Inhaltsverzeichnis
- Was sind Review-Zyklen?
- Eine Review-Vorlage einrichten
- Einen Review-Zyklus auf Basis der Vorlage starten
Was sind Review-Zyklen?
Wenn du in Leapsome einen Performance-, 360°-, Leadership- oder Projekt-Review erstellst, startest du einen Review-Zyklus. Ein Review-Zyklus ist ein festgelegter Ablauf, der – basierend auf dem von dir definierten Umfang und Zeitplan – Feedback von verschiedenen Teammitgliedern anfordert. Sobald du die Review-Fragen, den Zeitplan und die zu bewertenden Personen festgelegt hast, sorgt Leapsome automatisch dafür, dass die richtigen Fragen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet werden.
Dieser Artikel beschreibt, wie du einen Review-Zyklus einrichtest – von der Erstellung der Vorlage bis zum Start des Reviews.
Wenn du Empfehlungen oder Orientierung brauchst, welche Art von Review du durchführen solltest, schau dir unsere Best-Practice-Vorlage für Reviews an.
Bitte beachten: Richtest du eine Review-Automatisierung ein? Dann könnte auch unser Artikel zu Review-Automatisierungen in Workflows hilfreich sein.
Eine Review-Vorlage einrichten
Um eine neue Review-Vorlage zu erstellen, gehe zu 'Reviews' > 'Vorlagen' > 'Neue Vorlage'. Beim Einrichten einer Vorlage arbeitest du die folgenden Tabs der Reihe nach durch.
1. Name – Grundlagen
Name
Der Name deiner Review-Vorlage erscheint in allen Benachrichtigungen zu deinem Review. Wähle einen leicht erkennbaren Namen, z.B. „360° Performance Review".
Beschreibung
Die Beschreibung ist optional und kann den Zweck des Reviews oder allgemeine Hinweise zu gutem Feedback enthalten. Alle Teilnehmenden sehen diese Beschreibung beim Ausfüllen ihres Reviews.
Verantwortliche
Das sind die Personen, die Zugriff auf die Analysen und Einstellungen des Review-Zyklus haben. Standardmäßig ist die Person, die den Zyklus erstellt, die erste verantwortliche Person – du kannst beliebig viele weitere hinzufügen.
Bitte beachten: In diesem Schritt kannst du auch festlegen, ob HRBPs Zugriff auf den Review-Zyklus haben und den Fortschritt der ihnen zugewiesenen Mitarbeitenden einsehen können. Wenn diese Option aktiviert ist, können HRBPs Mitwirkende (z.B. Peers) bearbeiten, aber keine anderen Änderungen vornehmen oder Teilnehmende hinzufügen.
Sobald du diese Angaben gemacht und mit dem nächsten Schritt fortgefahren bist, wird dieser Tab als 'Grundlagen' bezeichnet, und die restlichen Tabs erscheinen automatisch.
2. Umfang
Leapsome bietet drei anpassbare Best-Practice-Review-Typen:
- Performance Review: Jede mitarbeitende Person schreibt eine Selbsteinschätzung und wird von ihrer Führungskraft bewertet. Nach dem Review bespricht die mitarbeitende Person die Ergebnisse mit der Führungskraft und unterzeichnet sie digital.
- 360°-Review: Hierbei kommen zusätzlich die Perspektiven von Peers und direkt unterstellten Mitarbeitenden hinzu. Direkt unterstellte Mitarbeitende werden automatisch aus dem Mitarbeiterverzeichnis gezogen; Peers können von der zu bewertenden Person oder der Führungskraft nominiert werden und können interne Kolleginnen und Kollegen oder externe Mitarbeitende sein. Du kannst eine Mindest- und Höchstzahl an Peers für eine zu bewertende Person festlegen. Außerdem kannst du begrenzen, wie oft jemand in einer Review-Runde als Peer nominiert werden kann.
- Führungskraft-Review: Ermöglicht aufwärts gerichtetes Feedback an Führungskräfte. Jede teilnehmende Person (Führungskraft) schreibt eine Selbsteinschätzung und kann von direkt unterstellten Mitarbeitenden oder nominierten Peers bewertet werden.
Der Umfang umfasst verschiedene anpassbare Einstellungen:
- Selbsteinschätzung: alle Teilnehmenden im Zyklus bewerten sich selbst.
