Einrichten von Genehmigungsabläufen in Leapsome

Inhaltsverzeichnis:

Genehmigungseinstellungen – Einführung & Vorgehensweise
Delegieren eines alternativen Genehmigers
Zielgenehmigung
Änderungen an Mitarbeiterinformationen
Überprüfung durch den Hauptmanager
Anmeldung für Live-Schulungsplätze
Vergütungsvorschlag

HRIS-spezifische Genehmigungsabläufe

Abwesenheitsanfrage
Zeiterfassung
Genehmigung des Gehaltsabrechnungszyklus

Genehmigungseinstellungen

In den Einstellungen unter „Automatisierungen“ > „Genehmigungs-Prozesse“ kannst du Genehmigungs-Prozesse für verschiedene Abläufe erstellen und verwalten, um eine ordnungsgemäße Prüfung und Autorisierung sicherzustellen. Du kannst Genehmigungs-Prozesse für folgende Abläufe erstellen:

• Erstellung individueller Ziele
• Änderungen an den Informationen von Mitarbeitenden
• Review durch die primäre Führungskraft
• Anmeldung zu Live-Trainings
• Vergütungs-Vorschläge

Klicke auf „Aktionen“ > „Neuer Genehmigungs-Prozess“, um zu beginnen. Beim Erstellen eines neuen Genehmigungs-Prozesses kannst du:

• Deinem Prozess einen Namen geben
• Bestimmen, für welchen Ablauf dieser Prozess gilt (z. B. Erstellung individueller Ziele)
• Festlegen, ob der Prozess für alle oder nur ausgewählte Mitarbeitende anwendbar ist
• Die Schritte für die Genehmigung auswählen. Zum Beispiel könnte der erste Schritt die Genehmigung durch die Führungskraft sein und der zweite Schritt durch die Führungskraft der Führungskraft.

Bitte beachten: Wenn mehrere Genehmigungs-Prozesse innerhalb eines Ablaufs für eine bestimmte Person gelten, wird die höchste Konfiguration in der Liste verwendet. Wenn du beispielsweise mehrere Genehmigungs-Prozesse für die Erstellung individueller Ziele eingerichtet hast und eine Person zu allen gehört, wird die höchste in der Liste angewendet. Bitte ziehe, um die Prioritäten der Genehmigungs-Prozesse zu ändern.

Wenn für Dein Unternehmen keine Genehmigungs-Prozesse eingerichtet wurden, werden alle Abläufe automatisch genehmigt.

Wenn du einen Genehmigungs-Prozess in den Admin-Einstellungen erstellst, kannst du die Einstellung „Implizite Genehmigung aktivieren“ aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person genehmigt werden können, die die Genehmigung beantragt, automatisch genehmigt. Zum Beispiel: Wenn die Erstellung eines Ziels eine Genehmigung durch die Führungskraft erfordert und die Führungskraft das Ziel im Namen ihrer direkten Mitarbeitenden erstellt, wird das Ziel automatisch genehmigt.

Wenn "gilt für Admins" aktiviert ist, müssen auch die Aktionen von Admins von einer relevanten Führungskraft, die in den Schritten angegeben ist (z. B. Führungskraft der Mitarbeitenden), genehmigt werden.

Admins können außerdem im Namen einer Führungskraft genehmigen, falls diese abwesend oder nicht in der Lage ist, die Aktion zu genehmigen.

Wenn ein Genehmigungs-Schritt abgelehnt wird, haben die Ablehnenden die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, der an die Person gesendet wird, die die Aktion zur Genehmigung eingereicht hat.

Bitte beachte: Wenn ein Genehmigungs-Prozess erstellt wird, sind Super-Admins ebenfalls involviert. Wenn jedoch keine relevanten Genehmigenden vorhanden sind (z. B. wenn die Admins selbst die einzigen Genehmigenden sind), wird die Änderung in diesem Fall automatisch genehmigt.

Alternativen Genehmigende delegieren

Es gibt Situationen, in denen ein Genehmigender nicht verfügbar ist (z. B. im Urlaub, krank, usw.). In solchen Fällen ist es nützlich, innerhalb des Genehmigungs-Prozesses eine alternative Genehmigende Person festzulegen, um sicherzustellen, dass, wenn ein Genehmigender nicht verfügbar ist, die alternative Person die notwendigen Aufgaben zur Überprüfung und Genehmigung erhält.

