Personalisierbare Berichte erstellen
Mit personalisierbaren Berichten in Leapsome können Admins flexible, maßgeschneiderte Berichte auf Basis beliebiger in Leapsome gespeicherter Mitarbeitenden-Attribute erstellen – einschließlich personalisierter Attribute. Berichte können den Stand der Mitarbeitendedaten zu einem bestimmten Zeitpunkt festhalten oder Änderungen an Attributen über einen definierten Zeitraum nachverfolgen. Nach der Erstellung werden Berichte unter 'Analysen' > 'Berichte' gespeichert, wo sie mit bestimmten Gruppen geteilt, exportiert oder für eine automatische, wiederkehrende Zustellung eingerichtet werden können.
Inhaltsverzeichnis
- Wann diese Funktion sinnvoll ist
- Schritt 1: Grundlagen
- Schritt 2: Details
- Schritt 3: Zustellung (optional)
- Bestehende Berichte verwalten
Wann diese Funktion sinnvoll ist
Nutze personalisierbare Berichte, wenn du eine strukturierte, wiederverwendbare Ansicht auf Mitarbeitendedaten benötigst, die über die vorgefertigten Dashboards in Leapsome-Analysen hinausgeht.
Häufige Anwendungsfälle sind:
- Erstellung von Mitarbeiterzahl- oder Org-Struktur-Snapshots für Führungskräfte oder Board-Präsentationen
- Nachverfolgung von Gehaltsänderungen, Beförderungen oder Team-Wechseln über einen bestimmten Zeitraum
- Überprüfung von Änderungen an Mitarbeitenden-Attributen für Compliance- oder regulatorische Zwecke
- Weitergabe von Vergütungs-, Abwesenheits- oder personalisierten Attributdaten an bestimmte Stakeholder
- Automatisierung wiederkehrender Datenexporte an externe Tools oder Dienstleistende
Wie du einen personalisierbaren Bericht erstellst
Navigiere über das linke Menü zu 'Analysen', wähle 'Berichte' und klicke auf '+ Neuer Bericht'. Der Bericht wird in drei Tabs erstellt: Grundlagen, Details und Zustellung (optional).
Schritt 1: Grundlagen
Konfiguriere im Tab 'Grundlagen' folgende Einstellungen:
- Titel: Gib dem Bericht einen klaren, aussagekräftigen Namen, damit er leicht wiederzufinden ist.
- Symbol: Wähle ein Badge, um den Bericht visuell zu kategorisieren.
- Beschreibung: Füge einen Kontext zum Zweck oder Inhalt des Berichts hinzu.
- Sichtbarkeitsgruppen: Lege fest, welche Nutzenden diesen Bericht und seine Daten einsehen können.
Sichtbarkeitsgruppen konfigurieren
Sichtbarkeitsgruppen legen fest, welche Nutzenden welche Daten im Bericht sehen können. Alle Daten sind standardmäßig für alle Super-Admins sichtbar.
Bitte beachten: Nutzende innerhalb einer Sichtbarkeitsgruppe können alle Daten einsehen, für die sie im Bericht Zugriff erhalten haben – auch wenn Leserechte für bestimmte Attribute ihre Sichtbarkeit normalerweise einschränken würden. Achte darauf, wenn du Berichte mit sensiblen Daten wie Gehalts- oder Vergütungsfeldern teilst.
Um eine neue Sichtbarkeitsgruppe hinzuzufügen, klicke auf '+ Neue Sichtbarkeitsgruppe' und konfiguriere die Gruppenmitglieder sowie den Datenbereich.
Schritt 2: Details
Konfiguriere im Tab 'Details' den Berichtstyp, den Zeitplan, die Mitarbeitenden-Bedingungen und die Spalten.
Berichtstyp
Wähle den Berichtstyp, der zu deinem Anwendungsfall passt.
