Wenn neue Mitarbeitende in ein Unternehmen eintreten, ist es wichtig, dass sie rechtzeitig Zugang zu relevanten Informationen erhalten und bereits vor ihrem ersten Arbeitstag wichtige Unterlagen oder Updates bereitstellen können. Durch die Nutzung von Pre-Boarding-Portalen sowie Workflows, die neue Nutzenden integrieren, können Admins genau dies ermöglichen.
Mit dem Pre-Boarding-Portal haben Admins die Möglichkeit, neue, noch nicht eingeladene Nutzende automatisch mit eingeschränktem Zugriff auf Leapsome anzumelden, sodass sie wichtige Unternehmensdokumente einsehen können.
Um neuen Mitarbeitenden den Zugang zu den begrenzten Ressourcen im Pre-Boarding zu ermöglichen, müssen Admins ein Pre-Boarding-Portal erstellen.
Navigiere zu Admin-Einstellungen > Unternehmen > Pre-Boarding-Portal > "+Neues Pre-Boarding-Paket".
Innerhalb des Pakets müssen Admins Folgendes festlegen:
Grundlagen
- Paketname
- E-Mail-Adresse des Empfängers
- Arbeits-E-Mail (immer aktiviert)
- Persönliche E-Mail (optional)
- Einladungstext
- Betreff der Einladung
- Einladungstext
Pre-Boarding-Inhalte
- Willkommensnachricht
- Kopfzeile
- Nachricht
- Medien: Teile einen Link zu externen Inhalten wie einer Präsentation oder einem Willkommensvideo
- Link hinzufügen
- Onboarding-Kontakte: Weisen Kontakte zu, die neue Mitarbeitende während des Onboardings unterstützen.
- Kontakte hinzufügen: Weisen Kontakte zu, die neue Mitarbeitende während des Onboardings unterstützen. Ihre E-Mail-Adresse wird angezeigt, damit sich neue Mitarbeitende bei Bedarf melden können.
- Führungskraft und Team
- Möglichkeit aktivieren, die Führungskraft anzuzeigen
- Möglichkeit aktivieren, Teammitglieder anzuzeigen
- Schlüsselpersonen
- Kontakte hinzufügen: Die Einführung von Schlüsselpersonen hilft neuen Mitarbeitenden, das Team frühzeitig kennenzulernen.
- Unternehmensdokumente
- Bereits auf Leapsome verfügbare Dokumente hinzufügen oder Dokumente hochladen: Stelle Zugriff auf wichtige Dokumente bereit, die neue Mitarbeitende überprüfen müssen, wie Richtlinien, Leitfäden oder Onboarding-Materialien.
Wenn du ein Nutzerprofil für neue Mitarbeitende erstellst, kannst du ihnen eine Einladung zum Pre-Boarding-Portal senden oder Workflows erstellen, um ihnen eine Einladung zum Pre-Boarding-Portal zu senden.
Die Nutzung von Workflows, um neue Mitarbeitende zum Pre-Boarding-Portal einzuladen, gibt Admins die Möglichkeit, nicht nur die relevanten Informationen aus dem Pre-Boarding-Paket zu senden, sondern auch den Nutzenden zu erlauben, Daten in ihrem Profil einzugeben, bevor sie vollen Zugriff auf die Plattform erhalten.
Um einen Workflow einzurichten, der diese Schritte für neue Mitarbeitende auslöst, navigiere zu Einstellungen > Automatisierung > Workflows > + Neue Workflow erstellen.
Grundlagen: Wir empfehlen, den Trigger basierend auf Ereignis > Mitarbeitende erstellt einzurichten. So werden die Profile der Mitarbeitenden direkt in den Workflow eingebunden, sobald sie erstellt werden.
Schritte: Innerhalb der Schritte kannst du den Schritt-Typ > „Einladung zum Pre-Boarding-Paket senden“ verwenden und das relevante Pre-Boarding-Paket auswählen, das du erstellt hast.
In nachfolgenden Schritten kannst du andere Schritt-Typen wie „Lege Benutzerattribute fest“ oder „Dokument hochladen“ verwenden, um den Nutzenden anzuweisen, diese Daten in ihrem Profil einzugeben, bevor ihr Startdatum erreicht ist und bevor sie vollen Zugriff auf Leapsome haben.
Je nach den im Workflow aufgeführten Schritten haben die Nutzenden nur Zugriff auf die Aktionen, die sie ausführen müssen. Zum Beispiel: Wenn der Workflow-Schritt die Nutzenden auffordert, bestimmte Attribute auszufüllen, haben die Nutzenden Schreibzugriff auf diese Attribute, die in der Aufgabe auf ihrer Startseite angezeigt werden.
Du kannst den Workflow so einrichten, dass die Nutzenden in späteren Schritten mit vollem Zugriff zur Plattform eingeladen werden, indem du Verzögerungsschritte in einer Sequenz verwendest. Alternativ kannst du einen nicht-sequenziellen Schritt im Workflow erstellen, um die Nutzenden nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nach der Erstellung ihres Nutzerprofils einzuladen.