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Multi-Entity-Konfiguration mit Rechtseinheiten

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Die Multi-Entity-Konfiguration ermöglicht es Organisationen mit mehreren Rechtseinheiten, ihren Leapsome-Workspace strukturiert und einheitsbewusst zu verwalten. Jede Person kann einer Rechtseinheit zugewiesen werden, und Admins können Integrationen, Prozesse und Zugriffsberechtigungen entsprechend einschränken.
 
Dieser Artikel erklärt, wie du die Multi-Entity-Konfiguration von Anfang bis Ende aktivierst und konfigurierst.

Aktivieren / Deaktivieren der Funktion für Rechtseinheiten

Bevor du Rechtseinheiten erstellen und zuweisen kannst, musst du die Funktion in deinen Workspace-Einstellungen aktivieren.
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Unternehmen'
  2. Wähle 'Grundeinstellungen'
  3. Öffne den Bereich 'Erweiterte Funktionen'
  4. Aktiviere das Kästchen neben 'Multi-Entity-Konfiguration aktivieren'
  5. Klicke auf 'Aktualisieren'

Nach der Aktivierung erscheint ein neuer Bereich 'Rechtseinheiten' in deinen Einstellungen, und das Attribut Rechtseinheit wird in allen Nutzerprofilen verfügbar.
 

 
Um die Multi-Entity-Konfiguration zu deaktivieren, folge denselben Schritten und deaktiviere 'Multi-Entity-Konfiguration aktivieren'. Bitte beachte, dass du diese Funktion nur deaktivieren kannst, solange keine Mitarbeitenden einer nicht-primären Rechtseinheit zugewiesen sind. Leapsome wechselt dann in den Einzeleinheitsmodus und alle Optionen für Rechtseinheiten werden ausgeblendet.

Neue Rechtseinheiten erstellen

Nach der Aktivierung der Funktion kannst du die Rechtseinheiten erstellen, die die Struktur deiner Organisation widerspiegeln.
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Unternehmen'
  2. Wähle 'Rechtseinheiten'
  3. Klicke auf '+ Neue Rechtseinheit'
  4. Gib den Namen der Einheit ein
  5. Klicke auf 'Absenden'
Wiederhole diesen Vorgang für jede Rechtseinheit in deiner Organisation. Die erste Einheit in deinem Account wird automatisch als primäre Rechtseinheit festgelegt. Alle anderen Einheiten sind sekundäre Einheiten.

Mitarbeitende Rechtseinheiten zuweisen

Jede Person kann genau einer Rechtseinheit zugewiesen werden. Du kannst Mitarbeitende einzeln oder in großen Mengen zuweisen.

Einzelne Person zuweisen

  1. Gehe zum Profil der Person
  2. Suche das Attribut 'Rechtsträger'
  3. Wähle die entsprechende Einheit
  4. Speichere die Änderungen

Mitarbeitende in großen Mengen zuweisen

  1. Gehe zu 'Dein Unternehmen'
  2. Öffne 'Mitarbeitende & Teams'
  3. Wähle die Mitarbeitenden aus, die du aktualisieren möchtest
  4. Nutze die Massenaktualisierungsaktion, um eine Rechtseinheit zuzuweisen
Du kannst Rechtseinheiten auch über einen Excel-Import zuweisen. Füge in deiner Importdatei eine Spalte 'Rechtseinheit' mit dem genauen Namen der Einheit ein.

Verschiedene SSO-Konfigurationen pro Rechtseinheit zuweisen

Wenn deine Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet, kannst du für jede Rechtseinheit eine separate SSO-Konfiguration einrichten. Dies ist nützlich, wenn verschiedene Einheiten unterschiedliche Identitätsanbieter verwenden.
 
So richtest du SSO für eine bestimmte Einheit ein:
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Unternehmen'
  2. Öffne 'Rechtseinheiten'
  3. Klicke auf die Rechtseinheit, die du konfigurieren möchtest, und wähle 'SSO-Einstellungen konfigurieren'
  4. Gib die SSO-Details für diese Einheit ein
  5. Speichere die Einstellungen
Bitte lies hier weiter, wenn du mehr über die SSO-Einrichtung und -Konfiguration erfahren möchtest.