- Führungskräfte: die Führungskräfte aller Teilnehmenden bewerten die zu bewertende Person.
- Direkt unterstellte Mitarbeitende: wenn Teilnehmende direkt unterstellte Mitarbeitende haben, bewerten diese die jeweilige Person.
- Peers: alle Teilnehmenden nominieren entweder Peers oder bekommen welche zugewiesen, die ein Review schreiben.
Wenn du die Option 'Peers' aktiviert hast, kannst du festlegen, wer die Peers auswählt: Sie können von der zu bewertenden Person nominiert und automatisch oder von der Führungskraft genehmigt werden, von der Führungskraft oder dem Zyklusadmin ausgewählt werden oder extern sein. Bei reinen Peer-Feedback-Zyklen müssen Führungskräfte nicht im Umfang enthalten sein, um die Peer-Auswahl genehmigen zu können.
Bitte beachten: Wenn im Umfang nur Peers ausgewählt sind und keine Einstellungen zur Peer-Auswahl definiert wurden, können Admins Peers für Teilnehmende manuell auswählen – ohne Eingabe durch Mitarbeitende oder Führungskräfte.
Projekt-Reviews
Standardmäßig übernehmen direkte Führungskräfte die Führungskraft-Rolle für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden im Review-Zyklus. Wenn du sie für einen bestimmten Zyklus durch Projektverantwortliche ersetzen möchtest, aktiviere die Option 'Manuell ausgewählte Projektleitung' und wähle die Person aus, die diese Rolle übernimmt.
Bitte beachten: Diese Einstellung muss unter 'Einstellungen' > 'Module und Funktionen' > 'Reviews' > 'Erweiterte Funktionen' > 'Projektbasierte Reviews aktiveren' aktiviert werden.
Führungskraft-Einstellungen
Du kannst festlegen, dass die Führungskraft automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Berichtslinie während des Zyklus ändert. Bei aktivierter Einstellung werden Führungskräfte im Zyklus sofort aktualisiert, sobald sie im Bereich 'Mitarbeitende' geändert werden.
Wenn deine Teams Mitarbeitende mit zusätzlichen Führungskräften haben, kannst du 'Alle weiteren Führungskräfte in Reviews einbeziehen' auswählen, damit auch diese ihre Mitarbeitenden im Review-Zyklus bewerten.
3. Fragen
Verwendung des Kompetenzmodells
Bevor du dein erstes Review einrichtest, lege deine Kompetenzen und Werte fest. So kannst du Ergebnisse über Personen und Zeiträume hinweg vergleichen und verstehen, wo bestimmte Teams oder Einzelpersonen Unterstützung benötigen und wie sich Mitarbeitende im Laufe der Zeit verbessern.
Kompetenzen können unternehmensweite (für alle im Unternehmen geltende) oder teamspezifische (nur für Mitglieder bestimmter Teams geltende) Kompetenzen sein. Wenn du 'Teamspezifische Kompetenzen' aktivierst, erkennt das System, welchem Team eine teilnehmende Person angehört, und fordert Beurteilende auf, sie anhand dieser teamspezifischen Kompetenzen zu bewerten. Zum Beispiel könnten sowohl das Vertriebs- als auch das Marketingteam am selben Review-Zyklus teilnehmen, würden aber jeweils anhand ihrer eigenen teamspezifischen Kompetenzen bewertet.
Leapsome bezieht deine aktuell definierten Kompetenzen ein, wenn du den Zyklus aktivierst.
Bitte beachten: Wenn du eine bestehende Kompetenz im Kompetenzmodell änderst oder bearbeitest, gelten diese Änderungen für alle vergangenen und laufenden Zyklen.
Basisfragebogen und rollenspezifische Fragen
Jede Frage kann flexibel auf bestimmte Beurteilungsgruppen ausgerichtet werden. Du kannst zum Beispiel eine Frage einfügen, die nur die Führungskraft sieht und beantwortet. Um auszuwählen, welche Beurteilungsgruppen eine Frage beantworten, klicke unter der Frage auf das Dropdown 'Frage stellen an' und wähle die gewünschte Zielgruppe aus.
