzelnen Schritte nur 'weiche' Deadlines für eine bessere interne Planung. Eine manuelle oder automatische Verschiebung (wenn der Zeitraum abgeschlossen ist) hat keine Auswirkungen auf den Status der Vorschläge und löst keine Benachrichtigungen aus.
5. Benachrichtigungen
Alle Benachrichtigungen werden von Leapsome automatisch verschickt. Der Text jeder Nachricht kann individuell angepasst werden. Es gibt drei Arten von Benachrichtigungen in jedem Vergütungs-Zyklus:
Kick-off: Alle Antragsteller erhalten eine Benachrichtigung, die eine Zusammenfassung aller offenen Aufgaben und einen Link zu der Aufgabenliste enthält.
Zusammenfassungen: Alle Antragsteller und der Genehmigende mit offenen Aufgaben erhalten jeden dritten Tag nach dem ersten Versand eine Zusammenfassung ihrer offenen Aufgaben. Digest-Benachrichtigungen werden nur innerhalb der regulären Arbeitstage verschickt.
Neben dem Start des Zyklus werden zwei Tage nach dem Start des Zyklus Benachrichtigungen verschickt. Alle Beteiligten, die neue Aufgaben haben, werden benachrichtigt. Wenn es keine neuen Aufgaben gibt, gibt es keine Benachrichtigungen.
Änderung des Vorschlagsstatus: Sobald ein Vorschlag eingereicht wird, erhält der Genehmigende eine Benachrichtigung. Sobald eine Genehmigung erteilt wurde, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung.
B. Einen Vergütungs-Zyklus basierend auf einer Vorlage starten
Sobald die Vergütungs-Vorlage fertiggestellt wurde, können ganz einfach einen neuen Vergütungs- oder Beförderungsprozess gestartet werden, indem du unter 'Vorlagen' > 'Aktive Vorlagen' 'Zyklus erstellen' klickst.
Du hast die Möglichkeit, jeden der Schritte noch einmal zu überprüfen, die du im oben beschriebenen Prozess eingerichtet haben. Darüber hinaus können Zykluseigentümer, Teilnehmer und der konkrete Zeitplan für den Zyklus ausgewählt werden.
1. Auswahl der Teilnehmenden
Teilnehmenden
Teilnehmende sind die Mitarbeitenden, die in diesem Zyklus beurteilt werden. Du kannst alle Mitarbeitende zu einem Zyklus hinzufügen oder durch folgende Filteroptionen nur gewisse Mitarbeitende hinzufügen oder ausschließen:
- Nach Team
- Nach individueller Nutzendenauswahl
- Nach Standort
- Nach Level
- Nach personalisierte Attribut
Es können Mitarbeitende ebenfalls auf Basis ihrer Betriebszugehörigkeit ausgeschlossen werden. So können beispielsweise nur Mitarbeitende einbezogen werden, die mindestens X Wochen im Unternehmen sind, d. h., Mitarbeitende, die weniger als X Wochen im Unternehmen sind, werden nicht berücksichtigt.
2. Anpassen des Zeitplans
Bei der Einrichtung des Zeitplans für den Vergütungs-Zyklus werden auf der Grundlage der Einstellungen in der Vorlage ein Startdatum, ein Zeitrahmen und die nachfolgenden Termine vorgeschlagen. Die konkreten, einzelnen Daten können jedoch noch bearbeitet werden.
3. Fertigstellung der Einrichtung
Im letzten Schritt wird die Einrichtung abgeschlossen. Der Vergütungs-Zyklus wird an dem gewählten Datum gestartet. Der Start kann auch manuell vor dem festgelegten datum vorgenommen werden.