SSO-Vererbung

Sekundäre Einheiten können die SSO-Konfiguration der primären Einheit übernehmen, anstatt eine eigene zu pflegen. Dies ist nützlich, wenn alle Einheiten denselben Identitätsanbieter verwenden.
So konfigurierst du die Vererbung:
  1. Öffne die SSO-Einstellungen einer sekundären Einheit
  2. Aktiviere die Option 'Primäre Konfiguration verwenden'
  3. Speichere die Einstellungen

Verschiedene DATEV-Konfigurationen pro Rechtseinheit zuweisen

Wenn deine Organisation DATEV für die Gehaltsabrechnung verwendet, kannst du für jede Rechtseinheit eine separate DATEV-Synchronisierung konfigurieren. So kann jede Einheit ihre eigene Gehaltsabrechnungsverbindung pflegen.
 
So richtest du DATEV für eine bestimmte Einheit ein:
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'HRIS-Integrationen' > 'Ausgehende Bereitstellung' und wähle DATEV
  2. Wähle im Dropdown-Menü die Rechtseinheit aus, die du konfigurieren möchtest
  3. Klicke auf 'Autorisierung starten', um mit deiner DATEV-Einrichtung fortzufahren

DATEV-Vererbung

Wie bei SSO können sekundäre Einheiten die DATEV-Konfiguration der primären Einheit übernehmen.
So konfigurierst du die Vererbung:
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Integrationen und Importe' > 'HRIS-Integrationen' > 'Ausgehende Bereitstellung' und wähle DATEV
  2. Wähle im Dropdown-Menü die Rechtseinheit aus, die du konfigurieren möchtest
  3. Aktiviere die Option 'Primäre Konfiguration verwenden'
  4. Fahre mit deinem Autorisierungsprozess bei DATEV fort

Bitte lies hier weiter, wenn du mehr über die DATEV-Einrichtung und -Konfiguration erfahren möchtest.

Admin-Zugriff pro Rechtseinheit zuweisen

Du kannst lokalen HR-Verantwortlichen oder HRBPs die Möglichkeit geben, Mitarbeitende innerhalb ihrer zugewiesenen Rechtseinheit oder ihres Bereichs einzuladen, zu deaktivieren und zu verwalten, ohne vollen Admin-Zugriff zu gewähren. Dies erfolgt über Zugriffsrollen mit einem definierten Nutzendenbereich.
Bereichsgebundene Admins können:
  • Mitarbeitende innerhalb ihres Bereichs einladen
  • Mitarbeitende innerhalb ihres Bereichs deaktivieren
  • Nutzendenattribute innerhalb ihres Bereichs in großen Mengen aktualisieren
So konfigurierst du den bereichsgebundenen Admin-Zugriff:
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Zugriffsrollen'
  2. Erstelle eine neue Zugriffsrolle, indem du auf 'Neue Zugriffsrolle' klickst
  3. Gib deiner Rolle einen Namen und weise auf dem Tab 'Nutzer mit dieser Rolle' Mitarbeitende zu
  4. Wähle auf dem Tab 'Benutzerbereich' das HRBP-Szenario 'Ja, bei kompatiblen Berechtigungen hat jeder Nutzer mit dieser Rolle Zugriff auf eine andere Gruppe von Nutzern, die auf Benutzerebende definiert ist (HRBP-Szenario)'
  5. Aktiviere auf dem Tab 'Berechtigungen' die relevanten Benutzerverwaltungsberechtigungen. Empfehlung: Aktiviere den Schalter 'Empfohlenes anzeigen' und aktiviere alle empfohlenen Berechtigungen
  6. Navigiere zum Profil der Person, der du diese Rolle zugewiesen hast, und gehe zum Tab 'Rolle'
  7. Konfiguriere den Zugriffsbereich für deine benutzerdefinierte Rolle mithilfe des Filters 'Rechtsträger' und klicke auf 'Speichern'

 

Prozesse pro Rechtseinheit ausführen

Du kannst Leapsome-Prozesse wie Umfragen und Reviews mithilfe von Teilnahmeregeln auf bestimmte Rechtseinheiten beschränken. So wird sichergestellt, dass Zyklen, Umfragen oder andere Prozesse nur Mitarbeitende der relevanten Einheit einschließen.
 
So beschränkst du einen Prozess auf eine Rechtseinheit: 
  1. Öffne die Einstellungen (z.B. einen Umfragezyklus oder Review-Zyklus)
  2. Gehe zum Tab 'Teilnehmende', wo du die Optionen 'Einschließen' und 'Ausschließen' findest
  3. Füge eine Regel hinzu, die nach 'Rechtseinheit' filtert
  4. Wähle die Einheit aus, die du einschließen möchtest
  5. Speichere die Konfiguration
Dieser Ansatz ist nützlich, wenn verschiedene Einheiten separate HR-Prozesse mit unterschiedlichen Zeitplänen oder Inhalten durchführen.
 