Um Perspektiven in der Analyse effektiv vergleichen zu können, empfehlen wir, verschiedene Gruppen mit derselben Frage anzusprechen (d.h. Peers, Führungskräfte, direkt unterstellte Mitarbeitende und die zu bewertende Person dieselbe Frage zu stellen, um zu sehen, wie ihre Antworten voneinander abweichen).
Eigene Fragen hinzufügen
Du kannst eigene Fragen zu deinem Review hinzufügen. Diese können offen, Multiple-Choice oder bewertet (auf der Standard- oder einer eigenen Skala) sein. Schau dir einige Best-Practice-Fragen an, die du verwenden kannst.
Bitte beachten: Wenn du eine bestehende Frage in einer Vorlage änderst, wird die Frage in allen vergangenen und aktuellen Zyklen geändert, die diese Frage enthalten. Wenn du eine Frage zu einer Vorlage hinzufügst oder entfernst (oder die Reihenfolge der Fragen änderst), hat das keinen Einfluss auf bestehende Zyklen.
Private Fragen hinzufügen
Wenn du eine eigene Frage hinzufügst, kannst du sie als privat markieren, indem du das Kontrollkästchen 'Privat machen (nur Führungskraft und Admin können die Frage und die Antwort sehen; die Frage ist für die zu bewertende Person in ihrer Selbsteinschätzung nicht sichtbar)' aktivierst. Antworten auf private Fragen sind nur für Admins und die Führungskraft der zu bewertenden Person sichtbar und werden im Review durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Bitte beachten: Gesamtpunktzahlen werden den zu bewertenden Personen nicht angezeigt, wenn der Fragebogen private Fragen enthält.
Anzeigeregeln
Anzeigeregeln ermöglichen es, bestimmte Fragen nur für bestimmte Teams, Nutzende, Standorte oder andere Gruppen innerhalb desselben Review-Zyklus sichtbar zu machen. Um einer Frage eine Anzeigeregel hinzuzufügen, klicke im Tab 'Fragen' neben der entsprechenden Frage auf 'Anzeigeregeln'.
Bitte beachten: Diese Einstellung muss unter 'Einstellungen' > 'Module und Funktionen' > 'Reviews' > 'Erweiterte Funktionen' > 'Anzeige-Regeln für Reviews aktivieren' aktiviert werden.
Ziele einbeziehen
Wenn du das Ziel-Modul von Leapsome verwendest, kannst du Ziele in deine Review-Zyklen einbeziehen. Du kannst Ziele basierend auf der Rolle der teilnehmenden Person einbinden – als Eigentümer, Mitwirkende, Key-Result-Eigentümer, Key-Result-Mitwirkende, Initiativen-Eigentümer, Initiativen-Mitwirkende oder Ziel-Manager. Um den Fortschritt einer teilnehmenden Person bei ihren Zielen während eines Reviews einzusehen, klicke auf das entsprechende Ziel, um zur zugehörigen Seite im Ziel-Modul weitergeleitet zu werden.
Standardskala anpassen
Du kannst die Skala für alle bewerteten Fragen anpassen. Wir empfehlen, in den Admin-Einstellungen eine Standardskala für alle Zyklen zu definieren, anstatt sie für jeden Review einzeln zu ändern, da eine Änderung für einen einzelnen Review alle Analysen auf 100 normalisiert. Du kannst auch wählen, ob Zahlen ausgeblendet und nur Bezeichnungen im Review-Formular angezeigt werden sollen.
4. Kalibrierungen
Hier konfigurierst du, ob und wie Ergebnisse kalibriert werden, bevor sie mit den zu bewertenden Personen geteilt werden. Kalibrierungen sind standardmäßig deaktiviert.
Nach der Aktivierung kannst du:
- Auswählen, welche Fragen in den Kalibrierungsumfang einbezogen werden (nur bewertete Fragen, bei denen Führungskräfte im Fragenumfang enthalten sind, sind anwendbar).
- Kalibrierungsgruppen erstellen, um zu steuern, wer welche Mitarbeitenden kalibriert, wer dem Kalibrierungsausschuss angehört und welche Mitarbeitendenattribute (z.B. Stufe, Gehalt) den Ausschussmitgliedern während der Kalibrierung sichtbar sind.