Snapshot: Gibt die Mitarbeitendedaten zu einem bestimmten Datum zurück. Verwende diesen Typ, wenn du den Stand deiner Belegschaft zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigst – z.B. für einen Gehaltsabrechnungsexport oder eine monatliche Mitarbeiterzahlprüfung.
- Lege mit Snapshot-Datum das Datum fest, von dem die Daten abgerufen werden.
- Lege mit Zeitplan fest, wie oft der Bericht neu generiert wird (einmalig, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, alle X Monate oder am letzten Tag des Monats).
Änderungsverlauf: Gibt ein Protokoll der Änderungen an ausgewählten Mitarbeitenden-Attributen innerhalb eines definierten Zeitraums zurück. Jede Zeile zeigt das Datum des Inkrafttretens, den alten Wert, den neuen Wert und die Person, die die Änderung vorgenommen hat. Verwende diesen Typ für Audits, Gehaltsverlaufsverfolgung oder Compliance-Berichte.
- Lege mit benutzerdefinierter Zeitraum den Zeitraum fest, aus dem der Änderungsverlauf abgerufen wird.
Bedingungen
Mit Bedingungen kannst du filtern, welche Mitarbeitenden im Bericht enthalten sind. Klicke auf 'Filter', um eine oder mehrere Bedingungen hinzuzufügen – z.B. Filter nach Status, Team, Standort, Beschäftigungsart oder personalisierten Attributen.
Spalten
Wähle aus, welche Mitarbeitenden-Attribute als Spalten im Bericht erscheinen. 'Employee' und 'Email' sind standardmäßig enthalten. Klicke auf '+ Attribut hinzufügen', um weitere verfügbare Attribute hinzuzufügen – einschließlich personalisierter Attribute, Vergütungsdaten oder beliebiger anderer Mitarbeitendenfelder.
Schritt 3: Zustellung (optional)
Der Tab 'Zustellung' ist optional. Nutze ihn, um eine automatische Zustellung des Berichts an externe Empfangende oder Server einzurichten, sobald der Bericht ausgeführt wird.
Bitte beachten: Ist der Berichtszeitplan auf 'Once' gesetzt, wird der Bericht nach dem Speichern sofort erstellt und an alle konfigurierten Kanäle zugestellt.
Eine vollständige Anleitung zur Einrichtung der geplanten Berichtszustellung findest du unter Geplante Berichte per E-Mail und SFTP versenden.
Zustellung per E-Mail
- Aktiviere das Kontrollkästchen Email unter 'Übermittlungskanäle'.
- Gib eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen ein, durch Kommas getrennt.
Zustellung per SFTP
- Aktiviere das Kontrollkästchen SFTP unter 'Übermittlungskanäle'.
- Klicke auf 'Ziel konfigurieren', um die Anmeldedaten deines SFTP-Servers einzugeben oder ein gespeichertes Ziel auszuwählen.
Exporteinstellungen
Konfiguriere das Format der exportierten Datei:
-
File format:
.csv(Standard) oder.xlsx -
Date format:
YYYY-MM-DD(Standard),DD.MM.YYYYoderMM-DD-YYYY
Feldumbenennung aktivieren: Schalte 'Feldumbenennung aktivieren' ein, um die Spaltenüberschriften in der exportierten Datei anzupassen. Dies ist nützlich, wenn das Zielsystem bestimmte Feldnamen erwartet, die von den Standard-Attributnamen in Leapsome abweichen.
Bestehende Berichte verwalten
Alle gespeicherten Berichte sind unter 'Analysen' > 'Berichte' zugänglich. Von dort aus kannst du:
- Filter anwenden, um Daten nach Team, Standort, Zeitraum oder anderen Attributen einzugrenzen – ohne die Berichtskonfiguration zu ändern
- Auf 'Bearbeiten' eines beliebigen Berichts klicken, um Titel, Bedingungen, Spalten, Zeitplan oder Zustellungseinstellungen zu aktualisieren
-
Einen Bericht jederzeit als
.csv- oder.xlsx-Datei herunterladen