Das Erstellen flexibler Lernpfade ist für die Karriereentwicklung unerlässlich. Für wachsende Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, ist es wichtig, Schulungen anzubieten, die sowohl virtuell als auch vor Ort zugänglich sind. Das Live-Training-Element im 'Lernen'-Modul bietet die Möglichkeit, die Teilnahme an allen virtuellen und Präsenzschulungen zu verfolgen, und gibt Mitarbeitenden die Flexibilität, sich für eine Schulung einzutragen, die zu ihrem Zeitplan passt.
Durch die Kombination von Live-Training-Lernelementen mit anderen Arten von Lernelementen (z.B. Videos, Quizze oder Aufgaben) kannst du Blended-Learning-Erfahrungen direkt in Leapsome erstellen.
Inhaltsverzeichnis:
Live Training-Lernelemente erstellen
Um ein Live-Training-Lernelement zu erstellen, navigiere zu 'Lernen' > 'Inhalte verwalten' > 'Verwaltung der Lerninhalte' > 'Neues Lernelement' und wähle 'Live-Training' aus der Liste der Optionen aus.
Als Super-Admin kannst du ein Live-Training-Element als Teil eines Lernpfads einrichten oder als frei zugängliches Element, das allen oder bestimmten Nutzenden zur Verfügung steht. Wenn das Live-Training frei zugänglich ist, können sich Mitarbeitende eigenständig für das Lernelement einschreiben.
Bitte beachten: Wenn das Live-Training-Element für alle Mitarbeitenden als 'Frei zugänglich' markiert ist, erhalten die Mitarbeitenden keine Benachrichtigung, dass diese Schulung verfügbar ist. Sie können jedoch in ihrer Inhaltsbibliothek danach suchen.
Du kannst außerdem festlegen, ob das Live-Training eine Genehmigung erfordert, damit sich Mitarbeitende einschreiben können. Weitere Informationen findest du im Abschnitt 'Genehmigungsprozess für Live-Trainings'.
Zeitfenster zu deiner Schulung hinzufügen
Innerhalb des Elements kannst du mehrere Zeitfenster für verfügbare Schulungen hinzufügen. Um deine Live Training-Zeitfenster zu erstellen, musst du das folgende Formular ausfüllen:
- Name / Titel
- Start- und Endzeit für jedes Zeitfenster
- Art des Trainings: Virtuell oder Persönlich
- Adresse / URL: Wenn die Schulung virtuell stattfindet, ist ein Link zur Schulung erforderlich. Findet sie vor Ort statt, sollte die Adresse des Schulungsorts angegeben werden.
- Mindest-/Maximalanzahl der Teilnehmenden: Durch die Angabe der Mindestanzahl kann die verantwortliche Person die Schulung absagen oder verschieben, wenn der Schwellenwert nicht erreicht wird. Die Angabe der Höchstanzahl stellt sicher, dass die Schulungskapazitäten eingehalten werden können (z.B. Raumgröße bei Präsenzschulungen).
- Kontaktperson: Die Kontaktperson ist die Ansprechperson für Fragen zur Veranstaltung und hat Zugriff auf die Teilnehmerliste. Idealerweise ist dies die Person, die für die Planung und organisatorischen Aufgaben zuständig ist. Es kann aber auch die verantwortliche Person der Veranstaltung sein (wenn verschiedene Beteiligte involviert sind). Eine oder mehrere Kontaktpersonen können angegeben werden, um Flexibilität bei Vertretungsregelungen oder mehreren Veranstaltungsverantwortlichen zu ermöglichen.
- Beschreibung (optional): Verschiedene Zeitfenster unter demselben Live-Training können unterschiedliche Anforderungen, Anweisungen und Erwartungen haben. Admins können jedes Zeitfenster individuell gestalten, indem sie eine Beschreibung mit relevanten Details für die verschiedenen Zeitfenster hinzufügen.
Mehrtägige Live-Trainings erstellen
Manchmal erstreckt sich ein Live-Training über mehrere Tage. In Leapsome kannst du beim Einrichten eines Live-Trainings unterschiedliche Start- und Enddaten festlegen, um anzuzeigen, dass diese Schulung über mehrere Tage geplant ist.