- Im Tab 'Zeitplan' einen Kalibrierungsstart und eine Kalibrierungsfrist festlegen, sobald Kalibrierungen aktiviert sind.
Bitte beachten: Die Erstellung von Kalibrierungsgruppen ist auf Superadmins beschränkt. Der Tab 'Kalibrierungen' ist gesperrt, wenn Führungskräfte nicht im Zyklusumfang enthalten sind.
Einen vollständigen Leitfaden zur Einrichtung und Durchführung von Kalibrierungen findest du unter Review-Kalibrierungen.
5. Zeitplan
Einen Zeitplan definieren
In einer Vorlage definierst du den Zeitplan mit relativen Tagesabständen (z.B. 14 Tage nach dem Start). In einem Zyklus werden daraus konkrete Daten. Die Plattform nutzt diese Daten, um automatisch E-Mails an alle Teilnehmenden zu senden und sie daran zu erinnern, ihre Reviews bis zur jeweiligen Frist abzuschließen. Beachte, dass Zeitpläne in Kalendertagen berechnet werden, nicht in Werktagen.
Je nach deiner Einrichtung kann der Zeitplan Folgendes umfassen:
- Kick-off: Teilnehmende werden benachrichtigt, zu beginnen.
- Deadline für Peer-Nominierung: Teilnehmende reichen ihre Peer-Auswahl ein.
- Deadline für Peer-Bestätigung: Führungskräfte bestätigen die ausgewählten Peers.
- Frist für Peers / direkt unterstellte Mitarbeitende / Selbsteinschätzungen: die jeweiligen Reviews sind fällig.
- Deadline für Führungskräfte: Führungskraft-Reviews sind fällig.
- Kalibrierungs-Kick-off und Kalibrierungs-Deadline (nur sichtbar, wenn Kalibrierungen im Tab 'Kalibrierungen' aktiviert sind): der Kalibrierungsstart muss nach der Führungskraft-Frist liegen, und die Kalibrierungsfrist muss zwischen dem Kalibrierungsstart und der Gesprächsfrist liegen.
- Deadline für Gespräche: für Gespräche und digitale Unterschriften.
- Zyklusabschluss.
Du kannst diese Schritte während des Review-Prozesses bearbeiten.
Erneute Einreichung und Abzeichnung
Im Tab 'Zeitplan' ermöglicht dir der Bereich 'Erneute Einreichung und Abzeichnung', zu steuern, wann eingereichte Reviews für die Bearbeitung gesperrt werden. Standardmäßig können Reviews bis zum Abschluss des Zyklus bearbeitet werden. Du kannst dies ändern, sodass Reviews bei der Review-Frist oder sofort nach der Einreichung gesperrt werden – das hilft dabei, die Integrität des Review-Prozesses zu wahren und unbefugte Änderungen zu verhindern.
Weitere Informationen zu dieser Einstellung findest du unter Bearbeitungssperrung nach Frist oder Einreichung.
Automatische Erinnerungen erhalten
Während die Daten den offiziellen Start jedes Schritts markieren, verwaltet die Plattform den Prozess so effizient wie möglich. Wenn ein Prozessschritt früher abgeschlossen wird und alle Voraussetzungen für den nächsten Schritt erfüllt sind, wechselt er automatisch zum nächsten Schritt.
6. Benachrichtigungen
Alle Review-Benachrichtigungen werden automatisch von Leapsome gesendet. Du kannst den Text jeder Nachricht anpassen und Übersetzungen in relevante Sprachen bereitstellen. Es gibt drei Arten von Benachrichtigungen in Reviews:
- Kick-off: alle Teilnehmenden des Zyklus werden benachrichtigt, sobald der Zyklus beginnt.
- Tägliche Zusammenfassung: Benachrichtigungen werden zwei Tage nach dem Start gesendet. Alle Teilnehmenden mit neuen Aufgaben werden benachrichtigt. Peer-Genehmigungsbenachrichtigungen werden erst nach Ablauf der Peer-Nominierungsfrist gesendet. Es gibt keine Benachrichtigungen, wenn keine neuen Aufgaben vorliegen.
- Erinnerungen: alle Teilnehmenden mit überfälligen Aufgaben (mehr als drei Tage und weniger als 75 Tage offen) werden dienstags benachrichtigt. Benachrichtigungen beginnen mindestens zwei Tage nach dem Start. Es gibt keine Benachrichtigungen, wenn keine überfälligen Aufgaben vorliegen.