Um eine alternative Genehmigende Person zu delegieren, gehe zum Genehmigungs-Prozess > Schritt > aktiviere die Einstellung, um die Genehmigung an eine andere Person zu delegieren, wenn die ursprüngliche Genehmigende Person abwesend ist > füge eine alternative Genehmigende Person über die bereitgestellten Filter hinzu.

Bitte beachte: Dies ist nur relevant für Nutzende, die Leapsome als ihr HRIS verwenden und Abwesenheiten über das Abwesenheitsmodul spezifiziert haben.

Zielgenehmigung

Wenn du eine Führungskraft bist, findest du einen separaten Bereich in deinem Home Dashboard mit dem Titel "Genehmigungen". Hier siehst du alle nicht-privaten Ziele deiner Teammitglieder, die von dir überprüft und genehmigt werden müssen.

Um ein Ziel zu genehmigen oder abzulehnen, kannst du mit der Maus über das Ziel fahren und entweder das grüne Häkchen (für Genehmigung) oder das rote Kreis-"x" (für Ablehnung) anklicken. Alternativ kannst du auf das Ziel klicken, um es ebenfalls abzulehnen oder zu genehmigen.

Du kannst zudem den Genehmigungs-Prozess für das Ziel einsehen, um zu wissen, welche Teammitglieder für die Genehmigungsschritte verantwortlich sind.

Wenn du in den Admin-Einstellungen einen Genehmigungs-Prozess erstellst, kannst du die Einstellung "Implizite Genehmigung aktivieren" einschalten. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person genehmigt werden können, die die Genehmigung beantragt, automatisch genehmigt. Zum Beispiel: Wenn die Zielerstellung eine Genehmigung durch die Führungskraft erfordert und die Führungskraft das Ziel im Namen ihrer direkten Mitarbeitenden erstellt, wird das Ziel automatisch genehmigt.

Bitte beachte:

• Wenn ein Ziel abgelehnt wird, wird es in den Entwurfsmodus zurückgesetzt, damit die Mitarbeitenden relevante Änderungen vornehmen und das Ziel erneut zur Genehmigung einreichen können.
• Wenn die Konfigurationsschritte des Genehmigungs-Prozesses von einem System-Admin geändert werden, während ein verbundener Genehmigungsprozess noch in Bearbeitung ist, aktualisiert Leapsome alle Genehmigungs-Prozesse, die diese Konfiguration nutzen, und setzt den Fortschritt des Genehmigungs-Prozesses zurück auf den ersten Schritt.
• Wenn der verknüpfte Zielvorschlag geändert wird, während der Genehmigungs-Prozess noch läuft, setzt Leapsome den Fortschritt des Genehmigungs-Prozesses ebenfalls zurück und startet die Genehmigung von Anfang an.
• Wenn ein Nutzender deaktiviert wird, können sie keine Ziele mehr genehmigen. Der deaktivierte Nutzende wird durch einen aktiven Super-Admin in allen Genehmigungsschritten ersetzt. Sollte der Super-Admin bereits Teil des Prozesses sein, wird alternativ die Führungskraft des Nutzenden hinzugezogen.
• Wenn ein Genehmigungs-Prozess erstellt wird – werden Super-Admins ebenfalls einbezogen. Gibt es jedoch keine relevanten Genehmigenden (zum Beispiel, wenn der Admin selbst die einzige genehmigende Person ist), wird die Änderung in diesem Fall automatisch genehmigt.

  

Änderungen an Mitarbeiterinformationen

Als Admin kannst du einen Genehmigungs-Prozess für Änderungen einrichten, die von deinen nicht-Admin-Kolleg*innen an ihren Profil-Attributen vorgenommen werden. So kannst du alle wichtigen Aktualisierungen der Informationen der Mitarbeitenden deines Unternehmens überwachen.