Genehmigungsprozess für Live-Trainings
Als Admin kannst du einen Genehmigungsprozess für Live Trainings einrichten. Damit kannst du nachverfolgen, welche Mitarbeitenden sich für welche Schulungen anmelden, und sicherstellende Prüfmechanismen etablieren.
Genehmigung einrichten
Um einen Genehmigungsprozess zu erstellen, navigiere zu 'Einstellungen' > 'Automatisierungen' > 'Genehmigungs-Prozesse' > 'Live-Training-Slot-Anmeldung' und klicke auf 'Neuer Genehmigungsablauf'. Im Pop-up-Fenster kannst du folgende Einstellungen für den neuen Genehmigungsprozess vornehmen:
- Name
- Prozess (wähle in diesem Fall 'Anmeldung für Live Training-Zeitfenster')
-
Relevante Mitarbeitende (lege fest, für welche Mitarbeitenden dieser Genehmigungsprozess gilt)
- Du kannst zusätzlich die Einstellung 'Aktiviere die implizite Genehmigung' aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Schritte im Genehmigungsprozess, die von der antragstellenden Person selbst genehmigt werden können, automatisch genehmigt. Du kannst auch die Einstellung 'Gilt für Administratoren' aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, gilt der Genehmigungsprozess auch für Modul- und Plattform-Admins – sie benötigen dann ebenfalls eine Genehmigung für ihre eigenen Aktionen.
- Definiere abschließend die Genehmigungsschritte. Die genehmigenden Personen können sein: bestimmte Person(en), Führungskraft, Führungskraft der Führungskraft, HRBP, Teammitglied oder Admin.
Wenn ein Genehmigungsprozess für Live-Trainings in den Admin-Einstellungen eingerichtet wurde, wird dies beim Erstellen eines neuen Live-Trainings im Modul 'Lernen' als Einstellung 'Genehmigung für die Anmeldung zu Live-Training-Zeitfenstern erforderlich?' angezeigt. Wenn du diese Option aktivierst, müssen Teilnehmende auf eine Genehmigung warten, bevor sie sich für ein Zeitfenster einschreiben können. Dies gilt nur, wenn in den Unternehmenseinstellungen entsprechende Genehmigungsprozesse für diese Aktion eingerichtet wurden. Bleibt das Kontrollkästchen deaktiviert, wird der Genehmigungsprozess für dieses Live-Training ignoriert.
Wenn Mitarbeitende ein Live-Training buchen und ein Genehmigungsprozess erforderlich ist, durchläuft die Anfrage den Genehmigungsprozess. Mitarbeitende sehen, dass ihr Live-Training den Status 'Genehmigung ausstehend' hat.
- Mitarbeitende können ein Zeitfenster jederzeit stornieren. Befindet es sich im Genehmigungsprozess, wird die Genehmigungsanfrage abgebrochen.
- Wenn die Genehmigungsanfrage von der genehmigenden Person abgelehnt wird, werden die Mitarbeitenden von der Teilnehmerliste entfernt. Sie können sich jedoch erneut anmelden.
- Wenn die verantwortliche Person des Live-Trainings Teilnehmende manuell hinzufügt, wird der Genehmigungsprozess übersprungen und die Einschreibung automatisch akzeptiert.
Mit der Teilnehmerliste arbeiten
Die Teilnehmerliste und die Anwesenheit können über 'Bibliothek erkunden' > Tab 'Live Trainings' eingesehen werden.
Navigiere zu 'Bibliothek erkunden' > 'Live-Trainings' > klicke auf 'Teilnehmende verwalten' oder klicke auf die drei senkrechten Punkte des entsprechenden Live-Trainings > 'Teilnehmende verwalten'.
Hier können Admins oder die Kontaktperson der Schulung die Teilnehmerliste für ihre Unterlagen exportieren, Nutzende manuell zur Schulung hinzufügen und die Anwesenheit verfolgen.
Wie wird die Teilnahme an einem Live-Training in Leapsome erfasst?