Du kannst auch Aufgabenerinnerungen so konfigurieren, dass sie jeden Werktag gesendet werden – besonders nützlich für Zyklen mit einem engen Zeitplan.
7. Sichtbarkeit
Die Sichtbarkeitseinstellungen legen fest, was Admins, Führungskräfte und Teilnehmende sehen können und wann. Du kannst verschiedene Anonymitätsstufen wählen (z.B. den Namen einer mitwirkenden Person vor der teilnehmenden Person verbergen, aber für den Zyklusverantwortlichen sichtbar machen).
Wenn du Peer- oder Bewertungen durch direkt unterstellte Mitarbeitende auf anonym stellst, gibt es zwei Optionen:
- 'Anonym (separate Ergebnisse)': die Punktzahl und der Kommentar jeder Person werden angezeigt, aber ihr Name ist nicht mit der Punktzahl / dem Kommentar verknüpft.
- 'Anonym (aggregierte Ergebnisse)': im Radardiagramm wird nur die Gesamtdurchschnittspunktzahl dieser Peers / direkt unterstellten Mitarbeitenden angezeigt. Einzelne Bewertungen zu bestimmten Kompetenzen oder Fragen werden nicht angezeigt. Du benötigst mindestens zwei Peer-Antworten, um Peer-Ergebnisse anzuzeigen, und mindestens zwei Antworten von direkt unterstellten Mitarbeitenden, um deren Ergebnisse anzuzeigen. Mehr dazu erfährst du hier.
Bitte beachten: Die Teilnahme an einem Review gewährt der zu bewertenden Person nicht automatisch die Sichtbarkeit aller Reviews. Wenn zum Beispiel eine Person ein Peer-Review einreicht, hat die zu bewertende Person nur dann Sichtbarkeit auf dieses Review, wenn es in den Sichtbarkeitseinstellungen so konfiguriert ist. Außerdem können Führungskraft-Reviews nicht anonymisiert werden.
Du legst auch fest, ob Führungskräfte Ergebnisse jederzeit teilen können, sobald sie den Review abgeschlossen haben, oder ob du dies vorübergehend blockieren möchtest – besonders nützlich während Kalibrierungen. Die Einstellung 'Erlaube Manager:innen, Bewertungen einzeln zu teilen' findest du im Tab 'Zeitplan' der Review-Zyklus-Einstellungen; auf Vorlagenebene ist sie noch nicht sichtbar.
Bitte beachten: Admins, HRBPs, Zyklus-/Vorlagenverantwortliche und Nutzende mit benutzerdefinierten Rollen haben Admin-Level-Sichtbarkeit für Mitarbeitende in ihrem Rollenbereich.
8. Bestätigung
Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, bestätige die Vorlageneinrichtung, indem du auf 'Vorlage speichern' klickst.
Einen Review-Zyklus auf Basis der Vorlage starten
Sobald du deine Review-Vorlage fertiggestellt hast, starte einen Review, indem du neben dem Vorlagennamen auf 'Neuen Zyklus auf Basis deiner Vorlage starten' klickst. Du hast die Möglichkeit, alle in der Vorlage konfigurierten Einstellungen zu überprüfen und sie für diesen spezifischen Zyklus anzupassen.
Du kannst jeden der oben beschriebenen Einrichtungsschritte noch einmal durchgehen. Außerdem kannst du die Teilnehmenden (zu bewertende Personen) und den konkreten Zeitplan für den Zyklus auswählen.
Wichtiger Hinweis: Es ist wichtig, die Einrichtung eines Review-Zyklus in einer einzigen Sitzung abzuschließen und nicht auf mehrere Sitzungen zu verteilen. Obwohl Leapsome eine automatische Speicherfunktion für Zyklus-Entwürfe hat, ist es möglich, dass nur der erste Entwurf automatisch gespeichert wird, sodass spätere Änderungen möglicherweise nicht gespeichert werden und der gestartete Zyklus möglicherweise nicht deinen Vorstellungen entspricht. Wenn du Input von Teammitgliedern benötigst oder die Einrichtung in einer zweiten Sitzung abschließen musst, lass den Entwurf so wie er ist, erstelle dann einen neuen Zyklus basierend auf der Vorlage und füge alle benutzerdefinierten Abschnitte, Beschreibungen, Fragen oder Benachrichtigungs-E-Mail-Texte per Kopieren und Einfügen ein.