Genehmigungs-Prozess einrichten
Nicht-Admins schlagen eine Änderung vor
FAQ

Genehmigungs-Prozess einrichten

Um einen Genehmigungs-Prozess einzurichten, navigiere zu „Einstellungen“ > „Automatisierungen“ > „Genehmigungs-Prozesse“ > „Änderungen an Mitarbeitenden-Informationen“. Klicke hier auf „+ Neuer Genehmigungs-Prozess“. Im Pop-up-Fenster kannst du Folgendes auswählen:

• Name
• Prozess (in diesem Szenario „Änderungen an Mitarbeitenden-Informationen“ auswählen)
• Bereiche (dies definiert, welche Bereiche innerhalb von Mitarbeitenden-Profilen eine Genehmigung erfordern)
• Relevante Mitarbeitende (wähle aus, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungs-Prozess gilt)
  • Du kannst zusätzlich die Einstellung „Implizite Genehmigung aktivieren“ aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person, die die Genehmigung anfragt, genehmigt werden können, automatisch genehmigt.
• Abschließend die Genehmigungs-Schritte definieren. Diese können nur ein Schritt sein (zum Beispiel, wenn der/die Super-Admin als Genehmigende*r fungiert). Alternativ kannst du mehrere Genehmigungs-Schritte auswählen. Genehmigende können sein: eine bestimmte Person, eine Führungskraft, die Führungskraft der Führungskraft, ein Teammitglied oder ein Admin.

Bitte beachten: Wenn ein Genehmigungs-Prozess erstellt wird, werden Super-Admins ebenfalls einbezogen. Sollte es jedoch keine relevanten Genehmigenden geben (zum Beispiel, wenn der/die Admin selbst die einzige Genehmigungsstelle ist), wird die Änderung in diesem Fall automatisch genehmigt. Du kannst den Genehmigungs-Prozess auch so einstellen, dass er für Admins gilt.

Nicht-Admins schlagen eine Änderung vor

Wenn deine nicht-Admin-Kolleg*innen eine Änderung in den eingeschränkten Attributen der Mitarbeitenden vorschlagen möchten, müssen sie in ihren Profilen über die Navigationsleiste links auf „Bearbeiten“ im Tab „Info“ klicken. Nachdem sie ihre Änderungen abgeschlossen haben, sehen sie unten die Schaltfläche „Änderungen vorschlagen“. Durch Klicken darauf wird die vorgeschlagene Änderung durch die konfigurierten Genehmigungs-Prozess-Schritte gesendet, und relevante Mitarbeitende sehen diese vorgeschlagenen Änderungen in ihren Home-Dashboards > „Deine Checkliste“ > „Genehmigungen“.

FAQ

1) Was passiert, wenn der gesamte „Bereich“ aus dem Profil eines Mitarbeitenden gelöscht wird, während eine Genehmigung konfiguriert ist?

Die Genehmigungs-Konfiguration wird gelöscht.

2) Was passiert, wenn ein „Attribut“ gelöscht wird, während eine aktive Genehmigung läuft?

Die Genehmigung wird gelöscht.

Überprüfung durch den Hauptmanager

Wenn du einen Review-Zyklus startest, möchtest du vielleicht, dass die Führungskräfte zusätzliche Inputs erhalten, wenn sie ihre direkten Mitarbeitenden bewerten. Bei Leapsome kann dies durch einen strukturierten Genehmigungs-Prozess ermöglicht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Feedback vollständig abgestimmt und abgeschlossen ist, bevor es mit den Mitarbeitenden geteilt wird.

Der Genehmigungsschritt „Primäre Führungskraft-Review“ bei Leapsome fügt einen Genehmigungsschritt in die Reviews der Führungskraft ein. Hier können Admins Reviews so einrichten, dass die Bewertung der Führungskraft von deren eigenen Führungskräften, HR Business Partnern (HRBPs) oder bestimmten Personen, wie internen Coaches, genehmigt werden muss, bevor das Feedback mit den Mitarbeitenden geteilt wird. Dieser strukturierte Genehmigungs-Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden, was zu umfassenderem und genauerem Feedback führt.

