Sobald Admins Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitszeiten und Feiertagskalender für Mitarbeitende erstellt haben, müssen diese den entsprechenden Mitarbeitenden zugewiesen werden. So werden bei der Einreichung von Abwesenheiten die jeweiligen Richtlinien, Arbeitszeiten und Kalender der Mitarbeitenden bei der Saldoberechnung berücksichtigt.
Du kannst zugewiesene Mitarbeitende direkt auf den Seiten 'Abwesenheitsrichtlinien', 'Arbeitszeiten' und 'Feiertagskalender' verwalten, indem du auf die Schaltfläche 'Zugewiesene Mitarbeitende verwalten' klickst.
Weitere Möglichkeiten findest du unten.
Einzeln zuweisen
Um eine Richtlinie einzeln zuzuweisen, navigiere zum Profil der jeweiligen Person und klicke auf das Dreipunkte-Menü > 'Richtlinien zuweisen' und wähle den Richtlinientyp aus, den du zuweisen möchtest.
Massenweise zuweisen
Um Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitszeitpläne und Feiertagskalender zuzuweisen, navigiere zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' und wähle die Mitarbeitenden aus, für die du die Zuweisung vornehmen möchtest, indem du das Kontrollkästchen neben ihren Namen anklickst > 'Richtlinie zuweisen' auswählen.
Für Abwesenheitsrichtlinien:
- Wähle Abwesenheitsrichtlinie als Richtlinientyp aus
- Wähle den Zuweisungsplatz aus, die du den Mitarbeitenden zuweisen möchtest
- Wähle die Abwesenheitsrichtlinie aus, die du den Mitarbeitenden zuweisen möchtest
- Wähle aus, wann die Richtlinie in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Abrechnungsjahr
- Nächstes Abrechnungsjahr
Für Arbeitszeitpläne:
- Wähle Arbeitsplan als Richtlinientyp aus
- Wähle den Arbeitsplan aus (z.B. Werktags 9–17 Uhr)
- Wähle aus, wann der Zeitplan in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Datum
- Benutzerdefiniertes Datum
Für Feiertagskalender:
- Wähle Feiertagskalender als Richtlinientyp aus
- Wähle den Feiertagskalender aus (z.B. DE gesetzliche Feiertage)
- Wähle aus, wann der Kalender in Kraft treten soll:
- Einstellungsdatum der Mitarbeitenden
- Aktuelles Datum
- Benutzerdefiniertes Datum
Standard-Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitszeiten und Kalender zuweisen
Admins können auch Standard-Abwesenheitsrichtlinien, Arbeitszeiten und Kalender für Mitarbeitende an den jeweiligen Standorten festlegen.
Navigiere dazu zu 'Einstellungen' > 'Unternehmen' > 'Standorte'.
Erstelle oder bearbeite einen Arbeitsort. Innerhalb des Arbeitsorts kannst du neben den geografischen Angaben folgende Eigenschaften festlegen, die Mitarbeitenden automatisch zugewiesen werden, sobald sie diesem Arbeitsort zugeordnet sind (sofern die entsprechenden Module aktiviert sind):
- Währung
- Feiertagskalender
- Arbeitszeitplan
- Krankheitsbedingte Abwesenheit
- Urlaub (bezahlt)
- Elternzeit
- Bildungsurlaub
- Quarantäne
- Langzeitkrankenstand
- Freistellung
- Gehaltsabrechnungsrichtlinie
Abwesenheitsrichtlinien aufheben
Um Abwesenheitsrichtlinien zu entziehen, kannst du – ähnlich wie bei anderen Richtlinienzuweisungen – entweder direkt auf die Schaltfläche 'Zugewiesene Mitarbeitende verwalten' im Tab 'Abwesenheitsrichtlinien' klicken oder zu 'Dein Unternehmen' > 'Mitarbeitende' navigieren > das Kontrollkästchen neben den betreffenden Nutzerprofilen auswählen > 'Richtlinie zuweisen' > 'Abwesenheitsrichtlinie' > die Abwesenheitsart auswählen > 'Keine (bestehende Abwesenheitsrichtlinie aufheben)' auswählen. Dadurch wird die aktuelle Zuweisung aufgehoben und du kannst bei Bedarf eine andere Richtlinie zuweisen.
Abwesenheitsrichtlinie neu zuweisen
Wenn Mitarbeitende ihren Vertrag geändert haben und nun eine andere Abwesenheitsrichtlinie benötigen, die ihren aktuellen Vertrag widerspiegelt (z.B. von Gehalt auf Stundenlohn), kannst du die Abwesenheitsrichtlinie für dieselbe Abwesenheitsart mit denselben Schritten wie oben neu zuweisen – indem du die neue Abwesenheitsrichtlinie auswählst, die den Mitarbeitenden zugewiesen werden soll.