Wenn du auf 'Teilnehmende verwalten' klickst, siehst du im Pop-up-Fenster, welche Nutzenden tatsächlich an der Schulung teilgenommen haben und welche sich lediglich angemeldet haben. Eine Person wird nur dann als 'Teilgenommen' markiert, wenn der Schalter blau wird.
Wenn das Live-Training ein Pflichtelement in einem Lernpfad ist, können Mitarbeitende den Pfad erst fortsetzen, wenn ein Admin ihre Anwesenheit im Fenster 'Teilnehmende verwalten' bestätigt hat.
Stornierte Zeitfenster
Angemeldete Teilnehmende können ihre Zeitfenster auch stornieren. Eine stornierte Anmeldung wird im Fenster 'Teilnehmende verwalten' angezeigt.
Teilnehmerliste exportieren
Du kannst die Teilnehmerliste exportieren, indem du auf 'Teilnehmende exportieren' klickst. Der Export der Teilnehmerliste enthält folgende Informationen:
- Teilnehmer-ID
- Name der teilnehmenden Person
- E-Mail der teilnehmenden Person
- Teilnahme: ja / nein
- Live Training:
- ID
- Start-/Enddatum und -uhrzeit des Zeitfensters
- Ort
- Kontaktperson
- Name + ID des Lernelements
Gebuchte / nicht gebuchte Live-Trainings finden und aufrufen
Alle Live-Trainings, die du gebucht hast oder buchen möchtest, findest du im Untermenü-Tab 'Bibliothek erkunden' im 'Lernen'-Modul. Im Tab 'Live Trainings' findest du Folgendes:
- Standardmäßig ist der Filter 'Kombinierter Filter: Nicht gebucht' aktiv. Damit kannst du nach bevorstehenden Schulungen filtern, für die du dich noch anmelden kannst. Nicht gebuchte Schulungen werden in der Reihenfolge vom nächsten zum weitesten Datum angezeigt.
- Du kannst den Filter entfernen, um alle gebuchten (besuchten oder bevorstehenden), nicht gebuchten oder von dir veranstalteten Live-Trainings anzuzeigen.
Um dich für ein Live-Training einzuschreiben, klicke auf 'Slot buchen'.
Sobald du für ein Live-Training eingeschrieben bist, kannst du die Schulung manuell zu deinem Kalender hinzufügen. Navigiere dazu zu 'Bibliothek erkunden' > 'Live Trainings' in der Menüleiste > klicke auf die drei senkrechten Punkte auf der rechten Seite der gebuchten Schulung und wähle den gewünschten Kalender aus.
Bei virtuellen Schulungen können Teilnehmende der virtuellen Schulung bis zu 5 Minuten vor Beginn beitreten, indem sie auf 'Beitreten' klicken. In diesem Fall wird die Sitzung als 'Teilgenommen' markiert, sobald die Person auf 'Beitreten' klickt.
Bitte beachten: Wie bei anderen Lernelementen werden Änderungen an einem Element (z.B. aktualisierte Daten/Uhrzeiten von Zeitfenstern) auch für alle Nutzenden übernommen, die eingeschrieben sind und die Schulung noch nicht abgeschlossen haben. Die Änderungen sind außerdem für alle neu eingeschriebenen Nutzenden sichtbar.
FAQ
Passen sich Live-Trainings an lokale Zeitzonen an?
Wenn du Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Zeitzonen hast, ist es als Ersteller eines Lernelements und/oder als Super-Admin wichtig, die Zeitzonenunterschiede und deren Darstellung in Leapsome zu verstehen. Die Zeiten werden basierend auf der Browser-/Gerätezeitzone der jeweiligen Person angepasst. Das bedeutet: Wenn du dich in Deutschland befindest und ein Live-Training um 16:00 Uhr Ortszeit erstellst, sehen deine Kolleginnen und Kollegen in New York das Live-Training basierend auf der Zeitzone ihres lokalen Geräts – also um 10:00 Uhr. Wenn Nutzende dieses Event zu ihrem Kalender hinzufügen, wird es zu der in Leapsome angezeigten Zeit eingetragen.