Einrichten der Genehmigung

Admins können die Genehmigung einrichten, indem sie zu „Einstellungen“ > im Abschnitt „Automatisierungen“ „Genehmigungs-Prozesse“ auswählen. Dort unter „Primäre Führungskraft-Review“ auf „+ Neuer Genehmigungs-Prozess“ klicken. Bei der Erstellung einer Genehmigung solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Den Namen des Genehmigungs-Prozesses, z. B.: „Führungsgenehmigung in jährlichen Zyklen“
• Prozess – hier sicherstellen, dass der Prozess „Primäre Führungskraft-Review“ ausgewählt ist
• Einzuschließende Vorlagen überprüfen - Sie können relevante Vorlagen (oder alle Vorlagen) granular auswählen, um diesen spezifischen Genehmigungsablauf zu verwenden
• Relevante Mitarbeitende – hier festlegen, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungsschritt relevant ist.
• Abschließend die Schritte definieren. Schritte werden für die Gruppen von Personen verwendet, die für die Genehmigung der Bewertung der Führungskraft verantwortlich sind. Du kannst entweder nur einen oder mehrere Schritte konfigurieren. Zum Beispiel möchtest du vielleicht, dass die Bewertungen der Führungskraft von der Führungskraft der jeweiligen Führungskraft überprüft werden. In diesem Fall wäre die erste approbierende Person „Führungskraft der Führungskraft“.

Bitte beachte: Dieser Genehmigungs-Prozess ist nur für primäre Führungskraft-Reviews relevant (nicht für Peer-, direkte Berichtslinien-, zusätzliche Führungskraft- oder Selbst-Reviews).

Wie sieht es in einem Überprüfungszyklus aus?

In einem aktiven Review-Zyklus, sobald eine primäre Führungskraft ihre Bewertung finalisiert, wird sie die Option sehen, diese zur Genehmigung einzureichen. Dann wird die entsprechende approbierende Person diese Genehmigungs-Anfrage in ihrem „Genehmigungs“-Tab des Home Dashboards sehen. Die approbierende Person kann die Bewertung prüfen und entweder genehmigen oder ablehnen. Sie sieht alles, was die Führungskraft sieht (z. B. alle Peer-/direkten Berichtslinien-Bewertungen usw. basierend auf den Sichtbarkeitsrechten).

Die bewertete Person wird Reviews, die nicht genehmigt wurden, nicht sehen.

Bitte beachte: Kalibrierungen können weiterhin parallel während der Genehmigung stattfinden (und sie beeinflussen nur das Teilen des Reviews).

Wenn eine Führungskraft-Bewertung sich derzeit im Genehmigungs-Prozess für einen konfigurierten Genehmigungs-Prozess befindet, wird ein Status „Genehmigung ausstehend“ auf dem Dashboard sowie in der „Fortschritts“-Analyse angezeigt.

Beurteilung ist genehmigt

Sobald die Führungskraft-Review genehmigt ist, folgt die Bewertung dem normalen Ablauf. Zum Beispiel kann die Führungskraft diese jetzt teilen, basierend darauf, ob das Teilen Teil der Sichtbarkeitseinstellungen ist oder es sofort für die bewertete Person sichtbar wird, sobald alle Schritte genehmigt sind.

Bitte beachte: Admins können finalisierte Reviews teilen, indem sie den Genehmigungs-Prozess umgehen.

FAQ

1. Welche Auswirkungen hat dies auf die Sichtbarkeit der Ergebnisse des Zyklus, wenn die Einstellung „Kaskadenzugriff“ aktiviert ist?

Der Genehmigungs-Prozess hat während des Genehmigungs-Prozesses Vorrang vor den Zyklus-Sichtbarkeitseinstellungen. Sobald die Genehmigung abgeschlossen ist, haben die üblichen Zyklus-Sichtbarkeitseinstellungen Vorrang.

2. Wie werden Kalibrierungen beeinflusst?

Alle Bewertungen können unabhängig vom Genehmigungsstatus des Reviews kalibriert werden.

3. Was passiert, wenn eine Führungskraft ihre Bewertung erneut öffnet, Änderungen vornimmt und sie erneut finalisiert?

Wenn eine genehmigte Bewertung wieder geöffnet und die Informationen aktualisiert werden, durchläuft sie erneut den Genehmigungs-Prozess.