Umfrage- und Review-Analysen können ebenfalls nach Rechtseinheit gefiltert oder zusammengefasst angezeigt werden. Die Zuordnung basiert auf einem demografischen Snapshot, der zum Zeitpunkt der Teilnahme erstellt wird. Änderungen an der Rechtseinheit einer Person nach deren Antwort haben daher keinen Einfluss auf vergangene Ergebnisse. In solchen Fällen kann unser Support-Team bei der Aktualisierung demografischer Daten helfen. Bitte wende dich an uns, wenn du dabei Unterstützung benötigst, indem du auf den 'Support'-Button in der Plattform klickst.

Sichtbarkeit zwischen Rechtseinheiten einschränken

Standardmäßig können Mitarbeitende in deinem Leapsome-Workspace Kolleginnen und Kollegen aller Rechtseinheiten sehen. Wenn deine Organisation eine strengere Trennung erfordert, kannst du die Sichtbarkeit einschränken, sodass Mitarbeitende nur Kolleginnen und Kollegen innerhalb ihrer eigenen Rechtseinheit sehen. Dies schränkt die Sichtbarkeit in der Suche, im Organigramm, im Unternehmens-Tab usw. ein.
 
Dies wird über die Feature Access Matrix gesteuert. So konfigurierst du sie:
  1. Gehe zu 'Einstellungen' > 'Mitarbeitende' > 'Funktionszugriffs-Matrix'
  2. Suche die Option 'View Employees from all legal entities' und konfiguriere sie nach deinen Wünschen
  3. Klicke auf 'Speichern'
Mitarbeitende mit eingeschränkter Sichtbarkeit können keine Kolleginnen und Kollegen außerhalb ihrer Rechtseinheit suchen, erwähnen oder deren Profile anzeigen.

Was über alle Rechtseinheiten hinweg geteilt wird

Nicht alles in Leapsome wird pro Rechtseinheit konfiguriert. Einige Plattformelemente sind bewusst global gehalten, um konsistente Prozesse in der gesamten Organisation zu gewährleisten.
 
Was global eingerichtet wird:
  • Workflows, Vorlagen für Ziele, Meetings und Reviews sowie andere Prozesskonfigurationen werden von Super-Admins global eingerichtet. Sie können mithilfe von Teilnahmeregeln weiterhin pro Rechtseinheit ausgelöst werden, aber die zugrunde liegende Einrichtung wird geteilt. Dies ist beabsichtigt, damit Prozesse über alle Einheiten hinweg konsistent bleiben.
  • Öffentliche Ziele, öffentliches Lob (Instant Feedback), Teams und Kompetenzen werden über alle Rechtseinheiten hinweg geteilt.

FAQ

Kann eine Person mehreren Rechtseinheiten angehören?
Nein. Jede Person kann genau einer Rechtseinheit zugewiesen werden. Wenn sich die Einheit einer Person ändert, kannst du die Zuweisung jederzeit über ihr Profil, die Mitarbeitendenliste oder einen Excel-Import aktualisieren.
 
Was passiert mit bestehenden Daten, wenn ich die Multi-Entity-Konfiguration deaktiviere?
Wenn du die Multi-Entity-Konfiguration deaktivierst, wechselt Leapsome in den Einzeleinheitsmodus. Alle Mitarbeitenden werden zurück zur primären Rechtseinheit verschoben und alle Optionen für Rechtseinheiten werden in der gesamten Plattform ausgeblendet. Du kannst die Funktion nur deaktivieren, solange keine Mitarbeitenden einer nicht-primären Einheit zugewiesen sind.
 
Kann jede Rechtseinheit ihre eigene Admin-Person haben?
Ja. Du kannst bereichsgebundene Zugriffsrollen verwenden, um lokalen HR-Verantwortlichen oder HRBPs Benutzerverwaltungsberechtigungen zu geben, die auf ihre eigene Einheit oder ihren Nutzendenbereich beschränkt sind. Sie haben keinen Zugriff auf Mitarbeitende oder Einstellungen außerhalb ihres Bereichs. Weitere Informationen findest du im Abschnitt zur Zuweisung von Admin-Zugriff weiter oben.
 
Wird die Abrechnung pro Rechtseinheit getrennt?
Nein. Die Abrechnung erfolgt zentral für alle Rechtseinheiten in deinem Leapsome-Account.
 

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