1. Teilnehmende auswählen
Teilnehmende sind die Mitarbeitenden, die in diesem Zyklus bewertet werden. Du kannst alle Mitarbeitenden zu einem Zyklus hinzufügen oder filtern, indem du Mitarbeitende anhand dieser Auswahloptionen hinzufügst oder ausschließt:
- Nach Team
- Nach Mitarbeitenden
- Nach (in)direkt unterstellten Mitarbeitenden
- Nach Standorten
- Nach Rechtsträger
- Nach eigenen Attribut
- Nach Level
- Nach Art der Mitwirkenden
Du kannst auch nach Betriebszugehörigkeit ausschließen. Du kannst zum Beispiel Mitarbeitende einbeziehen, die länger als X Wochen im Unternehmen sind – das bedeutet, dass alle, die zum Zeitpunkt des Zyklus-Starts weniger als X Wochen dabei sind, nicht bewertet werden.
Bitte beachten: Wenn Mitarbeitende aufgrund ihrer Betriebszugehörigkeit vom Zyklus ausgeschlossen werden, werden sie auch davon ausgeschlossen, ihre Führungskräfte als direkt unterstellte Mitarbeitende zu bewerten. Sie müssten im Zyklus-Dashboard manuell zur Bewertung der Führungskraft hinzugefügt werden, um aufwärts gerichtetes Feedback zu geben.
Peers werden nach dem Start deines Zyklus nominiert. Die Führungskraft und direkt unterstellten Mitarbeitenden jeder teilnehmenden Person werden aus deinen 'Mitarbeitenden'-Einstellungen gezogen (wenn du eine unserer HRIS-Integrationen verwendest, werden diese Daten automatisch synchronisiert). Wenn die Führungskraft vor dem Start wechselt, wird dies entsprechend aktualisiert.
Wenn keine Führungskraft definiert ist, geht die Plattform davon aus, dass der Zyklusverantwortliche die Führungskraft-Bewertung schreibt.
2. Zeitplan anpassen
Beim Einrichten des Zeitplans für den Review-Zyklus erhältst du einen vorgeschlagenen Starttermin und Folgedaten basierend auf deinen Einstellungen aus der Vorlage. Im Zyklus kannst du jedes Datum noch bearbeiten.
3. Zyklus aktivieren
Du beendest deinen Weg beim letzten Tab 'Sichtbarkeit'. Unten siehst du die Optionen 'Als Entwurf speichern' und 'Speichern & aktivieren'. Wenn du bereit bist, den Zyklus zu starten, klicke auf 'Speichern & aktivieren'.
4. Entwurfsmodus in einem Zyklus
Vor dem Start eines Zyklus hast du die Möglichkeit, in den Entwurfsmodus des Zyklus zurückzukehren und die Einstellungen zu bearbeiten. Im Entwurfsmodus kannst du die Ein-/Ausschlusskriterien für Teilnehmende ändern. Wenn Teilnehmende jedoch bereits zum Zyklus hinzugefügt wurden und nun durch die im Entwurfsmodus geänderten Kriterien ausgeschlossen werden, werden sie nicht automatisch entfernt. Stattdessen müsstest du die Teilnehmenden manuell aus der Teilnehmendenliste entfernen, wenn sie nun Teil der Ausschlusskriterien sind. Ebenso kannst du einen neuen Zyklus mit den neuen Ein-/Ausschlusskriterien starten, wenn die Änderung des Teilnehmendenumfangs zu viel manuellem Aufwand erfordert.
Bitte beachten: Wenn du Änderungen an der Teilnehmenden- oder Mitwirkendenliste im aktuellen Status des Zyklus vornimmst und dann in den Entwurfsmodus zurückgehst, gehen alle manuellen Änderungen verloren. Stelle daher sicher, dass du Änderungen an der Teilnehmendenliste erst vornimmst, nachdem du alle Änderungen am Teilnehmendenumfang im Entwurfsmodus vorgenommen hast.