Anmeldung für Live-Schulungsplätze

Als Admin kannst du einen Genehmigungs-Prozess für Live-Trainings einrichten. So kannst du überwachen, welche Mitarbeitenden sich für welche Trainings anmelden, und sicherstellen, dass etablierte Prüfungen durchgeführt werden.

Einrichtung des Genehmigungs-Prozesses

Um einen Genehmigungs-Prozess zu erstellen, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Genehmigungs-Prozesse' > 'Live-Training-Anmeldung' und klicke auf 'Neuer Genehmigungs-Prozess'. Im Pop-up-Fenster kannst du Folgendes auswählen:

• Name
• Prozess (in diesem Fall wähle 'Live-Training-Anmeldung')
• Relevante Mitarbeitende (wähle, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungs-Prozess angewendet wird)
  • Du kannst zusätzlich die Einstellung 'Implizite Genehmigung aktivieren' aktivieren. Wenn dies aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der anfragenden Person genehmigt werden können, automatisch genehmigt.
• Abschließend definiere die Genehmigungsschritte. Dies kann nur ein Schritt sein (zum Beispiel, wenn die Genehmigung durch eine Super-Admin erfolgt). Alternativ kannst du auch mehrere Genehmigungsschritte auswählen. Die Genehmigenden können eine bestimmte Person, eine Führungskraft, die Führungskraft der Führungskraft, ein Teammitglied oder ein Admin sein.

Wenn ein Genehmigungs-Prozess für Live-Trainings in den Admin-Einstellungen eingerichtet wurde, wird dies beim Erstellen eines neuen Live-Trainings im 'Learning'-Modul als Einstellung angezeigt: 'Erfordert Genehmigung zur Anmeldung bei Live-Trainings?'. Wenn du diese Option aktivierst, müssen die Teilnehmenden auf eine Genehmigung warten, bevor sie sich für den Slot anmelden können. Dies gilt nur, wenn Genehmigungs-Prozesse für diese Aktion in den Unternehmenseinstellungen eingerichtet sind. Wenn das Kästchen nicht aktiviert ist, wird der Genehmigungs-Prozess für dieses Live-Training ignoriert.

Wenn sich Mitarbeitende für ein Live-Training anmelden und der Genehmigungs-Prozess erforderlich ist, wird dies in den Genehmigungs-Prozess aufgenommen. Die Mitarbeitenden sehen, dass ihr Live-Training den Status 'Genehmigung ausstehend' hat.

• Mitarbeitende können jederzeit einen Slot stornieren. Wenn dieser sich im Genehmigungs-Prozess befindet, wird die Genehmigung verworfen.
• Wenn der Genehmigungsantrag von der genehmigenden Person abgelehnt wird, wird die Mitarbeitende aus der Teilnehmendenliste entfernt. Sie können sich jedoch erneut anmelden.
• Wenn der Host des Live-Trainings eine Person manuell hinzufügt, wird der Genehmigungs-Prozess übersprungen und die Anmeldung wird automatisch akzeptiert.

Vergütungsvorschläge-Genehmigung

Du kannst festlegen, wie der Genehmigungs-Prozess für Vergütungsvorschläge aussieht, indem du zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Genehmigungs-Prozesse' navigierst. Du kannst Folgendes auswählen:

• Den Namen des Genehmigungs-Prozesses für den Vergütungszyklus
• Stelle sicher, dass der Prozess 'Vergütungsvorschlag' ausgewählt ist
• Ist der Prozess relevant für alle oder ausgewählte Mitarbeitende?
  • Du kannst zusätzlich die Einstellung 'Implizite Genehmigung aktivieren' aktivieren. Wenn dies aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der anfragenden Person genehmigt werden können, automatisch genehmigt.
• Schritte. Hier kannst du auswählen, wie viele Schritte der Genehmigungs-Prozess durchlaufen soll und wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Zum Beispiel kann der erste Genehmigungsschritt von einer Führungskraft und der zweite Schritt von einem Admin durchgeführt werden.

