Inhaltsverzeichnis
Einführung in Arbeitszeiten
Warum Arbeitszeiten einrichten?
Arbeitszeiten einrichten
Teilzeit-Arbeitszeiten
Arbeitszeiten Mitarbeitenden zuweisen
FAQs
Einführung in Arbeitszeiten
„Arbeitszeiten“ bei Leapsome ermöglichen Admins, die Abwesenheiten und freien Tage ihrer Mitarbeitenden effektiv zu verwalten und nachzuverfolgen. Diese Funktion kommt in Modulen wie ‚Abwesenheit‘ und ‚Zeiterfassung‘ zum Einsatz und sorgt dafür, dass Arbeitstage, Pausen und freie Tage korrekt erfasst und mit dem individuellen Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden abgestimmt werden.
Warum Arbeitszeiten einrichten?
„Arbeitszeiten“ definieren, an welchen Wochentagen und zu welchen Stunden Mitarbeitende regulär arbeiten. Dies ist eine erforderliche Funktion, um genau zu verfolgen, wann Mitarbeitende während einer gebuchten Abwesenheit als abwesend gelten, z. B. wie viele Tage oder Stunden als „Abwesend“ betrachtet werden sollen.
Arbeitszeiten einrichten
Um Arbeitszeiten einzurichten, gehst du zu „Einstellungen“ > „Unternehmen“ > „Arbeitszeiten“. Klicke anschließend auf „+ Neuer Arbeitsplan“. Im erscheinenden Fenster definierst du den Namen dieser Arbeitszeiten. Es ist sinnvoll, deinen Arbeitszeiten einen Namen zu geben, um festzulegen, für welche Art von Mitarbeitenden diese Zeiten gedacht sind, z. B. „Vollzeit-Mitarbeitende“.
Aktiviere im nächsten Schritt den Schalter an den Tagen, an denen du erwartest, dass die Mitarbeitenden arbeiten. Zum Beispiel sind die regulären Geschäftszeiten deines Unternehmens Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Deine Vollzeit-Mitarbeitenden sollen in diesen Zeiten arbeiten. Aktiviere also die Tage von Montag bis Freitag und definiere in den Feldern „Startzeit“ und „Endzeit“ die Stunden von 9 Uhr bis 17 Uhr.
In den Feldern „Pause“ definierst du die erwartete Pausenzeit für jeden Arbeitstag. Pausen werden in Minuten berechnet. Zum Beispiel sollte eine Stunde Pause als „60“ hinzugefügt werden. Bitte beachten: Pausen sind optional und die Felder können leer bleiben.
Die letzte Spalte „Stunden“ berechnet automatisch die Arbeitsstunden für jeden Tag. Das Feld „Stunden“ zieht die in „Pause“ angegebenen Zeiten ab, z. B. ein Arbeitstag, der um 9 Uhr beginnt und um 17 Uhr endet, mit einer 60-minütigen Pause, würde als 7 gearbeitete Stunden gezählt werden.
Bitte beachten: Jede*r Mitarbeitende kann nur einen Arbeitszeitplan zugewiesen haben.
Teilzeit-Arbeitszeiten
Um einen Teilzeit-Arbeitszeitplan zu aktivieren, aktivieren Sie den Schalter "Mitarbeitende mit diesem Arbeitszeitmodell sollten anteilige Abwesenheitsansprüche erhalten". Sobald dieser aktiviert ist, wird ein Feld "Anspruch" angezeigt, in dem Sie den Prozentsatz des Vollzeitanspruchs festlegen können, den Mitarbeitende mit diesem Arbeitszeitplan erhalten sollen.
Arbeitszeiten Mitarbeitenden zuweisen
Wenn du Arbeitszeiten erstellt hast, müssen diese Mitarbeitenden zugewiesen werden, damit sie wirksam werden. Um sie mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuzuweisen, navigiere zu „Dein Unternehmen“ > „Mitarbeitende & Teams“ und wähle eine*n oder mehrere Mitarbeitende aus. Sobald die Mitarbeitenden ausgewählt sind, erscheint oben die Option „Richtlinie zuweisen“. Klicke darauf und wähle den Richtlinientyp „Arbeitsplan“. Zwei neue Felder erscheinen:
- Arbeitszeiten - Wähle im Drop-down-Menü die Richtlinie aus, die du diesen Mitarbeitenden zuweisen möchtest, oder beginne, den Namen einzugeben.
- Wann soll die Änderung wirksam werden? - Hier kannst du auswählen, ob die Arbeitszeiten ab dem Startdatum der Mitarbeitenden, ab dem aktuellen Datum oder ab einem von dir festgelegten benutzerdefinierten Datum gelten sollen.
Um die Arbeitszeiten individuell einem*r Mitarbeitenden zuzuweisen, navigiere zu deren Profil und klicke auf „...“ > „Richtlinien zuweisen“ und wähle den Typ der Richtlinie, den du zuweisen möchtest.
Du kannst auch die Standard-Arbeitszeiten für einen Arbeitsstandort („Einstellungen“ > „Dein Unternehmen“ > „Arbeitsstandorte“) zuweisen und diese nur für ausgewählte Mitarbeitende überschreiben, um manuelle Arbeit zu sparen.
Wenn eine Richtlinie zugewiesen wird, löst dies eine Neuberechnung der Abwesenheitskontingente für alle betroffenen Mitarbeitenden aus.
Um die Übereinstimmung der Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil mit den zugewiesenen Arbeitszeiten sicherzustellen, aktiviere die Einstellung bei den Arbeitszeiten „Wöchentliche Stunden im Mitarbeitendenprofil automatisch basierend auf den zugewiesenen Arbeitszeiten aktualisieren.“
FAQs
1. Welche Arbeitszeiten sollte ich Mitarbeitenden zuweisen, die ein flexibles Arbeitszeitmodell haben, z. B. Werkstudierende?
Wenn Mitarbeitende ein flexibles Arbeitszeitmodell haben, solltest du ihnen trotzdem Arbeitszeiten mit ihren Ziel-Arbeitsstunden zuweisen. Abhängig von deinen Einstellungen in der Zeiterfassung und im Abwesenheitsmanagement kann dies Stunden automatisieren, die an Tagen erfasst werden, an denen die Mitarbeitenden abwesend sind, oder Ähnliches. Du hast eine Menge Flexibilität bei den Einstellungen, je nach deinen Bedürfnissen. Daher empfehlen wir dir, die Optionen mit deiner Onboarding-Manager*in zu besprechen, um sicherzustellen, dass sie in allen Modulen zu den richtigen Ergebnissen führen.