Abwesenheitsanfrage

Als Admin kannst du einen Genehmigungs-Prozess für Abwesenheitsanfragen erstellen, die von deinen Mitarbeitenden gestellt werden. Dies ermöglicht es dir, Abwesenheitsanfragen deiner Organisation zu überwachen und basierend auf Kapazität in Absprache mit den Genehmigenden über verschiedene Abteilungen hinweg zu genehmigen.

Genehmigungs-Prozess einrichten

Um einen Genehmigungs-Prozess einzurichten, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Genehmigungs-Prozesse' > 'Aktionen' > 'Neuer Genehmigungs-Prozess'. Du kannst auch zu den entsprechenden Bereichen (Abwesenheitsanfragen) gehen und 'Neuer Genehmigungs-Prozess' auswählen, um nachfolgende Genehmigungs-Prozesse für Abwesenheitsanfragen hinzuzufügen.

Im Pop-up-Fenster kannst du Folgendes für den neuen Genehmigungs-Prozess auswählen:

• Name
• Prozess (in diesem Fall wähle 'Abwesenheitsanfrage')
• Abwesenheitstypen (dies definiert, welche Abwesenheitstypen eine Genehmigung erfordern)
• Relevante Mitarbeitende (wähle, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungs-Prozess gelten soll)
  • Zusätzlich kannst du die Einstellung 'Implizite Genehmigung aktivieren' aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person, die die Genehmigung anfragt, genehmigt werden können, automatisch genehmigt.
• Abschließend definiere die Genehmigungsschritte. Dies kann nur ein Schritt sein (z. B. wenn der Genehmigende ein Super-Admin ist) oder mehrere Schritte umfassen. Die Genehmigenden können eine bestimmte Person, eine Führungskraft, die Führungskraft der Führungskraft, ein Teammitglied oder ein Admin sein.

Bitte beachte:

• Wenn mehrere Genehmigungs-Prozesse auf eine bestimmte Person zutreffen, wird die Konfiguration, die in der Liste am höchsten steht, verwendet. Bitte ziehe die Einträge, um die Priorität der Genehmigungs-Prozesse zu ändern.
• Wenn eine Genehmigungsanfrage für einen bestimmten Abwesenheitstyp erforderlich ist, dann gilt Folgendes:
  • Wenn Mitarbeitende Änderungen an einer vergangenen, laufenden oder zukünftigen Abwesenheitsanfrage dieses Abwesenheitstyps vornehmen oder diese löschen, dann lösen diese Änderungen den Genehmigungsprozess erneut aus.
• Wenn kein Genehmigungs-Prozess zugewiesen ist, werden die eingereichten Anfragen/Änderungen automatisch genehmigt.

Zeiterfassung Genehmigung

Immer wenn Mitarbeitende ihre Zeiterfassungsbögen einreichen, sehen Super-Admins oder eine konfigurierte Genehmigungskraft diese im Genehmigungs-Dashboard auf ihrer Startseite. Alle Genehmigenden sehen eine Liste aller Teammitglieder, deren Zeiterfassungsbögen genehmigt werden müssen. Standardmäßig sehen Genehmigenden alle Zeiterfassungsbögen, die noch ausstehen, über alle Richtlinien hinweg.

Genehmigungs-Prozess einrichten

Um die Genehmigenden für die Zeiterfassung zu definieren, gehe zu „Einstellungen“ > „Automationen“ > „Genehmigungs-Prozesse“ > „Zeiterfassung“ > „+Neuer Genehmigungsprozess“ oder „Aktionen“ > „Neuer Genehmigungsprozess“. Bei der Erstellung eines Genehmigungsprozesses solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Der Name des Genehmigungsprozesses
• Prozess - Stelle sicher, dass „Zeiterfassung“ ausgewählt ist
• Relevante Mitarbeitende - Definiere, auf welche Teammitglieder sich dieser Genehmigungsschritt beziehen soll.
• Definiere abschließend die Schritte. Die Schritte werden für die Gruppen der Personen verwendet, die für die Genehmigung der Zeiterfassungseinträge verantwortlich sind. Du kannst entweder nur 1 Schritt oder mehrere konfigurieren. Zum Beispiel möchtest du, dass die Zeiterfassungsbögen von der Führungskraft der Führungskraft überprüft werden. In diesem Fall wäre der erste Genehmigungsschritt „Führungskraft der Führungskraft“.

Für weitere Informationen zu Genehmigungen der Zeiterfassung, siehe unseren Artikel „Zeiterfassung: Genehmigungs-Dashboard für Genehmigende“.Gehaltsabrechnung Zyklus-Genehmigung

Gehaltsabrechnung Zyklus-Genehmigung

Zyklus-Genehmigungen werden über den zugewiesenen Genehmigungsworkflow im Menü „Genehmigungs-Prozesse“ festgelegt. Es können mehrere Genehmigungs-Workflows erstellt und unterschiedlichen relevanten Gruppen von Mitarbeitenden zugewiesen werden, um Gehaltsabrechnungszyklen für verschiedene Nutzende, Teams, Standorte oder personalisierte Attribute granular zu verwalten.

Einen neuen Genehmigungsprozess für Gehaltsabrechnungszyklen erstellen

Navigiere zu „Einstellungen“ > „Unternehmenseinstellungen“ > „Genehmigungs-Prozesse“ > „Einen Genehmigungsprozess für den Gehaltsabrechnungszyklus erstellen“.

Wenn du einen neuen Genehmigungsprozess für einen Gehaltsabrechnungszyklus erstellst, gib folgende Informationen ein:

• Name
• Prozess: Gehaltsabrechnungs-Zyklus-Genehmigung
• Relevante Mitarbeitende:
  • Alle Mitarbeitenden
  • Spezifische Mitarbeitende, die über den Filter für Nutzende, Teams, Standorte oder personalisierte Attribute ausgewählt werden können
• Implizite Genehmigung aktivieren
• Genehmigende für jeden Schritt auswählen: Admins können einen mehrstufigen Genehmigungsprozess einrichten.

Als Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende pünktlich bezahlt werden, ist es möglich, einen Zyklus zu genehmigen, auch wenn nicht alle Validierungsregeln erfüllt sind oder Mitarbeitendenattribute fehlen. Die Logik dahinter ist, dass, falls ein neuer Mitarbeitender eine fehlende IBAN oder Gehaltsangabe hat, dies nicht verhindert, dass der Zyklus genehmigt wird und der Rest der Mitarbeitenden bezahlt wird.

Für weitere Informationen zu Genehmigungen der Gehaltsabrechnung, siehe unseren Artikel „Gehaltsabrechnung: Einen Gehaltsabrechnungszyklus genehmigen“.

Document Approval

Einrichten des Genehmigungs-Prozesses

Um einen Genehmigungs-Prozess einzurichten, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automations' > 'Genehmigungs-Prozesse' > 'Neuer Genehmigungs-Prozess'. Du kannst auch zu den jeweiligen Bereichen (Dokumenten-Genehmigung) gehen und 'Neuer Genehmigungs-Prozess' auswählen, um weitere Genehmigungs-Prozesse für Abwesenheitsanfragen hinzuzufügen. Im Pop-up-Fenster kannst du die neuen Genehmigungs-Prozesse konfigurieren:

• Name
• Prozess (wähle in diesem Szenario 'Dokumenten-Genehmigung')
• Einzubeziehende Dokumentenvorlagen
• Relevante Mitarbeitende (wähle aus, für welche Mitarbeitende dieser Genehmigungs-Prozess angewendet wird)
  • Du kannst zusätzlich die Einstellung 'Implizite Genehmigung aktivieren' aktivieren. Wenn aktiviert, werden alle Schritte im Genehmigungs-Prozess, die von der Person genehmigt werden können, die die Genehmigung anfordert, automatisch genehmigt. Du kannst auch die Einstellung 'Gilt für Admins' aktivieren. Wenn aktiviert, wird der Genehmigungs-Prozess auch auf Modul- und Plattform-Admins angewendet - sie benötigen eine Genehmigung für ihre eigenen Aktionen.
• Definiere zuletzt die Genehmigungsschritte. Die genehmigende Person kann sein: bestimmte Person(en), Führungskraft, Führungskraft der Führungskraft, HRBP, Teammitglied oder Admin).